Le nom et la description sont visibles dans la boutique. Le champ de description dispose d'options de formatage intelligentes (le HTML n'est pas pris en charge) avec une limite de 500 millions de caractères (tout l'espace dont vous pourriez avoir besoin). Vous pouvez modifier cette section à tout moment. Les modifications sont appliquées à toutes les affiliations nouvelles et existantes (à l'exception des factures originales).

Les étiquettes permettent aux administrateurs de filtrer les affiliations dans l'onglet Affiliations. De plus, nous travaillons sur un avantage qui aidera éventuellement vos clients à trouver ce qu'ils cherchent dans la boutique en utilisant les étiquettes.

L'affiliation est-elle destinée à un seul membre ou à plusieurs membres dans un même compte ? Lorsqu'il y a une restriction d'âge (min, max, ou les deux), les membres doivent tombés dans la tranche d'âge pour être éligible à l'affiliation. Vous ne pouvez pas modifier cette section une fois l'affiliation vendue.

L'affiliation est-elle facturée mensuellement (sans expiration) ou est-elle facturée une seule fois (et expire) ? Vous ne pouvez pas modifier cette section une fois l'affiliation vendue.

Pas d'expiration (choisissez la date de début) : L'affiliation est facturée à la caisse, puis sur une base mensuelle par la suite (comme un abonnement). Décidez si le client peut se désinscrire ou demander l'annulation. C'est possible de changer la date de début après que l'affiliation soit achetée.

Durée (rachat disponible avant expiration) : L'affiliation est facturée une seule fois à la caisse. Elle entre en vigueur dès son achat, pendant une période déterminée. Vous pouvez donner aux clients la possibilité de renouveler (c'est-à-dire de racheter) l'affiliation avant son expiration. Si aucune mesure n’est prise, l’affiliation expirera.

Dates (date de début + date d'expiration) : L'affiliation n'est facturée qu'une seule fois, à la caisse. Vous devez définir les dates de début et d'expiration. Cette affiliation ne peut pas être renouvelée. Seuls les administrateurs peuvent l'annuler.

Saisissez le prix de l'affiliation. Les affiliations sans date d'expiration doivent disposer d'une option de facturation récurrente. Liez un code de comptabilité pour suivre les revenus de l'affiliation. Vous pouvez modifier cette section une fois l'affiliation vendue, mais les changements s'appliquent qu'aux nouveau achats.

Quand sera-t-elle visible dans la boutique ? Modifiez cette section à tout moment.

Immédiatement : si le client ne possède pas déjà l'affiliation, il pourra se la procurer dans la boutique où il sera invité à l'ajouter au panier si elle est liée à une activité.

Devient visible le : fixez une date à laquelle le client peut acheter l’affiliation dans la boutique. Si cette affiliation est associée à une activité, le client sera incité à l'ajouter au panier uniquement à la date programmée, à condition qu'il ne la possède pas déjà.

Non visible dans la boutique : le client ne peut pas acheter l'affiliation dans la boutique à moins qu'elle ne soit liée à une activité. Dans ce cas, il sera invité à l'ajouter au panier s'il ne la possède pas déjà.

Non disponible dans la boutique : le client ne peut pas acheter l'affiliation dans la boutique, et ne sera pas invité à le faire lorsqu'elle est liée à une activité. Un administrateur peut effectuer l'achat au nom du client. L'affiliation peut quand même être obligatoire pour s’inscrire aux activités.

Vous pouvez modifier cette section à tout moment. Les modifications sont appliquées aux nouveaux achats.

📝Formulaires : Liez un formulaire adulte et/ou enfant pour répondre à la caisse. Vous pouvez exporter les réponses du formulaire à partir de l'onglet Affiliations (Opérations > Liste de membre).

Pour les affiliations sans date d'expiration, le client ne devra remplir le formulaire qu'une seule fois, lors de l'achat initial. Si de nouvelles informations sont requises ultérieurement, les clients peuvent se connecter à leur compte et mettre à jour les détails du formulaire dans la section Membres.

🛒Articles : Avec chaque achat, encouragez vos clients à ajouter des articles suggérés ou requis au panier (même s'ils ont été achetés dans le passé). Pour les affiliations individuelles, les articles dérivés sont ajoutés pour le membre sélectionné. Pour les affiliations multi-personnes, les articles sont ajoutés pour le responsable du compte, mais ils ne sont pas inclus dans la facturation récurrente.

​Si l'article requis est en rupture de stock, les clients ne seront pas invités à l'ajouter au panier et pourront finaliser leur achat sans l'article.

🔴 Restrictions : Lors de l'achat, les affiliations peuvent être limitées aux participants éligibles d'une ou plusieurs restrictions de genres, segments communautaires et/ou nécessitant une ou plusieurs compétences pour l'acheter. La facturation récurrente se produit toujours même si un membre ne respecte plus le(s) critère(s).

Quel que soit le jour du mois où l'affiliation (sans expiration) est achetée, celui-ci devient le jour de facturation. Chaque facture couvre la période jusqu'à la facture suivante.

Vous choisissez quel jour du mois est le jour de facturation. La facture couvre une période d'un mois. Par exemple, si le jour de facturation est le 15 de chaque mois, cela s'étend jusqu'au 14 du mois suivant. Si l'abonnement est acheté avant ou après le jour de facturation, le montant est calculé au prorata (le client paie pour la période restante jusqu'au jour de facturation suivant). Si l'abonnement est suspendu, ça ne change pas le jour de facturation.

L'affiliation est facturée un mois à l'avance, le jour de facturation que vous aurez indiqué. Lorsque celle-ci est achetée avant ou après le jour de facturation, tout montant dû sera facturé à la caisse, le jour de l'achat.

Vous pouvez visionner la complète des membres à partir du sous-onglet Affiliations > Liste des membres. Appliquez des filtres pour affiner votre sélection, puis choisissez les colonnes pour votre exportation, telles que l'âge, les coordonnées, les détails de l'affiliation et/ou les segments de communauté.
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Pour effectuer des tâches pour un membre en particulier, cliquez sur le numéro sous la colonne des Membres dans l'onglet Affiliations. Vous serez redirigé sur la page des membres pour cette affiliation.

Pour consulter la liste des membres d'une affiliation , cliquez sur la colonne Membres. Vous pouvez modifier l'affiliation d'un client à la fois (ils ne sont pas notifiés, alors informez-les !). Les clients ne peuvent pas modifier leurs propres affiliation.

Si l'affiliation du client n'a pas d'expiration, vous pouvez ajouter des notes, modifiez le prix récurrent et/ou le jour de facturation (si tel est le cas, la facture suivante est calculée au prorata pour refléter le changement).

Si l'affiliation du client expire, vous pouvez ajouter des notes et/ou modifier la date d'expiration.

Vous pouvez annuler l'affiliation d'un client via la liste de Membres, ou dans l'onglet Achats du dossier du client. Si vous annulez une affiliation multi-personnes, cela s'applique à tous les membres du compte. Pour l’instant, il n’est pas possible de remplacer une affiliation par une autre.

Lorsque vous annulez une affiliation avec une date d'expiration, il n'est plus actif. Émettez un remboursement ou appliquez le crédit à une autre facture directement dans la Facturation du client.

Si vous annulez une affiliation sans date d'expiration, choisissez le mois de résiliation (c'est-à-dire le dernier mois valide de l'affiliation). Ci-dessous, ce client a déjà été facturé pour les services du 1er février au 29 février. Il bénéficie de l'affiliation jusqu'à la dernière période de facturation pour laquelle il a payé. L'affiliation sera annulée avant la prochaine période de facturation.

Les administrateurs (uniquement) peuvent mettre en pause ou annuler la pause de l'affiliation d'un client à partir de la page Affiliations > Membres. Lorsqu'elle est en pause, elle ne peut pas être utilisée pour accéder aux activités ou aux installations. Les clients peuvent voir soit la date d'expiration mise à jour ou le prochain jour de facturation dans l'onglet Achats de leur compte personnel.

La méthode d'annulation est choisie lorsque l'administrateur configure une option de facturation récurrente. Cela signifie qu'il n'est pris en charge que pour les affiliations sans expiration.

Le client peut annuler ou demander l'annulation d'une affiliation sans expiration. Dans son compte personnel, le client doit cliquer sur l'onglet Achats et sélectionner l'organisation dans le menu déroulant. Il doit faire défiler la liste des achats jusqu'à ce qu'il trouve l'affiliation et clique sur le bouton « Annuler l'affiliation ».

Seul les affiliations avec une date d'expiration peuvent être renouvelées par le client. De plus, le rachat doit être configuré au moins 1 jour avant la date d'expiration.

Les administrateurs doivent se disposer de « Voir les affiliations » et/ou « Gérer les affiliations ».

Pour acheter une affiliation pour un client, l'administrateur doit avoir les permissions « Afficher les comptes clients », « Sommaire de facturation du client » et « Facturation ».

Seuls les administrateurs peuvent contourner les restrictions d'âge lors de l'achat d'une affiliation dans la boutique. Les clients peuvent acheter une affiliation avec une restriction d'âge uniquement si le membre est dans la tranche d'âge acceptée.

Si un membre possède déjà l'affiliation et dépasse la tranche d'âge acceptée, il peut conserver l'affiliation jusqu'à son expiration ou choisir d'y renoncer (si elle est facturée mensuellement). Sinon, un administrateur doit annuler l'affiliation.

Vous pouvez exporter un rapport de vos membres et filtrer par âge dans le sous-onglet Affiliations > Liste des membres.

Les clients peuvent acheter une adhésion avant sa date d'effet, mais ils ne peuvent pas l'utiliser pour accéder à vos installations ou s'inscrire à des activités qui nécessitent une adhésion. Une adhésion ne devient active qu'à partir de sa date de début.

Oui, vous pouvez acheter une affiliation multi-personnes pour moins de membres que le nombre maximum spécifié. Cependant, vous ne pouvez pas acheter une affiliation multi-personnes pour plus de membres que le nombre maximum spécifié de personnes.

Non, il n'est pas possible pour le moment d'ajouter un membre à une affiliation (multi-personnes) après son achat, ni d'échanger un membre contre un autre. Vous devez annuler l'affiliation et la racheter avec les modifications de membres. Ces étapes nous assurent d'avoir toutes les informations des membres lorsqu'ils passent à la caisse.

Vous ne pouvez pas accepter de paiement à la caisse avec un terminal intégré si un client achète une affiliation récurrente ou souhaite payer pour un item en versements. Vous remarquerez que l'option de terminal intégré n'est pas disponible pour les administrateurs à la caisse si l'un de ces éléments est présent dans le panier.

Les clients peuvent uniquement annuler les affiliations sans date d'expiration. Ils ne peuvent pas annuler les affiliations qui expirent après une certaine durée ou à une date spécifique.

Choisissez si les clients peuvent demander une annulation ou peuvent l'effectuer eux-mêmes en configurant la méthode d'annulation de la facturation récurrente.

Les clients ne peuvent renouveler que les affiliations qui expirent après une certaine durée et qui peuvent être rachetées au moins 1 jour avant leur expiration. Si c'est le cas, les clients peuvent acheter la même affiliation avant l'expiration de l'affiliation actuelle.

❗ La loi peut vous obliger à offrir des options de renouvellement à vos membres. C'est votre responsabilité de configurer les affiliations de manière appropriée.

Le responsable du compte reçoit un rappel par courriel lorsqu'il peut renouveler son affiliation. Il sera redirigé vers la boutique en ligne pour racheter (c'est-à-dire renouveler) l'affiliation. Si aucune action n'est entreprise, l'affiliation expire comme prévu.

Pour recevoir ce type de rappel, les clients doivent avoir activé les courriels de l'équipe Amilia dans l'onglet Communications de leur compte personnel.

Tous les rabais peuvent être appliqués aux affiliations au moment du paiement à la caisse. La plupart des rabais (incluant Affiliation requise) continueront à être appliqués aux factures mensuelles tant que les critères de rabais sont toujours respectés lors de la date de facturation récurrente.

❗ Veuillez noter qu'une réduction s'appliquera sur la facturation récurrente si le participant est éligible au moment de la facturation. Par exemple, si vous bénéficiez d'un rabais «inscription hâtive » qui est active de juin à septembre, par exemple... toute personne ayant acheté l'affiliation dans le passé et qui l'a encore verra la réduction appliquée sur sa facturation récurrente, car l'affiliation est facturé pendant que le rabais est actif. Sois prudent! Assurez-vous d'archiver un rabais lorsque ce n'est plus nécessaire.

Si un membre ne respecte plus les restrictions (par exemple, genre, segments de communauté, compétences) appliquées à une affiliation (sans expiration), il sera facturé à chaque cycle de facturation, jusqu'à ce qu'un administrateur annule l'affiliation du client (ou que le client se désinscrive).

Si une affiliation (sans expiration) bénéficie de réductions et/ou de restrictions au moment de l'achat, alors les réductions sont prises en compte lors de chaque facturation récurrente si les critères pour bénéficier de cette réduction sont toujours remplis.

Si un membre ne respecte plus les restrictions (par exemple, genre, segments communautaires, compétences) appliquées à une affiliation (sans expiration), l'adhésion continuera à être facturée à chaque cycle de facturation. Les administrateurs peuvent vérifier quels membres ont des compétences dans l'onglet Compétences.

Lorsqu'un objet est « au prorata », cela signifie qu'il a été distribué équitablement proportionnellement à son utilisation ou à sa durée. Par exemple, dans le cas de l'achat d'une affiliation (sans expiration) au milieu du mois, les frais pour ce mois peuvent être calculés au prorata, vous permettant de payer uniquement pour la partie spécifique du mois au cours de laquelle vous avez commencé à utiliser l'affiliation au moment de l'achat.

Si un calcul au prorata s'applique au moment du paiement, cliquez sur « En savoir plus » pour obtenir plus d'informations sur la façon dont le montant est calculé.

Les administrateurs avec les bonnes permissions peuvent lier une affiliation à une activité. Il est possible de lier des affiliations qui sont cachées ainsi que ceux qui sont indisponibles pour l'achat dans la boutique.

Lorsque le client a un crédit sur son compte, celui-ci est pris en compte avant le traitement du paiement mensuel automatique. Par exemple, si le montant récurrent de l'affiliation est de 100$ et que le compte comporte un crédit de 30$, seul un paiement de 70$ sera traité. Vous devez concilier manuellement le montant du crédit avec la facture d'abonnement récurrente lorsque celle-ci a lieu.

Vous pouvez activer ou désactiver cette fonctionnalité à partir du sous-onglet Comptabilité et finance > Paiements et faire défiler la page jusqu'à la section Soldes clients.

La meilleure façon de déterminer la facturation de l'affiliation est de l'ajouter au panier et de consulter les détails de facturation à l'étape 1 du processus de paiement (ne procédez pas à l'achat!).

Vous devez vous référer à la liste des participants dans l'onglet Compétences. Cliquez sur le numéro sous la colonne « Personnes assignées » pour voir la liste appartenant à cette compétence. Vous devrez croiser la liste des membres que vous générez dans le sous-onglet Adhésions > Liste des membres (rapport Liste des membres).

Les membres peuvent utiliser l'application mobile Amilia et présenter leur identifiant Amilia pour la numérisation. Si votre organisation souhaite imprimer des cartes de membre physiques, deux options s'offrent à vous. Accédez à l’onglet Affiliations et cliquez sur le numéro sous la colonne Membres. Ajoutez une coche à côté des noms et utilisez les opérations pour enregistrer les cartes de membre pour l'impression.

Vous pouvez également imprimer des cartes d'identité à partir de l'onglet Clients.

Oui, il est possible d'appliquer une bourse à une affiliation avec facturation récurrente. SmartRec applique automatiquement la bourse à chaque facture cycle de facturation en fonction des conditions générales de la bourse.

Par exemple, si un membre a une bourse de 50% sur son paiement d'affiliation mensuel, la bourse couvrira 50% du prix de l'article de la facture mensuelle jusqu'à ce que le fonds de bourse soit vide, que la bourse expire ou que l'étiquette soit supprimée.

Attribuer la bourse

Utilisation de la bourse

C'est possible de définir une période d'inscription en fonction de l'affiliation requise. Cliquez ici pour en savoir plus sur la configuration des périodes d'inscription en fonction de l'affiliation.