Lors des entrées et sorties de vos visiteurs, plusieurs tâches se réalisent à la réception pour assurer le bon déroulement. De la prise des présences au suivi des cueillettes des enfants, le traitement des soldes impayés et la mise à jour des comptes clients ; la gestion des accès vous aide à effectuer une variété de tâches en un seul endroit.

Nous verrons comment établir vos règles d’entrée en configurant un point d’accès.

Votre organisation a-t-elle déjà utilisé la gestion des accès ?

Un point d’accès comporte quatre différentes sections à configurer : Information générale, Configuration du point d’accès, Configuration du suivi des présences et Types d’accès.

Le nom peut refléter un programme, une activité, un lieu principal, une période, etc. Un seul point d’accès peut suivre les entrées pour plusieurs activités, leçons privées, affiliations / abonnements, laissez-passer, et réservations de plateau (avec une facture) en même temps.

Le champ de Plateau (facultatif) vous permet de choisir un plateau qui servira d’emplacement principal pour le point d’accès. Dans le rapport Entrées et sorties, les scans seront signalées comme ayant lieu à ce plateau. Si aucun plateau n’est sélectionné, la colonne « Plateau » du rapport sera vide.

Vous pouvez activer des alertes qui s'afficheront lorsque vous scannez l'identité d'un visiteur.

3 alertes sonores différentes sont disponibles pour les admins qui suivent les entrées derrière leur ordinateur et/ou lorsque les visiteurs s'enregistrent par eux-mêmes à partir du Kiosque de visite :

Lorsque vous scannez l’identité d’un participant, ce paramètre affiche les renseignements du visiteur à des fins de vérification. Le statut présent dans la Vue d’ensemble des entrées indiquera « Vérifier le compte ». Ce type d’alerte ne bloque pas l’entrée.

Lorsque vous scannez l’identité d’un participant ayant un solde impayé, ce paramètre affichera un message d’erreur bloquant l’entrée. Le statut présent dans la Vue d’ensemble des entrées indiquera « Accès refusé ».

Si activé, le suivi des présences offre la possibilité d’enregistrer ou sortir les participants inscrits aux activités ayant lieu ce jour-là, de mettre à jour votre liste de présence aux activités, faire le suivi des participants qui utilisent un laissez-passer ou une affiliation / abonnement pour l’entrée, et plus encore !

Au moment du départ d’un enfant, les administrateurs seront invités à sélectionner une personne parmi leurs contacts, étant chargée de récupérer l’enfant à la sortie.

Les participants ayant un laissez-passer ou une affiliation / abonnement peuvent exiger l’entrée sans s’être préalablement inscrits à une activité admissible en particulier. Initialement, ils n’apparaitront pas dans la liste de suivi des présences.

Cependant, après qu’un administrateur ait scanné son identifiant pour l’enregistrer, le participant sera ajouté à la liste de suivi des présences et il sera possible de signaler sa sortie une fois que ce dernier aura quitté les lieux.

Sélectionnez une ou plusieurs activités, leçons privées, affiliations / abonnements, laissez-passer, et / ou réservations de plateau (avec facture) qui s’appliquent au point d’accès. Les participants qui ne sont pas inscrits à au moins un des articles sélectionnés se verront refuser l’entrée. Vous pouvez ajouter ou supprimer des articles admissibles à tout moment.

Vous pouvez limiter l’entrée en fonction de l’heure à laquelle une activité débute ou se termine.

Permettre l’accès le jour de l’activité signifie que les participants peuvent se présenter, quel que soit le moment où débute l’activité.

Limiter l’accès selon l’heure de début

Les administrateurs doivent se disposer des permissions de Afficher et scanner les entrées et Gestion des points d’accès. La permission Afficher et scanner les entrées est requise, et l’option Gérer les points d’accès peut être ajoutée pour un accès supplémentaire permettant de créer et de modifier les points d’accès.

Il n’y a aucune limite ! Jusqu’à trois points d’accès sont visibles dans le menu Points d’accès. Si vous désirez en visualiser davantage, vous pouvez les sélectionner à partir du menu déroulant.

Vous pouvez supprimer un point d’accès s’il n’a jamais été utilisé. Sinon, vous pouvez l’archiver.

Dans le menu Points d’accès, sélectionnez le point d’accès et cliquez sur Configuration. Faites défiler l’écran de configuration du point d’accès jusqu’en bas et cliquez sur le bouton Archiver.

Pour désarchiver un point d’accès, cliquez sur l’icône « … » du menu Points d’accès puis sur le point d’accès archivé. Faites défiler jusqu’au bas de l’écran de configuration et cliquez sur le bouton Désarchiver.

Les administrateurs peuvent utiliser un scanneur, leur clavier et leur souris ou une combinaison des deux lors de la surveillance des entrées à partir de l’aperçu de la Vue d’ensemble des entrées ou le Suivi des présences.

Toutefois, un scanneur est requis lors de l’utilisation du Kiosque (utilisation client).

Le scanneur doit répondre aux critères suivants :

Tous les scans des participants sont listés dans la Vue d’ensemble des entrées. L’Information du visiteur sert de profile du participant et apparaîtra :

👉 N’oubliez pas qu’une notification de solde de compte est activée dans la configuration du point d’accès, tandis qu’une notification pour une raison quelconque est activée en sélectionnant « Alerter le personnel aux points d’accès » à partir de l’aperçu de l’Information du visiteur.

La fonction Kiosque est un écran orienté aux clients, munie d’un scanneur sans surveillance où les visiteurs peuvent scanner leur identifiant Amilia (à partir de leur carte de membre virtuelle ou physique) et visualiser si leur entrée est accordée ou refusée.

Chaque scan est mis à jour en temps réel sur la Vue d’ensemble des entrées, où les administrateurs peuvent ensuite assister les participants dont l’accès est refusé et dont le compte doit être vérifié en détail.

Chaque client possède un identifiant Amilia, qui peut servir d’identification ainsi que de preuve d’affiliation. Les administrateurs peuvent le consulter dans la section Informations personnelles du compte du client. Les clients peuvent le voir dans la section Membres de leur compte utilisateur et dans la section Carte d’accès à partir de l’application Amilia. L’identifiant apparaît également sur les cartes de membre ou les identifiants imprimés.

Oui! Au lieu de scanner l'identifiant Amilia, vous pouvez scanner votre FOB. Ceci est réalisé en attribuant des numéros de membre personnalisés à vos clients. Cliquez ici pour en savoir plus.

Les types d'accès concernent vos activités, vos affiliations (y compris les abonnements) ou vos laissez-passer. L'accès est basé en fonction de l'item admissible que dispose le client plutôt que s'il dispose d'un item valide pour une période définie.

Cependant, vous pouvez créer un point d'accès qui n'autorise l'entrée qu'aux participants disposant d'un abonnement en particulier.

Dans le menu des Points d'accès, choisissez un point d'accès suivi par l'icône ... pour visionner et exporter le rapport des entrées et sorties.

Le rapport est également disponible à partir du sous

-onglet Rapports > Standard, dans le groupe Opérations.

Oui! De même, toutes les notes administratives au dossier du client dans le sous-onglet Membres du compte seront visibles dans l'information du visiteur, y compris l'accès bloqué.

Le suivi des présences permet aux administrateurs d'enregistrer les arrivées/départs, la récupération des enfants et offre la possibilité d'ajouter des notes quotidiennes. Il répertorie les visiteurs attendus pour les événements se produisant le jour même et met à jour la liste des présences des activités lors de l'enregistrement.

Dans la gestion d'accès, les participants disposant d'informations médicales ont une icône de sac médical sous leur nom et plus de détails sont affichés dans l'Information du visiteur. Les contacts se trouvent dans le dossier du participant dans le sous-onglet Clients > Membres du compte.

Dans l'application Amilia, les participants avec une fiche de santé ont une trousse médicale sous leur dossier. Appuyez sur l'icône pour afficher les contacts et les informations médicales du client.

Il n'y a actuellement aucune notification automatique ou de blocage pour empêcher quelqu'un de se servir plus d'une fois de la même affiliation pour entrer. Nous avons partagé cette demande d'amélioration avec notre équipe de développement.

Oui! Utilisez le suivi des présences pour filtrer les participants qui se sont enregistrés/sorties ou qui sont toujours en attente.

Non. Les seuls participants qui peuvent s'inscrire à une activité à la carte directement au kiosque sont ceux qui ont un laissez-passer admissible.

*Dernière mise à jour en mai 2024

Gérer la Vue d’ensemble des entrées et le Suivi des présences

Le Kiosque pour visiteurs