Un compte client est l’endroit où les administrateurs gèrent le responsable du compte et toutes les personnes liées (par exemple, les membres d’une famille). À partir de cette page, vous pouvez consulter les inscriptions, les achats, l’activité de facturation, les documents et les interactions du compte, ainsi que mettre à jour les renseignements du client au besoin.

Cet article fait le tour des sous-onglets d’un compte client et explique à quoi ils servent. Certains sous-onglets et certaines actions (par exemple les paiements, les remboursements, la conciliation bancaire, les bourses ou les étiquettes) ont leurs propres articles d’aide avec des instructions détaillées. Des liens vers ces articles sont inclus tout au long des sections ci-dessous.

Le sous-onglet Enregistrements vous permet de consulter les inscriptions actives et en cours de toutes les personnes associées au compte. Vous y trouvez notamment :

Cette section affiche les affiliations actives pour toutes les personnes associées au compte. Une affiliation est considérée comme active tant qu’elle n’est pas expirée. Il est donc possible que certains statuts à venir s’affichent afin de vous aider à comprendre ce qui s’en vient.

Les noms sont affichés en ordre alphabétique par prénom. Si une personne n’a pas d’affiliation active, son nom apparaît tout de même dans la liste, avec un tiret (–) à la place du nom de l’affiliation.

Les affiliations multi-personnes sont affichées sous chaque personne concernée dans le compte, afin d’indiquer clairement qui est couvert par l’affiliation.

Les statuts possibles sont :

Cette section affiche les laissez-passer actifs pour toutes les personnes associées au compte.
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Un laissez-passer est considéré comme actif dans les cas suivants :

Les statuts possibles sont :

Cette section affiche uniquement les activités à venir qui ne sont ni annulées ni remplacées.

Sessions

Activités à la carte

Cette section affiche les sessions et les activités activités à la carte pour lesquelles une personne est inscrite sur une liste d’attente.
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Les lignes disparaissent seulement à la fin de l’activité (même si le statut de la personne sur la liste d’attente change), afin de conserver le contexte pour les administrateurs.

La position correspond au nombre de personnes ayant le statut En attente devant un participant sur la liste d’attente pour une activité en cours ou à venir.

Le statut En attente signifie que la liste d’attente n’utilise pas de positions. La place disponible est offerte à tous selon le principe du premier arrivé, premier servi.

Consultez et gérez les profils associés au compte client. Vous pouvez ajouter ou modifier les renseignements vous-même, ou attendre que le client se connecte pour remplir les formulaires d’inscription requis.

Cliquez sur la section que vous souhaitez modifier. Les changements apportés à la photo de profil, au prénom, au nom de famille et à la date de naissance s’appliquent à toutes les organisations. Les autres mises à jour s’appliquent uniquement aux renseignements du client dans l’organisation que vous consultez actuellement. Les renseignements fournis à une autre organisation demeurent inaccessibles.

Pour afficher les champs supplémentaires ou les questions additionnelles, assurez-vous de régler le menu déroulant Formulaires (en haut de la page) à Tous, afin de voir toutes les réponses aux questions des formulaires.

Si certaines questions obligatoires des formulaires n’ont pas été remplies, vous devrez y répondre avant de pouvoir enregistrer vos modifications.

Selon votre configuration et vos permissions, le profil d’un membre du compte peut inclure les sections suivantes :

Les étiquettes vous aident à identifier et à organiser les comptes clients (par exemple, des catégories internes ou des étiquettes liées aux bourses).

Si votre organisation utilise des étiquettes, vous pouvez consulter celles appliquées au compte et les mettre à jour selon vos autorisations. Pour voir la liste des étiquettes attribuées aux clients, consultez le rapport Attribution des étiquettes aux clients dans Rapports > Standard.

Les bourses permettent aux organisations d’offrir un soutien financier que les clients peuvent utiliser pour des achats admissibles (comme des activités, des affiliations et des articles).

Points importants à connaître :

Photo de profil

Les administrateurs et les participants peuvent mettre à jour cette photo. Les participants peuvent le faire en tout temps dans l’application mobile, au moment du passage à la caisse ou à partir de leur compte personnel.

Photo d’accès

Seuls les administrateurs peuvent mettre à jour cette photo. Elle est imprimée sur les cartes d’identification Amilia et s’affiche lorsque les participants s’enregistrent à l’aide de la fonctionnalité de gestion d'accès.
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Les administrateurs peuvent consulter le journal afin de revoir les actions et les modifications liées à un membre du compte, comme les changements de nom ou de nom d’utilisateur.

La facturation du client est l’endroit où vous consultez et gérez la majorité des activités financières liées au compte, notamment les factures, les paiements, les crédits, les remboursements et la conciliation bancaire.

Voici ce que vous pouvez faire dans la facturation du client :

Voici une liste d’outils et d’actions que vous pouvez utiliser dans la facturation du client. Une brève description est fournie pour chacun, ainsi qu’un article expliquant la procédure.

Effectuer un achat au nom d’un client
Utilisez cette option lorsque vous devez effectuer un achat pour un client (par exemple, une inscription par téléphone) et le facturer à son compte.

Cartes de crédit et chèque électroniques enregistrés
Utilisez cette option pour gérer les moyens de paiement enregistrés utilisés dans les processus de facturation.

Effectuer un paiement / Effectuer un dépôt au compte
Utilisez cette option pour enregistrer des paiements et des dépôts dans le compte d’un client.

Déposer des chèques postdatés
Utilisez cette option lorsqu’un client fournit un chèque postdaté et que vous devez l’enregistrer et le déposer à la date prévue.

Enregistrer un remboursement
Utilisez cette option pour rembourser un client (par exemple, après une annulation ou lors de l’émission d’un remboursement). Comment rembourser un client :

Concilier un compte
Utilisez la conciliation bancaire pour associer les paiements aux factures et maintenir un solde exact.

Remplacement d’activité
Utilisez cette option lorsqu’une inscription à une activité doit être remplacée et que les impacts de facturation doivent être gérés correctement.

Créer des factures ou des crédits en masse
Utilisez cette option lorsque vous devez générer des factures ou des crédits en lot (par exemple, pour plusieurs clients).

Rechercher par numéro de facture
Utilisez cette option pour retrouver rapidement une facture précise à l’aide de son numéro.

Dans le sous-onglet Achats, vous trouvez :

Vous pouvez aussi :

Cette section affiche tous les paiements à venir, comme les versements, la facturation récurrente ou les chèques à déposer.

Avec les permissions appropriées, vous pouvez gérer les paiements à venir directement dans cet onglet. Selon le type de paiement, vous pouvez :

Ce sous-onglet s’affiche dans le dossier du client si votre organisation utilise la fonctionnalité Compétences. Les compétences peuvent servir à catégoriser vos clients, à noter l’atteinte de certains niveaux et à assigner des catégories spécifiques pour les cours et les compétitions.
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À partir de cet onglet, vous pouvez consulter, ajouter ou retirer des compétences pour chaque membre du compte, selon vos autorisations.
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Ce que vous pouvez faire dans le sous-onglet Compétences

Ce sous-onglet s’affiche si votre organisation offre une affiliation qui génère une carte de membre.
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Vous pouvez enregistrer les cartes de membre du compte dans un document afin de les imprimer. Pour ce faire, utilisez le menu Opérations et sélectionnez Sauvegarder les cartes de membre pour impression.

Ce sous-onglet contient les relevés RL-24 (clients du Québec seulement) qui ont été émis pour un participant du compte.

Vous pouvez télécharger les documents disponibles à partir de cet onglet. Cet onglet s’affiche uniquement lorsqu’un document peut être consulté.

Sélectionnez cette option si vous souhaitez effectuer un achat pour l’un des membres du compte au nom du responsable du compte. Cela peut être le cas, par exemple, lorsqu’un client effectue une réservation par téléphone.
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Lorsque vous sélectionnez Ajouter un achat, une session d’achat s’ouvre en mode administrateur. Vous pouvez alors :

Notes

Cette section consigne les interactions liées à la gestion d'accès, notamment les entrées, les sorties et le suivi des présences, avec les dates, l'heure, les types de laissez-passer et les noms des participants.