Dites au revoir à la poursuite des numéros de carte de crédit pour les frais et les soldes en souffrances ! SmartRec fournit les outils nécessaires pour répondre aux besoins de vos clients en matière de paiements :
Offrir une expérience de paiement plus rapide ;
Facturer les cartes de crédit ou les chèques électroniques des clients et régler leurs soldes ;
Facturer des montants à plusieurs clients simultanément ;
Configurez de nouveaux versements dans le dossier d’un client ;
Mettre à jour les cartes de crédit expirées (si autorisé par le client);
Gérer en toute sécurité des renseignements de paiement confidentiels.
Comment ça fonctionne
1. Identifier les clients possédant une carte de crédit ou un chèque électronique sauvegardé
Les clients peuvent enregistrer jusqu’à dix cartes de crédit et dix chèques électroniques dans leur compte d’utilisateur. Cela signifie qu’ils n’auront pas besoin de saisir les renseignements de paiement à chaque achat. En outre, ils peuvent autoriser votre organisation à utiliser leur carte de crédit ou leur chèque électronique enregistré dans leur dossier pour des paiements ultérieurs ou mettre à jour une carte de crédit expirée. Cliquez ici pour en savoir plus sur la façon dont les clients gèrent leur portefeuille personnel.
Voici comment vous pouvez savoir si un client a autorisé votre organisation à utiliser sa carte de crédit et/ou son chèque électronique pour facturer les achats convenus :
Dans l’onglet Clients > Comptes (ou Personnes) appliquez le filtre de recherche : Carte de crédit sauvegardée > Oui ou Chèque électronique sauvegardé > Oui.
Affinez les résultats de votre recherche par programmation, activité ou affiliation en utilisant les filtres dans le sous-onglet Personnes.
Les organisations non autorisées ne peuvent pas filtrer ou accéder à une carte de crédit ou un chèque électronique enregistrés dans un dossier. L'icône de paiement enregistré ne leur sera pas visible.
🔒 Les renseignements de paiement ne sont pas enregistrés dans SmartRec. Ils sont envoyés au processeur de paiement qui respecte les normes PCI qui, elles, stipulent des directives pour assurer la protection de ces renseignements confidentiels. Toutes les demandes sont envoyées par une méthode HTTPS, qui utilise TLS1.2 pour chiffrer les données. Ce protocole garantit que les données sont cryptées de manière incassable.
2. Commande et paiement à la caisse au nom du client
Lorsqu'un administrateur effectue un achat pour le client, il a accès au(x) mode(s) de paiement enregistré(s) à la caisse, pourvu que leur organisation est autorisée. Si une carte de crédit enregistrée a expiré, l'administrateur peut la mettre à jour. Les organisations non autorisées ne verront aucun mode de paiement enregistré. Ils doivent entrer les informations manuellement.
Si nécessaire, l'administrateur peut utiliser une carte ou un compte bancaire différent et choisir de l'enregistrer dans le portefeuille du client. Si c'est le cas, une notification est envoyée au client pour l'en informer.
Lorsque l'administrateur achète un abonnement ou souhaite payer en versements à la caisse, il doit utiliser un mode de paiement enregistré ou enregistrer les informations de paiement dans le portefeuille si ce n'est déjà fait. L'organisation obtient automatiquement l'autorisation d'utiliser le mode de paiement pour les futurs achats convenus.
Si le client ne s'est jamais connecté à son compte personnel, l'administrateur ne pourra pas enregistrer de mode de paiement. Dans ce cas, il sera autorisé à effectuer simplement un paiement. Si l'administrateur achète un abonnement ou paye en versements au nom du client, veuillez faire le suivi avec le client pour assurer que le mode de paiement sera valide pour les paiements prévues. ❗❗
👉 Une adresse de facturation est nécessaire, car les clients utiliseront parfois des adresses autres que l’adresse de leur domicile. Non seulement les paiements refusés seront réduits, mais cela garantira également le respect des mesures de sécurité les plus récentes recommandées par les processeurs de paiement. Cliquez ici pour en savoir plus !
3. Régler le solde d’un client et configurer des versements
Réglez un solde impayé dans le compte d’un client ou configurez des versements personnalisés à partir du meno Opérations ou à partir d'une facture.
Choisissez Effectuer un paiement.
Sélectionnez le(s) facture(s) à payer. Vous pouvez appliquer un crédit disponible.
Écrivez le montant et puis choisir Carte de crédit ou Chèque électronique.
Les renseignements de paiement cryptés seront automatiquement affichés.
Pour configurer des versements, cochez l’option Versements et poursuivez avec la configuration.
Effectuer le paiement.
👉 IMPORTANT : Il se peut que les clients doivent vous contacter afin de modifier leurs renseignements de paiement au moment où leur carte de crédit arrive à échéance, ou que le chèque électronique n’est plus valide. Si un client n’avait pas de mode de paiement préenregistré au compte lors de l’achat d’un abonnement ou lors de l’instauration de prélèvements automatiques, ils ne seront pas en mesure de modifier les renseignements de paiements établis pour les prélèvements ayant déjà été planifiés. Vous pouvez modifier les versements d'un client à partir du sous-onglet Paiements à venir.
4. Facturer en masse les modes de paiement au dossier
Facturer en masse les cartes de crédit ou les chèques électroniques enregistrés peut s’avérer utile si vous désirez :
Imputer des frais de retard ;
Facturer des extras qui ne se trouvent pas dans votre boutique Amilia ;
Traiter des paiements pour plusieurs clients inscrits dans une même activité.
Créer une facture suivie d'une facturation de masse
Avant de prendre le paiement, créez une facture de masse pour les frais ou les extras qui ne se retrouvent pas dans votre boutique SmartRec.
À partir du sous-onglet Clients > Personnes, filtrez les clients auxquels vous souhaitez envoyer une facture. Les résultats sont affichés sur plusieurs pages.
Sélectionnez le(s) client(s) concernés en cochant la case à côté de leur nom. Pour tous les comptes dans chaque page, cochez la première case à gauche.
Dans le menu Opérations, sélectionnez Créer une facture et configurez votre facture. Une facture sera créée pour chaque participant sélectionné.
Répétez ces étapes pour chaque page de résultats.
Vous pouvez également créer une facture dans un compte client individuel en accédant au sous-onglet Facturation client > Opérations > Créer une facture.
Si vous appliquez un filtre dans le sous-onglet Clients> Comptes, la facture ne sera envoyée qu'au titulaire du compte.
Réclamer des paiements avec la facturation de masse
Lorsqu’une facture est existante (en achetant de votre boutique ou en créant une facture manuellement), vous pouvez procéder à la facturation de masse des cartes de crédit présentes au dossier.
À partir du sous-onglet Clients > Personnes (ou Comptes), filtrez les clients auxquels vous venez de facturer des montants (le cas échéant).
Filtrez les cartes de crédit sauvegardées puis sélectionnez un ou plusieurs clients.
Dans Opérations, sélectionnez Facturation de masse. Ajoutez des notes si nécessaire.
Si vous avez appliqué des filtres dans le sous-onglet Personnes, un paiement sera prélevé pour chaque participant figurant sur la liste. Si vous avez appliqué des filtres dans le sous-onglet Compte, un paiement sera prélevé dans chaque compte, quel que soit le nombre de participants au compte.
Un reçu de paiement sera donc créé (non concilié). Cliquez ici pour plus de détails sur la conciliation des paiements avec les factures.
Répétez ces étapes pour chaque page de résultats.
Une carte de crédit enregistrée dans un dossier facilite les paiements en simplifiant les transactions en ligne et en personne !
Nous nous engageons à vous fournir les outils dont vous avez besoin pour rationaliser et automatiser vos paiements. Si vous avez des commentaires et des idées sur la manière dont nous pouvons améliorer davantage nos méthodes de paiement, envoyez-nous un courriel à product@amilia.com