Les formulaires personnalisés de SmartRec facilitent la collecte d'informations essentielles auprès des participants s'inscrivant dans votre boutique. Les réponses sont disponibles dans le compte du client et sont intégrées dans différents rapports d'activité.
Cet article vous aidera à créer des formulaires d'inscription pour adultes et enfants. Les clients peuvent facilement remplir ces formulaires à la caisse lorsqu'ils s'inscrivent à des activités, des affiliations, des leçons privées et des réservations de plateau en ligne.
Dans cet article:
1. Comment créer un formulaire
Pour créer un nouveau formulaire, accédez au sous-onglet Compte > Formulaires et cliquez sur Nouveau formulaire. Assurez-vous d'avoir la bonne permission !
SmartRec propose jusqu'à 3 types de formulaires :
Formulaire adulte/enfant : Les formulaires d’inscription collectent des informations personnelles sur vos participants. Attachez-les à vos activités, affiliations, leçons privées et réservations de plateaux en ligne. Un formulaire par défaut pour adulte (18 ans et plus) et enfant (moins de 18 ans) est disponible et peut être modifié et utilisé.
Formulaire d'achat : Conçu pour capturer des données sur ce qu'un client achète. Liez-les à vos plateaux pour collecter des informations lorsque les clients achètent une réservation de plateau en ligne (pour l'instant).
Formulaire du personnel : Créez un formulaire de candidature pour vos candidats et publiez-le sur votre page de recrutement. Ce type de formulaire est disponible uniquement avec notre fonctionnalité de recrutement de personnel.
1.1 À propos des champs par défaut et la visibilité des questions
Lorsque vous achetez un article, le formulaire d'inscription associé s'affiche à l'étape 2 du processus de paiement. Si vous avez plusieurs formulaires comportant les mêmes questions, les clients ne verront pas de doublons et ne seront invités à répondre qu'une seule fois.
Un formulaire d'inscription ne doit être rempli qu'une seule fois, mais vous pouvez choisir la fréquence à laquelle il sera présenté aux clients qui l'ont déjà rempli lors du passage à la caisse. Par exemple, choisir "tous les 6 mois" signifie que le client verra le formulaire complet à la caisse tous les 6 mois (les réponses précédentes seront automatiquement enregistrées). Si vous sélectionnez l'option "À chaque achat", le client pourra visualiser et modifier le formulaire uniquement lors de l'achat d'activités par session.
Cliquez ici pour en savoir plus sur quand les formulaires sont affichés à la caisse.
Chaque question du formulaire a un paramètre de visibilité. Les questions obligatoires sont en caractères plus gras sur le formulaire à la caisse. Lisez ci-dessous pour en savoir plus sur chaque champ de formulaire par défaut afin de tirez le meilleur parti de la logique intégrée .
Caché | Optionnel | Obligatoire | Admin optionnel |
Non inclus sur le formulaire. | Visible sur le formulaire, mais il n'est pas nécessaire d'y répondre. | Visible sur le formulaire et doit être répondu. | Visible sur le formulaire et doit être répondu. Les administrateurs peuvent ignorer. |
Genre
Genre
Vous pouvez restreindre l'accès aux activités, aux affiliations et/ou aux attributions de compétences en fonction du genre (homme, femme, je ne préfère ne pas le dire). Nous vous suggérons de rendre ce champ obligatoire si vous avez des offres ou règles basées sur le genre. Sinon, vous pouvez l'omettre de votre formulaire.
Date de naissance
Date de naissance
SmartRec prend en compte la date de naissance du participant lors de la détermination de l'admissibilité à une activité, une affiliation, une leçon privée, une compétence, un rabais, des frais, ou lorsqu'il y a des restrictions basées sur l'âge. La date de naissance doit être fournie pour les participants de moins de 18 ans. Nous suggérons de rendre cette question obligatoire.
Adresse
Adresse
Un responsable de compte doit fournir son adresse, car elle est requise pour que lui et les membres enfants du compte puissent bénéficier des segments communautaires ou d'autres rabais basés sur la localisation. Pour garantir que les autres membres adultes du compte peuvent bénéficier de ces types de réductions, il est recommandé d’ajouter le champ d’adresse à votre formulaire pour adultes. De cette façon, les autres adultes du compte ne dépendent pas de l’adresse du responsable de compte. Nous vous suggérons de rendre cette question obligatoire pour tous les adultes d'un compte si vous utilisez des segments communautaires.
Courriel
Courriel
Tous les courriels transactionnels de chaque membre du compte (factures, confirmations de paiement, relevés de compte, invitations de calendrier et attributions de compétences) sont envoyés par courriel au responsable de compte. Les responsables de compte auront une adresse courriel par défaut, car elle est requise lors de la création d'un compte Amilia (à moins qu'un administrateur ait créé le compte sans inclure l'adresse courriel).
Pour les membres adultes du compte - les administrateurs peuvent communiquer directement avec d'autres membres adultes du compte lorsqu'ils sont inscrits à une activité, à une affiliation ou s'ils ont donné leur approbation pour un contrat. Pour obtenir leur adresse courriel à des fins de communications externes ou pour vos rapports, vous devez ajouter le champ de Courriel à votre formulaire d'inscription.
Pour les membres enfants du compte – Dans la plupart des cas, nous déconseillons d’inclure le champ de courriel dans les formulaires enfants. Lors de l'envoi d'un courriel à un enfant à l'aide des outils de communication intégrés de SmartRec, le courriel est envoyé à l'un de ces destinataires dans l'ordre de priorité suivant : au tuteur légal principal de l'enfant, au tuteur légal secondaire et enfin à l'adresse courriel du responsable de compte. Si vous incluez un courriel spécifique pour un enfant, elle n'est pas utilisée, sauf pour certaines intégrations (par exemple, Avigilon Alta, l'API, etc.).
Si les champs de courriel des contacts de l'enfant sont vides, le courriel est envoyé au responsable de compte. Évitez de demander le courriel d'un enfant pour limiter les doublons dans vos fichiers. Nos rapports sont conçus pour vous permettre d'exporter le courriel du tuteur principal afin que vous ayez toujours un courriel à portée de main. Nous suggérons de rendre cette question obligatoire pour les adultes et cachée pour les enfants.
Numéro de membre
Numéro de membre
Ajoutez ce champ à votre formulaire et configurez à Obligatoire si vous disposez actuellement d'un système de carte ou de numéro pour suivre l'accès à vos installations. Vos numéros de membre peuvent être intégrés aux solutions de gestion d'accès de SmartRec... ce qui pourrait bien rendre votre système de cartes obsolète !
Mot de passe pour récupérer l'enfant
Mot de passe pour récupérer l'enfant
La règle est simple : pour autoriser la prise en charge d'un enfant, l'adulte doit communiquer le mot de passe au personnel. Le mot de passe apparaît dans le profil de l'enfant (dans l'onglet Clients) et est visible lors de l'utilisation de l'outil de suivi des présences dans notre fonctionnalité de gestion des accès. Si cela s'applique à vous, nous vous suggérons de rendre cette question facultative.
Jumelage avec un(e) ami(e)
Jumelage avec un(e) ami(e)
Ce champ permet au responsable de compte d'ajouter le nom d'un ami d'un enfant... pour que s'ils sont tous les deux inscrits à la même activité, il y ait plus de chances de les jumeler !
Tuteurs légaux principals et secondaires
Tuteurs légaux principals et secondaires
Voici quelques informations importantes sur les contacts des tuteurs légaux :
Le tuteur légal principal est requis par défaut pour les mineurs, il n’apparaîtra donc pas comme une question à inclure sur les formulaires pour enfants. Il est facultatif d’ajouter un tuteur légal secondaire.
Peut recevoir des courriels destinés pour les mineurs (voir Courriel).
Les tuteurs légaux sont automatiquement désignés comme personnes autorisées pour le ramassage des enfants.
Visible sur l'application mobile Amilia.
Pour les résidents du Québec, les tuteurs légaux sont utilisés comme bénéficiaires du crédit RL-24. Le responsable de compte peut décider du pourcentage de répartition entre les tuteurs légaux principaux et secondaires. SmartRec demande le NAS de ces contacts si un enfant est inscrit à une activité admissible au RL-24.
Contacts d'urgence
Contacts d'urgence
Ces types de contacts sont automatiquement désignés comme personnes autorisées pour le ramassage des enfants et sont visibles sur l'application mobile Amilia. Si vos activités s'adressent aux enfants ou si vous proposez des activités liées au sport, nous vous suggérons de rendre cette question obligatoire.
Information médicale
Information médicale
Il est important d’utiliser les questions d’informations médicales fournies par SmartRec si vous souhaitez que votre personnel ait accès à ces informations directement dans l’application mobile Amilia. Nous suggérons de rendre cette question obligatoire.
1.2 Comment joindre un formulaire d'inscription
Vous créerez un lien vers un formulaire d'inscription lors de la configuration de l'offre auquel vous le joindrez. Par exemple, vous devez lier les formulaires adultes et enfants lors de la configuration des activités dans le sous-onglet Activités > Édition.
Des formulaires d'inscription sont requis pour les activités (y compris les leçons privées). Ils sont facultatifs pour les affiliations et les réservations de plateau en ligne.
2. Comment créer et ajouter des questions supplémentaires
Les questions supplémentaires sont des questions personnalisées que vous pouvez ajouter aux formulaires d'inscription, d'achat et du personnel. Par exemple, pour permettre aux clients de signer le contrat d'utilisation de votre organisation (ou d'autres politiques) à la caisse, vous allez d'abord créer une question supplémentaire d'acceptation du client ; puis ajoutez-le à votre (vos) formulaire(s) d'inscription.
Nos questions supplémentaires sont toutes des questions directes, et non conditionnelles.
Si vous avez plusieurs formulaires avec la ou les mêmes questions supplémentaires, les clients ne verront pas ou ne répondront pas à la même question supplémentaire plus d'une fois.
❓ Créer une nouvelle question
Accédez au sous-onglet Compte > Formulaires > Questions supplémentaires et cliquez sur Nouvelle question :
Choisissez un type de question, donnez-lui un nom interne, puis rédigez la question telle qu'elle apparaîtra aux clients sur le formulaire. Sélectionnez une exigence de réponse. Sauvegardez.
Si votre organisation utilise le paramètre bilingue (dans l'onglet Compte), vous pouvez configurer les deux langues en même temps !
➕ Ajouter une question à un formulaire d'inscription
Dans le sous-onglet Compte > Formulaires, cliquez sur le nom du formulaire à modifier :
Faites défiler vers le bas et cliquez sur le bouton +Question.
Une liste déroulante de questions supplémentaires actives est disponible.
Utilisez les flèches pour organiser l'ordre dont les questions supplémentaires apparaissent sur le formulaire.
Utilisez le bouton 🗑️ pour supprimer une question supplémentaire du formulaire.
Les modifications que vous apportez sont automatiquement enregistrées.
2.1 À propos des types de questions supplémentaires
Il existe 9 types de questions supplémentaires : il n'y a aucune limite à ce que vous pouvez ajouter à votre formulaire.
Texte
Texte
Les clients saisissent leur réponse.
Oui/non
Oui/non
Les clients sélectionnent une réponse, oui ou non. « Spécifier les détails » vous permet de collecter plus de détails écrits.
Cases à cocher
Cases à cocher
Les clients peuvent cocher une ou plusieurs cases. Vous pouvez réorganiser l'ordre des options.
Menu déroulant
Menu déroulant
Les clients sélectionnent une réponse dans une liste déroulante. Vous pouvez réorganiser l'ordre des options.
Choix multiple
Choix multiple
Les clients cochent une seule option.
Acceptation du client
Acceptation du client
Les clients cliquent sur le bouton « Lire les conditions », suivi par « Confirmer » pour donner leur consentement éclairé. La fréquence de l'accord remplace le paramètre qui détermine la fréquence à laquelle le formulaire est présenté aux clients qui l'ont déjà rempli. Vous pouvez en savoir plus sur l'acceptation du client ici.
Téléverser un fichier
Téléverser un fichier
Les clients peuvent télécharger un fichier jusqu'à 20 MB. Le fichier devient disponible dans le sous-onglet Clients > Membres du compte, dans la section Questions supplémentaires du profil du membre (assurez-vous de définir les Formulaires sur « Tous »).
Lors de la génération d'une liste de présence et qui inclut la question supplémentaire de téléchargement de fichier, si un fichier a été téléchargé, vous verrez « Oui » dans la colonne applicable du rapport. Vous pouvez également télécharger un rapport d'activité qui montre tous les fichiers téléchargés par les participants au même programme. Cliquez ici pour en savoir plus.
Contact
Contact
Peut être utilisé pour demander plus d'informations de contact pour ajouter au profil d'un enfant, ou d'autres informations de contact (par exemple, qui vous accompagne à votre cours semi-privé ?). Cochez les champs que vous souhaitez voir apparaître sur le formulaire d'inscription.
Date / heure
Date / heure
Choisissez si la réponse nécessite une date, une heure ou les deux.
2.2 Comment modifier, dupliquer, archiver ou supprimer une question supplémentaire
Pour modifier, dupliquer, archiver ou supprimer des questions supplémentaires, accédez au sous-onglet Compte > Formulaires > Questions supplémentaires et utilisez la colonne Actions à droite.
✏️ Modifier une question supplémentaire
Vous pouvez modifier le nom d'une question supplémentaire et les exigences de réponse à tout moment, sans affecter les réponses précédentes du client. Les autres champs ne peuvent pas être modifiés une fois que les clients ont répondu.
🔁 Dupliquer une question supplémentaire
Pour modifier une question supplémentaire après avoir reçu une réponse, dupliquez-la, apportez vos modifications et remplacez la question supplémentaire d'origine par le doublon. Si vous avez besoin de maintenir un accès rapide aux réponses aux questions supplémentaires précédentes, vous devriez envisager de dupliquer le formulaire, puis d'y lier les questions supplémentaires dupliquées (et mises à jour).
📁 Archiver ou supprimer une question supplémentaire
Vous pouvez supprimer définitivement une question supplémentaire si elle n’a jamais reçu de réponse. Sinon, vous pouvez l'archiver de vos questions supplémentaires actives (vous pouvez toujours les filtrer). Les questions archivées restent liées à un formulaire et apparaissent à la caisse. Cependant, une question supplémentaire ne peut pas être jointe à un autre formulaire tant qu'il est archivé. Vous pouvez désarchiver une question supplémentaire.
💡 Astuce 💡
Si vous supprimez une question supplémentaire d'un formulaire, vous ne pourrez plus voir les réponses des clients.
Pour modifier des questions supplémentaires liées à un formulaire et auxquelles il a été répondu, commencez par dupliquer le formulaire. Ensuite, dupliquez les questions supplémentaires existantes. Sur le formulaire en double, remplacez les anciennes questions par les questions en double.
Enfin, remplacez le formulaire original par le formulaire en double et associez-le à votre offre. De cette façon, vous conservez la visibilité de toutes les questions supplémentaires auxquelles vous avez répondu, car les anciennes restent connectées au formulaire d'origine (inutilisées) et les nouvelles questions supplémentaires sont attachées au nouveau formulaire lié.
3. Où gérer vos formulaires
Vous pouvez gérer vos formulaires à partir du sous-onglet Compte > Formulaires. Vous pouvez effectuer une recherche par nom et/ou filtrer par type de formulaire. Les formulaires sont répertoriés dans l'ordre dans lequel ils ont été créés. Cliquer sur les chevrons du tableau des formulaires pour les trier par ordre alphabétique par nom ou par type.
3.1 Comment modifier, dupliquer ou supprimer les formulaires
Pour modifier, dupliquer ou supprimer des formulaires, utilisez les Actions du sous-onglet Compte > Formulaires.
📝 Modifier un formulaire
Cliquez sur le formulaire ou utilisez les Actions pour ouvrir la fenêtre de configuration afin de modifier le nom du formulaire, la fréquence à laquelle il est affiché à la caisse et les paramètres de visibilité des questions par défaut. Enregistrez lorsque vous avez terminé. L'ajout (ou la suppression) de questions supplémentaires est automatiquement enregistré.
📃📜 Dupliquer un formulaire
La duplication des formulaires permet non seulement de gagner du temps, mais est également idéale lorsque vous devez modifier ou supprimer des questions supplémentaires tout en souhaitant conserver les réponses de vos clients à portée de main dans le profil du client et vos rapports d'activités. Après avoir dupliqué un formulaire et l'avoir mis à jour, n'oubliez pas de l'échanger avec le formulaire original et de le lier à votre(vos) offre(s).
🗑️ Supprimer un formulaire
Vous ne pouvez supprimer un formulaire que s'il n'a jamais reçu de réponse. Il n'est pas possible d'archiver un formulaire après avoir reçu une réponse.
3.2 Comment visionner les réponses de formulaires
Les réponses aux questions du formulaire sont disponibles pour les administrateurs dans le profil du client ou lors du téléchargement de certains rapports. Les clients peuvent consulter leurs réponses au formulaire dans leur compte personnel.
🎗️ Les questions supplémentaires doivent être liées à un formulaire
afin de voir les réponses des clients.
Comment les administrateurs peuvent-ils visualiser les réponses dans le profil du client ?
Vous pouvez consulter les réponses au formulaire dans le sous-onglet Clients > Membres du compte en cliquant sur le profil du membre et en consultant la section sous leur photo. Il est conseillé de définir l'option Formulaires sur TOUS afin de capturer les données des formulaires actifs et déjà remplis dans le passé.
Comment les administrateurs affichent-ils les réponses dans les rapports d'activité et de présence ?
Accédez au sous-onglet Activités > Inscription, sélectionnez un programme, cochez une ou plusieurs activités, puis cliquez sur le bouton Opérations pour télécharger un rapport d'activité.
Pour inclure des champs de questions par défaut et supplémentaires dans vos rapports d'activité, le formulaire doit être lié à une activité au sein du programme sélectionné. N'hésitez pas à inclure ces champs dans vos gabarits de rapport enregistrés.
Comment les administrateurs affichent-ils les réponses dans les rapports sur les affiliations ?
Dans l'onglet Affiliations, cochez une ou plusieurs affiliations, puis cliquez sur Opérations > Liste de membre.
Comment les clients consultent-ils les réponses dans leur compte personnel ?
Les clients peuvent consulter les réponses aux questions du formulaire en accédant à celui-ci dans leur compte personnel sous l'onglet Membres, en choisissant une personne, puis en faisant défiler vers le bas pour afficher les réponses fournies à une organisation spécifique. Les clients peuvent modifier leurs réponses à des questions supplémentaires.
Les questions supplémentaires doivent être liées à un formulaire d'inscription afin d'être visibles par le client. Si le formulaire d'inscription concerne une affiliation, le formulaire doit quand même être lié à l'affiliation.
Foire aux questions
1. Quelles permissions sont nécessaires pour gérer les formulaires ?
1. Quelles permissions sont nécessaires pour gérer les formulaires ?
Vous aurez besoin de l’autorisation Formulaires d’inscription pour visualiser, créer, modifier et supprimer des formulaires.
2. Quand un formulaire d'inscription apparaît-il à la caisse ?
2. Quand un formulaire d'inscription apparaît-il à la caisse ?
Un formulaire d'inscription apparaît à la caisse lorsque:
La première fois qu'un participant répond à ce formulaire particulier.
Il est temps de montrer le formulaire aux clients qui l'ont déjà rempli.
Une question supplémentaire a été ajoutée au formulaire.
Le paramètre de visibilité d"une question par défaut a été changée pour
« Obligatoire ».
Un formulaire d’inscription ne doit être rempli qu’une seule fois. Plus tard, si le formulaire apparaît à la caisse après que le client a répondu, il lui suffit de confirmer ses informations de base. Les clients peuvent toujours mettre à jour leurs informations à la caisse ou à partir de l'onglet Membres de leur compte personnel.
3. Qu'est-ce qu'un formulaire actif ?
3. Qu'est-ce qu'un formulaire actif ?
Un formulaire actuellement lié à une activité à laquelle le participant est inscrit (sauf si l'activité ou le programme est archivé).
Un formulaire joint à une affiliation en vigueur (non annulée ni archivée) dont la date d'entrée en vigueur est dans le passé et la date d'expiration est dans le futur.
Un formulaire pour une leçon privée qui n’a pas encore eu lieu.
Lorsque vous définissez les formulaires sur TOUS dans le profil du client, les réponses aux questions supplémentaires de tout formulaire qu'il a rempli lors du paiement s'afficheront, tout aussi longtemps que les questions supplémentaires sont liées à un formulaire.
4. Comment puis-je voir le fichier télécharger pour tous les participants ?
4. Comment puis-je voir le fichier télécharger pour tous les participants ?
Il est possible de produire un rapport d'activité incluant le fichier téléchargé des participants inscrits aux activités au sein du même programme. Voici comment:
Accédez au sous-onglet Activités > Inscriptions.
Cochez une ou plusieurs activités et cliquez sur Opérations > Fiche avec photo/document
Incluez la question supplémentaire pour téléverser un fichier dans une colonne dans votre rapport.
Cliquez sur le lien disponible pour chaque client. Sinon, imprimez le document.
5. Comment voir les questions supplémentaires dans mes rapports ?
5. Comment voir les questions supplémentaires dans mes rapports ?
Si vous souhaitez include des questions supplémentaires dans vos rapports, vous avez le choix entre plusieurs rapports dans le sous-onglet Activités > Inscription :
Génération de liste de présence
Résumé de sélection
Liste des participants / activités
Fiche avec photo / document
Vous pouvez également inclure des réponses à des questions supplémentaires provenant des formulaires joints aux affiliations dans l'onglet Affiliations. Ajoutez une coche à côté des affiliations, puis cliquez sur Opérations > Liste des membres.
6. Où est la question du tuteur principal au formulaire de l'enfant ?
6. Où est la question du tuteur principal au formulaire de l'enfant ?
Il est normal de ne pas voir le champ du tuteur principal sur les formulaires pour enfants. Un tuteur principal est requis pour les mineurs. Cette question apparaît par défaut sur le formulaire à la caisse lors de l'inscription d'un participant de moins de 18 ans.
7. Comment demander le NAS des tuteurs légaux ?
7. Comment demander le NAS des tuteurs légaux ?
Lorsqu'un enfant est inscrit à une activité admissible à un reçu fiscal RL-24, le client doit identifier un tuteur principal et un tuteur secondaire (facultatif). Cela permet aux organisations du Québec de produire un relevé fiscal 24 pendant la période des impôts. Les clients peuvent mettre à jour leurs coordonnées et le(s) destinataire(s) du Relevé 24 dans leur compte personnel.
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