Une fois la programmation créée, vous pouvez créer vos activités à partir du sous-onglet Activités > Édition :

La plupart des renseignements provenant de ces champs sont affichés avec l’activité dans la boutique. Les clients peuvent cliquer sur « Plus d’informations » pour afficher des détails supplémentaires.

Les clients retrouveront les activités à travers un échelon de 4 niveaux. La programmation, la catégorie, la sous-catégorie et le nom de l’activité sont des niveaux obligatoires pour présenter votre boutique. Les participants verront les 4 niveaux lors du processus d’inscription. Pour savoir si vous avez choisi les bons noms, il suffit de le lire comme une phrase (ce ne sont que des suggestions) :

Veuillez noter que le nom de votre activité est limité à 100 caractères.

Le libellé de facturation apparaît sur la facture du client. Si le champ est laissé vide, alors le nom de la programmation, la catégorie, la sous-catégorie et le nom de l’activité seront visibles sur la facture.

Les postes de comptabilité regroupent les articles dans vos rapports financiers. Un poste comptable doit être attribué à chaque article de votre boutique. Les clients ne peuvent pas voir les postes de comptabilité.

Les étiquettes servent de mots-clés que les clients peuvent utiliser pour mieux trouver ce qu’ils cherchent dans votre boutique. 

La description de l’activité sera visible par vos clients dans votre boutique.

Ceux-ci sont visibles lorsque les clients cliquent sur « Plus d’informations » sur l’activité. Cela n’empêche pas les clients de s’inscrire (référez-vous à la section Restrictions pour cela).

Les notes sont visibles lorsque les clients cliquent sur « Plus d’informations » et vous permettent d’ajouter plus de renseignements sur l’activité (par exemple, ce qu’il faut apporter). Vous pouvez afficher la note sur la facture du client.

Si votre activité (ou programme) est cachée, vous pouvez envoyer ce lien à des clients spécifiques pour leur permettre de s’inscrire. 

Vous pouvez définir qui peut s’inscrire à chaque activité et quand. Cela s’avère utile si vous autorisez les préinscriptions pour un groupe sélectionné. Cliquez ici pour en savoir plus.

Sélectionnez un formulaire adulte et/ou enfant. Si un client s'inscrit à plus d'une activité avec le même formulaire, il n'aura qu'à remplir la question une seule fois. Cliquez ici pour en savoir plus.

Définissez l’horaire de votre activité qui sera visible dans la boutique.

+ Ajoutez l’horaire de votre activité. Si l’activité a plusieurs modèles de récurrence (c’est-à-dire qu’elle a lieu tous les mardis et également toutes les deux semaines le samedi), vous pouvez créer plusieurs horaires. Cliquez ici pour en savoir plus sur la planification des activités.

Le nombre de fois où l’activité aura lieu, en fonction de son calendrier. Vous pouvez modifier des occurrences uniques (au lieu de modifier toutes les occurrences) si nécessaire.  

Lorsqu’un client s’inscrit à l’activité, vous pouvez automatiquement leur envoyer une invitation de calendrier par courriel. Il y a une autre option de calendrier plus bas qui envoie une invitation de calendrier au membre du personnel qui est lié à l’activité, donc l’invitation est envoyée lorsque le premier client s’inscrit à l’activité.  
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L’invitation de calendrier tient compte de la date de début de l’activité. Cela signifie que si l’activité commence le lundi 4 octobre, mais a lieu tous les vendredis à partir du 8 octobre, l’invitation de calendrier capturera la date de début du 4 octobre, plutôt que les occurrences chaque vendredi.

Les jours fériés et les jours de fermeture créés à partir du sous-onglet Compte > Calendrier sont tenus en compte dans l’horaire de l’activité. Il vous est possible de cocher que vous désiriez que l’activité ait lieu tout de même. Dans cette section, vous pouvez également choisir des informations supplémentaires sur l’horaire ainsi que le personnel à afficher dans votre boutique ou sur la facture du client. 

Une activité de session peut se dérouler sur une base quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle, sur une période définie. Lorsque les clients s’inscrivent, ils s’inscrivent à toutes les occurrences de la session.

Activez cette section pour vendre l’activité sous forme de session. Indiquez ensuite le prix en $. 

Combien coûte votre activité en $ pour toute la session ?

Vous pouvez donner la possibilité à vos clients de s’inscrire une fois que l’activité est commencée, en ne payant que la partie restante. Indiquez la réduction que vous désirez accorder, en pourcentage ou en argent, par jour, semaine, mois ou occurrence (classe). Vous pouvez définir un prix minimum que les clients doivent payer et choisir si les rabais peuvent être appliqués sur un prix calculé au prorata.

Indiquez si les places sont illimitées ou le nombre de places disponibles au total. Si vous proposez également des places à la carte, elles sont ajoutées au nombre total de places disponibles.

Supposons que vous avez 10 places de session et 15 places à la carte quotidiennes, vous pouvez avoir jusqu’à 25 participants en classe ! Si les places de session sont toutes occupées, personne d’autre ne peut s’inscrire à la session. Si les places à la carte sont remplies pour la journée, personne d’autre ne peut s’inscrire à la carte.

Cliquez ici pour en savoir plus sur la façon dont les places disponibles sont affichées dans la boutique.

Une activité à la carte peut avoir lieu sur une base quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle, sur une période définie. Lorsque les clients s’inscrivent, ils s’inscrivent à une seule occurrence d’activité.

Cochez cette case pour activer la vente de l’activité à la carte. Il s’agit d’un cours se déroulant à une date et heure précise que l’on choisit dans un calendrier. Vous pouvez vendre une activité comme session et à la carte en même temps.

Fixez le coût d’un cours. Si vous avez créé des Laissez-passer sous Affiliations, vous pouvez indiquer que cette activité à la carte ne peut être payée qu’avec un Laissez-passer. 

Notez que, si une session est également disponible pour cette activité, le nombre de places disponibles à la carte s’additionne au nombre de places disponibles de la session.

Décidez le temps dont le client dispose avant le début de chaque cours pour s’inscrire. Les clients ne peuvent généralement pas annuler un cours eux-mêmes. Cependant, vous pouvez choisir si les clients disposant d’un Laissez-passer peuvent annuler le cours à partir de leur compte d’utilisateur. 

Ajoutez une coche pour donner aux participants la possibilité d'annuler leur inscription à une occurrence à la carte depuis leur compte personnel, jusqu'à la date limite d'annulation.

Vous devez configurer les règles de taxe sur l’activité.

Cochez si l’activité est admissible au crédit d’impôt RL-24. 

Indiquez si les taxes sont en sus, incluses ou exonérées sur le prix de l’activité ou si elles sont applicables.

Indiquez le ou les modes de paiement possibles pour l’achat de cette activité. Indiquez le mode de paiement en ligne priorisé, le cas échéant. Si vous avez créé des Versements, c’est ici que vous pouvez en relier.

Ajoutez une image qui sera visible dans votre boutique. Les exigences de taille d’image sont les suivantes :

Si vous spécifiez l’âge requis, le client devra indiquer sa date de naissance dans son compte d’utilisateur ou lors de la sélection du membre à inscrire. Assurez-vous que la date de naissance soit visible et obligatoire sur votre formulaire d’inscription. L’administrateur peut également mettre à jour la date de naissance dans le compte du client via l’onglet Clients.  

Pour s’inscrire, les clients ne doivent pas être plus jeunes ou plus âgés que l’âge min ou max le jour de l’activité ou à une date de votre choix.
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🙅 Un client ne pourra pas modifier le champ de l'âge au cours de l'inscription afin de contourner les restrictions.

🧪Nous améliorons les restrictions d’âge ! En choisissant le jour de l’activité, il se référera à l’occurrence de l’activité à venir pour évaluer les restrictions d’âge. Par exemple, un enfant de 4 ans ne pourra pas s’inscrire si l’âge minimum est de 5 ans, cependant, lorsqu’il aura 5 ans dans quelques semaines, il pourra revenir et s’inscrire à l’activité. Contactez-nous à support@amilia.com pour l’essayer !

Un client n’a pas besoin de spécifier son genre sauf si une organisation l’exige. Si vous avez des restrictions de genre, assurez-vous que l’option de genre est basculée sur visible et obligatoire sur votre formulaire d’inscription.

Il est possible de faire plus d’un choix. Par exemple, une activité pourrait restreindre l’inscription qu’aux participants du genre féminin et aux participants ayant choisi « Préfère ne pas dire ».

Si vous avez indiqué un nombre limité de places, vous pouvez donner la possibilité aux participants de s'inscrire à la liste d'attente. Cliquez ici pour en apprendre plus.

Si vous avez créé des Compétences et que vous les reliez à cette activité, un client qui ne possède pas cette compétence dans son compte ne pourra pas procéder à l’inscription. Notez qu’un administrateur peut toujours outrepasser cette restriction.

Si vous avez créé des Affiliations et que vous les reliez à cette activité, un client qui ne possède pas une ou toutes les affiliations dans son compte ne pourra pas procéder à l’inscription. On lui offrira toutefois de l’ajouter à son panier. Notez qu’un administrateur peut toujours outrepasser cette restriction.

Si vous avez créé des Abonnements et que vous vendez votre activité en tant que session, vous pouvez lier un ou plusieurs plans d’abonnement à votre activité. Le prix de l’abonnement mensuel sera facturé aux clients plutôt que le prix total de l’activité. 

Si vous avez activé la fonctionnalité Communautés, vous pouvez limiter l’inscription aux clients résidant à des adresses spécifiques. 

Si vous avez créé des articles de marchandise, vous pouvez rendre leur achat obligatoire à l’inscription de cette activité. Vous pouvez également suggérer des items de votre Boutique que les clients pourront ajouter à leur panier.

Vous pouvez modifier l’ordre des activités en cliquant et en faisant glisser une activité. Pour faire défiler l’écran vers le haut ou vers le bas, placez votre curseur (tout en maintenant l’activité) sur les flèches à droite de l’écran.

Une fois votre activité créée, il vous est possible de la dupliquer afin de ne pas refaire tout le travail.

L’activité dupliquée apparaîtra alors sous l’activité initiale, avec un astérisque. Cliquez sur l’activité dupliquée pour la modifier. N’oubliez pas de Sauvegarder.

Dans l’onglet Clients, cliquez sur le compte et accédez à la page Membres du compte. Cliquez sur le nom d’un membre du compte pour afficher son profil. Dans le champ Formulaires, cliquez sur le menu déroulant pour afficher la liste des formulaires remplis par le participant.

Absolument. Si vous exportez des listes à partir de l’onglet Clients, cliquez sur Opérations > Exporter.

Si vous exportez des listes de présence à partir du sous-onglet Activités > Liste de présence, cliquez sur Opérations > Génération de la liste de présence.

Oui! Maintenant que les formulaires sont attribués au niveau de l'activité, vous pouvez remplacer une activité ou une adhésion par une autre tant qu'elles partagent le même formulaire d'inscription.

Les activités importées d'un autre programme auront toujours le même formulaire joint. N'hésitez pas à le changer !

Dans l'onglet Activités, les administrateurs peuvent sélectionner plusieurs activités en cochant les cases correspondantes sur la page, puis utiliser Opérations pour obtenir un rapport ou effectuer une action concernant toutes les activités qu'ils ont sélectionnées. Il existe un rapport appelé « Informations sur les activités de la programmation» dans l'onglet Rapports>Standard qui permet d'obtenir des informations sur toutes les activités d'un programme. En ce qui concerne les courriels, vous pouvez envoyer des courriels en masse aux participants de plusieurs activités en activant l'application Publipostage par courriel.

Oui c'est possible ! Cette fonctionnalité vous permet de lier un ou plusieurs activités complémentaires à une activité principale. Une fois l'activité principale ajoutée au panier, le client sera invité à ajouter le ou les activités requises ou suggérées avant de passer à la caisse.

* Dernière mise à jour en avril 2024

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Les activités requises ou suggérées à la caisse
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