Cliquez ici pour en savoir plus sur les politiques d’annulation pour les sessions.
Vos administrateurs peuvent choisir quelles activités à la carte supportent l'annulation par le client, donnant ainsi aux participants l'autonomie nécessaire pour annuler leur inscription à la carte depuis leur compte personnel. Cela permet de maximiser vos listes d'attente, d'améliorer les transactions en libre-service et de limiter les allers-retours entre les administrateurs et les participants.
Dans cet article :
1. Comment permettre aux clients d'annuler
Pour permettre aux clients d'annuler eux-mêmes leur inscription à la carte, accédez au sous-onglet Activité > Édition et ouvrez la fenêtre de configuration de l'activité :
Faites défiler vers le bas et développez la section À la carte jusqu'à « Permettre aux clients d'annuler ». Cette option est activée par défaut lors de la création de nouvelles activités.
Les clients peuvent annuler leur inscription à la carte jusqu'à la limite d'annulation. Par défaut, il est fixé à 12 heures avant le début de l'occurrence pour les nouvelles activités. Ce paramètre peut être modifié à tout moment.
Sauvegardez l'activité.
💡 Aide mémoire pour les annulations à la carte par le client
Les clients peuvent annuler eux-mêmes leur inscription à une activité à la carte, quel que soit le rabais ou le mode de paiement utilisé (argent, crédit, laissez-passer, bourses, solde impayé, etc.). Il n'en va pas de même pour les annulations de clients sur les activités de session.
Le crédit automatiquement appliqué ne dépassera pas le montant payé. Cependant, les remboursements doivent être effectués par un administrateur dans la facturation du client.
N'oubliez pas d'annuler les versements liés dans les paiements à venir.
2. Comment les clients annulent une activité à la carte depuis leur compte personnel
Si cela est autorisé, les clients peuvent annuler leur inscription à l'activité à la carte directement dans la boutique. Lors de l'annulation, un courriel de confirmation d'annulation est envoyé au responsable du compte et une copie est conservée dans son compte personnel sous l'onglet Communications. Lorsque le responsable du compte annule une inscription à la carte, son nom apparaît sur la confirmation d'annulation.
Pour annuler une activité à la carte à partir du compte personnel, cliquez sur l'occurrence de l'activité à la carte dans le calendrier dans l'onglet Accueil. Vous pouvez également cliquez sur l'onglet Achats, sélectionnez l’organisation et trouver la section À la carte du participant.
Cliquez sur le nom de l'activité à la carte. Cela redirige vers la boutique en ligne, sur la page d'inscription des activités à la carte.
Dans le calendrier, sélectionnez le même activité à la carte (comme si vous vous inscriviez).
Dans la fenêtre de sélection, cliquez sur « Se désinscrire » à côté du nom du participant inscrit.
Lorsque le participant est « Désinscrit avec succès », vous pouvez inscrire quelqu'un d'autre, continuer les achats ou fermer la session.
Si une activité à la carte n'est pas éligible pour l'annulation client,
le bouton « Se désinscrire » ne s'affichera pas.
3. Comment les clients annulent une activité à la carte sur l'application mobile d'Amilia
Vos clients peuvent utiliser l'application mobile Amilia pour annuler leur inscription à la carte. Voici les étapes à suivre :
Cliquez sur l'activité à la carte que vous aimeriez annuler dans votre horaire.
Cliquez sur Annuler cet événement.
Le participant sera informé s'il sera crédité du coût de l'activité conformément à la politique d'annulation que vous avez définie. Cliquez sur Terminer l’inscription pour confirmer l’annulation. Le participant verra un message de réussite une fois l'activité à la carte annulée.
Foire aux questions
1. Quelles permissions sont nécessaires pour permettre les annulations sur les activités à la carte ?
Les administrateurs ont besoin des permissions « Voir les programmes et activités » et « Modification d'activité » pour pouvoir activer/désactiver les annulations de client sur les activités à la carte.
2. Quels types d'activités prennent en charge l'annulation des clients ?
Les participants peuvent annuler eux-mêmes une activité de session à partir de l'application mobile d'Amilia, cependant une politique d'annulation au niveau du programme doit être mise en place, ainsi que d'autres conditions.
Les participants peuvent annuler une activité à la carte à partir de leur compte personnel ou à partir de l'application mobile d'Amilia, à condition que l'activité permette l'annulation du client.
Les participants ne peuvent pas annuler eux-mêmes les réservations de plateau ni les leçons privées.
3. Que se passe-t-il si un client annule une visite payée avec une bourse ?
Si un participant annule une visite payée avec une bourse, les fonds de la bourse sont automatiquement reversés au fonds principal de la bourse.
4. Quelles notifications sont envoyées lorsqu'un client annule son inscription à la carte ?
Chaque fois qu'un client annule lui-même une inscription à la carte, une confirmation d'annulation est envoyée par courrier électronique au responsable du compte et un enregistrement est enregistré dans son compte personnel sous l'onglet Communication.
Si une invitation de calendrier a été envoyée au participant lors de son inscription à l'activité, une notification de calendrier est envoyée pour la supprimer de son calendrier personnel.
Les administrateurs ne reçoivent pas de notification lorsque les clients annulent leur inscription à la carte.
* Dernière mise à jour en février 2024
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