Les activités à la carte permettent les clients l’option de choisir leur journée d’inscription préférée. Vous pouvez offrir uniquement des activités à la carte, et / ou des activités de session qui proposent aussi des occurrences à la carte.
Dans cet article
4. FAQ
1. Créer une activité à la carte
Veuillez vous assurer que l’option À la carte et laissez-passer a été activée dans la section Applis.
À partir du sous-onglet Activités > Édition :
Créez une activité comme à l'habitude.
Sous la section Horaire & Ressources, planifiez votre horaire et sauvegarder.
Cliquez la section À la carte et activez l'achat de l’activité à la carte.
Prix : Spécifiez le coût d'inscription pour pour une seule occurrence. Vous avez également la possibilité de rendre votre activité accessible avec des laissez-passer seulement. Si vous limitez les inscriptions aux clients avec un laissez-passer seulement, seuls les détenteurs d'un laissez-passer éligible pourront s'inscrire.
Places disponibles : Combien de clients peuvent s'inscrire à cette activité à la carte? N'oubliez pas que ces places sont offertes en plus des places disponibles par session.
Début / Fin des inscriptions : Durant quelle période est-ce que les clients peuvent s'inscrire avant le début d'un cours?
Annulations : Permettez aux clients d'annuler une inscription à une activité à la carte, jusqu'a la limite d'annulation. En savoir plus ici. Notez que les politiques d'annulation sont différent pour les activités de session.
Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Sauvegarder en bas de la page.
Si vous utilisez les activités à la carte pour planifier vos leçons privées, vous pouvez automatiser le processus avec notre outil uniquement pour les leçons privées.
2. Compléter une inscription à la carte
Voici ce à quoi vos clients peuvent s'attendre lorsqu'ils s'inscrivent à une activité à la carte:
Dans la boutique SmartRec, choisissez la programmation et l'activité désirée.
Cliquez le bouton À la carte pour choisir des cours individuels qui sont disponibles dans l'horaire.
Un calendrier apparaît et montre les activités à la carte disponibles en bleu.
Sélectionnez la date voulue et choisissez le(s) participant(s) à inscrire en cliquant sur le + à côté de son nom.
Vous pouvez ensuite poursuivre vos achats pour sélectionner des dates supplémentaires ou passez à la caisse.
👉 Si une activité à la carte est réservée avec un laissez-passer, un passage sera déduit du laissez-passer.
3. Annuler une inscription à la carte
Les administrateurs peuvent annuler une inscription à la carte, à l'exception d'une inscription faite avec un laissez-passer éligible. L'annulation d'une activité à la carte est possible lorsque vous permettez aux clients d'annuler.
Pour en savoir plus sur comment le client annule une inscription à la carte lui-même, cliquez ici.
Pour en savoir plus sur comment l'administrateur annule l'achat d'un client, cliquez ici.
Pour en savoir plus sur l'annulation d'un achat effectué avec un laissez-passer, cliquez ici.
🔴 Comment annuler une inscription à la carte réservée avec un laissez-passer comme client
Si le client s'est inscrit à une activité à la carte avec un laissez-passer étant configurée pour permettre l’annulation d’un achat effectué par un laissez-passer, les participants peuvent annuler leur inscription en visitant la boutique SmartRec.
À partir de leur compte utilisateur:
Cliquez sur l'onglet Achats et sélectionnez l'organisation concernée.
Sous le nom du participant, faites défiler jusqu'à la section À la carte et cliquez sur le nom du cours à annuler.
Ceci redirige vers la page d'accueil de l'activité à la carte dans la boutique.
Défilez jusqu'au calendrier à la carte et sélectionnez la date de l'activité qui doit être annulée.
Cliquez sur Désinscrire à côté du nom du participant.
4. Foire aux questions
Une activité de session peut-elle offrir des places à la carte ? Comment gérer les places disponibles ?
Vous pouvez offrir à la fois des inscriptions à la session ainsi qu’à la carte pour la même activité ! Cependant, les places disponibles par session et à la carte se gèrent séparément.
Si vous avez 10 places de session et 15 places à la carte quotidiennes, vous pouvez vous retrouver avec jusqu’à 25 participants en classe ! Si les places de session sont toutes occupées, personne d’autre ne peut s’inscrire à la session. Si les places à la carte sont remplies pour la journée, personne d’autre ne peut s’inscrire à la carte.
L’offre d’une activité à la carte peut être un moyen idéal pour combler les places de session vides. Un outil est disponible qui vous permet de convertir les places de session en places à la carte, en déduisant des places de session et en les transformant en places disponibles à la carte. Cliquez ici pour en savoir plus.
Les clients peuvent-ils annuler eux-mêmes une inscription à la carte ?
Les clients peuvent annuler leur inscription à la carte lorsque l’option « Permettre aux clients d'annuler » est activée dans la configuration de l’activité.
Sinon, les clients doivent communiquer avec l’organisation s’ils souhaitent annuler une inscription à la carte.
Quelle est la différence entre un laissez-passer, une affiliation et un abonnement ?
Un laissez-passer est facturé à la caisse et possède des passes limitées (ou illimitées) qui peuvent être utilisées pour s’inscrire aux activités à la carte.
Une affiliation est facturée à la caisse et peut être requise pour s’inscrire à des activités, accéder à vos installations ou comme moyen d’identification des membres.
Un abonnement est facturé à la caisse, suivi d’une facturation récurrente sur une base mensuelle. Il est utile pour vendre des offres groupées d’activités qui permettent aux clients de s’inscrire à plusieurs activités à un prix réduit. Le client peut se retirer de l’abonnement d’un mois sur l’autre.
Ce n’est pas clair du point de vue du client qu’il doit acheter un laissez-passer avant de pouvoir l’utiliser pour s’inscrire à des activités à la carte admissibles. Y’a-t-il une meilleure manière de procéder ?
Actuellement, il n’y a aucune autre façon d’y procéder, mais nous sommes conscients que ce flux doit être amélioré.
Puis-je attribuer en masse un laissez-passer ?
Non, il n'est pas possible d'attribuer en masse un laissez-passer à plusieurs clients en même temps.
Puis-je retirer l’offre des activités à la carte au milieu d’une session ?
Si des clients se sont inscrits pour une activité à la carte, vous ne pouvez pas désactiver l’option « À la carte » de l’activité à moins d’annuler la facture des clients inscrits. Si personne n’est inscrit, vous pouvez désactiver l’option « À la carte » dans la configuration de l’activité.
Existe-t-il un moyen de définir des restrictions ou des conditions sur le nombre d’activités à la carte exigées afin qu’un client soit admissible pour participer au cours ? Par exemple, les clients doivent s’inscrire pour 2 activités à la carte au minimum ou 3 activités à la carte au maximum, par compte ?
Il n’est pas possible de restreindre l’inscription d’un client à un certain nombre de cours. Une fois que les activités à la carte sont créées et disponibles dans la boutique, ils sont ouverts à tous pour s’inscrire (à moins que vous y ajoutiez d’autres conditions selon l’âge, le genre, une affiliation ou des compétences requises).
Comment fonctionne un laissez-passer familial ?
Un laissez-passer familial permet à tous les membres d’un compte d’utiliser le laissez-passer pour s’inscrire.
Lors de l’ajout du laissez-passer familial dans votre panier, vous n’avez pas besoin de sélectionner un membre du compte en particulier. Les administrateurs peuvent visionner le laissez-passer dans le compte du client à partir du sous-onglet Achats. Il y a des détails par rapport aux réservations effectuées et les laissez-passer restants (le cas échéant). Le nombre de passes s’applique à l’ensemble du compte, ce qui signifie que si un membre du compte utilise une passe pour s’inscrire, une passe est déduite du total des passes restantes. Cliquez ici pour en savoir plus.
Est-ce que les activités admissibles à un laissez-passer doivent se retrouver dans le même programme ou avoir le même coût ?
Toute activité à la carte de n’importe quel programme, à n’importe quel prix, peut être admissible à l’inscription avec le même laissez-passer. Vous définirez les activités à la carte admissibles lors de la configuration du laissez-passer.
Puis-je modifier la date d’expiration d’un laissez-passer après sa vente ?
Un laissez-passer peut être modifié à partir du sous-onglet Affiliations > Laissez-passer. Les modifications que vous apportez ne s’appliquent qu’aux achats futurs du laissez-passer. Les clients ayant acheté le laissez-passer avant vos modifications ne seront pas affectés. Cliquez ici pour en savoir plus.
N’hésitez pas à nous contacter à support@amilia.com ou à démarrer le clavardage si vous avez besoin d’aide concernant l’expiration d’un laissez-passer d’un client.
Quels sont les rapports disponibles concernant les laissez-passer et les activités à la carte ?
À partir du sous-onglet Rapports > Standard :
📃 Laissez-passer : situé sous Opérations. Il comprend qui a acheté un laissez-passer, la date d’expiration du laissez-passer, le nombre total de passes et les passes restantes. Vous pouvez inclure des colonnes d’informations supplémentaires. Ce n’est pas un rapport financier.
📃 Détails des ventes : situé sous Ventes. Passez en revue les transactions de ventes individuelles de laissez-passer et les activités à la carte.
📃 Sommaire des ventes : situé sous Ventes. Ce rapport fournit la somme des ventes par laissez-passer et les activités à la carte.
📃 Détails des paiements par poste comptable : situé sous Comptabilité de caisse. Passez en revue la liste des paiements des clients associés au poste de comptabilité de l’article qui a été vendu.
Puis-je voir combien de personnes se sont inscrites à une activité à la carte ?
Une fois que les clients se sont inscrits à vos activités, vous pouvez suivre le nombre de personnes qui se sont inscrites à partir du sous-onglet Activités > Inscriptions. Il y a deux colonnes qui indiquent combien de personnes se sont inscrites à la session ou à la carte respectivement. Vous pouvez cliquer sur le nom de l’activité elle-même et basculer entre les vues Session et À la carte pour voir les informations sur les participants inscrits.
Dernière mise à jour en mai 2024