Ce n'est pas parce qu'une activité est complète que vos clients doivent perdre l'occasion de s'inscrire. Les administrateurs disposant des bonnes permissions peuvent activer les listes d'attente sur les sessions et à la carte pour suivre les participants qui souhaitent être avertis si une place se libère.

Dans le sous-onglet Activités > Modifier, cliquez sur l’activité pour ouvrir la fenêtre d’édition et faites défiler jusqu’à la section Liste d’attente. Cliquez sur « Activer » pour démarrer la liste d’attente sur toutes les sessions et les activités à la carte proposées dans l’activité. Les listes d’attente ne sont pas disponibles pour les leçons privés.

💡 Utiliser l’édition massive pour activer la liste d’attente sur plusieurs activités à la fois au sein d’un même programme.

Veuillez choisir entre trois paramètres de liste d’attente :

Lorsqu’une activité est complète, les clients et les administrateurs peuvent ajouter un nombre illimité de personnes à la liste d’attente, pourvu qu'ils sont admissible pour l'activité. Une même personne peut figurer sur plusieurs listes d’attente. Une liste d’attente peut être « active » tout au long de la session et jusqu’à l’heure de début de l’activité (à moins qu’il n’y ait des périodes d’inscription). Les clients peuvent voir si une activité a une liste d’attente. Ils ne pourront pas voir les paramètres de la liste ou les personnes répertoriées. En savoir plus sur les notifications ici.

Dans le sous-onglet Activités > Inscriptions, cliquez sur l'activité, puis sur l'onglet Liste d'attente pour faire le suivi avec ces participants. Le bouton bleu peut basculer entre la liste d'attente pour la session et les occurrences à la carte (si une activité offre les deux). Vous pouvez modifier vos réglages de liste d'attente à tout moment en cliquant sur le lien au bas de la page.

Les administrateurs peuvent utiliser des actions pour mettre à jour le statut d’un participant sur n'importe quel liste d'attente.

Le statut est mis à jour en fonction des actions entreprises par un administrateur ou (dans le cas de listes d’attente automatisées) par le participant. Un participant qui est automatiquement informée d’une place libre peut ignorer (Expiré), s’inscrire (Inscrit) ou se retirer de la liste d’attente (Résilié par le client). Vous pouvez filtrez la page de la liste d’attente par statut.

Cette section explique comment les informations sur le formulaire de liste d’attente sont utilisés, quel courriel est utilisé pour envoyer des notifications automatisées/manuelles et finalement, quel(s) courriels(s) un participant sur liste d’attente recevra.

Comme d'habitude, lorsqu'un participant s'inscrit à l'activité, une confirmation de facture est envoyée au responsable de compte. Les participants peuvent également afficher toutes les notifications qu'ils reçoivent de l'onglet Communications dans leur compte personnel.

Lors de l’ajout d’un participant à une liste d’attente, SmartRec confirme le courriel et le numéro de téléphone provenant des informations personnelles du responsable de compte. Une confirmation est toujours envoyée à ce courriel pour confirmer que le participant a été ajouté à la liste d’attente.

Si les coordonnées sont modifiées sur le formulaire de liste d’attente, elles sont également modifiées dans les informations personnelles du responsable de compte et sur toutes les listes d’attente.

Pour envoyer des notifications par courriel, SmartRec fait référence non seulement aux informations de contact sur le formulaire de liste d’attente. Voici à quoi s’attendre si le participant sur liste d’attente est :

✉️ Le responsable de compte

Tous les courriels manuels/automatisés sont envoyés à l’adresse indiquée dans les informations personnelles du responsable de compte. Cela correspondra aux informations de contact les plus récentes fournies sur le formulaire de liste d’attente.

✉️ Un membre du compte adulte (18 ans et plus)

Tous les courriels manuels/automatisés sont envoyés à l’adresse indiquée dans les informations personnelles du membre du compte. Si aucun, SmartRec utilise les informations de contact sur le formulaire de liste d’attente.

✉️ Un membre du compte enfant

Tous les courriels manuels/automatisés sont envoyés à l’adresse indiquée dans les informations personnelles de l’enfant. S’il n’y en a pas, SmartRec utilise le courriel du tuteur principal. S’il n’y en a pas, SmartRec utilise le courriel du tuteur secondaire. Si aucun, SmartRec utilise les informations de contact sur le formulaire de liste d’attente.

Chaque fois qu’une personne est ajoutée à une liste d’attente dans la boutique, un courriel de confirmation est envoyé au responsable de compte avec le nom de votre organisation, son logo, le nom de l’activité et son horaire. Cliquez sur « Voir l’activité » pour accéder à l’activité dans la boutique.

Liste d’attente automatisée — Lorsqu’une place se libère, un courriel est envoyé à ceux qui sont « en attente ».

Liste d’attente manuelle — Lorsqu’une place se libère, vous devez envoyer les courriels manuellement.

Les administrateurs ont besoin d'une ou plusieurs permissions pour accéder à la page de la liste d'attente et pour effectuer certaines actions. L'administrateur principal peut accéder à tout.

🔑 Clients :

🔑 Programmations et activités :

Si une activité propose à la fois des sessions et des visites à la carte, la liste d'attente est activée pour les deux.

Oui. Au bas de la page de la liste d'attente, cliquez sur "Voir un sommaire des réglage de la liste d'attente" pour apporter des modifications à tout moment sans perdre les données de la liste d'attente.

Non. Les administrateurs peuvent contourner les restrictions pour les enregistrer dans la boutique, mais il n'est pas possible pour quiconque d'ajouter un participant inéligible à la liste d'attente.

Lorsque toutes les places disponibles sont complet, une place peut se libérer lorsque :

Les participants en liste d'attente peuvent réclamer une place libre dans les conditions suivantes :

Si deux places sont ouvertes et qu’il y a au moins deux participants sur la liste d’attente, les places sont fermées au public et réservées à ceux qui sont sur la liste d’attente jusqu’à ce qu’ils aient eu une chance équitable de s’inscrire.

Si la liste d’attente offre les places en ordre d’inscription, une seule place se libère à la fois. Dans ce scénario, une place est offerte à chaque participant à son tour. Après que tout le monde ait l’occasion de s’inscrire, la deuxième place est offerte aux participants avec un statut « En attente ». S’il n’y en a pas, la place est ouverte au public.

Si la liste d’attente offre les places à tout le monde en même temps, jusqu’à deux participants sur la liste d’attente peuvent réclamer la place dans la boutique en même temps. Si la liste d’attente est manuelle, un administrateur enregistre les participants.

Le statut du participant repasse à « En attente ». Si la liste d’attente est automatisée, le participant est averti de la prochaine place qui se libère. N'oubliez pas que les notifications automatiques ne sont envoyées qu'aux participants dont le statut est « En attente ».

Oui, mais vous devez rédiger le contenu du message et la date d’envoi n’est pas enregistrée dans la colonne « Dernier courriel ». Vous pouvez suivre les courriels envoyés manuellement dans l'onglet Communications.

Si vous souhaitez ouvrir des places supplémentaires, mais ne souhaitez pas informer les participants sur une liste d’attente automatisée, vous devez cliquer sur le résumé des paramètres actuels de la liste d’attente au bas de la page de la liste d’attente pour apporter des modifications. Une fois dans le sous-onglet Activités>Modifier, faites défiler jusqu’aux paramètres de la liste d’attente et décochez « Envoyer une notification automatique par courriel lorsqu’une place se libère ». Enregistrez l’activité. Cela désactive les notifications automatiques. Vous pouvez maintenant ajouter vos places additionnelles.

❗ Attendez quelques minutes avant de réactiver les courriels automatisés.

Les clients ne peuvent pas voir tout le monde sur une liste d’attente. Cependant, lors de l’ajout d’une personne à une liste d’attente, une étiquette identifie quel membre du compte est déjà sur la liste d’attente de l’activité. Seuls les administrateurs ont accès à la page de liste d'attente.

Une liste d’attente automatisée redémarrera, mais seulement si quelqu’un s’est inscrit à la place libre précédente. De plus, seuls les participants avec un statut « En attente » sont notifiés de la nouvelle place.

Dans les listes d'attente qui proposent des places dans l'ordre, les participants avec un statut Expiré ne reviendront pas en attente si une autre nouvelle place s'ouvre.

Une liste d'attente peut être activée pour une activité cachée dans la boutique. Cependant, si l'activité atteint sa capacité et qu'une place se libère, aucune notification de liste d'attente ne sera envoyée aux participants tant que l'activité restera cachée.

Le compteur de liste d'attente fonctionne en comptant 24 heures pour une journée, plutôt qu'en regardant le jour calendaire.

Si une place se libère pour une activité cachée, la liste d'attente n'est pas déclenchée pour envoyer des notifications. Une activité doit être visible (c'est-à-dire un statut normale) pour que la liste d'attente fonctionne comme prévu.

Une fois la date d'une activité passée, tous les noms restants sur une liste d'attente pour des sessions ou des activités à la carte y resteront. Il n'existe aucun mécanisme permettant d'effacer la liste d'attente une fois qu'une activité a eu lieu.

* Dernière mise à jour en mars 2023