Télécharger les listes d'attente à partir de l'onglet des Applis !
Ce n'est pas parce qu'une activité est complète que vos clients doivent perdre l'occasion de s'inscrire. Les administrateurs disposant des bonnes permissions peuvent activer les listes d'attente sur les sessions et à la carte pour suivre les participants qui souhaitent être avertis si une place se libère.
Dans cet article :
3.2 Le statut
1. Comment activer une liste d’attente
Dans le sous-onglet Activités > Modifier, cliquez sur l’activité pour ouvrir la fenêtre d’édition et faites défiler jusqu’à la section Liste d’attente. Cliquez sur « Activer » pour démarrer la liste d’attente sur toutes les sessions et les activités à la carte proposées dans l’activité. Les listes d’attente ne sont pas disponibles pour les leçons privés.
💡 Utiliser l’édition massive pour activer la liste d’attente sur plusieurs activités à la fois au sein d’un même programme.
Veuillez choisir entre trois paramètres de liste d’attente :
Activer : Cochez cette case uniquement pour activer une liste d’attente manuelle. Lorsqu’une place s’ouvre, les administrateurs doivent envoyer des courriels et enregistrer manuellement les participants de la liste d’attente.
Offrir des places en ordre d’inscription sur la liste d’attente : Lorsqu’une place se libère, un courriel automatisé est envoyé au participant le plus haut sur la liste pour lui offrir de s’inscrire ou se retirer de la liste d’attente. Si aucune action n’est entreprise avant la fin du délai pour réserver une place, un autre courriel est envoyé au participant suivant. Les participants en liste d’attente ne peuvent réserver la place qu’à leur tour. Une fois qu’ils ont tous eu leur tour, la place s’ouvre au public.
Offrir des places à tous les clients sur la liste d’attente en même temps : Lorsqu’une place se libère, un courriel automatisé est envoyé à tous les participants pour s’inscrire ou se retirer de la liste d’attente. Ils doivent réclamer leur place selon le principe du premier arrivé premier servi. Lorsque le délai pour réserver une place est écoulé, la place disponible s’ouvre au public.
Les places sont ouvertes au public une fois que les participants sur la liste d’attente ont eu l’occasion de s’inscrire. Si plusieurs places s’ouvrent en même temps, le surplus est immédiatement accessible au public. Par exemple, s’il y a 3 personnes sur la liste d’attente et 5 nouvelles places ouvertes, 3 places sont temporairement réservées aux personnes sur la liste d’attente et 2 places sont ouvertes au public.
2. Comment ajouter quelqu’un à la liste d’attente
Lorsqu’une activité est complète, les clients et les administrateurs peuvent ajouter un nombre illimité de personnes à la liste d’attente, pourvu qu'ils sont admissible pour l'activité. Une même personne peut figurer sur plusieurs listes d’attente. Une liste d’attente peut être « active » tout au long de la session et jusqu’à l’heure de début de l’activité (à moins qu’il n’y ait des périodes d’inscription). Les clients peuvent voir si une activité a une liste d’attente. Ils ne pourront pas voir les paramètres de la liste ou les personnes répertoriées. En savoir plus sur les notifications ici.
3. Comment utiliser la page de la liste d'attente
Dans le sous-onglet Activités > Inscriptions, cliquez sur l'activité, puis sur l'onglet Liste d'attente pour faire le suivi avec ces participants. Le bouton bleu peut basculer entre la liste d'attente pour la session et les occurrences à la carte (si une activité offre les deux). Vous pouvez modifier vos réglages de liste d'attente à tout moment en cliquant sur le lien au bas de la page.
Les participants suivent l'ordre (rang) dans lequel ils sont ajoutés à la liste d'attente.
Cliquez sur le nom du participant pour accéder à son compte client.
La colonne du responsable du compte affiche les coordonnées du formulaire de liste d'attente (qui sont mises à jour dans leur compte et dans toutes les listes d'attente).
La colonne de dernier courriel est réservée aux notifications automatiques, et ne prend pas en considération les courriels envoyés manuellement.
Les notes sont uniques à chaque attente.
Exportez ce que vous voyez sur la page en cliquant sur l'icône de flèche.
3.1 Qu’est-ce que les actions ?
Les administrateurs peuvent utiliser des actions pour mettre à jour le statut d’un participant sur n'importe quel liste d'attente.
Sauter | Restaurer | Inscription |
Sauter la place du participant s'il ne souhaite plus s'inscrire. Il ne sera plus sur la liste d'attente. | Remets le statut d'un participant dont la place à été sautée à «En attente». Il sera averti lorsqu'une autre place se libère sur les listes d'attente automatisées. | Inscrire un participant d'une liste d'attente dans la boutique (même si l'activité est complète). |
Les participants peuvent sauter eux-mêmes leur tour sur les listes d'attente automatisées. | Les participants ne peuvent pas restaurer eux-mêmes leur statut sur la liste d'attente. | Les participants peuvent s'inscrire eux-mêmes lors de leur tour sur les listes d'attente automatisées. |
3.2 Le statut
Le statut est mis à jour en fonction des actions entreprises par un administrateur ou (dans le cas de listes d’attente automatisées) par le participant. Un participant qui est automatiquement informée d’une place libre peut ignorer (Expiré), s’inscrire (Inscrit) ou se retirer de la liste d’attente (Résilié par le client). Vous pouvez filtrez la page de la liste d’attente par statut.
4. Comment fonctionnent les notifications de liste d’attente par courriel ?
Cette section explique comment les informations sur le formulaire de liste d’attente sont utilisés, quel courriel est utilisé pour envoyer des notifications automatisées/manuelles et finalement, quel(s) courriels(s) un participant sur liste d’attente recevra.
Comme d'habitude, lorsqu'un participant s'inscrit à l'activité, une confirmation de facture est envoyée au responsable de compte. Les participants peuvent également afficher toutes les notifications qu'ils reçoivent de l'onglet Communications dans leur compte personnel.
4.1 Coordonnées sur le formulaire de liste d’attente
Lors de l’ajout d’un participant à une liste d’attente, SmartRec confirme le courriel et le numéro de téléphone provenant des informations personnelles du responsable de compte. Une confirmation est toujours envoyée à ce courriel pour confirmer que le participant a été ajouté à la liste d’attente.
Si les coordonnées sont modifiées sur le formulaire de liste d’attente, elles sont également modifiées dans les informations personnelles du responsable de compte et sur toutes les listes d’attente.
4.2 Quel courriel est utilisé pour envoyer les notifications
Pour envoyer des notifications par courriel, SmartRec fait référence non seulement aux informations de contact sur le formulaire de liste d’attente. Voici à quoi s’attendre si le participant sur liste d’attente est :
✉️ Le responsable de compte
Tous les courriels manuels/automatisés sont envoyés à l’adresse indiquée dans les informations personnelles du responsable de compte. Cela correspondra aux informations de contact les plus récentes fournies sur le formulaire de liste d’attente.
✉️ Un membre du compte adulte (18 ans et plus)
Tous les courriels manuels/automatisés sont envoyés à l’adresse indiquée dans les informations personnelles du membre du compte. Si aucun, SmartRec utilise les informations de contact sur le formulaire de liste d’attente.
✉️ Un membre du compte enfant
Tous les courriels manuels/automatisés sont envoyés à l’adresse indiquée dans les informations personnelles de l’enfant. S’il n’y en a pas, SmartRec utilise le courriel du tuteur principal. S’il n’y en a pas, SmartRec utilise le courriel du tuteur secondaire. Si aucun, SmartRec utilise les informations de contact sur le formulaire de liste d’attente.
4.3 À quoi ressemblent les notifications par courriel ?
Chaque fois qu’une personne est ajoutée à une liste d’attente dans la boutique, un courriel de confirmation est envoyé au responsable de compte avec le nom de votre organisation, son logo, le nom de l’activité et son horaire. Cliquez sur « Voir l’activité » pour accéder à l’activité dans la boutique.
Liste d’attente automatisée — Lorsqu’une place se libère, un courriel est envoyé à ceux qui sont « en attente ».
Liste d’attente manuelle — Lorsqu’une place se libère, vous devez envoyer les courriels manuellement.
| Pour envoyer un courriel à toutes les personnes figurant sur une liste d’attente de session, accédez au sous-onglet Activités > Inscriptions, cochez l’activité et accédez à Opérations > Envoyer un message aux personnes sur une liste d’attente de session. Pour les activités à la carte, accédez à la page de la liste d’attente pour les activités à la carte et exportez les résultats de la liste d’attente. Vous pouvez copier et coller des courriels à partir de là.
Pour envoyer un courriel à un seul participant sur n’importe quelle liste d’attente, allez dans le sous-onglet Clients > Personnes, recherchez et cochez le nom du participant et cliquez sur Opérations > Envoyer un courriel. |
5. Foire aux questions
Quelles permissions sont nécessaires pour gérer la liste d'attente ?
Les administrateurs ont besoin d'une ou plusieurs permissions pour accéder à la page de la liste d'attente et pour effectuer certaines actions. L'administrateur principal peut accéder à tout.
🔑 Clients :
Afficher les comptes clients : consultez les coordonnées dans la colonne Responsable du compte, ainsi que cliquez sur le nom du participant pour accéder à son profil dans le sous-onglet Membres du compte.
Facturation : Donne accès aux boutons Ignorer/Annuler/Inscription.
🔑 Programmations et activités :
Informations d'inscription des activités : Nécessaire pour afficher la page de la liste d'attente, modifier la section Notes et exporter le rapport de la liste d'attente.
Modification d'activité : utilisez le lien dans la page de la liste d'attente pour modifier les paramètres de la liste d'attente.
Puis-je activer une liste d'attente uniquement pour les sessions ou uniquement pour les activités à la carte ?
Si une activité propose à la fois des sessions et des visites à la carte, la liste d'attente est activée pour les deux.
Puis-je désactiver une liste d'attente ou modifier les paramètres à tout moment ?
Oui. Au bas de la page de la liste d'attente, cliquez sur "Voir un sommaire des réglage de la liste d'attente" pour apporter des modifications à tout moment sans perdre les données de la liste d'attente.
Si une liste d'attente est désactivée, la ou les places ne sont plus réservées aux participants en liste d'attente.
Si une liste d'attente manuelle devient automatisée, les notifications ne sont pas envoyées tant qu'une nouvelle place se libère.
Si une liste d'attente qui propose des places dans l'ordre d'inscription est modifiée pour proposer des places à tout le monde, les notifications ne sont pas envoyées tant qu'une nouvelle place se libère.
Puis-je ajouter un participant à la liste d'attente s'il n'est pas éligible à l'activité ?
Non. Les administrateurs peuvent contourner les restrictions pour les enregistrer dans la boutique, mais il n'est pas possible pour quiconque d'ajouter un participant inéligible à la liste d'attente.
Comment se libère une place ?
Lorsque toutes les places disponibles sont complet, une place peut se libérer lorsque :
Un administrateur ajoute une place additionelle à l'activité dans l'arrière boutique.
Un client annule son inscription ou remplace l'activité par une autre.
Une place a été retirée du panier du client ou le temps de réservation est expiré.
Un participant en liste d'attente peut-il réclamer une place après le début de l'activité ?
Les participants en liste d'attente peuvent réclamer une place libre dans les conditions suivantes :
Ils peuvent s'inscrire à une session après son début, mais pas après le début d'une activité à la carte.
La période d'inscription doit être ouverte ou indéfinie. Ils ne peuvent pas s'inscrire si la période d'inscription est fermée. Les administrateurs peuvent contourner cette restriction.
Si deux places sont ouvertes en même temps, deux participants en liste d’attente peuvent-ils s’inscrire ?
Si deux places sont ouvertes et qu’il y a au moins deux participants sur la liste d’attente, les places sont fermées au public et réservées à ceux qui sont sur la liste d’attente jusqu’à ce qu’ils aient eu une chance équitable de s’inscrire.
Si la liste d’attente offre les places en ordre d’inscription, une seule place se libère à la fois. Dans ce scénario, une place est offerte à chaque participant à son tour. Après que tout le monde ait l’occasion de s’inscrire, la deuxième place est offerte aux participants avec un statut « En attente ». S’il n’y en a pas, la place est ouverte au public.
Si la liste d’attente offre les places à tout le monde en même temps, jusqu’à deux participants sur la liste d’attente peuvent réclamer la place dans la boutique en même temps. Si la liste d’attente est manuelle, un administrateur enregistre les participants.
Que se passe-t-il si je clique sur l’action de Restaurer un participant ?
Le statut du participant repasse à « En attente ». Si la liste d’attente est automatisée, le participant est averti de la prochaine place qui se libère. N'oubliez pas que les notifications automatiques ne sont envoyées qu'aux participants dont le statut est « En attente ».
Puis-je envoyer des courriels manuellement même si la liste d’attente est automatisée ?
Oui, mais vous devez rédiger le contenu du message et la date d’envoi n’est pas enregistrée dans la colonne « Dernier courriel ». Vous pouvez suivre les courriels envoyés manuellement dans l'onglet Communications.
Et si je souhaite ajouter des places supplémentaires, sans informer les participants sur liste d’attente ?
Si vous souhaitez ouvrir des places supplémentaires, mais ne souhaitez pas informer les participants sur une liste d’attente automatisée, vous devez cliquer sur le résumé des paramètres actuels de la liste d’attente au bas de la page de la liste d’attente pour apporter des modifications. Une fois dans le sous-onglet Activités>Modifier, faites défiler jusqu’aux paramètres de la liste d’attente et décochez « Envoyer une notification automatique par courriel lorsqu’une place se libère ». Enregistrez l’activité. Cela désactive les notifications automatiques. Vous pouvez maintenant ajouter vos places additionnelles.
❗ Attendez quelques minutes avant de réactiver les courriels automatisés.
Quelles sont les différences principales entre les listes d’attente manuelles et automatisées ?
Gestion de la liste d'attente | Manuelle | Automatisée |
Notifications automatiques par courriel |
Aucun | Oui. Si nécessaire, l'administrateur peut également envoyer des courriels manuellement |
Inscription |
Seul l'administrateur peut inscrire un participant sur une liste d'attente manuelle | Les participants peuvent s'inscrire à partir du courriel automatique |
Sauter |
Seul l'administrateur peut changer le statut du participant | Les participants peuvent sélectionner l'option 'Retirez-moi de la liste d'attente' à partir du courriel automatique
Leur statut deviendra 'Sauté' |
Restaurer | Seul l'administrateur peut changer le statut du participant | Seul l'administrateur a accès à ce statut |
Dernier courriel |
Ne se montre jamais | Indique la dernière fois qu’un courriel automatique a été envoyé au(x) participant(s) |
Les clients peuvent-ils voir qui est sur la liste d’attente ?
Les clients ne peuvent pas voir tout le monde sur une liste d’attente. Cependant, lors de l’ajout d’une personne à une liste d’attente, une étiquette identifie quel membre du compte est déjà sur la liste d’attente de l’activité. Seuls les administrateurs ont accès à la page de liste d'attente.
Est-ce qu’une liste d’attente « redémarre » si d’autres places s’ouvrent ?
Une liste d’attente automatisée redémarrera, mais seulement si quelqu’un s’est inscrit à la place libre précédente. De plus, seuls les participants avec un statut « En attente » sont notifiés de la nouvelle place.
Dans les listes d'attente qui proposent des places dans l'ordre, les participants avec un statut Expiré ne reviendront pas en attente si une autre nouvelle place s'ouvre.
Est-ce qu'une liste d'attente fonctionne si l'activité est cachée dans la boutique ?
Une liste d'attente peut être activée pour une activité cachée dans la boutique. Cependant, si l'activité atteint sa capacité et qu'une place se libère, aucune notification de liste d'attente ne sera envoyée aux participants tant que l'activité restera cachée.
* Dernière mise à jour en mars 2023