Vous pouvez suivre les présences des participants aux sessions et aux activités à la carte, visionner l’assiduité à des cours passées et exporter les données (y compris les annulations) à partir du sous-onglet Activités > Liste de présence.
1. Comment utiliser la liste de présence virtuelle
Accédez au sous-onglet Activités > Inscriptions.
Cliquez sur le nom d’une activité pour afficher la liste des participants inscrits.
Cliquez sur la Liste de présence.
Cliquez à l’intérieur du cercle pour ajouter un ✔️ ou un ❌. Cela peut être modifié à tout moment.
2. Générer et interpreter la liste de présence sur Excel
Cliquez sur le menu Opérations > Génération de liste de présence pour exporter un fichier Excel.
Vous pouvez ajouter des détails telles que des questions supplémentaires, les adresses, etc.
La liste de présence inclura les inscriptions de session ainsi qu’à la carte.
Vous pouvez indiquer les nouveaux clients pour identifier les clients dont le premier achat auprès de votre organisation est le cours auquel ils participent.
Que signifie les symboles sur l'export du liste de présence ?
Lorsque vous exportez votre liste de présence, vous remarquerez que les champs de prise en compte des présences peuvent être vides ou comporter un symbole. Voici ce qu'ils signifient :
Un administrateur peut être changer la présence à partir du liste de présence virtuelle.
Le statut de 'Choisi de se retirer' n'est disponible que pour les activités donc les activités à la carte sont disponibles.
(Vide) |
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Disponible | Présente | Ne s'est pas présenté | Choisi de se retirer pour cette date |
Comment voir les participations annulées
Une participation annulée est généralement effectuée par le client s’étant initialement inscrit à cette activité.
Bien que vous ne puissiez pas afficher les participations annulées directement sur la liste de présence virtuelle, vous pouvez les inclure lors de l’exportation de la liste de présence vers Excel. Voici comment :
Dans le sous-onglet Activités > Inscriptions, sélectionnez une activité.
Cliquez sur le sous-onglet Liste de présence.
Cliquez sur le menu Opérations > Génération de liste de présence.
Dans les Options, cochez la case pour inclure les annulations.
Lorsque vos sélections sont faites, cliquez sur Générer.
3. FAQ
1. Quelle est la différence entre les listes de présence et les rapports des participants ?
Une liste de présence est un rapport basé sur les occurrences d'activité et sur les participants inscrits qui sont censés participer à cet événement spécifique. Cela peut varier d'une occurrence à l'autre, selon qui est inscrit pour participer à cette occurrence spécifique. Les listes de présence aux sessions sont suivies séparément des listes de présence pour les activités à la carte.
Les rapports d'activité ou de participants affichent une liste de tous les participants inscrits à une activité, qu'il s'agisse d'activité à la carte ou d'inscriptions à des sessions. Il fournit un décompte de tous les participants inscrits à l'activité au complet, par opposition à une liste des participants attendus à chaque occurrence.
2. La prise de présence virtuelle est-elle synchronisée avec le suivi des présences dans la gestion des accès ?
Lorsque vous prenez les présences avec l'application mobile Amilia ou à partir de la section Liste de présences dans le sous-onglet Activités > Inscription, la présence n'est pas synchronisée avec notre outil « Suivi des présences » dans la gestion des accès.
L'outil « Suivi des présences » dans la gestion des accès ajoute des fonctionnalités supplémentaires lorsque vous suivez les entrées et les sorties, telles que les prises en charge des enfants et les notes quotidiennes à votre point d'entrée.