La gestion des accès permet aux administrateurs de surveiller toutes les entrées de visiteurs avec des fonctionnalités de sécurité qui incluent les profils des participants, le suivi du ramassage des enfants, des départs, des soldes de comptes et des bloqueurs d’entrées. Vous pouvez facilement consulter (et exporter) l’historique d’accès en consultant le rapport des Entrées et sorties.
Avant de commencer, assurez-vous que votre point d’accès est prêt !
Comment ça fonctionne
1. Présentation de l’interface de gestion des accès
Le menu des Points d’accès répertorie les points d’accès existants que vous pouvez gérer (ou modifier). Sinon, cliquez sur l’icône « … » pour créer un nouveau point d’accès ou pour afficher le rapport des Entrées et sorties (un résumé personnalisable de tous les scans qui ont eu lieu).
Le champ pour l’Entrée des visiteurs est utilisé pour effectuer une recherche en tapant/copier-coller le nom d’un participant ou son identifiant d’Amilia (une alternative à l’utilisation d’un scanneur).
La Vue d’ensemble des entrées est un journal quotidien des visiteurs dont l’identifiant a été scanné. Le Suivi des présences ajoute plus de fonctionnalités telles que la possibilité de faire l’enregistrement du départ, de suivre le ramassage des enfants et d’ajouter des notes quotidiennes. Cependant, le suivi des présences ne se synchronise pas avec les listes de présence dans l'onglet Activités ou dans l'application mobile Amilia.
L’Information du visiteur affiche des détails, des notes et l’historique des scans de l’identifiant d’un participant. Vous pouvez bloquer l’entrée ou avertir le personnel lors de la numérisation de leur fichier personnel à partir de l’Information du visiteur.
La vue d’ensemble des entrées et le suivi des présences
Votre point d’accès comprend-il des activités ? L’accès est-il accordé uniquement aux affiliées / abonnés ? Suivrez-vous les départs et la récupération des enfants ? En fonction de vos besoins, vous pouvez surveiller les visiteurs à partir de la Vue d’ensemble des entrées, du tableau de Suivi des présences ou des deux !
🏆 Vue d'ensemble des entrées | 🏆 Suivi des présences |
Le journal des visiteurs par défaut | Doit être activé dans la configuration |
Liste tout ceux dont l'identifiant a été scanné, incluant les accès qui ont été accordés ou refusés | Enregistre les entrées et sorties, la récupération des enfants et offre la possibilité d'ajouter des notes du jour |
Affiche le statut du scan (Succès, Accès refusé, Vérifier le compte) | Affiche les boutons d'action pour Enregistrer/Sorti(e) sans afficher le statut du scan |
Ne répertorie pas les visiteurs attendus et ne met pas à jour les listes de présence aux activités | Répertorie les visiteurs attendus pour les événements se produisant ce jour-là et met à jour la liste des présences des activités lors de l'enregistrement |
Le tableau se rafraîchit à 12h Reportez-vous au rapport des Entrées et sorties pour les dates passées | Le tableau se rafraîchit à 12h (y compris les notes du jour) Reportez-vous au rapport des Entrées et sorties pour les dates passées |
2. À quoi s’attendre lors de l’enregistrement et du départ des visiteurs
Il existe trois façons de scanner l’identifiant des visiteurs :
Si vous possédez un scanneur 2D, scannez simplement le code-barres visible sur l’identifiant ou l’affiliation du participant.
Utilisez votre clavier et votre souris dans le champ de recherche Entrée des visiteurs.
Si le suivi des présences est activé, cliquez sur « Enregistrer » ou « Sorti(e) ».
Vous devez utiliser un scanneur 2D ou vous servir du champ de recherche Entrée des visiteurs pour enregistrer les visiteurs qui utilisent une affiliation / abonnement ou un laissez-passer. Ceci ne peut pas être réalisé en utilisant le suivi des présences.
✔️Scan réussi pour l'enregistrement ou la sortie
Les visiteurs doivent être inscrits auprès d'au moins un des types d'accès liés au point d'accès pour se voir accorder l'entrée (c'est-à-dire l'enregistrement). Les visiteurs peuvent utiliser un laissez-passer pour s'inscrire à une activité à la carte admissible à leur arrivée.
Le Suivi des présences est nécessaire pour avoir accès aux fonctions de Sortie. Un visiteur doit d'abord s'enregistrer avant de pouvoir être sorti du point d'accès. Un mot de passe de validation peut être demandé lors du départ des enfants participants, afin de confirmer l'identité de la personne qui les récupère. Cette option peut être activée sous Compte > Formulaires et ajoutée au formulaire d'inscription de l'enfant concerné. L'option Mot de passe pour récupérer l'enfant doit être Visible ou Visible obligatoire.
Scannez ou utilisez le champ Entrée des visiteurs. Pour les activités, vous pouvez vous référer au Suivi des présences (si activé) pour enregistrer les visiteurs attendus pour une activité ayant lieu ce jour-là.
À quoi s'attendre lors de l'enregistrement
Dans la Vue d’ensemble des entrées, le statut du visiteur indique « Succès ».
Dans le Suivi des présences, le bouton pour « Enregistrer » le visiteur est remplacé par un bouton servant à indiquer que le visiteur est « Sorti(e) ».
Le type d’accès (c’est-à-dire l’événement) et l’heure du scan sont visibles à partir de la Vue d’ensemble des entrées et la Suivi des présences.
Lorsque l’accès est accordé sur la base d’une affiliation ou d’un laissez-passer, le profil du visiteur et le bouton « Sorti(e) » s’affichent dans la Suivi des présences (si activé).
À quoi s’attendre lorsqu’un visiteur est Sorti(e)
(le Suivi des présences doit être activé)
Dans la Vue d’ensemble des entrées, le statut du visiteur indique « Succès ». Le statut n’indique aucune différence lorsque vous scannez une entrée ou une sortie.
Dans le Suivi des présences, le bouton de « Sorti(e) » devient grisé.
Pour le suivi du responsable qui vient récupérer un enfant, vous devez sélectionner une personne parmi les contacts de l’enfant.
Le type d’accès (c’est-à-dire l’événement) et l’heure du scan sont visibles à partir de la Vue d’ensemble des entrées et la Suivi des présences.
Si un mot de passe de validation est nécessaire pour s'inscrire à une activité, le mot de passe sera visible à l'administrateur lorsqu'il cliquera pour sortir l'enfant.
🚫Accès refusé
Les visiteurs se verront refuser l’accès s’ils ne sont pas inscrits à au moins un des types d’accès liés au point d’accès, ou que l’option « Bloquer l’entrée aux visiteurs ayant un solde impayé au compte » est activée dans la configuration du point d’accès et qu’elle s’applique à tous les clients. Ils se verront également refuser l’accès si l’option « Bloquer l’entrée au point d’accès » est activée à partir de l’Information du visiteur et s’applique à un client unique.
À quoi s’attendre lorsque l’accès est refusé
Dans la Vue d’ensemble des entrées, le statut indique « Accès refusé ».
Dans le Suivi des présences, les boutons pour l’enregistrement ou la sortie ne fonctionnent pas.
L’heure du scan n’est visible que dans la Vue d’ensemble des entrées.
Pour continuer, le solde impayé doit être résolu (le cas échéant), ou l’option
« Bloquer l’entrée au point d’accès » est désactivée dans l’Information du visiteur (le cas échéant).
Scannez à nouveau le visiteur pour l’enregistrement ou la sortie.
⚠️Vérifier le compte
Les visiteurs se voient accorder l’accès, mais les administrateurs seront alertés afin de vérifier le compte si l’option de configuration « Notifier à l’entrée si le visiteur à un solde impayé au compte » est activée ou si l’option « Alerter le personnel aux points d’accès » est activée dans l’Information du visiteur.
À quoi s’attendre lorsque vous êtes invité à vérifier un compte
Dans la Vue d’ensemble des entrées, le statut du visiteur indique « Vérifier le compte ».
Dans le Suivi des présences, le bouton d’enregistrement ou de sortie est toujours fonctionnel.
Le type d’accès (c’est-à-dire l’événement) et l’heure du scan sont visibles à partir de la Vue d’ensemble des entrées et le Suivi des présences.
L’Information du visiteur s’affiche. Ajoutez ou supprimez des notes si nécessaire.
Vous n’avez besoin que de scanner à nouveau le visiteur lorsqu’il est temps pour lui de partir.
3. Visualisez l’information du visiteur
Dans la gestion des accès, chaque client possède un profil qui apparaît lorsque l’administrateur clique sur leur nom ou lorsqu’il est invité à vérifier le compte. Les clients ne voient pas le profil en question.
L’Information du visiteur permet aux administrateurs :
D’accéder au compte du client : Cliquez sur le nom d’un client dans l’Information du visiteur pour vous rediriger vers son compte client dans le sous-onglet Clients > Membres du compte. De là, vous pouvez accéder rapidement à leur facturation.
D’ajouter/supprimer des notes privées (facultatif) : Ces notes restent présentes jusqu’à ce qu’un administrateur les modifie ou les supprime. Ceci est lié à la section Notes d’admin dans le compte du client, ce qui signifie qu’ils peuvent être consultés, modifiés ou supprimés à partir de l’Information du visiteur ou à partir du compte du client dans le sous-onglet Clients > Membres du compte.
Visionner l’historique des entrées du client : Vous pouvez voir les cinq derniers scans de l’identifiant du client (depuis n’importe quel point d’accès). Cliquez sur
« Voir plus » pour visionner l’activité du compte du client, une nouvelle page qui affiche l’historique complet des scans de l’identifiant en question, y compris des filtres pour cibler votre recherche.
Activer une alerte pour vérifier ou bloquer le client : Contrairement aux alertes de « solde impayé » qui sont activées à partir de la configuration du point d’accès, les alertes dans l’Information du visiteur peuvent être activées à tout moment, pour quelque raison que ce soit, et ne s’appliquent qu’au client spécifique.
🚫 Bloquer l’entrée aux points d’accès : Lorsque vous scannez l’identifiant d’un visiteur, un message d’erreur apparaît et l’accès aux lieux est refusé. Dans ce cas, vous pouvez ajouter la raison du blocage au besoin.
⚠️ Alerter le personnel aux points d’accès : Lorsque vous scannez l’identifiant d’un visiteur, un message vous invite à vérifier le compte. Gardez en tête que cela ne bloque pas forcément l’accès aux lieux.
(Ces alertes peuvent également être activées à partir du sous-onglet Clients>Membres du compte)
4. Foire aux questions
1. Quelle permission est requise pour utiliser la gestion d'accès ?
Les administrateurs doivent se disposer des permissions de Afficher et scanner les entrées et Gestion des points d’accès. La permission Afficher et scanner les entrées est requise, et l’option Gérer les points d’accès peut être ajoutée pour un accès supplémentaire permettant de créer et de modifier les points d’accès.
2. Dois-je activer la fonction de Suivi des présences ?
Par défaut, les entrées sont enregistrées dans la Vue d’ensemble des entrées et affichent le statut de scan du visiteur (Succès, Accès refusé, Vérifier le compte). Vous pouvez enregistrer les visiteurs et activer les alertes, mais d’autres fonctionnalités nécessitent que vous activiez le Suivi des présences.
Le Suivi des présences fournit un tableau supplémentaire pour surveiller les entrées et sorties des visiteurs et permet la sélection de fonctionnalités telles que le suivi de la récupération des enfants et la possibilité de suivre avec précision les visiteurs qui ont obtenu l’entrée en utilisant une affiliation ou un laissez-passer.
3. Quels scanneurs recommandez-vous ?
Le scanneur que vous choisissez doit répondre aux critères suivants :
Offre une numérisation continue
Dispose d’un mode clavier
Numérisation en 2D
Prends en charge Bluetooth (pour les iPad, assurez-vous que le scanneur est compatible. La plupart des scanneurs Bluetooth ne sont pas compatibles avec les iPad).
Nous recommandons Epson, Motorola et Zebra
4. Puis-je enregistrer ou sortir un client pour plusieurs activités à la fois ?
Scannez ou utilisez le champ Entrée des visiteurs pour sélectionner plusieurs activités à la fois.
Dans la Vue d’ensemble des entrées, un scan réussi apparaît pour chaque événement (c’est-à-dire une activité, ou l’utilisation d’une affiliation ou d’un laissez-passer).
Dans le Suivi des présences, le bouton Action pour le visiteur est mis à jour pour chaque événement.
👉 Vous ne pouvez pas utiliser le Suivi des présences pour enregistrer ou sortir un client pour plusieurs événements à la fois. Vous devez cliquer sur le bouton d’Action pour chaque événement individuellement. C’est pourquoi nous vous suggérons d’utiliser votre scanneur ou le champ de l’Entrée des visiteurs le cas échéant.
5. Comment fonctionne l’enregistrement lorsqu’un client utilise un laissez-passer ?
Si un client s’est inscrit à un événement en utilisant un laissez-passer avant son arrivée, il procédera à l’entrée comme tout autre visiteur inscrit à une activité admissible.
Si un client utilise un laissez-passer pour s’inscrire à une activité à la carte à son arrivée, l’activité doit être incluse comme type d’accès admissible dans la configuration du point d’accès.
🎫 Voici à quoi s’attendre :
Vous devez scanner ou utiliser le champ Entrée des visiteurs.
Une nouvelle fenêtre s’ouvrira. Sélectionnez le laissez-passer à partir de la fenêtre.
Si une seule activité à la carte est disponible, le visiteur sera inscrit sur place.
Si plusieurs activités à la carte sont disponibles, vous pouvez sélectionner celle qui convient au visiteur.
Un laissez-passer avec des passes limitées verra une passe déduite de son total.
Si le Suivi des présences est activé, le nom du client apparaîtra sur la liste des visiteurs attendus cette journée-là, et vous pourrez suivre la sortie lorsque le visiteur quittera le point d’accès.
(en anglais pour le moment)
6. Quelle est la différence entre les notes du jour dans le Suivi des présences et les notes administratives dans l’Information du visiteur ?
La section des notes administratives dans l’Informations du visiteur est liée à la section Notes d’admin dans le compte du client. Ils ne changent que lorsqu’un administrateur les met à jour ou les supprime.
Les notes du jour dans le Suivi des présences sont pertinentes pour ce jour-là et disparaissent à minuit, chaque matin. Les clients ne peuvent pas les voir. Vous pouvez vous référer aux notes passées en affichant le rapport Entrées et sorties et en appliquant la colonne Notes du jour.
Les notes du jour sont basées sur le visiteur, et non sur l’événement. Si un client apparaît plusieurs fois dans la liste de Suivi des présences (comme c’est le cas s’il assiste à plus d’un événement ce jour-là), les notes du jour sont identiques pour chaque annonce.
7. Que se passe-t-il si un client n’a pas été indiqué comme sortie à la fin de la journée ?
Les visiteurs sont automatiquement sortis à 23 h 59 si cela n’a pas déjà été fait.
8. Comment fonctionne le rapport des entrées et sorties ?
Vous pouvez accéder au rapport à partir de l’onglet Gestion des accès en cliquant sur l’icône « … » dans le menu Points d’accès et en sélectionnant « Voir le rapport Entrées et sorties ». Sinon, cliquez sur le sous-onglet Rapports > Standard et localisez le rapport Entrées et sorties dans la section Opérations.
Voici quelques caractéristiques du rapport :
Combine les données de tous vos points d’accès dans un seul rapport.
Vous pouvez appliquer des plages de dates, des colonnes ou des filtres pour personnaliser votre rapport. Cliquez sur l’icône de téléchargement pour exporter les données vers Excel.
Vous ne pouvez pas exporter plus de 30 000 lignes de données (c’est-à-dire des scans) à la fois. Si votre plage de dates capture plus de 30 000 scans, nous vous recommandons de raccourcir la plage de dates et d’exporter plusieurs rapports.
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