Un poste comptable (code GL) est un numéro unique ou un code alphanumérique attribué à chaque écriture financière dans le grand livre général d’une organisation. L’attribution d’un code GL personnalisé à chacun de vos items vous aidera à trier les données dans vos rapports de comptabilité.
Dans cet article, nous allons passer en revue le sous-onglet Comptabilité et finance > Postes de comptabilité :
1. Choisir votre type de comptabilité — de caisse ou d’exercice ?
Comment votre organisation suit-elle les revenus ? (N’oubliez pas de sauvegarder !)
💵 La comptabilité de caisse signifie que les revenus sont comptabilisés lorsque le paiement est reçu. Cette méthode est une comptabilisation simple et plus immédiate des revenus.
🧾 La comptabilité d’exercice signifie que les revenus sont comptabilisés lorsqu’ils sont gagnés (c’est-à-dire lorsque le service est rendu). Le paiement n’a aucune incidence sur le moment où les revenus sont comptabilisés. Cette méthode permet de suivre les revenus reporters dans certains rapports.
Vous trouverez plus de détails sur ces 2 types de comptabilité dans la FAQ.
2. Postes comptables personnalisés
Tout ce que vous vendez doit être lié à un poste comptable personnalisé. Il s’agit d’un code GL créé par votre organisation. Les postes comptables personnalisés sont connus comme des comptes de « revenus », car ils permettent de suivre les revenus de chaque item vendu. Ils apparaissent dans tous vos rapports financiers.
👉 Si un poste comptable personnalisé n’est pas attribué à un item, SmartRec attribuera l’item avec le code 0000 — Poste comptable par défaut pour suivre ces revenus dans vos rapports.
Pour créer un code GL, cliquez sur Nouveau poste comptable. Les champs poste et titre sont obligatoires.
Vous pouvez modifier ces champs de poste comptable à tout moment :
Lorsque vous modifiez le code, le titre et/ou la description sous l'onglet Comptabilité et Finance< Postes de comptabilité, il met à jour le poste comptable dans la facturation du client et tous vos rapports.
Si vous remplacez le poste comptable sous L'onglet Activités< Édition, les rapports n’afficheront que son nouveau poste comptable à partir de ce moment. Dans la facturation du client, les codes GL visibles sur les factures restent les mêmes qu'au moment de l'achat.
Vous ne pouvez pas supprimer un poste comptable s’il est associé à un item de votre boutique. Vous devez d’abord enlever le lien entre le poste comptable et l’article avant de pouvoir le supprimer.
Vous pouvez archiver/désarchiver un poste comptable seulement après qu’il est attribué à un item acheté.
Lorsque vous archivez un poste comptable, il sera déplacé vers le bas de la page dans la section Archive et vous ne pourrez plus l’attribuer. Cependant, si le poste comptable archivé est toujours lié à un item, vous pourrez accéder à ses détails dans vos rapports. Vous pouvez toujours désarchiver un poste comptable pour le réutiliser.
3. Postes comptables de système
Les postes comptables de système sont créés et utilisés uniquement par SmartRec à des fins d’écritures de journal. Ils ne peuvent pas être attribués à vos offres.
Vous pouvez modifier le code et le titre d'un poste comptable de système (pour mieux l'aligner sur le format comptable de votre organisation), mais vous ne pouvez pas modifier la description. Les organisations ne peuvent pas modifier la manière dont SmartRec applique ces codes dans les écritures de journal.
Vous ne pouvez pas supprimer ou archiver un poste comptable de système.
Vous trouverez plus de détails sur les postes comptables de système dans la FAQ.
4. Foire aux questions
Quel est l’impact du choix de la comptabilité de caisse vs la comptabilité d’exercice dans SmartRec ?
💵 La comptabilité de caisse met l’accent sur les paiements — dans le sens où les revenus ne peuvent être gagnés sans que le paiement ait été reçu. Supposons qu’un item est facturé le 5 mai et que le client effectue un paiement le 8 mai. Une fois le paiement concilié avec l’item de facture, le revenu provenant de la vente est reconnu le 8 mai.
🧾 La comptabilité d’exercice met l’accent sur les factures — en ce sens que les revenus sont gagnés, quel que soit le moment où le paiement est reçu. Il est reconnu lorsque le service a été rendu au client. Disons que des billets pour un spectacle sont facturés et payés le 5 mai, mais que le spectacle a lieu le 7 mai. Le revenu provenant de la vente sera reconnu le 7 mai.
Avec la comptabilité d’exercice, vous trouverez d'avantage deux nouveaux rapports dans l’onglet Rapports :
Le rapport sur les revenus reportés part du principe que les revenus sont comptabilisés jusqu'à ce que le service a eu lieu. Ce rapport présente vos revenus reportés séparés par poste comptable et indique les comptes concernés
Les écritures de journal deviennent disponibles. Ils suivent l'augmentation et la diminution des soldes dans les comptes du grand livre chaque fois qu'une transaction se produit dans SmartRec.
Quelle que soit votre méthode de comptabilité, les meilleures sources de données financières dans SmartRec sont les écritures de journal et les détails qui les accompagnent.
Dois-je suivre une convention de noms en particulier lorsque je crée un poste comptable personnalisé ?
Les organisations peuvent établir leur propre convention de nommage. Nous vous recommandons de les établir avec la ou les personnes responsables de votre comptabilité.
Que se passe-t-il si je modifie un poste comptable ?
Si vous modifiez le code GL (par exemple, modifiez le code, le titre et/ou la description), les modifications sont mises à jour partout (dans les anciens et les nouveaux rapports) ainsi que dans la facturation du client.
Et si j'échange un poste comptable contre un autre sur un item ?
Voici ce à quoi vous pouvez vous attendre :
Le code GL mis à jour apparaît dans vos rapports à la date à laquelle la modification est effectuée. Les rapports plus anciens restent inchangés (c’est-à-dire que l’ancien poste comptable sur l'item apparaît toujours). Faites confiance aux rapports 📒.
Le code GL mis à jour apparaît sur les nouvelles factures à compter de la date à laquelle la modification est effectuée. Dans la facturation du client, les anciennes factures restent inchangées (c’est-à-dire que l’ancien poste comptable sur l'item apparaît toujours).
Le code GL mis à jour apparaît dans les écritures de journal à compter de la date à laquelle la modification est apportée. Les anciennes entrées de journal restent inchangées.
Pourquoi SmartRec utilise-t-elle des postes comptables de système ?
SmartRec tient un journal avec la comptabilité en partie double pour suivre l’impact des transactions (événements) sur le solde de vos comptes.
Alors que vous créez des postes comptables personnalisés pour suivre les revenus, SmartRec crée des postes comptables de système pour suivre où se situent vos revenus au fur et à mesure que les services sont rendus et que les paiements sont reçus. Les postes comptables de système ne sont utilisés que dans les écritures de journal (et non dans aucun de vos autres rapports financiers).
Pour en savoir plus sur les écritures de journal en général, cliquez ici.
Pour savoir comment chaque code de grand livre du système est utilisé dans les écritures de journal, cliquez ici.
Existe-t-il une liste contenant les items auxquels les postes comptables personnalisés sont attribués ?
Cliquez sur le menu Opérations pour exporter la liste des postes comptables liés. Ce rapport fournit une liste de chaque article de votre boutique auquel un poste comptable personnalisé est associé.
* Dernière mise à jour en mai 2022