Activez les contrats de location à partir de l’onglet des Applis !
Utiliser nos contrats avec un gabarit de signature électronique pour louer vos espaces, équipements, services, etc. et permettez aux clients de lire et de signer un contrat en toute sécurité par voie électronique ou en personne.
Ajouter plusieurs réservations de plateau sur la même facture
Envoyer les contrats aux clients pour signature électronique ou imprimer et signer sur papier
Facturer automatiquement le contrat suite à la signature électronique du client
Soyez averti lorsqu'un contrat est approuvé
Ajuster les prix sur des événements individuels ou sur des séries d'événements
Les contrats sont accessibles aux administrateurs et aux clients en tout temps
Visionner l'historique sur chaque modification apportée à un contrat
Comment ça fonctionne
1.4 Notes
1. Comment créer un contrat de location
Avant de commencer, il est important que vos plateaux, vos grilles tarifaires, vos extras et au moins un gabarit de signature électronique soient prêts à l'emploi. Nous vous recommandons de lier les plateaux à toutes vos activités pour une disponibilité précise.
Fait? Rendez-vous dans l'onglet Contrats et cliquez sur + Nouveau contrat pour sélectionner un client, effectuer des réservations dans le calendrier et ajouter des extras, des frais personnalisés et/ou des notes.
1.1 Choisir un client et lier un gabarit
Dans la section Informations générales :
Le numéro de version augmente chaque fois que vous remettez un contrat approuvé à l'état de brouillon afin qu'il puisse être modifié. Lisez plus à propos des versions de contrat ici.
Écrivez un numéro de contrat et un nom pour le contrat. Choisissez un gabarit de signature électronique déjà sauvegardé.
Sélectionnez un client pour le contrat. Important : si vous comptez envoyer le contrat pour une signature électronique, le client doit disposer d'un nom d'utilisateur et d'un mot de passe pour se connecter à son compte personnel Amilia afin de signer le contrat. Leur compte utilisateur doit également être activé. Sinon, optez plutôt pour une signature manuelle.
Appuyez sur Sauvegarder. Pour faire des changements à la section Informations générales tout en restant dans la version 1, appuyez sur le bouton Modifier. À partir de la version 2, vous ne pouvez modifier que le nom du contrat.
Utilisez le panneau des Actions pour gérer l'état d'approbation du contrat, demander la signature électronique, télécharger pour une signature manuelle, composer des courriels, et afficher l'historique des changements apportés au contrat. Il y a quatre autres sections dans le contrat : Plateaux, Extras, Frais supplémentaires et Notes.
1.2 Fixer une réservation dans le calendrier
Cliquez sur + Réserver un plateau pour voir le calendrier. Choisissez un plateau dans le menu déroulant, puis cliquez sur dans le calendrier ou cliquez sur + Nouvelle réservation pour ouvrir la fenêtre de configuration.
Dans l'onglet Horaire, configurez la réservation comme d'habitude. La réservation est tenue provisoirement jusqu'à l'approbation du contrat. Le créneau horaire ne sera pas disponible pour d'autres réservations de plateau en ligne ni pour les leçons privées. Cela entrera en conflit avec tout événement qu'un administrateur tentera de programmer dans ce créneau horaire provisoire.
Dans l'onglet Tarification, choisissez parmi vos grilles tarifaires déjà créées. Vous seriez en mesure de modifier le prix des événements individuels dans le tableau des plateaux.
Lorsqu'un contrat est à l'état de brouillon, vous pouvez modifier les réservations dans le tableau des plateaux des manières suivantes :
Pour ajouter une autre réservation, cliquez sur + Réserver un plateau.
Pour modifier le prix d'une occurrence, cliquez dans la colonne Prix.
Pour supprimer une occurrence, cliquez sur Supprimer dans la colonne Action. Il peut toujours être restauré.
Pour modifier l'horaire d'une réservation, cliquez sur le plateau dans la colonne Nom.
Pour connaître plus sur l'édition des réservations de contrat, cliquez ici.
1.3 Ajouter des extras et/ou des frais personnalisés
Un extra est un item ou un service que vous pouvez ajouter à vos contrats de location et est destiné aux organisations qui offrent des services ou du matériel supplémentaire lors de la location d'un plateau (ex.: équipement, du personnel, un service de ménage ou de traiteur, etc.). Les extras sont créés dans le sous-onglet Contrats > Extras.
Un item de facture personnalisé est créé dans le sous-onglet Rabais et frais > Items personnalisés.
Cliquez sur + Ajouter un extra/ + Ajouter un frais et choisissez parmi vos frais déjà créer.
Pour les extras, cliquez dans le champ Quantité et/ou Prix pour modifier le montant.
Pour les frais personnalisés, cliquez dans le champ Description pour modifier le libellé du frais, et cliquez dans le champ Prix pour modifier le montant. Cliquez sur le bouton Taxe pour définir les taxes.
Vous pouvez ajouter, modifier, supprimer et/ou restaurer des items selon vos besoins.
1.4 Notes
Tout ce que vous ajoutez dans la section Notes est visible sur le contrat et la facture officiels. Une fois qu'un contrat est approuvé, cette section ne peut pas être modifiée, sauf si vous renvoyez le contrat à l'état de brouillon pour ajouter ou supprimer des éléments facturables.
Les Commentaires administratifs ne sont pas visibles pour le client et peuvent être ajoutées au contrat à tout moment.
2. Comment approuver et facturer un contrat
Il y a deux façons d'approuver et de facturer un contrat à partir du panneau des Actions :
Une fois approuvé, cliquez sur Afficher la facture pour visionner dans la facturation du client et effectuer un paiement. Si le contrat a plusieurs versions, les admins peuvent visionner la facture avec conciliations qui répertorie tout ce qui a été facturé jusqu'à la dernière version du contrat et fait référence à chaque facture et/ou crédit créé en cours de route pour arriver au montant final.
2.1 Obtenir la signature électronique et facturer automatiquement ✍️
Utilisez cette méthode pour envoyer le contrat à l'onglet Documents dans le compte personnel du client afin qu'il puisse signer en ligne. Une fois la signature électronique obtenue, le contrat est automatiquement facturé et l'administrateur qui a créé le contrat en est informé. Le document signé est enregistré dans l'historique du compte personnel du client et les administrateurs peuvent le télécharger à partir du panneau Actions.
Dans le brouillon, cliquez sur « Demander la signature électronique » dans le panneau des Actions pour envoyer le contrat au compte personnel du client pour sa signature électronique. Un courriel est également envoyé au responsable du compte pour les informer que le contrat est prêt à être signé.
Lorsque le contrat est « Signature électronique en cours », rien ne peut être modifié à l'exception des Notes administratives. Il restera dans cet état jusqu'à ce que le client signe en ligne à partir de l'onglet Documents de son compte personnel. Pour apporter des modifications au contrat, « Annuler la demande de signature ». Le contrat non signé disparaît simplement de l'onglet Documents du client. Cliquez sur « Demandez la signature électronique » pour renvoyer la nouvelle version lorsque vous êtes prêt.
Lorsque la signature électronique est obtenue, le contrat est automatiquement approuvé et facturé sur le compte du client. Les réservations sont confirmées dans le calendrier du plateau.
❗ Si vous devez modifier un contrat signé électroniquement après son approbation, cliquez sur « Créer une nouvelle version » pour apporter vos modifications, suivi par « Demandez la signature électronique » pour renvoyer la nouvelle version et attendre que le client signe à nouveau.
2.2 Signature à la main ✏️
Si vous préférez ne pas envoyez le contrat pour une signature électronique, cliquez simplement sur « Approuver et facturer » pour approuver manuellement le contrat et créer une facture. Vous pouvez télécharger une copie papier et demander une signature en personne si nécessaire. Une copie non signée sera enregistrée dans l'historique du compte personnel du client.
Lorsque le contrat est prêt dans Brouillon, cliquez sur « Mettre en attente » dans le panneau Actions pour conserver le document jusqu'à ce qu'il soit approuvé.
Lorsque le contrat est en attente d'approbation, rien ne peut être modifié à l'exception des notes administratifs. Il reste dans cet état jusqu'à ce qu'un admin appuie sur le bouton pour approuver et facturer le contrat. Si vous devez modifier le contrat, cliquez sur « Revenir au brouillon ». Lorsque c'est prête, vous pouvez remettre en attente (ou même changer d'avis et demander une signature électronique) !
Lorsque toutes les parties sont d'accord, cliquez sur « Approuver et facturer » pour facturer le compte du client et confirmer la ou les réservations dans le calendrier des plateaux. Vous pouvez choisir d'envoyer une confirmation par courriel au client. Les clients peuvent également consulter l'historique de l'onglet Documents de leur compte personnel pour consulter une copie non signée.
❗ Si vous devez apporter des modifications au contrat après son approbation, cliquez sur « Créer une nouvelle version ». Vous pouvez également cliquer sur « Modifier le contrat » sur la facture dans la facturation du client pour y parvenir. Lorsque vous avez terminé, cliquez à nouveau sur le bouton « Mettre en attente » suivi de « Approuver et facturer » pour mettre à jour la facturation du client. Le client peut consulter une version mise à jour du contrat dans la section Historique de l'onglet Documents de son compte personnel.
3. Comment modifier ou annuler un contrat
Vous ne pouvez modifier un contrat que lorsqu'il est en version brouillon. Si un contrat est en attente d'approbation ou est déjà approuvé, cliquez simplement sur « Revenir au brouillon » ou le cas échéant, « Créer une nouvelle version » dans le panneau des Actions pour créer une nouvelle version de contrat. Cliquez ici pour en savoir plus sur la modification d'un contrat.
Pour annuler un contrat approuvé, utilisez le panneau Actions :
Cliquez sur le bouton « Annuler le contrat ». Vous pouvez envoyer un courriel de confirmation d'annulation au responsable du compte ; ou alors
Cliquez sur le bouton bleu de la facture pour visionner le détail dans la facturation du client. Cliquez sur l'option « Annuler/rembourser le contrat ».
❗ Les réservations sont annulées. Un ou plusieurs notes de crédit apparaissent dans la facturation du client. L'annulation d'un contrat est définitive, mais vous pouvez toujours télécharger ou envoyer une copie par courriel.
Dans le sous-onglet Contrats, vous pouvez archiver les contrats approuvés, en attente d'approbation ou annulés. Un contrat qui n'a jamais dépassé l'état de brouillon peut être supprimé.
4. Foire aux questions
Quelles sont les permissions nécessaires pour gérer les contrats ?
🔑 Les administrateurs ont accès à la modification des contrats en fonction de leurs permissions de Plateaux :
Voir les plateaux (obligatoire) : visualiser les plateaux ainsi que les réservations en ligne.
Voir les contrats de location (obligatoire) : visualiser les contrats.
Gérer les contrats de location (obligatoire) : créer et modifier les contrats.
Gérer les réservations (obligatoire) : créer et modifier les réservations dans le calendrier.
Autoriser les réservations en conflit d’horaire (facultatif) : créez des réservations, même si elles sont en conflit avec des réservations existantes.
Autoriser les réservations avec un conflit d’horaire entre périodes tampons (facultatif) : créez des réservations, même si elles sont en conflit avec les périodes de tampons existantes.
👉 Une permission de Clients appelée « Facturation client » est nécessaire si les administrateurs souhaitent afficher la page de facturation d’un client et ses transactions dans l’onglet Clients.
Quelle est la différence entre un contrat et une réservation de plateau en ligne ?
Les contrats et les réservations de plateau en ligne peuvent être utilisés pour réserver votre plateau et facturer des extras (c'est-à-dire des articles), mais les réservations en ligne donnent aux clients la possibilité de créer leurs propres réservations, tandis que les contrats ne peuvent être créés que par les administrateurs.
Il existe un autre moyen pour les administrateurs de réserver des installations sans utiliser de contrats. Cliquez ici pour en savoir plus sur la réservation manuelle d'un plateau avec (ou sans) facture.
Dois-je utiliser un gabarit de signature électronique ?
À partir du 18 janvier 2023, le nouveau gabarit fourni par SmartRec est intégré avec les balises nécessaires pour prendre en charge la signature électronique. Que vous choisissiez d'obtenir la signature électronique du client ou une signature manuelle, nous vous recommandons d'utiliser le gabarit de signature électronique pour vous assurer que la fonctionnalité se comporte comme prévu.
Si votre organisation a créé des contrats avant cette date, vos anciens gabarits existants ne contiendront pas les balises nécessaires pour prendre en charge la signature électronique. Nous autorisons une courte période de transition pendant laquelle les anciens gabarits sans les balises nécessaires peuvent toujours être utilisés (avec limitations).
Si vous n'utilisez pas un gabarit de signature électronique, voici ce qui se passe :
Vous ne pourrez pas envoyer le contrat au compte personnel du client pour obtenir sa signature électronique. Lorsque vous cliquez sur « Envoyer pour la signature électronique », SmartRec vous demandera de remplacer l'ancien gabarit par un modèle de signature électronique avant de pouvoir continuer avec l'envoi.
Si vous utilisez un ancien gabarit, la seule façon d'approuver un contrat est lorsque l'administrateur clique sur le bouton « Approuver et facturer ».
Un contrat doit-il être attribué au responsable du compte ?
Un contrat peut être attribué au responsable du compte ou à un membre de compte. La signature électronique appartient au client dont le nom figure sur le contrat. Cependant, de la même manière que lorsqu'un membre de compte est inscrit à une activité, la facture est destinée au nom du responsable du compte.
Le destinataire du contrat doit :
Avoir accès pour se connecter au compte personnel Amilia; et
Le compte personnel Amilia a été activé.
Un contrat peut être attribué à n'importe quel membre du compte, mais s'il ne dispose pas d'un nom d'utilisateur pour se connecter au compte lui-même, optez plutôt pour une signature manuelle pour s'assurer que le destinataire du contrat et la personne qui signe soit la même personne.
Puis-je modifier le prix d'une seule occurrence de réservation ?
Les réservations de contrats sont listées par occurrence dans le tableau des plateaux. Ici, vous pouvez modifier manuellement le prix de chaque occurrence unique.
Cependant, supposons que vous modifiez le prix d'une occurrence, mais que vous vous dirigiez ensuite au calendrier du plateau et modifiez une composante de cette occurrence, cela écrasera les modifications manuelles que vous avez apportées dans le tableau pour cette occurrence.
De même, si vous accédez dans le calendrier du plateau et modifiez la série, cela écrasera les modifications manuelles apportées au tableau pour toutes les occurrences de la série. Il est préférable de laisser les modifications manuelles dans le tableau des plateaux pour la fin.
En savoir plus sur la modification des contrats ici.
Quoi faire s'il y a des conflits d'horaire ?
Les administrateurs avec les bonnes permissions peuvent réserver un plateau même s'il y a conflit. Cependant, si vous voulez faire des changements à des activités existantes ou des réservations pour qu'il n'y ait plus aucun conflit, rappelez-vous:
Si une activité cause un conflit, vous pouvez modifier l'occurrence d'activité conflictuelle. Cliquez ici pour en savoir plus.
Si un autre contrat de réservation cause un conflit, trouvez le plateau et la réservation via le sous-onglet Plateaux > Calendrier. Vous pouvez éditez une occurrence si nécessaire. Vous pouvez également trouver le contrat via le sous-onglet Contrats et modifer ou supprimer la réservation du plateau.
S'il s'agit d'une réservation de plateau sans contrat (avec ou sans facture) qui cause le conflit, modifiez la réservation et les occurrences via le sous-onglet Plateaux > Calendrier.
Pourquoi visionner une facture avec conciliations ?
Si vous approuvez une nouvelle version d'un contrat, une facture ou une note de crédit supplémentaire apparaît dans la facturation du client pour refléter les items ajoutés ou supprimés de la première version du contrat (v1). Il peut devenir complexe de suivre le montant final facturé lorsqu'il existe de nombreuses versions du contrat !
Pour voir facilement ce qui est finalement facturé après l'approbation d'un contrat, cliquez sur le bouton « Visionner la facture avec conciliations » pour afficher une facture qui résume tout ce qui a été facturé sur la dernière version du contrat et fait référence à chaque facture et/ou crédit créé en cours de route pour arriver au montant final. Ceci n'est disponible que pour les administrateurs pour le moment.
Comment les clients fournissent-ils leur signature électronique ?
Lorsque vous cliquez sur le bouton pour « Changer à En attente d'approbation », le contrat est envoyé au compte personnel du client. Le client doit cliquer sur l'onglet Documents pour afficher et signer électroniquement un contrat en attente d'approbation.
Voici un article pour vos clients qui explique le processus.
Puis-je modifier un contrat après son envoi pour la signature électronique ?
Oui. Si la première version du contrat est envoyée et que vous passez en brouillon avant que le client n'ait pu signer, il disparaît de l'historique du client dans l'onglet Documents de son compte personnel. Lisez cet article pour en savoir plus.
Puis-je modifier un contrat une fois qu'il a été approuvé ?
Oui. Cliquez sur « Créer une nouvelle version » dans le panneau des Actions pour créer un nouveau brouillon. En savoir plus sur la modification des versions de contrats ici.
Une notification est-elle envoyée aux administrateurs lorsqu'un client signe en ligne ?
Lorsqu'un client signe en ligne, une notification automatisée est envoyée par courriel à l'administrateur qui a créé le contrat. Gardez à l'esprit qu'une notification automatisée n'est pas envoyée si l'administrateur approuve et facture manuellement le contrat.
Cependant, saviez-vous qu'il est possible de mettre en place des notifications qui sont envoyées aux administrateurs lorsqu'un contrat est facturé ? Accédez au sous-onglet Compte > Préférences de messagerie et ajoutez une ou plusieurs adresses courriels d'administrateur afin qu'ils soient avertis lorsqu'un contrat est facturé sur le compte d'un client.
Comment percevoir les paiements des contrats ?
Que le contrat soit approuvé manuellement par un administrateur ou automatiquement suite à la signature électronique du client, le paiement n'est pas effectué en même temps. Voici quelques options pour la collection :
a) Bouton « Effectuer un paiement » disponible pour les clients
Si vous souhaitez donner aux clients la possibilité de payer à partir de leur compte personnel, assurez-vous que votre organisation autorise les paiements en ligne et permet aux clients de payer leur solde impayé en ligne. Ceci est coché dans le sous-onglet Comptabilité et finance > Paiements.
Si votre client a un solde impayé, le bouton Effectuer un paiement apparaît dans l'onglet Facturation de son compte personnel lorsque votre organisation est sélectionnée.
Nous avons également inclus un bouton « Effectuer un paiement » qui apparaît sur le document lorsque vous envoyez une facture par courriel ; et un lien cliquable dans la pièce jointe en PDF envoyée lorsque vous envoyez un relevé de compte par courriel à partir du menu Opérations dans la facturation du client. Lorsque le client ouvre le courriel avec la facture, il peut cliquer sur le bouton « Effectuer un paiement ». S'il ouvre le courriel avec le relevé de compte, puis ouvre le PDF, il peut cliquer sur le lien pour effectuer le paiement.
b) Traiter le paiement du client avec un mode de paiement enregistré
Si votre organisation a l'autorisation du client, vous pouvez effectuer un paiement sur la facture du contrat et sélectionner le mode de paiement sauvegardé que vous êtes autorisé à utiliser.
c) Demandez au client de contacter directement votre organisation
Si votre organisation n'autorise pas les clients à payer leur solde en ligne ou si vous n'êtes pas autorisé à utiliser un mode de paiement sauvegardé, demandez au client de contacter votre organisation pour prendre le paiement par téléphone ou en personne.
Pourquoi le client voit-il une erreur lorsqu'il essaie de visionner un contrat pour la signature électronique ?
Un client peut voir une page d'erreur lorsqu'il tente d'afficher un contrat pour une signature électronique pour les raisons suivantes :
Le compte personnel Amilia n'est pas activé. Pour vérifier, accédez à la page Membres du compte dans l'onglet Clients et vérifiez dans le panneau Actions. Si vous ne parvenez pas à afficher un nom d'utilisateur, c'est que vous devez quand même envoyer une demande d'activation au client pour activer son compte.
Le client est un membre du compte qui ne dispose pas de son propre nom d'utilisateur et de son mot de passe pour se connecter au compte personnel.
Disons que Jane Doe a un compte Amilia et qu'elle a ajouté son enfant Eva en tant que membre du compte. Jane accède à son compte en se connectant avec son nom d'utilisateur « Jane.Doe@email.com ». Eva ne se connecte pas au compte.
Un administrateur crée un contrat pour Eva et l'envoie pour une signature électronique. Le courriel de notification de contrat est envoyé à l'adresse de communication d'Eva à « Eva@email.com ».
Eva reçoit le courriel et clique sur le lien du contrat mais voit un message d'erreur.
La raison en est que bien que la notification soit envoyée à Eva, le contrat n'est accessible qu'avec un nom d'utilisateur (c'est-à-dire une adresse courriel de connexion) lié au compte. Eva n'a pas de nom d'utilisateur ni de mot de passe pour se connecter au compte personnel, seule sa mère Jane en a (Jane.Doe@email.com).
Dans ce cas, nous vous recommandons d’utiliser plutôt une signature manuelle. Pour qu'un client puisse fournir sa signature électronique, il doit pouvoir se connecter au compte personnel avec son nom d'utilisateur et son mot de passe.
* Dernière mise à jour en juin 2023