Activez les Réservations de plateaux en ligne à partir de l'onglet des Applis !
La réservation de plateau en ligne offre aux organisations un moyen simple et pratique d'accepter des réservations en ligne.
Configuration facile avec la planification automatisée à travers tout vos plateaux;
Permettre aux participants de réserver des plateaux n'importe où et n'importe quand;
Options de réservation avancées pour répondre au besoins de planification unique de votre entreprise;
Ajoutez les articles suggérés ou requis à vos réservations en ligne;
La disponibilité en temps réel garantit qu'aucune réservation ne se chevauche.
Comment ça marche
3. Gestion des réservations de plateau en ligne
- Consulter ou annuler un réservation (administrateur)
- Comment est affichée une réservation pour un client
4. FAQ
1. Configurer votre réservation de plateau en ligne - c'est facile !
À partir de l'onglet Plateaux, cliquez sur Nouveau plateau ou sur un plateau existant pour accéder à sa configuration et faites défiler jusqu'à la section Réservation en ligne pour activer la réservation en ligne pour ce plateau dans votre boutique. Les configurations enregistrées dans cette section sont sauvegardées même si vous décochez la case plus tard.
Il y a 3 sections à configurer : Réservation en ligne, Détails du plateau, et Prix et paiement.
Réservation en ligne
Rédigez la description qui apparaitra dans la boutique, configurez vos images, choisissez le type de réservation en ligne, liez des formulaires, définissez les heures d'arrivée/de départ, la durée des réservations et les heures de préavis.
Visible signifie que les clients peuvent réserver votre plateau dans la boutique. Caché signifie qu'ils ne peuvent pas voir ni réserver votre plateau dans la boutique. Les administrateurs peuvent effectuer des réservations de plateau en ligne à tout moment.
La description est visible dans la boutique, ainsi que jusqu'a 10 images. En savoir plus ici.
Choisissez si les réservations à l'heure, de nuitées ou par bloc auront lieu dans ce plateau. En savoir plus ici.
Choisissez une catégorie qui décrit le mieux ce plateau. Les catégories optimisent l'expérience de navigation de vos clients.
Lorsque vous liez un formulaire d'inscription pour adulte et/ou enfant, celui-ci doit être rempli au moment du paiement. Si aucun formulaire n'est sélectionné, le responsable du compte confirme simplement ses coordonnées de contact. Vous pouvez également attribuer un formulaire d'achat pour collecter des informations sur la réservation (par exemple, abri, table de pique-nique, camping, etc.) avec des réponses liées à la réservation et non à la personne.
Afficher la disponibilité et permettre aux clients de réserver par incréments (de 15, 30, 60 minutes ou Personnalisé) ou établir l'heure d'arrivée/de départ pour les réservation de nuitées.
Une période tampon peut être ajoutée si une pause est requise avant ou après les réservations. Le tampon n'est pas inclus dans la réservation du client. Ex. : Un client réserve de 15 h à 16 h. La prochaine heure disponible pour réserver sera à 16 h 15, car l'administrateur a configuré une période tampon de 15 minutes après chaque réservation.
Vous pouvez choisir de spécifier un minimum de temps requis avant une réservation de plateau. Ex. : Si le préavis minimum est de 60 minutes, un client pourra réserver que des créneaux horaires ne commençant pas plus tôt qu'une heure avant la réservation.
Choisissez combien de temps en avant un client peut réserver un plateau en ligne. Ex. : Si vous spécifiez 3 mois, un client peut réserver des créneaux horaires allant jusqu'à 3 mois après la date de réservation.
Détails du plateau
Liez votre personnel, ajoutez les règles du plateau ou liez la marchandise qui sera demandée lorsque la réservation en ligne sera ajoutée au panier.
Vous pouvez lier un ou plusieurs membres du personnel à la réservation (qui apparaît alors dans leur(s) horaire(s) et peut être consultée à partir de l'application Amilia pour le personnel).
Ajouter une ou plusieurs règles du plateau si nécessaire. Les règles sont affichées une fois qu'un client a sélectionné le plateau qu'il souhaite réserver.
Les articles apparaissent aux clients comme suggérés ou requis après avoir sélectionné leur réservation d'établissement. Assurez-vous que l'inventaire est suffisant dans le sous-onglet Boutique > Articles.
Un article suggéré n'a pas besoin d'être ajouté au panier.
Un article requis ne sera pas demandé si le client sélectionné a déjà acheté le ou les articles dans le passé. S'ils n'ont jamais acheté l'article, ils doivent l'ajouter à leur panier.
Un article requis avec chaque réservation doit être acheté, même si le client a acheté l'article dans le passé. C'est idéal si vous avez besoin de dépôts de garantie. Les administrateurs ne peuvent pas contourner cette exigence lors du paiement. En savoir plus ici.
Prix et paiement
Choisissez le barème de prix pour le plateau en ligne et les modes de paiement acceptés.
Assignez une grille tarifaire (par heure, par jour ou prix fixe) pour indiquer le coût horaire de votre plateau en fonction de la durée de la réservation, y compris une option « gratuit ». La grille tarifaire devrait correspondre au type de réservation (par heure, par nuitée ou par bloc) pouvant avoir lieu dans le plateau. Par exemple, un type de réservation d’une nuitée doit utiliser une grille tarifaire « par jour ».
❗ Si vous choisissez une grille tarifaire de prix fixe, assurez-vous qu’elle comporte au moins une période de prix avec un montant. Sinon, elle apparaîtra comme « gratuite » dans la boutique.
2. Comment réserver un plateau en ligne
Lorsqu'au moins un plateau est visible et disponible pour la réservation en ligne, l'onglet Réservation de plateau s'affiche dans votre boutique. Seuls les plateaux visibles apparaissent. Si un plateau n'a pas de disponibilité, les clients peuvent le voir, mais ils ne peuvent pas accéder à son horaire pour réserver.
Voici à quoi vous attendre :
Cliquez sur un plateau pour afficher son calendrier de disponibilité. Choisissez un créneau horaire par réservation.
Choisissez un participant et faites défiler jusqu'à Ajouter au panier. Lorsqu'une réservation est dans le panier, elle n'est pas disponible pour la réservation par un autre client.
Une fois terminé, les clients devront remplir le formulaire applicable.
Les administrateurs peuvent être avertis lorsqu'un client réserve un plateau en ligne. En savoir plus.
3. Gérer les réservations en ligne
Les administrateurs peuvent suivre les réservations en ligne à partir du sous-onglet Calendrier et ils peuvent télécharger le rapport des événements de vos plateaux à partir de l'onglet Rapports. Dans d'autres rapports, les ventes provenant de réservations en ligne partagent le même code de grand livre attribué à l'établissement. Les clients peuvent consulter leur(s) réservation(s) d'installations en ligne dans leur compte personnel.
✏️ Consulter ou annuler une réservation (administrateur)
Accédez au calendrier du plateau pour visionner une réservation en ligne indiquée par couleur. Cliquez sur la réservation pour ouvrir les détails de l'événement. Il fournit des liens pour afficher la configuration du plateau, le compte du client et le statut de la facture (PAYÉ ou IMPAYÉ).
Les administrateurs ne peuvent pas modifier une réservation de plateau en ligne. Si des modifications doivent être apportées, la facture doit être annulée. Seuls les administrateurs peuvent annuler les réservations de plateau.
Vous pouvez annuler rapidement la réservation en cliquant sur Annuler. Cela annule et crédite la facture et supprime la réservation du calendrier. Le créneau devient disponible en ligne. Si vous devez effectuer un remboursement, vous devez accéder à la facturation du client.
Sinon, vous pouvez Voir la facture pour gérer la facture directement dans la facturation du client. Vous pouvez annuler/rembourser comme vous le feriez avec n'importe quelle autre facture.
👪 Comment est affichée une réservation pour un client
À partir de leur compte personnel, les clients peuvent consulter leur(s) réservation(s) en ligne dans l'onglet Facturation en cliquant sur le bouton Visionner sur la facture ; ou dans l'onglet Achats en faisant défiler jusqu'à la section Réservation de plateau. Il apparaît également dans l'application Amilia.
Les clients ne peuvent pas annuler eux-mêmes une réservation d'établissement. Ils doivent vous contacter.
4. Foire aux questions
Puis-je modifier le nom de l'onglet pour les réservations en ligne dans la boutique ?
Lorsqu'au moins un plateau est visible et disponible pour la réservation en ligne, l'onglet « Réservation de plateau » apparaît dans votre boutique. À partir du sous-onglet Boutique > Réglages de boutique > Personnaliser, vous pouvez :
Changer le nom (libellé) de la section en français et/ou en anglais ;
Changez la position de la section dans votre boutique ;
Rendre la section visible ou invisible (que les plateaux soient visibles ou non).
Les clients doivent cliquer sur la section « Réservation de plateau » (ou le nom que vous attribuez) pour afficher la liste de tous les plateaux visibles disponibles pour les réservations en ligne.
La disponibilité du plateau en ligne tient-elle compte de toutes mes autres réservations ?
Bien sûr ! Les activités, les leçons privées, les réservations administratives, les contrats, les heures d'ouverture des plateaux et les journées de fermeture sont pris en compte lors de l'affichage des places disponibles pour les réservations de plateau en ligne. Si un plateau est réservé ailleurs ou en attente dans le panier d'un client, il ne sera pas disponible à la réservation en boutique.
Quelle est la différence entre chaque type de réservation ?
Le type de réservation détermine la manière dont les clients peuvent réserver votre plateau en ligne. La grille tarifaire doit être adaptée au type de réservation que vous choisissez pour votre plateau.
📆 Réservation à l’heure : le plateau en ligne peut être réservé par incréments (jusqu'à une heure) en fonction de la façon dont l'administrateur à configurée la disponibilité. Les clients devront choisir la durée de la réservation, suivie d’un créneau horaire disponible. Les clients ne peuvent pas réserver les plateaux configurés selon ce type de réservation pour une ou des nuitées. Nous vous recommandons d’utiliser le type de tarification « par heure » dans votre grille tarifaire afin d'offrir des réservations de nuitées.
📆 Réservation de nuitées : voici l’unique type de réservation permettant aux clients de réserver un plateau en ligne pour une ou des nuitées. Les clients choisissent leur date d’arrivée et de départ. Ils devront également réserver au moins une nuit (ou plus, selon votre configuration). Nous vous recommandons d’utiliser le type de tarification « par jour » dans votre grille tarifaire. La réservation par nuit est le seul type de réservation qui affiche un prix $/nuit lorsqu’il est associé à un type de tarification
« par jour » dans la grille tarifaire.
📆 Réservation par bloc : ce type de réservation vous permet de configurer des plages horaires pour définir les jours de la semaine disponibles, y compris l’heure et la durée permises par réservation. Les clients ne peuvent pas réserver des nuitées. Nous vous recommandons d’utiliser le type de tarification « par heure » dans votre grille tarifaire afin d'offrir des réservations de nuitées, car SmartRec calcule le montant de la facture finale en fonction du taux horaire ou du nombre d’heures inscrit dans le bloc.
Quelle est la différence entre une réservation de plateau en ligne et un contrat ?
Les réservations de plateau en ligne et les contrats peuvent être utilisés pour réserver votre installation et facturer des extras (c'est-à-dire des articles), mais les réservations en ligne donnent aux clients l'autonomie de créer leurs propres réservations, tandis que les contrats ne peuvent être créés que par les administrateurs.
Réservation de plateau en ligne | Contrat |
Les clients peuvent réserver le plateau dans la boutique | Seuls les administrateurs peuvent réserver le plateau lors de la création d'un contrat dans l'arrière-boutique |
Prend en charge les rabais | Ne prend pas en charge les rabais |
Prend en charge les extras (articles) | Prend en charge les extras (articles) |
Facturée et payée à la caisse | Facturé à l'approbation du contrat. Un suivi du paiement est requis |
Les charges totales sont calculées sur la base du grille tarifaire et la durée de la réservation | Les charges totales sont calculées sur la base du grille tarifaire mais peuvent être modifiées dans le contrat par un administrateur |
Conviviale pour les clients et les administrateurs | Uniquement convivial pour les administrateurs |
Puis-je appliquer des rabais dans la boutique pour les réservations de plateau en ligne ?
Oui ! Tous les types de rabais (sauf les rabais pour plusieurs personnes) peuvent être appliqués à une réservation de plateau en ligne. Par exemple, le rabais Communautés est un excellent moyen d'offrir des rabais aux clients de votre communauté !
Lorsque vous affichez le rabais dans la boutique, les clients peuvent cliquer sur l'icône Rabais pour voir plus de détails. Cependant, les types de rabais Code promotionnel, Coupons de réduction et Question ne sont pas visibles pour le client qu'à la caisse.
Peut-on offrir des rabais sur la marchandise liée aux réservations de plateau en ligne ?
Oui ! Les rabais sur les marchandises liées fonctionnent de la même manière que les rabais sur n’importe quel item de votre boutique.
La marchandise est-elle suggérée ou requise si le participant possède déjà l’item ?
Si la réservation de plateau en ligne est effectuée pour un participant qui possède déjà un article requis, celui-ci ne lui apparaîtra pas lorsque la réservation sera ajoutée à son panier.
Cependant, si la réservation est effectuée pour un participant qui n’a pas l’article requis, il apparaît pour sélection lorsque la réservation est ajoutée à son panier.
Les articles suggérés sont toujours offerts que le participant ait déjà l’article ou non. Si le participant ne souhaite pas l’ajouter à son panier, il peut cliquer sur Non merci !
Si l'article est requis avec chaque réservation, vous devez le sélectionner pour l'achat lorsqu'il apparaît. Peu importe si le client a déjà acheté l'article dans le passé.
Que faire si la marchandise liée n’a plus d’inventaire ?
S’il ne reste plus d’inventaire de vos articles liés (suggérés ou requis), les participants peuvent réserver le plateau en ligne et passer à la caisse sans être invités à ajouter de la marchandise à leur panier. Suivez bien votre inventaire restant !
Les clients peuvent-ils ajouter plus d’un article de marchandise s’ils le souhaitent ?
Oui, si l’inventaire le permet.
Combien d'images puis-je joindre à une réservation de plateau en ligne ?
Vous pouvez ajouter jusqu'à 10 images par plateau en ligne. Dans la boutique, les clients peuvent cliquer sur l'image pour passer à la suivante (si d'autres sont disponibles). Vous pouvez choisir l'image principale en cliquant sur l'icône ... .
* Dernière mise à jour en décembre 2022