Votre compte personnel contient tout le nécessaire pour surveiller vos achats et vos activités planifiées, gérer vos informations personnelles ainsi que celle des membres de votre compte et contrôler les communications par courriel que vous recevez.
Dans cet article, vous découvrirez :
1. L'onglet Accueil
L’onglet Accueil est la page principale de votre compte personnel. Après vous être connecté, vous obtiendrez un aperçu général des organisations où vous avez effectué des achats, un calendrier affichant toutes les activités prévues, ainsi qu'une liste des événements à venir.
1.1. Accès rapide
Après avoir visité une boutique SmartRec, elle sera ajoutée ici pour un accès rapide.
Cliquez pour afficher vos laissez-passer dans l’onglet Facturation.
Cliquez achats 🛒 pour accéder à la boutique en ligne de l’organisation.
Cliquez pour voir (et payer) votre solde dans l’onglet Facturation.
Cliquez pour lire les courriels de l’organisation dans l’onglet Communications.
1.2. Mon calendrier
Une fois que vous vous êtes inscrit dans une organisation, le calendrier répertorie les jours de fermeture (rose) ainsi que les occurrences d’activité (bleu) et d’autres événements (violet) auxquels vous et les autres membres du compte êtes inscrits. Sur la gauche, jusqu’à 5 événements à venir sont présentés.
Puis-je sélectionner les items à partir du calendrier ?
Cliquez sur une activité ou une réservation en ligne pour accéder à la page d’inscription de la boutique en ligne pour obtenir plus d’informations sur l’événement, ou pour inscrire quelqu’un d’autre.
1.3. Paiements postdatés
Vous pouvez consulter l’état de tous vos paiements postdatés (avec n’importe quelle organisation). Filtrez les paiements planifiés, en traitement, acceptés ou refusés.
Pour gérer ou apporter des modifications aux paiements postdatés, cliquez, sur l’onglet Portefeuille.
2. Gérer les personnes dans votre compte
L’onglet Personnes vous permet de gérer vos informations personnelles ainsi que les profils des membres de votre famille. Vous pouvez ajouter de nouvelles personnes, mettre à jour les coordonnées ou les renseignements médicaux et consulter les formulaires ou ententes requis pour chaque participant.Vous pouvez également mettre à jour les informations de contact et confirmer les tuteurs légaux principaux et secondaires, si nécessaire.
2.1. Ajouter ou ou gérer une personne
Un membre du compte (appelé personne) peut être un enfant ou un adulte associé à votre compte personnel pour l’inscription à des activités ou l’achat d’articles. Idéalement, tous les membres d’un même compte familial partagent la même adresse.
Pour ajouter une personne :
Accédez à l’onglet Personnes.
Cliquez sur Ajouter une personne sous votre nom.
Remplissez les champs requis, puis cliquez sur sauvegarder
👉 Pour inviter une personne à rejoindre votre compte familial, utilisez l’option Inviter à rejoindre le compte familial dans le profil de la personne.
❗ Vous ne pouvez entrer une date de naissance qu’une seule fois.
Une fois enregistrée, elle ne peut plus être modifiée.
🚧 Il n’est pas possible pour le moment de supprimer ou archiver une personne du compte. Cette fonctionnalité est en cours de mise à jour et devrait être de retour d’ici la fin de l’année. Si vous devez retirer une personne de façon urgente — par exemple en cas de doublon ou d’erreur — veuillez communiquer avec le soutien Amilia à support@amilia.com.
2.2. Modifier les renseignements d’une personne
Dans l’onglet Personnes, sélectionnez le profil de la personne à modifier.
Cliquez sur la section que vous souhaitez mettre à jour et apportez vos modifications. Sauvegarder.
Vous pouvez mettre à jour :
Photo de profil
Nom
*Date de naissance (non modifiable après la première saisie ; contactez votre organisation pour une correction)
Genre
Adresse
Numéro de téléphone
Courriel
Renseignements médicaux
Détails d’assurance santé
NAS (pour les utilisateurs du Québec seulement)
👉 Les enfants n’ont pas de section « Adresse ». Ils partagent la même adresse que le titulaire du compte.
👉 Vous pouvez également mettre à jour des informations lors du paiement dans la boutique SmartRec d'une organisation.
2.3. Renseignements propres à une organisation
Chaque organisation peut demander des informations différentes dans son formulaire d’inscription. Par exemple, une organisation peut exiger des contacts d’urgence, alors qu’une autre non.
Pour consulter ou modifier ces informations :
Dans l’onglet Personnes, sélectionnez le nom de la personne.
Faites défiler jusqu’à la section Formulaires par organisation.
Cliquez sur le nom de l’organisation pour ouvrir le formulaire.
Modifiez les champs nécessaires et enregistrez vos changements.
Les formulaires s’ouvrent dans une nouvelle page, ce qui vous permet de réviser et de mettre à jour tous les champs requis par cette organisation.
2.4. Contacts d’urgence et tuteurs légaux
La plupart des organisations exigent des contacts d’urgence, surtout pour les enfants. Ces informations sont essentielles pour la sécurité et, dans certaines régions (comme au Québec), pour l’émission des relevés 24 (RL-24).
Pour mettre à jour les contacts d’urgence :
Dans l’onglet Personnes, sélectionnez le profil de la personne.
Ouvrez la section Contacts d’urgence et tuteurs légaux.
Utilisez les boutons Ajouter ou Supprimer ( cliquez sur l'icône X) au besoin.
S’il y a lieu, indiquez le pourcentage attribué à chaque tuteur légal pour la production du relevé 24.
👉 Le champ RL-24 est disponible pour les organisations basées au Québec qui offrent des services de garde. Si votre enfant est admissible à ce crédit, vous devez déterminer le % à remettre à chaque tuteur légal (le cas échéant). Cliquez ici pour plus de détails.
4. Sauvegardez vos modifications.
3. Gérer les communications courriel
La section Communications présente tous les courriels envoyés par Amilia et les organisations auxquelles vous êtes inscrit(e). Vous pouvez choisir les types de messages que vous souhaitez recevoir.
Nous vous recommandons de garder activés les courriels provenant de notifications@amilia.com afin de ne pas manquer d’informations importantes liées à votre compte ou à vos activités.
Si vous vous désinscrivez, vous ne recevrez plus les messages envoyés par la plateforme et vous risquez de manquer des informations importantes.
3.1. Choisir quel courriel/invitation j'aimerais recevoir
À partir de l'onglet Communications, il est possible de sélectionner les organisations pour lesquelles vous voulez recevoir des communications sous la section Abonnement des courriels. Simplement cochez la case à coté de leur nom.
Sous la section Abonnement aux invitations par courriel, il est possible de sélectionner les organisations pour lesquelles vous désirez recevoir les invitations au calendrier.
3.2. Consulter les courriels envoyés par une organisation
Toutes les communications qui vous sont envoyées par les organisations auprès desquelles vous avez acheté sont visibles à partir de l’onglet Communications. Sous la colonne Courriels, vous pouvez appliquer un filtre pour afficher les courriels d'une organisation spécifique.
3.3 Comment SmartRec priorise l'envoi des notifications par courriel aux participants des activités ?
Voici comment SmartRec priorise l'envoi des notifications par courriel aux participants des activités :
Les notifications par courriel seront envoyées au tuteur légal principal du participant.
Si aucun tuteur légal principal n'est identifié, les notifications par courriel seront envoyées à l'adresse de courriel de contact du responsable du compte.
Si aucun tuteur légal principal ni adresse de courriel de contact du responsable du compte ne sont fournis, les notifications par courriel seront envoyées à l'adresse de courriel utilisée par le responsable du compte pour se connecter à son compte Amilia (nom d'utilisateur).
3.4. Pourquoi est-ce que je ne reçois pas de courriel ?
Avant de contacter une organisation, vérifiez les éléments suivants pour vous assurer que les courriels provenant d'Amilia et d'autres organisations sont envoyés.
Assurez vous que vous êtes inscrit aux communications de l'organisme duquel vous voulez recevoir des notifications à partir du colonne Abonnement des courriels.
Vérifiez votre dossier Pourriel dans votre boite de réception au cas ou un courriel s'y soit retrouvé.
Si le courriel se trouve dans votre dossier Pourriel ajoutez les courriels de l'organisation et celui d'Amilia (notifications@amilia.com) à votre liste de contacts.
4. Foire aux questions
Puis-je supprimer une organisation de l’accès rapide ?
Une fois que vous visitez la boutique SmartRec d’une organisation, une carte d’accès rapide est créée dans l’onglet Accueil afin que vous puissiez y accéder rapidement à l’avenir. Vous pouvez supprimer une carte si :
Il n’y a pas de solde prévu avec l’organisation
Il n’y a aucun article dans le panier pour cette boutique en ligne
Il n’y a pas de nouvelles communications par courriel de leur part
Vous n’avez aucun laissez-passer inutilisé dans l’organisation
L’organisation n’est pas une fédération
Lorsque ces critères sont remplis, une icône X permet de supprimer la carte.
Comment régler un solde impayé ?
Si une organisation permet aux clients de payer leur solde en ligne, vous pouvez « Effectuer un paiement » dans l’onglet Facturation. Cliquez ici pour en savoir plus.
Si le bouton « Effectuer un paiement » n’est pas affiché, vous devrez appeler l’organisation pour effectuer le paiement.
Pourquoi une activité est-elle répertoriée plus d’une fois dans la même journée ?
Une occurrence d’événement apparaît dans le calendrier pour chaque membre du compte qui y est enregistré. Ci-dessous, une activité est répertoriée deux fois le même jour, ce qui signifie que deux membres du compte sont inscrits à la même activité.
Cela se produit également si un membre est inscrit à une activité, alors qu'un autre membre fait partie du personnel responsable durant l'événement.
Puis-je annuler une activité à partir de mon calendrier ?
Non. Cependant, certaines organisations permettent aux clients d’annuler une activité à l’aide de l’application mobile Amilia. Sinon, vous pouvez contacter directement l’organisation.
Comment apporter des modifications à un paiement postdaté ?
Vous ne pouvez pas modifier un paiement postdaté à partir de l’onglet Accueil. Au lieu de cela, cliquez sur l’onglet Portefeuille, puis sur le sous-onglet Paiements à venir. Un bouton d’édition est disponible à droite de chaque paiement planifié.
Vous pouvez uniquement modifier le mode de paiement lié à un paiement postdaté ou mettre à jour les informations de carte de crédit ou de compte bancaire existant. Si vous devez modifier la date de paiement, contactez l’organisation. Cliquez ici pour plus de détails sur le portefeuille.
Comment modifier mon courriel pour accéder à mon compte personnel?
L'adresse courriel que vous utilisez pour vous connecter à votre compte personnel Amilia est également appelée votre « nom d'utilisateur ». Si vous souhaitez modifier l'adresse e-mail utilisée pour vous connecter à votre compte personnel, accédez à l'onglet Paramètres de votre compte personnel et cliquez sur « Changer le nom d'utilisateur ».
Comment puis-je modifier la date de naissance d’une personne ?
Pour des raisons de sécurité et d’exactitude, la date de naissance ne peut pas être modifiée une fois qu’elle a été enregistrée dans le compte.
Si la date de naissance a été saisie par erreur ou doit être corrigée, veuillez communiquer directement avec l’organisation. Elle pourra vérifier l’information et faire la modification pour vous.
Si vous ne savez pas quelle organisation contacter ou si vous avez besoin d’aide supplémentaire, écrivez-nous à support@amilia.com et nous vous aiderons avec plaisir.
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