Votre compte personnel contient tout le nécessaire pour surveiller vos achats et vos activités planifiées, gérer vos informations personnelles ainsi que celle des membres de votre compte et contrôler les communications par courriel que vous recevez.
Dans cet article, vous découvrirez :
1. L'onglet Accueil
L’onglet Accueil est la page principale de votre compte personnel. Après vous être connecté, vous obtiendrez un aperçu général des organisations où vous avez effectué des achats, un calendrier affichant toutes les activités prévues, ainsi qu'une liste des événements à venir.
1.1. Accès rapide
Après avoir visité une boutique SmartRec, elle sera ajoutée ici pour un accès rapide.
🎫 Cliquez pour afficher vos laissez-passer dans l’onglet Facturation.
🛒 Cliquez pour accéder à la boutique en ligne de l’organisation.
⚠️ Cliquez pour voir (et payer) votre solde avec eux dans l’onglet Facturation.
✉️ Cliquez pour lire les courriels de l’organisation dans l’onglet Communications.
⚙️ Gérez l’arrière-boutique de cette organisation si vous êtes un administrateur.
1.2. Mon calendrier
Une fois que vous vous êtes inscrit dans une organisation, le calendrier répertorie les jours de fermeture (rose) ainsi que les occurrences d’activité (bleu) et d’autres événements (violet) auxquels vous et les autres membres du compte êtes inscrits. Sur la gauche, jusqu’à 5 événements à venir sont présentés.
Puis-je sélectionner les items à partir du calendrier ?
Cliquez sur une activité (bleu) ou une réservation en ligne (violet) pour accéder à la page d’inscription de la boutique en ligne pour obtenir plus d’informations sur l’événement, ou pour inscrire quelqu’un d’autre.
❗ Les réservations violettes sont utilisées pour toutes sortes de réservations de plateau. Cependant, s’il ne s’agit pas d’une réservation de plateau en ligne, il n’y aura pas de page d’inscription à laquelle accéder. De même, rien ne se passe lorsque vous cliquez sur un jour de fermeture (rose).
1.3. Paiements postdatés
Vous pouvez consulter l’état de tous vos paiements postdatés (avec n’importe quelle organisation). Filtrez les paiements planifiés, en traitement, acceptés ou refusés.
Pour gérer ou apporter des modifications aux paiements postdatés, cliquez, sur l’onglet Portefeuille.
2. Gérer les membres de son compte
La section Membres vous permet d'ajouter ou de supprimer des membres du compte, de modifier les informations personnelles et de vous assurer que toutes les informations requises dans les formulaires sont remplies pour chaque participant inscrit. Vous pouvez également mettre à jour les informations de contact et confirmer les tuteurs légaux principaux et secondaires, si nécessaire.
2.1. Ajouter ou supprimer un membre
Un membre du compte est un enfant ou un membre adulte de la famille ajouté à votre compte utilisateur dans le but de l'inscrire à une activité ou d'acheter des articles dans la boutique SmartRec d'une organisation. C'est idéale que les membres demeurent au même addresse.
Ajoutez un membre du compte en cliquant sur +Ajouter une personne.
Remplissez les champs et cliquez sur Ok.
Pour supprimer un membre, sélectionnez son profil dans la liste 'Personne'.
Cliquez sur Supprimer pour désactiver le membre.
Si un membre a des achats, vous pourrez uniquement archiver le compte. Leur nom n'apparaîtra plus pour la sélection lors de l'achat dans une boutique en ligne.
Pour désarchiver, sélectionnez leur nom dans l'onglet Membres et cliquez sur Désarchiver.
👉 Si vous avez des profils en double du même membre du compte et que vous ne pouvez pas les supprimer, veuillez nous contacter à support@amilia.com et nous serons heureux de vous aider!
2.2. Modifier les informations d'un membre
Via l'onglet Membres, choisir le membre pour lequel vous souhaitez modifier les informations.
Cliquez sur le bouton Modifier en regard de la section à modifier.
Les enfants n'ont pas de section d'adresse. C'est la même adresse que le titulaire du compte.
Vous pouvez également mettre à jour des informations lors du paiement dans la boutique SmartRec d'une organisation.
2.3. Modifier les informations d'un membre pour une organisation
Chaque organisation a son propre formulaire d'inscription, ce qui signifie que vous pouvez fournir des informations différentes pour chacune d'elles. Par exemple, le besoin d'informations de contact d'un enfant peut varier d'une organisation à l'autre.
À partir de l'onglet Membres, choisir le nom du membre et faites défiler vers le bas.
La section 'Formulaires par organisation' répertorie les organisations pour lesquelles un formulaire d'inscription à été rempli pour un membre.
Cliquez sur l'icône du triangle bleu pour afficher chaque section et sur Modifier si vous devez rapporter des changements.
Sauvegardez vos modifications.
2.4. L'importance des contacts
La plupart des organisations exigent que vous fournissiez les informations de contacts des membres enfants. Cela est important dans les cas d'urgence, de sécurité et pour le relevé 24.
Le nombre de contacts que vous devez fournir varie selon les organisations.
Pour supprimer un contact, cliquez sur l'icône X. Si nécessaire, vous pouvez ajouter un contact.
Le champ RL-24 est disponible pour les organisations basées au Québec qui offrent des services de garde. Si votre enfant est admissible à ce crédit, vous devez déterminer le % à remettre à chaque tuteur légal (le cas échéant). Cliquez ici pour plus de détails.
Sauvegardez vos modifications.
3. Gérer les communications courriel
La section Communications donne un aperçu de tous les courriels qui sont envoyés par Amilia et d'autres organisations et vous permet de choisir ceux que vous souhaitez recevoir. Vous devez toujours accepter les courriels provenant de : notifications@amilia.com, car ils sont envoyés par une organisation via Amilia. Si vous vous désinscrivez, vous ne recevrez plus les messages envoyés par la plateforme et vous risquez de manquer des informations importantes.
3.1. Choisir quel courriel/invitation j'aimerais recevoir
À partir de l'onglet Communications, il est possible de sélectionner les organisations pour lesquelles vous voulez recevoir des communications sous la section Abonnement des courriels. Simplement cochez la case à coté de leur nom.
Sous la section Abonnement aux invitations par courriel, il est possible de sélectionner les organisations pour lesquelles vous désirez recevoir les invitations au calendrier.
3.2. Consulter les courriels envoyés par une organisation
Toutes les communications qui vous sont envoyées par les organisations auprès desquelles vous avez acheté sont visibles à partir de l’onglet Communications. Sous la colonne Courriels, vous pouvez appliquer un filtre pour afficher les courriels d'une organisation spécifique.
3.3 Comment SmartRec priorise l'envoi des notifications par courriel aux participants des activités ?
Voici comment SmartRec priorise l'envoi des notifications par courriel aux participants des activités :
Les notifications par courriel seront envoyées au tuteur légal principal du participant.
Si aucun tuteur légal principal n'est identifié, les notifications par courriel seront envoyées à l'adresse de courriel de contact du responsable du compte.
Si aucun tuteur légal principal ni adresse de courriel de contact du responsable du compte ne sont fournis, les notifications par courriel seront envoyées à l'adresse de courriel utilisée par le responsable du compte pour se connecter à son compte Amilia (nom d'utilisateur).
3.4. Pourquoi est-ce que je ne reçois pas de courriel ?
Avant de contacter une organisation, vérifiez les éléments suivants pour vous assurer que les courriels provenant d'Amilia et d'autres organisations sont envoyés.
Assurez vous que vous êtes inscrit aux communications de l'organisme duquel vous voulez recevoir des notifications à partir du colonne Abonnement des courriels.
Vérifiez votre dossier Pourriel dans votre boite de réception au cas ou un courriel s'y soit retrouvé.
Si le courriel se trouve dans votre dossier Pourriel ajoutez les courriels de l'organisation et celui d'Amilia (notifications@amilia.com) à votre liste de contacts.
4. Foire aux questions
Puis-je supprimer une organisation de l’accès rapide ?
Une fois que vous visitez la boutique SmartRec d’une organisation, une carte d’accès rapide est créée dans l’onglet Accueil afin que vous puissiez y accéder rapidement à l’avenir. Vous pouvez supprimer une carte si :
Il n’y a pas de solde prévu avec l’organisation
Il n’y a aucun article dans le panier pour cette boutique en ligne
Il n’y a pas de nouvelles communications par courriel de leur part
Vous n’avez aucun laissez-passer inutilisé dans l’organisation
L’organisation n’est pas une fédération
Lorsque ces critères sont remplis, une icône X permet de supprimer la carte.
Comment régler un solde impayé ?
Si une organisation permet aux clients de payer leur solde en ligne, vous pouvez « Effectuer un paiement » dans l’onglet Facturation. Cliquez ici pour en savoir plus.
Si le bouton « Effectuer un paiement » n’est pas affiché, vous devrez appeler l’organisation pour effectuer le paiement.
Pourquoi une activité est-elle répertoriée plus d’une fois dans la même journée ?
Une occurrence d’événement apparaît dans le calendrier pour chaque membre du compte qui y est enregistré. Ci-dessous, une activité est répertoriée deux fois le même jour, ce qui signifie que deux membres du compte sont inscrits à la même activité.
Cela se produit également si un membre est inscrit à une activité, alors qu'un autre membre fait partie du personnel responsable durant l'événement.
Pourquoi puis-je cliquer sur certains événements violets, mais pas sur d’autres ?
Les espaces réservés en violet sont utilisés pour les réservations de plateau en ligne, les leçons privées, les contrats de location et d’autres réservations de plateau effectuées par téléphone.
Lorsque vous cliquez sur une réservation de plateau en ligne dans le calendrier, vous accédez directement à la page d’inscription appropriée dans la boutique en ligne de l’organisation. C’est le seul type de réservation de plateau où cela se produit. Rien ne se passe si vous cliquez sur un événement violet qui n’est pas une réservation de plateau en ligne.
Puis-je annuler une activité à partir de mon calendrier ?
Non. Cependant, certaines organisations permettent aux clients d’annuler une activité à l’aide de l’application mobile Amilia. Sinon, vous pouvez contacter directement l’organisation.
Comment apporter des modifications à un paiement postdaté ?
Vous ne pouvez pas modifier un paiement postdaté à partir de l’onglet Accueil. Au lieu de cela, cliquez sur l’onglet Portefeuille, puis sur le sous-onglet Paiements à venir. Un bouton d’édition est disponible à droite de chaque paiement planifié.
Vous pouvez uniquement modifier le mode de paiement lié à un paiement postdaté ou mettre à jour les informations de carte de crédit ou de compte bancaire existant. Si vous devez modifier la date de paiement, contactez l’organisation. Cliquez ici pour plus de détails sur le portefeuille.
Comment modifier mon courriel pour accéder à mon compte personnel?
L'adresse courriel que vous utilisez pour vous connecter à votre compte personnel Amilia est également appelée votre « nom d'utilisateur ». Si vous souhaitez modifier l'adresse e-mail utilisée pour vous connecter à votre compte personnel, accédez à l'onglet Paramètres de votre compte personnel et cliquez sur « Changer le nom d'utilisateur ».
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