Les postes comptables de système apparaissent dans les écritures de journal en tant que comptes de type revenu, actif ou passif ; qui sont débités ou crédités après chaque transaction. Vous pouvez modifier le code du grand livre du système et/ou le nom du grand livre pour mieux correspondre au format utilisé pour votre comptabilité [en dehors de SmartRec].

Nous verrons l'utilisation de chaque poste comptable par défaut pour suivre vos fonds à partir du moment de la vente jusqu'à ce que les revenus soient reconnus.

Les comptes de revenus suivent le revenu (c'est-à-dire la valeur) que votre entreprise gagne. Vos postes comptables personnalisés sont tous des comptes de revenus, ainsi que 3 autres postes comptables générés par le système.

📉 La balance d'un compte de revenus diminue avec les débits (moins de revenue).

📈 La balance d'un compte de revenue augmente avec les crédits (plus de revenus).

Le revenu d'un produit est suivi dans le poste comptable personnalisé qui lui a été attribué. Si vous ne liez aucun code GL personnalisé, SmartRec attribuera automatiquement le poste comptable de revenus par défaut (0000) à l'item.

Ce compte par défaut (comme vos postes comptables personnalisés) reçoit un crédit pour chaque service facturé qui a eu lieu ou n'a pas de date d'occurrence définie. Si le vente d'un produit est annulé, le solde de ce compte est débité (en supposant que le revenu a déjà été reconnu, sinon le compte pour les revenus reportés est débité).

Les rabais automatisés et les rabais personnalisés réduisent vos revenus nettes. Par conséquent, ils sont suivis dans ce compte de revenus en contrepartie, qui a un solde débiteur au lieu du solde créditeur habituel.

En utilisant le compte Défaut - Rabais, vous saurez la valeur perdue à cause des rabais. Lorsqu'un produit est vendu, le compte est débité du montant remisé. Le compte est crédité si la vente du produit est annulée.

Si vous préférez, les rabais peuvent être suivies en tant que débits du compte de revenus d'un produit au lieu d'utiliser un compte de rabais de contrepartie (comme indiqué ci-dessus). Le compte de revenus du produit serait crédité si la vente est annulée.

Pour ce faire, allez dans le sous-onglet Comptabilité et finances > Postes de comptabilités, cochez l'option et cliquez sur Sauvegarder. Les postes comptables de Défaut - Rabais et Défaut - Rabais reportés seront ensuite archivés.

Les fonds de bourses utilisés sont suivis dans ce compte de revenu de contrepartie. Les comptes de contrepartie réduisent les revenus nets, de la même manière que les comptes de dépenses. Par contre, alors qu’un compte de dépenses est utilisée pour représenter l’argent sortant de l’entreprise, un compte de contrepartie, lui, représente l’argent qui ne sera jamais récupéré par l’organisation (par exemple, un retour sur ventes). De ce manière, un compte de contrepartie est plus aligné sur la façon dont un programme de bourses typique suit les fonds.

Lorsque les bourses sont utilisés comme mode de paiement, cela crée un débit sur le compte Défaut - Bourses. Si le paiement par bourse est annulé, cela crée un crédit sur le compte. Une fois que le paiement par bourse est concilié avec une item de facture, les fonds sont transférés au comptes recevables.

Les comptes d'actif sont pour les montants qui ajoutent de la valeur à votre entreprise. Dans SmartRec, cela équivaut aux paiements reçus et aux paiements qui vous sont encore dus. Deux comptes d'actifs par défaut sont fournis pour suivre automatiquement la trésorerie et les comptes recevables.

📈 Les soldes des comptes d'actifs augmentent avec les débits (plus de valeur).

📉 Les soldes des comptes d'actifs diminuent avec les crédits (moins de valeur).

Ce compte d'actif enregistre tous les types de paiements traités dans SmartRec

(la boutique en ligne, paiements hors ligne enregistrés par un administrateur, versements et abonnements).

Chaque fois qu'un paiement est effectué, cela crée un débit sur le compte. S'il y a un remboursement, cela crée un crédit sur le compte.

Ce compte enregistre la valeur de l'argent que les clients vous doivent. Si une facture n'est pas payée immédiatement, elle est enregistrée en tant que débit dans votre comptabilité (par exemple, les versements).

Lorsqu'une facture est créée, elle crée un débit sur le compte. Lorsqu'un paiement est concilié, cela crée un crédit dans le compte.

Les comptes de passif par défaut sont pour les montants que votre entreprise doit ou devra. Recevoir un paiement avant la prestation d'un service au client est considéré comme un passif dans les livres et le demeure jusqu'à ce que le service ait eu lieu. Les revenus ne sont pas encore comptabilisés.

SmartRec génère au moins 4 comptes de passif par défaut pour suivre les dépôts au compte, les revenus reportés, les taxes sur ventes et les laissez-passer. Accédez à l'onglet Rapports (sous Comptabilité d'exercice) et téléchargez le rapport Passif pour obtenir un aperçu des soldes de vos comptes de passif (excluant les taxes de vente) à un jour donné.

📉 Les soldes des comptes de passif diminuent avec les débits (vous devez moins).

📈 Les soldes des comptes de passif augmentent avec les crédits (vous devez plus).

Ce compte de passif représente un espace réservé où l'argent se trouve jusqu'à ce qu'il soit concilié avec un item de facture.

Tout paiement ou crédit qui n'est pas concilié avec une facture crée un crédit dans le compte de dépôt par Défaut - Dépôt au compte. Lorsque le paiement ou le crédit est concilié, cela crée un débit sur le compte.

Ce compte de passif suit les revenus provenant des ventes de services qui doivent être rendus dans le futur. Les revenus reportés sont un passif, mais seront comptabilisés dans le compte de revenus approprié à la date à laquelle le service est rendu. S'il y a plusieurs occurrences, un montant proportionnel de la valeur du service est reconnu par occurrence.

Chaque fois qu'une facture est créée pour un service qui se produit dans le futur, elle crée un crédit dans le compte de Défaut - Revenus reportés. Lorsque le service est rendu, ou si la vente de ce service est annulée (et qu'il y a encore des revenus différés au moment de l'annulation), cela crée un débit sur le compte.

Cliquez ici pour savoir comment les revenus sont reportés en fonction des occurrences d'un service.

Les taxes perçues sur les ventes sont dues au gouvernement. Comme les taxes de vente sont exigibles, elles sont comptabilisées comme des passifs. Chaque taxe de vente facturée par votre organisation est suivi dans son propre compte par défaut (nommé d'après la taxe). Au Québec, nous suivons la TPS et la TVQ.

Chaque fois qu'un article taxable est vendu, cela crée un crédit dans le compte de passif de taxes. Lorsqu'un article taxable est annulé, cela crée un débit.

Les laissez-passer peuvent être échanger pour un service futur. Cela représente une responsabilité fiscale (un passif) pour votre organisation puisque les clients ont payé pour un service qui n’a pas encore été fourni.

Le passif pour les laissez-passer est suivi dans son propre compte (séparément du compte de revenus reportés). Au lieu de reporter les revenus pour la vente d’un laissez-passer en fonction d’une période ou d’une date précise à laquelle un service sera fourni, il est reporté lorsqu’un laissez-passer est échangé. En d’autres termes, chaque fois qu’un laissez-passer est utilisé, la valeur de celui-ci est reconnue.

La vente d'un laissez-passer crée un crédit sur le compte Défaut - Laissez-passer. Au fur et à mesure de l'utilisation des passes, cela créer un débit pour la valeur de chaque passe.

Cliquez ici pour savoir comment les revenus provenant des laissez-passer sont suivis.
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les revenus de la vente d'une carte-cadeau ne sont pas suivis en utilisant le poste comptable qui lui a été attribué. Puisqu'il existe un risque que le destinataire n'échange jamais sa carte-cadeau, l'argent provenant de la vente d'une carte-cadeau est considéré comme un passif.
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Par contre, lorsque vous utilisez une carte-cadeau pour acheter un article, les revenus sont comptabilisés dans le poste comptable de l'article qui a été vendu.
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​Cliquez ici pour savoir comment les revenus provenant des laissez-passer sont suivis.
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* Dernière mise à jour en mai 2022

Comment le revenu est reporté et reconnu dans SmartRec

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