🎁 70% des personnes préfèrent les cartes cadeaux plutôt que d'autres types de cadeaux !

Donner une carte-cadeau est une excellente façon pour les clients satisfaits d’offrir vos services en cadeau à leurs proches.

Pour réclamer une carte-cadeau, le destinataire reçoit par courriel un lien qui redirige vers Amilia afin qu'il puisse créer (ou se connecter) son compte personnel. Une fois connectée, la carte-cadeau est activée dans leur Portefeuille et disponible pour utiliser dans votre boutique ou pour payer un solde de compte. Voici un article pour vos clients pour leur montrer comment ça marche.

À partir du sous-onglet Boutique > Cartes-cadeaux, cliquez sur « Nouvelle carte-cadeau » :

Cliquez et faites glisser l'icône des points pour modifier la position des cartes-cadeaux telles qu'elles apparaissent dans la boutique. Utilisez la colonne des Actions pour modifier, dupliquer ou supprimer/archiver des cartes-cadeaux à tout moment. Cela n’affectera pas les cartes-cadeaux déjà achetées.

Dans la boutique, cliquez sur l’onglet Cartes-cadeaux puis sélectionnez une carte-cadeau :

La facture du client indique l'adresse courriel du destinataire de la carte-cadeau et la date d'envoi. Seuls les admins peuvent annuler une carte-cadeau (tant qu'elle n'a pas été réclamée). Si une carte-cadeau est annulée avant la date d'envoi, le courriel de la carte-cadeau n'est jamais envoyé.

✉️ Supposons que le courriel de la carte-cadeau est envoyé, mais qu'il n'a pas encore été réclamée. Si la carte-cadeau est annulée, le destinataire voit un message "Oups" après avoir cliqué sur le lien pour le réclamer.

Dans le sous-onglet Achats, les admins et les clients peuvent défiler vers le bas pour voir les achats de cartes-cadeaux. Utiliser le bouton Actions pour :

À la date d'envoi, le destinataire est envoyée par courriel un lien spécial qui le redirige vers la page d’Amilia. La carte-cadeau sera déposée dans le compte personnel auquel le destinataire se connecte (ou créé).

Après s’être connecté, le client doit consentir la réception de sa carte-cadeau s’il n’a jamais visité la boutique de l’organisation. Après avoir consenti, un message de succès confirme que la carte-cadeau a été ajoutée à son compte.

Le solde des cartes-cadeaux sont visible dans le Portefeuille du compte personnel.

À la caisse, les fonds de la carte-cadeau peuvent être utilisés sous la forme d’un crédit de compte ; soit à la caisse ou lors du paiement d'un solde impayé au compte. Tout membre du compte peut utiliser une carte-cadeau du Portefeuille dans la boutique de l’organisation, mais il existe quelques restrictions :

Disons qu'on possède 25 $ sur une carte-cadeau et nous achètons un item de 10 $.

À la caisse, nous pouvons utiliser notre crédit disponible pour cet achat (c’est-à-dire payer les 25 $ avec la carte-cadeau).

Disons qu'on possède 50 $ sur une carte-cadeau et nous achètons un item de 200 $. À la caisse, nous pouvons utiliser notre crédit disponible pour cet achat (c’est-à-dire payer les 50 $ avec la carte-cadeau). Ensuite, il restera un montant de 150 $ à payer avec un mode de paiement accepté.

L’utilisation de la carte-cadeau pour payer le 200 $ a réduit le solde de la carte-cadeau de 50 $ à 0 $

Lorsqu’un client a un crédit existant sur son compte, la somme de la carte-cadeau et celle du crédit sont désormais disponibles pour une utilisation à la caisse. La carte-cadeau est utilisée en premier, suivie du crédit sur le compte du client.

Disons qu'on possède 50 $ sur sa carte-cadeau, en plus d’un crédit de 100 $ sur son compte. Nous achètons un item de 125 $. À la caisse, nous pouvons utiliser notre crédit disponible pour cet achat (c’est-à-dire payer les 50 $ avec sa carte-cadeau et les 75 $ restants avec son crédit existant).

L’utilisation simultanée de la carte-cadeau et d’un crédit au compte pour payer l’item de 125 $ a réduit le Solde de cartes-cadeaux de 50 $ à 0 $ et l'autre crédit au compte de 100 $ à 25 $.

Une carte-cadeau peut être utilisée pour régler un solde impayé. Les clients peuvent le faire à partir de leur propre compte personnel (tant que l'organisation le permet).

Tout d'abord, vérifiez dans le sous-onglet Comptabilité et finance > Paiements pour voir si les clients peuvent payer leur solde impayé en ligne. Pour l'instant, l'option doit être "Les clients doivent payer leur solde en entier" pour permettre l'utilisation des fonds de la carte-cadeau comme paiement au solde.

Dans leur compte personnel, le client doit :

👇 Ci-dessous, un client avec une carte-cadeau Démo SmartRec de 50 $ a un solde impayé de 60 $. Il doit être payé en totalité, il utilise donc la carte-cadeau de 50 $ et paient le reste par carte de crédit, laissant 0 $ sur la carte-cadeau Démo SmartRec.

Vous pouvez annuler une facture et remettre l'argent sur la carte-cadeau. Le remboursement ne peut pas dépasser le montant payé avec la carte-cadeau. Il doit y avoir un crédit sur le compte avant que vous puissiez rembourser tout type de paiement.

Voyons comment rembourser un achat payé en totalité avec une carte-cadeau, ou partiellement payé avec une carte-cadeau.

Dévéloppez la facture pour Annuler / Rembourser les articles et sélectionnez le ou les articles à annuler.

Une note de crédit et un remboursement apparaissent dans la facturation client. Le montant remboursé est ajouté au solde de cartes-cadeaux du client.

Une facture de 75$ est payée avec une carte-cadeau de 50$ et 25$ avec un autre mode de paiement 🎁💸

Dévéloppez la facture pour Annuler / Rembourser les articles et sélectionnez le ou les articles à annuler.

❗ Lorsque vous créditez un montant partiel ou ajoutez des frais, le remboursement du mode de paiement est réduit en premier. Si nous ajoutons des frais administratifs de 5 $, vous remarquerez que 5 $ seront déduits du remboursement du mode de paiement (25 $ - 5 $ = 20 $), laissant le remboursement de la carte-cadeau intact. Si les frais administratifs avaient été de 30 $, aucun remboursement de mode de paiement n'aurait eu lieu et seulement 45 $ seraient retournés sur la carte-cadeau.

Dans la facturation du client, une note de crédit apparaît pour l'achat annulé, un remboursement par chèque et un autre remboursement sur le solde de la carte cadeau du client.

Les cartes-cadeaux sont uniques en ce sens que vous pouvez en acheter une, vous pouvez payer avec celles-ci et il s'agit également d'un type de passif pour votre organisation. Découvrez ci-dessous le rapport dont vous avez besoin en fonction de ce que vous recherchez.

Le Détails des ventes montre qui a acheté une carte-cadeau et combien ont été vendues.

Le rapport Paiement par poste comptable indique le montant total acheté et la manière dont il a été payé. Dans cet exemple, 125 $ de cartes-cadeaux ont été achetés (net). Il a été payé en argent comptant. Nous voyons également que 10 $ d'articles ont été achetés et payés avec des fonds de carte-cadeau.

Le rapport Paiement par item (idéal pour la comptabilité de caisse) montre comment chaque transaction a été payée. Dans cet exemple, nous voyons que 2 cartes-cadeaux ont été payées en argent comptant. Nous pouvons également voir que la marchandise a été payée avec des fonds de carte-cadeau.

Si votre organisation utilise la comptabilité d'exercice, les écritures de journal pour chacune des transactions fournissent une répartition complète, y compris les conciliations. Filtrez simplement la colonne du poste comptable pour ceux qui sont relatifs à vos cartes-cadeaux.

Un passif est un montant que votre organisation doit ou devra. Vous avez reçu de l'argent pour une carte-cadeau, mais cet argent est destiné à une vente future, ce n'est pas de l'argent que vous garderez. Il existe deux rapports qui suivent les passifs en suivant les écritures de journal.

Le rapport Passifs vous donne un aperçu de vos passifs à un jour précis.

Le rapport Résumé des transactions vous donne vos passifs sur une période donnée.

Détails des paiements par poste comptable : Filtrez pour le poste comptable de votre carte-cadeau pour savoir qui à effectuer l’achat. Filtrez par type de crédit pour savoir qui a payé avec une carte-cadeau et pour quoi il a payé.

Conciliation détaillée : Reportez-vous à la première page du rapport. Vous pouvez filtrer par nom de carte-cadeau ou paiement par carte-cadeau pour obtenir une liste de ceux qui ont acheté une carte-cadeau et qui ont utilisé une carte-cadeau pour le paiement.

Rapport fin de quart : Affiche le nombre total de paiements par carte-cadeau, ainsi que les remboursements effectuer sur une carte-cadeau, avec le nom du client et / ou de l'administrateur qui a effectué la transaction.

Non.

L’adresse courriel utilisée pour envoyer la carte-cadeau n’est pas liée à la carte-cadeau elle-même. Au contraire, le lien à l’intérieur du courriel est la clé. Lorsque vous cliquez sur le lien, puis accédez à votre compte personnel Amilia (peu importe si l’on utilise une adresse courriel différente), les fonds de la carte-cadeau seront déposés sur le compte.

Non. Leur compte n'est ajouté à votre liste de clients qu'une fois qu'ils se sont connectés à leur compte personnel et ont visité votre boutique en ligne.

Un administrateur peut annuler la facture de la carte-cadeau si la carte-cadeau n'a pas été utilisée. Si la carte-cadeau a été utilisée, il est impossible d'annuler la facture. Si vous avez des questions, veuillez nous contacter à support@amilia.com ou commencer une clavardage.

Si le client ne donne pas son consentement après s’être connecté à son compte personnel, la carte-cadeau ne sera pas utilisée. Il peut faire un achat dans la boutique de l’organisation, mais la carte-cadeau ne sera pas disponible comme paiement.

Dans ce cas, le client peut se référer au courriel de la carte-cadeau et cliquer à nouveau sur le bouton « Réclamez ma carte-cadeau ». Le client est redirigé vers son compte personnel Amilia (s’il était déjà connecté) ou il est redirigé vers la page de connexion Amilia afin de pouvoir se connecter à son compte. Dans les deux cas, son consentement sera requis pour utiliser la carte-cadeau.

Une carte-cadeau ne peut être réclamée qu’une seule fois. Si vous cliquiez à nouveau sur le lien après avoir déjà réclamé une carte-cadeau, un message d’erreur s’affichera lorsque vous accéderez à votre compte personnel d’Amilia.

Oui. Il peut être utilisé par un client pour régler un solde impayé sur son compte personnel et les administrateurs peuvent l'utiliser comme mode de paiement dans la Facturation du client.

Oui, les clients peuvent utiliser des cartes-cadeaux pour acheter des abonnements et des versements. Cependant, ils devront fournir un numéro de carte de crédit pour acheter l’abonnement initial. À chaque intervalle de paiement, SmartRec vérifiera s'il existe un solde de carte-cadeau existant et l'utilisera pour l'abonnement ou le paiement échelonné. Si le solde de la carte-cadeau n'est pas suffisant pour couvrir le paiement, il utilisera la carte de crédit du compte pour couvrir le montant restant à payer.

Dans le compte personnel du client, la carte-cadeau affichera un montant de 0 $. Les administrateurs remarqueront que le solde de la carte-cadeau dans la facturation du client est épuisé.

À la caisse, le client ne sera pas invité à utiliser un crédit à moins qu’un autre crédit de compte ne soit disponible. S’il n’y a ni carte-cadeau ni crédit de compte restant, le client doit payer le montant total de l’achat, comme à l’habitude.

Selon que vous utilisez la comptabilité d'exercice ou la comptabilité de caisse, vous traiterez vos ventes de cartes-cadeaux différemment.

Si vous utilisez la comptabilité de caisse, vous constatez les revenus au moment où ils sont facturés. Vous répertoriez l'argent provenant des cartes-cadeaux comme des ventes comme n'importe quelle autre.

Si vous utilisez la comptabilité d'exercice, vous constatez les revenus lorsque le service est rendu, quelle que soit la date de facturation. Lorsque de l'argent provient de la vente de cartes-cadeaux, vous ne les comptabilisez pas comme un revenu tant que la carte-cadeau n'a pas été utilisée pour payer un achat.

Des frais de 1% sont facturés sur chaque vente de carte-cadeau, similaire au taux de service appliqué à chaque article facturé dans SmartRec. Comme tout achat en ligne, les frais facturés par les opérateurs de cartes de crédit (Visa, Mastercard) s'appliquent également. Cliquez ici pour en savoir plus sur la façon dont Amilia facture votre organisation.

Oui, ils peuvent être utiliser comme mode de paiement. Mais ce n'est pas possible d'acheter une carte-cadeau à partir du point de vente.

Dans la comptabilité d'exercice, les revenus de la vente d'une carte-cadeau ne sont pas suivis en utilisant le poste comptable qui lui a été attribué. Puisqu'il existe un risque que le destinataire n'échange jamais sa carte-cadeau, l'argent provenant de la vente d'une carte-cadeau est considéré comme un passif.

(C'est plutôt lorsque vous utilisez une carte-cadeau pour acheter un article que les revenus sont comptabilisés dans le poste comptable de l'article qui a été vendu).

Examinons les entrées de journal lorsqu'une carte-cadeau est achetée, puis utilisée comme mode de paiement lors d'un achat.

1 ) 35 $ vous sont dus, ce qui crée un débit sur les comptes recevables.

2) La valeur est créditée dans le compte de passif Défaut - Cartes cadeaux jusqu'à ce que la carte-cadeau soit utilisée comme moyen de paiement.

1 ) 10 $ sont débités du compte passif Défaut - Cartes cadeaux.

2) 10 $ sont crédités au compte passif de dépot au compte jusqu'à ce qu'ils soient conciliés avec une facture.

1 ) 10 $ sont débités du compte passif de dépot au compte car le paiement est maintenant concilié avec une facture.

2) 10 $ sont crédités au compte actif des comptes recevables.

Vous pouvez appliquer un code promotionnel lors avant de passer au paiement à la caisse pour réduire le montant facturé sur une carte-cadeau, sans réduire sa valeur pour le destinataire. Ceci est utile à des fins promotionnelles et peut être exploité par votre organisation pour générer des cartes-cadeaux pour les dons (par exemple, accorder un rabais de 100 % sur une carte-cadeau afin que les administrateurs puissent l'acheter sans avoir à la payer).

Pour le faire, rendez-vous dans le sous-onglet Rabais et frais > Rabais :

À l'étape 1 du paiement, saisissez le code promotionnel afin qu'il s'applique à la carte-cadeau. S'il y a plus d'une carte-cadeau sur le bon de commande, le rabais r'applique à toutes.

Les rabais sur les cartes-cadeaux apparaissent dans le rapport Sommaire des ventes et le rapport Détails des rabais et frais accordés (annulations non incluses) :

*Image du sommaire des ventes à venir*

Dans les écritures de journal, voici ce que vous verrez lorsqu'une réduction est appliquée à la vente d'une carte-cadeau :

1 ) 90$ vous dont dus, ce qui crée un débit sur le compte des recevables. Le montant initial dû était de 100$, mais à été réduit par le rabais de -10$.

2) 10$ représentent une réduction de revenu, ce qui crée un débit sur le compte de contrepartie de rabais.

3) 100$ est la valeur totale de la carte-cadeau envoyée au destinataire. Cela crée un crédit sur un compte de passif car vous êtes responsable de ce montant jusqu'à ce qu'il soit dépensé par le destinataire.

1 ) 90$ sont reçus en paiement. Cela crée un débit sur le compte d'encaisse.

2) 90 $ représentent la création d'un crédit sur le compte de dépôt au compte jusqu'à ce que le paiement soit concilié avec une facture (cela se produit dans l'ensemble d'écritures de journal « Conciliation » ci-dessous).

1 ) 90 $ représente l'argent que le client vous a payé, ce qui a initialement créé un crédit dans un compte de passif. Puisque l'argent est déplacé, un débit est crée sur ce même compte de passif.

2) 90 $ sont désormais conciliés avec un item de facture, ce qui crée un crédit dans le compte des recevables.

Nous prévoyons d'ajouter l’option dans le futur (par exemple, offrir une activité spécifique à quelqu'un d'autre, limitations par saison, exclusion de certaines ou de toutes les marchandises, etc.). Si cette fonctionnalité vous tient à cœur, veuillez soumettre une demande d'amélioration du produit à support@amilia.com.

Cela dépend de quel système les soldes proviennent. Certains systèmes rendent cette tâche très difficile. Cela dit, vous pourrez au moins créditer tous les comptes avec les soldes existants dont vous disposez, en fonction bien sûr du nombre de soldes actifs dont vous disposez.

Vous pouvez créer des cartes-cadeaux thématiques en téléchargeant des images personnalisées lors de la configuration de la carte-cadeau et en lui attribuant un nom qui reflète le thème. Par exemple, une carte-cadeau d'anniversaire de 50 $.

Cela est probablement lié à vos niveaux d'autorisation, car les cartes-cadeaux nécessitent l'autorisation « Gérer les cartes-cadeaux ». Si vous disposez de l'autorisation et que vous ne voyez toujours pas le sous-onglet, veuillez contacter notre équipe de service client.

Oui, les cartes-cadeaux nécessitent un compte Amilia pour être achetées et utilisées. Lors de l'échange, le destinataire sera invité soit à se connecter à un compte Amilia existant, soit à en créer un nouveau. Tout est intégré, donc dès la création du compte, la carte-cadeau y sera ajoutée.

Cela dit, disons que vous rencontrez le scénario suivant :

Nous avons demandé à d'autres administrateurs de créer un compte générique, comme ils le font pour le point de vente, afin que les gens n'aient pas à créer un compte lorsqu'ils se trouvent physiquement sur place, mais veuillez noter que vos clients devront toujours le faire. Il faut toujours fournir un courriel pour le destinataire de la carte-cadeau.

Gardez à l’esprit que la carte-cadeau n’est pas liée au compte de l’acheteur. Cependant, une fois utilisé, il devra être associé à un compte pour être utilisé. Cela signifie que l'acheteur pourrait vous demander de lui envoyer la carte-cadeau et qu'il pourrait ensuite la transmettre à un destinataire ultérieurement.

Si la personne n'a pas reçu le courriel, vous pouvez, en tant qu'administrateur, vérifier sur la page d'achat de cette personne si le courriel utilisé est le bon. Vous ou l'utilisateur final pouvez modifier le courriel et renvoyer la carte-cadeau !

Oui, il sera clairement identifié comme un paiement par carte-cadeau et apparaîtra également de cette façon dans vos rapports. Vos clients peuvent consulter les factures et les confirmations de paiement de toutes les transactions qu'ils effectuent dans votre boutique depuis l'onglet Achats de leur compte personnel.

Nous n'avons pas prévu de cartes-cadeaux physiques (cartes plastiques par exemple) mais nous prévoyons d'ajouter des codes cadeaux que vous pourrez imprimer et ajouter par exemple sur une carte-cadeau d'anniversaire classique.

Les lois sur les cartes-cadeaux varient selon les pays, les États et les provinces. Pour cette raison, les cartes-cadeaux non utilisées n'expirent jamais dans SmartRec et sont considérées comme un passif.

Il peut y avoir un processus pour transférer les fonds à un plus proche parent. Vous pouvez consulter les réglementations de votre pays, état ou province ici.

Oui, exactement ! Généralement nos clients créent des séries de cartes-cadeaux (10$, 25$, 50$, etc.) dont les montants correspondent aux montants des activités vendues. Par exemple, si le montant moyen des activités que vous vendez est 500$, alors il n'est probablement pas efficace d'offrir des cartes-cadeaux avec des montants trop faibles (ex.: 10$). On conseille également de mettre à disposition des cartes-cadeaux avec un montant personnalisable parce que ça reste l'option la plus flexible.

Il est également possible de dupliquer les cartes-cadeaux et donc rapide d’en créer plusieurs autres une fois la première créée.

Chaque carte-cadeau possède son propre montant, il faut donc effectivement créer une carte par montant proposé.

Non, un client qui achète une activité avec une carte-cadeau ne peut être remboursé que sur la carte-cadeau. Par exemple, si un client paie une activité de 50 $ avec une carte-cadeau de 50 $ et décide d'annuler, le montant peut être remboursé sous forme de crédit sur le compte ou sur la carte-cadeau.

Cela dit, s'il utilise une carte-cadeau pour régler une partie d'une activité, le montant de la carte-cadeau sera remboursé sur la carte-cadeau et le reste pourra être remboursé sur l'autre moyen de paiement utilisé (ex. : espèces, carte bancaire, etc.)

Si un client gagne une carte-cadeau dans le cadre d'un concours, nous suggérons à l'administrateur d'acheter la carte-cadeau et d'y appliquer un code de réduction de 100 %. Ensuite, envoyez la carte-cadeau au gagnant du concours.

Si une carte cadeau est prévue le jour même, elle est envoyée au destinataire dès la finalisation de l'achat. Si la date d'envoi est programmée plus tard, elle est envoyée au destinataire entre minuit et 1h du matin (en fonction du fuseau horaire de l'organisation).

Une fois que votre compte est officiellement fermé avec nous, tous les soldes de cartes-cadeaux restants seront retirés du portefeuille. Vos clients n'auront plus accès à ce crédit et ne recevront plus de courriels de rappel.