Pour essayer la facturation récurrente sur les activités,
communiquez avec votre représentant Amilia ou avec nous par clavardage.
Vous pouvez vendre des activités (en session seulement) qui facturent automatiquement les participants selon un horaire fixe (hebdomadaire ou mensuel), plutôt que de facturer un montant total à l’avance. Si un mode de paiement autorisé est disponible, il est automatiquement débité à chaque date de facturation.
✔️ Les activités avec facturation récurrente conviennent le mieux pour :
Les services de garde et les programmes avant et après l’école
Les programmes où les participants sont facturés selon un horaire régulier
La facturation de type abonnement pour des activités qui se terminent des mois plus tard, voir pas du tout.
❌ Non recommandé pour :
Les programmes à durée fixe avec un prix total déterminé
Les programmes qui reposent fortement sur :
Les listes d’attente automatiques
Des variations de prix complexes
Une facturation au prorata précise au moment du paiement
Fonctionnement et limites
La facturation récurrente sur les activités génère une nouvelle facture à chaque jour de facturation, selon l’option de facturation associée à l’activité. Chaque facture couvre une période de service précise et, si un mode de paiement autorisé est disponible, il est automatiquement prélevé.
La facturation récurrente entraîne des comptes à recevoir et des revenus différés plus faibles.
Lors de la configuration de l'activité
D’abord, l'administrateur avec la permission doit activer la facturation récurrente sur la session.
Ensuite, il faut sélectionner une option de facturation récurrente pour l’activité (fréquence hebdomadaire ou mensuelle).
Enfin, on doit vérifier les autres paramètres de l’activité, puis sauvegardez les modifications.
En savoir plus sur la configuration de l'activité ici.
D'autres exemples de facturation récurrente ici.
Au passage à la caisse — facture initiale
Les participants doivent payer en ligne pour s’inscrire à des activités avec facturation récurrente.
Les activités avec facturation récurrente ne sont pas calculées au prorata à la caisse. La période complète est facturée, même si l’inscription commence en cours de cycle.
En savoir plus sur le passage à la caisse et sur la facture initiale ici.
Après le passage à la caisse — factures récurrentes
Les participants sont automatiquement facturés à chaque jour de facturation.
Un mode de paiement autorisé est automatiquement prélevé. Sinon, un solde demeure impayé.
L'administrateur avec la permission peut modifier le jour de facturation ou le prix de base d’un participant.
Si vous modifiez la fréquence de facturation d’une activité pour tous, cela s’applique uniquement aux nouveaux achats. Les participants existants ne sont pas affectés.
Aucune autre facture ne sera émise après la date de fin de l'activité.
Limitations ⚠️
Cette fonctionnalité est en Beta ouverte. Certaines fonctionnalités sont limitées.
Compatible uniquement avec les activités vendues en session. Non compatible avec les activités à la carte.
Les notes ne sont pas visibles lorsque vous modifiez le jour de facturation ou le prix de base d’un participant.
Les listes d’attente automatisées ne sont pas prises en charge. Seules les listes d’attente manuelles sont supportées.
Aucun calcul au prorata à la caisse, ni lorsque vous modifiez le jour de facturation pour un participant.
Vous ne pouvez pas offrir l'option d'un paiement unique ainsi que la facturation récurrente sur la même activité.
Lors d’un remplacement d’activité avec facturation récurrente, le mode de paiement autorisé n’est pas transféré vers le nouvel item.
Les options d’annulation côté client pour les activités avec facturation récurrente sont désactivées.
Les admins peuvent annuler une activité avec facturation récurrente, pas les participants.
Les options de facturation hebdomadaire sont disponibles uniquement pour les activités, pas pour les affiliations.
1. Étapes pour activer la facturation récurrente sur une activité
Seules les activités vendues en session peuvent offrir la facturation récurrente (pas pour les activités à la carte). Vérifiez ces champs dans les paramètres de l’activité :
Session - Doit être activé pour utiliser la facturation récurrente
Paiements - Les participants doivent payez en ligne uniquement par carte de crédit ou par prélèvement bancaire (chèque électronique)
Liste d’attente - Seules les listes d’attente manuelles sont prises en charge
Tous les autres champs peuvent être configurés comme d’habitude. Voir ci-dessous pour les permissions et les étapes.
Nom des permissions associés 🔑 |
Dans le groupe Activités :
|
Étapes à suivre
1. Allez dans Activités > Édition.
2. Sélectionnez un programme, puis cliquez sur l’activité pour ouvrir ses paramètres.
3. Cochez l’option Activer l’achat de cette activité à la session.
4. Cochez Utiliser la facturation récurrente.
5. Choisissez une option de facturation récurrente. S’il n’y en a pas, créez-en une.
6. Entrez le prix par semaine ou par mois (selon l’option de facturation).
Il s’agit du montant de base facturé au début de chaque cycle de facturation, avant l’application des rabais, du prorata ou d'autres ajustements.
7. Sous Paiements :
Seules les cartes de crédit et les chèques électroniques sont acceptés par les participants. Les admins peuvent payés hors ligne ou payer plus tard.
Non admissible aux paiements par versements planifiés.❌
8. Sous Liste d’attente (liste d’attente manuelle seulement) :
Les admins envoient les courriels et gèrent les places. Aucune automatisation des courriels.
Vous ne pouvez pas automatiquement envoyer un courriel aux personnes sur la liste dès qu’une place se libère. Si cette option est sélectionnée, vous ne pourrez pas enregistrer vos modifications.❌
9. Sauvegarder les modifications.
2. Étapes pour créer des options de facturation récurrente pour les activités
Pour automatiser des factures hebdomadaires ou mensuelles pour les participants inscrits, vous devez associer une option de facturation à l’activité. Si l’option n’existe pas, vous devez en créer une. Voir ci-dessous pour les permissions et les étapes.
Nom des permissions associés 🔑 | Pourquoi |
Sous Réglages de l'organisation :
Accès aux configurations organisationnelles de facturation, de ventes et de grand livre, incluant la création et la modification des comptes du grand livre, les options de facturation récurrente, les paramètres de paiement, la configuration des taxes de vente, la configuration des frais supplémentaires, les gabarits de cartes de membre et les factures Amilia. |
Pour voir et gérer les options de facturation récurrente dans Comptabilité et finances > Facturation récurrente. |
Étapes à suivre
1. Allez dans Comptabilité et finances > Facturation récurrente.
2. Cliquez sur Nouvelle facturation récurrente.
3. Donnez un nom (facile à identifier).
4. Allez à la section Cycle de facturation.
5. Choisissez une fréquence hebdomadaire ou mensuelle.
6. Définissez le jour de facturation (moment où la facture est générée et le mode de paiement autorisé est traité).
Jour de facturation — hebdomadaire | Jour de facturation — mensuel |
| 
|
Choisissez un jour de la semaine ex : Facturé le jeudi pour couvrir la période de service du jeudi au mercredi suivant, avec chaque facture subséquente émise le jeudi. | Choisissez un jour du mois ex : Facturé le 15 pour couvrir la période de service du 15 du mois en cours au 14 du mois suivant, avec chaque facture subséquente émise le 15. |
Avec les paramètres avancés activés
Jour de facturation — hebdomadaire | Jour de facturation — mensuel |
ex : Facturé le jeudi pour couvrir la période de service du lundi au dimanche de la semaine suivante. | ex : Facturé le 15 pour couvrir la période de service du 1er au dernier jour du mois suivant. |
7. Dans la section Méthode d’annulation (désactivée pour les activités).
❌ Les activités avec facturation récurrente ne prennent pas en charge les méthodes d’annulation côté client. Cette option est désactivée lorsque vous sauvegarderez. Seuls les admins peuvent annuler les activités sur la facturation récurrente.
8. Sauvegardez les modifications.
3. Étapes pour acheter une activité avec facturation récurrente
Cette section explique ce qui se passe lors du passage à la caisse lorsque les administrateurs achètent une activité avec facturation récurrente dans la boutique. Voir ci-dessous pour les permissions et les étapes.
Nom des permissions associés 🔑 |
Dans le groupe Clients :
|
1. Allez dans l’onglet Clients et sélectionnez le compte du client.
2. Accédez à Facturation client et cliquez sur Effectuer un achat.
3. Dans la boutique, ajoutez l’activité avec facturation récurrente au panier, puis cliquez sur Passer à la caisse.
4. Vérifiez le formulaire de commande.
📝 Les activités avec facturation récurrente ne sont pas calculées au prorata à la caisse. Le prix de base (après rabais et frais) est facturé à la caisse.
📝 Les rabais automatiques s’appliquent aux factures récurrentes si le participant est admissible au moment de leur génération. Les codes promo s’appliquent uniquement à la caisse.
📝 Si vous retirez des frais de service automatisés à la caisse, ils s’appliquent tout de même aux factures récurrentes.
5. Acceptez les conditions générales, puis cliquez sur Passer à la caisse.
6. Confirmez les informations du responsable du compte et du participant, puis cliquez sur Continuer vers le paiement.
7. Sélectionnez un montant à payer en ligne ou une option admin/hors ligne.
💻 En ligne : paiement complet en ligne. Le mode de paiement est appliqué aux factures récurrentes.
💲 Spécifier : paiement partiel en ligne. Le mode de paiement est appliqué aux factures récurrentes.
💵 Hors ligne : argent comptant ou chèque.
⚠️ Passer et payer plus tard : aucun paiement maintenant.
8. Cliquez sur Payer maintenant (si vous ne choisissez pas « Passer et payer plus tard »).
4. Factures et paiements pour les activités avec facturation récurrente
Cette section explique à quoi s’attendre dans la facturation du client après l’achat d’une activité avec facturation récurrente, ainsi que la gestion des paiements planifiés.
Nom des permissions associés 🔑 |
|
4.1 Facture initiale et paiement à la caisse
Le prix de base, la fréquence et le jour de facturation figurent dans le relevé de transaction.
Si l’achat a été payé en ligne, le mode de paiement sera réutilisé pour les prochaines factures.
Pour mettre fin au service immédiatement, annulez ou remboursez la dernière facture dans Facturation du client.
Pour planifier une annulation à une date ultérieure, allez dans Achats.
Lors d’un remplacement d’activité, le mode de paiement autorisé n’est pas transféré vers le nouvel article. En savoir plus ici.
4.2 Factures récurrentes futures pour les activités
Elles sont libellées « Facture pour items récurrents ».
Si un mode de paiement est associé, il est automatiquement prélevé et concilié lorsque la facture est générée.
Si aucun mode de paiement n’est associé, mais que vous êtes autorisé à en utiliser un, celui-ci est automatiquement prélevé lors de la génération des factures.
Si aucun mode de paiement n’est associé et qu’aucun n’est autorisé, un solde reste au compte.
Si vous annulez ou remboursez une facture dans Facturation du client, le service prend fin immédiatement.
Les factures récurrentes sont généralement générées avant 9 h (heure locale).
Les participants voient ces factures dans la section Facturation dans leur compte personnel.
4.3 Paiements à venir pour les activités avec facturation récurrente
Pour voir la prochaine date de facture et le mode de paiement associé, allez dans Paiements à venir dans le compte client, sous Facturation récurrente. Seule la prochaine date planifiée est affichée.
Si un mode de paiement autorisé est associé à l'item, il apparaît dans la colonne Mode de paiement avec les détails et la date de facturation. Vous pouvez le modifier en tout temps.
Si aucun mode de paiement autorisé n’est associé à l'item, aucun mode de paiement n’est visible sur l’entrée.
Si aucun mode de paiement autorisé n’est associé à l'item à la prochaine date planifiée, SmartRec vérifie si le participant possède un autre mode de paiement que votre organisation est autorisée à utiliser. Si oui, il est automatiquement prélevé et sera utilisé pour les prochaines factures. Toutefois, il n’est pas considéré comme étant associé à l’item. Par conséquent, aucun mode de paiement ne sera visible dans la colonne Mode de paiement.
S'il n'y a aucun mode de paiement autorisé,
la facture est quand même générée, mais le solde reste impayé.
4.3.1 Quand un mode de paiement est-il débité ?
Un mode de paiement est prélevé à chaque jour de facturation (date planifiée) si au moins une des conditions suivantes est remplie :
Un mode de paiement autorisé a été utilisé au passage à la caisse ; ou
Vous êtes autorisé à débiter au moins un mode de paiement sauvegardé.
Si aucun mode de paiement n’est associé à l’item, SmartRec vérifie automatiquement le Portefeuille du participant pour trouver un autre mode de paiement autorisé et le facture. Pour savoir comment désactiver ce comportement, cliquez ici.
Un mode de paiement n’est pas prélevé si :
Aucun mode de paiement sauvegardé n’a été utilisé au paiement initial et votre organisation n’est pas autorisée à en débiter un. Pour corriger cela, demandez au participant de se connecter à son compte personnel et d’autoriser votre organisation à débiter un mode de paiement dans le Portefeuille.
4.3.2 Que se passe-t-il si un paiement échoue ?
Si un paiement échoue, consultez la transaction dans le Centre d’action.
Le participant reçoit un courriel et une notification « Certaines transactions ont échoué » dans son compte personnel (section Communication).
4.3.3 Comment modifier un mode de paiement autorisé ?
Les admins avec la permission peuvent modifier le mode de paiement associé à un item avec facturation récurrente dans Facturation du client > Paiements à venir.
Dans la colonne Actions, cliquez sur Modifier le mode de paiement
Choisissez un mode de paiement sauvegardé ou ajoutez une nouvelle carte
Si vous ajoutez une nouvelle carte, elle est automatiquement autorisée pour les futures factures
Enregistrez les modifications.
Le mode de paiement sera utilisé pour les prochaines factures récurrentes pour cet item.
5. Étapes pour modifier le jour de facturation ou le prix d’une activité avec facturation récurrente
Vous pouvez modifier le prix de base ou le jour de facturation pour un participant dans Achats. Cela n’affecte pas les autres participants inscrits à l’activité avec facturation récurrente. Les changements s’appliquent pour les factures futures. Voir ci-dessous pour les permissions et les étapes.
Nom des permissions associés 🔑 |
Dans le groupe Clients :
|
Étapes à suivre
1. Choisissez l’onglet Clients et sélectionnez le compte du client.
2. Sélectionnez Achats et repérez les achats du participant.
3. Référez-vous à la section Activités.
4. Cliquez sur Modifier.
5. Dans la fenêtre Achats > Modifier l’activité, vous pouvez :
Modifier le jour de facturation (jour où la facture est générée)
Modifier le prix de base sur la facture (avant rabais et frais)
Ajouter des notes administratives à l’historique de l’item de facture.
6. Sauvegardez les modifications.
Le nouveau jour de facturation et/ou le nouveau prix s’affichent dans Achats et seront utilisés pour les prochaines factures récurrentes du participant.
5.1 Que se passe-t-il après la modification du jour de facturation ?
Lorsque vous modifiez le jour de facturation pour un participant, la prochaine facture est ne sera pas ajustée au prorata pour équilibrer les jours déjà facturés et ceux qui ne l’ont pas été. Au besoin, informez le participant des changements.
Si la prochaine facture est plus rapprochée, le montant n'est pas réduit pour couvrir une période plus courte et tenir compte des jours déjà facturés.
Si la prochaine facture est plus éloignée, le montant n'est pas augmenté pour couvrir une période plus longue et inclure les jours non encore facturés.
Exemple - modification du jour de facturation (hebdomadaire)
Une facture émise le jeudi 9 avril couvre jusqu’au mercredi 15 avril. La prochaine facture serait normalement prévue le jeudi 16 avril.
Si vous changez le jour de facturation au samedi, la prochaine facture sera émise le samedi 18 avril, mais ne sera pas ajustée au prorata pour couvrir la période du jeudi 16 avril au vendredi 24 avril (les 2 jours non facturés). La facture suivante sera émise le samedi 25 avril, au prix habituel.
6. Étapes pour planifier une annulation pour une activité avec facturation récurrente
Plutôt que de mettre fin au service immédiatement en annulant la facture dans la Facturation du client, vous pouvez planifier une annulation à venir dans Achats (l’activité doit avoir commencé). Vous pouvez modifier ou supprimer une annulation planifiée. Voir ci-dessous pour les permissions et les étapes.
Nom des permissions associés🔑 |
Dans le groupe Clients : Voir les comptes clients (requis) : pour voir les comptes dans l’onglet Clients. Facturation client (requis) : pour planifier une annulation pour une activité avec facturation récurrente dans Achats. |
Étapes à suivre
1. Choisissez l’onglet Clients pour sélectionner le compte du client.
2. Sélectionnez Achats et repérez les achats du participant.
3. Référez-vous à la section Activités.
4. Cliquez sur Annuler.
5. Dans Annulation à venir, choisissez la dernière date de service.
La dernière date de service correspond au dernier jour avant un nouveau cycle de facturation.
Aucune facture supplémentaire n’est générée après cette date.
6. Sauvegardez les modifications. Un message de confirmation s’affiche et la page se recharge.
La dernière date de service s’affiche avant la fin de l’activité.
Au besoin, cliquez de nouveau sur Annuler pour modifier ou supprimer l’annulation planifiée.
6.1 Comment modifier ou supprimer une annulation planifiée
Vous pouvez modifier la date de l’annulation ou la supprimer complètement. Lorsqu’une annulation planifiée est définie pour une activité avec facturation récurrente, vous verrez L'activité se terminera être le, suivi de la dernière date de service.
Étapes à suivre
1. Choisissez l’onglet Clients pour sélectionner le compte du client.
2. Sélectionnez Achats.
3. Repérez le participant et référez-vous à ses Activités.
4. Cliquez sur Annuler.
5. Vous pouvez modifier la dernière date de service ou supprimer l’annulation.
Si vous modifiez la dernière date de service, assurez-vous de sauvegarder.
Si vous supprimez l’annulation, un message de confirmation s’affiche et la page se recharge.
7. Ce que les participants voient dans leur compte Amilia
Voyez où les participants consultent les informations liées à leur inscription à des activités avec facturation récurrente dans leur compte personnel Amilia. Les administrateurs n’ont pas accès au compte personnel d’un participant.
❌ Les participants doivent vous contacter
pour annuler des activités avec la facturation récurrente.
7.1 Détails des transactions dans le compte utilisateur
Dans Facturation, les participants verront les détails des transactions initiales et récurrentes.
L’achat initial est identifié comme « Achat en ligne ».
Une facture récurrente est identifiée comme « Facture pour items récurrents ».
Si permis, les participants peuvent effectuer un paiement si un solde est dû.
7.2 Prix de base, fréquence et prochaine date de facturation dans le compte utilisateur
Dans Achats, les participants verront le prix de base (avant rabais et frais), la fréquence de facturation et la prochaine date de facturation.
La bonne organisation doit être sélectionnée.
Regardez les achats par personne pour trouver le bon participant.
Aucun détail de paiement n’est visible dans Achats.
Les participants peuvent cliquer sur le numéro de facture pour être redirigés vers Facturation.
7.3 Modes de paiement et autorisations
Dans Portefeuille, les participants pourront consulter leurs paiements à venir, leurs modes de paiement et les organisations autorisées à les débiter.
Paiements à venir 📆
Pour voir la prochaine date de paiement planifiée, allez dans Portefeuille et cliquez sur Paiements à venir.
Seule la prochaine date planifiée est affichée.
Les participants peuvent modifier le mode de paiement qui sera prélevé.
S’il n’y a aucun paiement à venir lié à l’activité avec facturation récurrente, il est probable qu’aucun mode de paiement n’est associé. Pour corriger cela, le participant doit autoriser votre organisation à débiter un mode de paiement, ou communiquer avec votre organisation pour fournir ses informations bancaires ou de carte.
Modes de paiement et autorisations 💳
Pour vérifier si une organisation est autorisée à débiter un mode de paiement, le participant peut aller dans Portefeuille et cliquer sur Modes de paiement.
Ajoutez ou retirez des autorisations dans le champ d’autorisation. Les changements sont enregistrés automatiquement.
Les participants autorisent ainsi votre organisation à utiliser un mode de paiement, et c’est aussi une façon fiable d’assurer le paiement si aucun mode de paiement n’est initialement associé à un item en facturation récurrente (activités ou affiliations).
7.4 Notifications liées aux activités avec facturation récurrente
Voici des exemples de notifications transactionnelles que les participants peuvent recevoir par courriel et/ou en consultant dans leur compte utilisateur sous Communication.
Les courriels transactionnels sont envoyés depuis notifications@amilia.com.
Aucune notification n’est envoyée lorsque vous modifiez le jour de facturation ou le prix de base.
Confirmation d’achat
Envoyée lorsqu’une facture est créée (inclut les factures récurrentes).
Si un solde est dû, les participants peuvent effectuer un paiement via cette notification.
Notification d’échec de transaction
Envoyée lorsqu’un mode de paiement autorisé échoue.
La notification contient les étapes et les liens pour résoudre le problème.
Confirmation d’annulation
Envoyée lorsque le service est terminé.
Aucune autre facture récurrente n’est générée.
Aucune action n’est requise de la part du participant.
INSERT SCREENSHOT
8. FAQ
3. Quand est-ce que je devrais modifier le jour de facturation ou le prix de base pour un participant ?
1. Pourquoi est-ce que je ne peux pas activer les versements si une activité utilise la facturation récurrente ?
Les versements et la facturation récurrente sont deux structures de facturation fondamentalement différentes qui ne peuvent pas être combinées pour une même activité.
Les versements prennent le prix total et le divisent en paiements égaux. Par exemple, une activité de session de 600 $ sur 9 mois = 9 paiements de 50 $/mois. Le coût total est convenu dès le départ; les versements servent uniquement à l’encaissement. Le montant total de la session est inscrit aux comptes clients (AR) dès le départ, entièrement différé, puis reconnu sur la durée de la session.
La facturation récurrente génère une nouvelle facture pour chaque cycle de facturation (hebdomadaire ou mensuel), pour un accès continu à un service. Chaque facture et paiement couvre une période spécifique. Il s’agit d’un modèle plus ouvert que le modèle à total fixe réparti. La facturation récurrente entraîne des soldes AR et des revenus différés plus faibles à un moment donné.
Par conséquent, une activité ne supporte qu'une des deux options à la fois :
Versements : une facture, plusieurs paiements
Facturation récurrente : plusieurs factures, généralement un paiement par facture
2. Comment les paiements en versements et la facturation récurrente sont-ils présentés dans les rapports (financiers et reconnaissance des revenus) ?
Versements
Les rapports affichent une seule facture pour le montant total dès le départ.
Les paiements apparaissent comme encaissements (réduction des comptes à recevoir).
Le montant total facturé est différé. Le revenu est reconnu sur la durée de la session, selon l’horaire complet de l’activité.
Facturation récurrente
Les rapports affichent plusieurs factures générées dans le temps (une par cycle).
Chaque facture contribue séparément aux rapports de ventes et de revenus.
Le revenu est reconnu dans chaque période de facturation, selon la période de service de la facture.
Les montants des factures peuvent varier selon les rabais, frais et autres ajustements.
Différences clé
Les versements concentrent les rapports autour d’une seule facture + calendrier de paiements.
La facturation récurrente répartit les rapports sur plusieurs factures + périodes, ce qui modifie la présentation des ventes et revenus dans le temps.
3. Quand est-ce que je devrais modifier le jour de facturation ou le prix de base pour un participant ?
Les administrateurs effectuent généralement ces ajustements pour gérer des exceptions ou des changements propres à un participant, sans affecter les autres qui sont inscrits.
Par exemple, ajuster le jour de facturation pour mieux correspondre à la situation financière du participant ou corriger un problème d’horaire sans recréer l’inscription.
Vous pouvez aussi ajuster le prix de base pour appliquer un tarif personnalisé.
4. Que se passe-t-il si je modifie l’option de facturation assignée à une activité ?
Si vous devez modifier la fréquence ou le jour de facturation sur l'option de facturation, vous ne pouvez pas modifier une option existante déjà utilisée dans une vente. Vous devez créer et assigner une nouvelle option de facturation.
La nouvelle option s’applique uniquement aux achats futurs. Les participants existants conservent leur option actuelle.
🎗️ Vous pouvez modifier le jour de facturation ou le prix pour un participant, à partir de Achats dans le dossier client.
🌐 Les options de facturation récurrente sur les activités réseau peuvent uniquement être gérées par l’emplacement parent (gestion multi-sites).
5. Pourquoi est-ce que je ne peux pas voir les notes lorsque je modifie le jour de facturation ou le prix ?
Cette fonctionnalité est actuellement en Beta ouverte et l’affichage des notes n’est pas encore supporté.
Vous pouvez ajouter et enregistrer des notes, mais il n’existe pas encore d’interface pour les consulter.
Une mise à jour future ajoutera un historique avec les notes et les horodatages.
6. Quelle est la dernière date de service pour une activité avec facturation récurrente ?
La dernière date de service correspond à la fin de la dernière période de service facturée. Le participant reste inscrit jusqu’à 23 h 59 ce jour-là.
Cela ne doit pas être confondu avec la date de fin de l’activité, qui correspond à la date à laquelle a lieu la dernière occurrence de l’activité.
Dans les deux cas, aucune facture récurrente supplémentaire n’est générée après la dernière date de service ou après la date de fin de l’activité.
7. Est-ce que je dois annuler une activité avec facturation récurrente dans Facturation client ou dans Achats ?
Annulez dans Facturation client si :
Vous devez arrêter le service immédiatement
Vous devez créditer ou rembourser une facture
L'activité n'a pas encore commencer
Vous souhaitez annuler immédiatement avec crédit partiel ou remboursement
Planifiez une annulation dans Achats si :
Vous souhaitez annuler à l’avance
Vous souhaitez que le service se poursuive jusqu’à la fin de la période en cours
Vous souhaitez arrêter avant le prochain cycle sans interrompre le cycle actuel
8. Comment savoir si je suis autorisé à débiter un mode de paiement sauvegardé ?
Pour vérifier si votre organisation est autorisée à débiter le mode de paiement du participant, suivez les étapes (décrites dans cet article) :
1. Allez dans Clients
2. Assurez-vous que les filtres incluent :
Carte enregistrée > Oui
eCheck enregistré > Oui
3. Si autorisé, une icône apparaît dans la colonne des modes de paiement sauvegardés.
🎗️ Lorsque vous êtes autorisé, vous pouvez effectuer un paiement en ligne au nom du participant lors d’un achat.
9. Pourquoi est-ce que je ne peux pas activer les méthodes d’annulation pour les activités ?
Les options de facturation récurrente peuvent être utilisées pour les activités et les abonnements, mais les méthodes d’annulation côté client ne sont actuellement prises en charge que pour les affiliations. Seuls les admins peuvent annuler.
10. Comment modifier ou supprimer une annulation planifiée ?
Vous pouvez modifier la date d'annulation ou la supprimer.
Lorsqu'une annulation est prévue pour une activité à facturation récurrente, la mention « Activité à résilier le » s'affiche, suivie de la date de fin de service.
Allez dans Clients
Repérez le participant et ses activités
Allez dans Achats
Cliquez sur Annuler
Modifiez la date de fin ou supprimez l’annulation
Sauvegardez.
11. Qu'est-ce que le recours au mode de paiement autorisé ?
Le recours au mode de paiement autorisé signifie que si aucun mode de paiement n'est associé à un item de facturation récurrente, SmartRec vérifie si le participant dispose d'un autre mode de paiement enregistré que votre organisation est autorisée à utiliser. Le cas échéant, il est utilisé pour traiter le paiement de l'item en facturation récurrente (il n'est techniquement pas associé à l'item, ce qui signifie que les détails de paiement n'apparaissent pas dans les Paiements à venir).
Si votre organisation préfère ne pas utiliser cette fonctionnalité, contactez-nous par clavardage pour la désactiver.
Si vous désactivez cette option, vous devrez faire un suivi directement auprès du participant pour qu'il règle le solde chaque fois qu'une facture récurrente est générée, ou lui demander de vous fournir un numéro de carte ou de compte bancaire différent que vous pourrez ajouter (en modifiant le mode de paiement dans Paiements à venir).
12. Est-ce que je peux utiliser la facturation hebdomadaire pour les affiliations?
L’option de facturation hebdomadaire est uniquement offerte pour la facturation récurrente des activités. Actuellement, elle ne peut pas être appliquée à une affiliation.
13. C'est quoi le rapport de facturation récurrente ?
Le rapport de facturation récurrente est un rapport au niveau des transactions qui donne aux administrateurs une vue complète de chaque facture générée par la facturation récurrente, couvrant les affiliations et les activités. Il est utile pour :
Suivre l'activité de paiement dans le temps — visualiser chaque facture générée par participant à travers les cycles de facturation
Vérifier les configurations de facturation — confirmer que la bonne option de facturation, le bon jour de facturation et la bonne récurrence sont appliqués par participant
Surveiller les rabais — examiner les rabais automatisés appliqués et leur impact sur le montant final facturé
Les colonnes notables incluent (sans s'y limiter) :
Date de facturation — date à laquelle la facture a été générée
Nom de l'item — l'affiliation ou l'activité facturée
Prix — le montant de base avant tout ajustement
Prix prorata — le montant au prorata lorsqu'une période partielle a été facturée
Montant du rabais — la valeur en dollars du rabais appliqué
Nom des rabais — le nom du ou des rabais automatisés appliqués
Prix de facturation — le montant final facturé, incluant les taxes et les rabais
Nom de la facturation récurrente — le nom de l'option de facturation configurée sur l'item
Option de facturation récurrente — le type de fréquence de facturation (ex. : au jour de l'achat, un jour précis du mois)
Jour de facturation — le jour précis auquel la facture est générée
Récurrence de facturation — l'intervalle du cycle (hebdomadaire ou mensuel)
Mode de paiement — le mode utilisé pour percevoir le paiement ; une valeur vide indique qu'aucun mode de paiement n'est associé et qu'un solde pourrait être impayé
Communiquez avec votre représentant Amilia ou avec notre équipe par clavardage pour obtenir l’accès à ce rapport.
14. Que devient le mode de paiement autorisé lors d’un remplacement ?
Lors du remplacement d’une activité, si un mode de paiement autorisé est associé à l’item d’origine, il n’est pas transféré vers l’item de remplacement (c.-à-d. le nouvel item).
Cela signifie que si vous remplacez une activité à facturation récurrente par une autre, vous devez mettre à jour le mode de paiement autorisé dans Paiements à venir afin de vous assurer qu’un mode de paiement autorisé est bien associé.
15. Est-ce que je peux voir d'autres exemples d'activités avec facturation récurrente ?
Mensuel pour un achat effectué le 21
Option | Au jour de l'achat | Un jour spécifique du mois (ex : le 15) | Un jour spécifique du mois, pour le prochain mois civil (ex : le 15) |
Premier jour de facturation | 21 avril | 21 avril | 21 avril |
Période de service | 21 avril – 20 mai | 21 avril – 14 mai (au prorata) | 21 avril – 31 mai (au prorata) |
Prochain jour de facturation | 21 mai (pour le 21 mai – 20 juin) | 15 mai (pour le 15 mai – 15 juin) | 15 mai (pour le 1er juin – 30 juin) |
Hebdomadaire pour un achat effectué le mardi 21
Option | Un jour spécifique de la semaine (ex : mardi) | Un jour spécifique de la semaine, pour la prochaine semaine civile (ex : mardi) |
Premier jour de facturation | 21 avril | 21 avril |
Période de service | 21 avril – 27 avril (mardi – lundi) | 21 avril – 3 mai (lundi – dimanche, NON au prorata) |
Prochain jour de facturation | 28 avril (pour le 28 avril – 4 mai) | 28 avril (pour le 4 mai – 10 mai) |
16. Et si je m'inscris avant le début de l'activité ? Suis-je facturé immédiatement ?
Oui, une facture est générée au moment du paiement à la caisse, même si l'activité n'a pas encore commencé. Cette première facture couvre la période de service initiale. Cependant, la facturation récurrente ne débute qu'une fois l'activité commencée, et la prochaine facture est générée le premier jour de facturation suivant la période de service déjà payée.
Exemple: Une famille s'inscrit le 1er juin à un programme parascolaire débutant le 8 septembre. Elle paie la première semaine au moment du paiement. Lorsque septembre arrive, la facturation reprend pour la deuxième semaine selon le cycle de facturation configuré.
17. La facturation récurrente est-elle adaptée aux programmes de l'année scolaire ?
Oui! La facturation récurrente sur les activités peut très bien convenir aux programmes de garde ou parascolaires de l'année scolaire, même s'ils ne durent que 9 ou 10 mois. L'important est que le programme soit facturé de façon hebdomadaire ou mensuelle dans le temps, et non qu'il soit offert à l'année.
18. La facturation récurrente peut-elle s'appliquer à une activité disponible à la fois en session et à la carte ?
Oui ! Vous pouvez configurer une activité à la fois en session et à l'unité. Cependant, la facturation récurrente s'applique uniquement aux personnes s'inscrivant à la session.
19. Quand les revenus sont-ils reconnus pour une activité en facturation récurrente ?
Comptabilité de caisse : Les revenus sont reconnus au moment de la réception du paiement, mais en montants plus petits (par semaine ou par mois, plutôt que pour une activité entière payée en une seule fois).
Comptabilité d'exercice : Les revenus sont reconnus en totalité à la fin de chaque période de service, sauf si la période de service chevauche la fin d'un mois. Dans ce cas, une portion des revenus est reconnue à la fin du mois, et le reste à la fin de la période de service.
Exemple : J'ai acheté une activité le 23 avril avec une facturation hebdomadaire le mardi, pour la semaine calendrier suivante. La période de service initiale s'étend de la date d'achat (23 avril) jusqu'au dimanche suivant (3 mai). Comme la période de service chevauche avril et mai, une portion est reconnue le 30 avril, et le reste le 3 mai.