Le Parent du réseau décide si les emplacements Enfant
ont accès pour rechercher dans le réseau.
Avant de commencer
Chaque client possède un compte unique, partagé entre tout les emplacements « enfant » connectés au Parent du réseau.
Si un client a déjà visité ou effectué un achat dans un autre emplacement, vous pouvez retrouver son compte grâce à l'outil de recherche dans l'onglet Clients > Réseau — même s’il s’agit de sa première visite à votre emplacement.
1. Comment trouver des clients dans le Réseau
Chaque fois que vous devez consulter un compte client (nouveau compte, mise à jour des informations, achat, service de garde, etc.), effectuez d’abord une recherche dans le Réseau afin de vérifier s’il a déjà un compte dans un autre emplacement.
Cela permet de réduire les comptes en double.
Étapes pour faire une recherche dans le Réseau
Permissions nécéssaires 🔑
Afficher les comptes clients pour faire une recherche dans le Réseau.
Pas tous les emplacements auront accès à Clients > Réseau. Si vous n’êtes pas certain, vérifiez auprès de votre administrateur Amilia principal au siège social.
1. Allez dans l’onglet Clients et cliquez sur Réseau.
2. Remplissez un ou plusieurs champs de recherche pour trouver les comptes correspondants. Voici les règles de recherche:
Numéro Amilia (ex. : P3368003) et Date de naissance doivent correspondre exactement.
Nom : correspondance approximative acceptée (ex. : Jean Dub, Jean Dbé, J.Dubé, Dubé Jean).
Téléphone et courriel : correspondance partielle acceptée si les premiers caractères sont exacts.
Si vous inscrivez Jean dans le champ courriel, les résultats incluront jeandube@gmail.com ou jean.dbé@hotmail.com, mais pas dubejean@gmail.com.
Si vous inscrivez 13 dans le champ téléphone, tous les numéros commençant par 13 apparaîtront.
3. Cliquez sur Recherche pour afficher les résultats.
Les résultats incluent les comptes clients dans l'onglet Clients de votre locale, ainsi que ceux des autres emplacements dans le réseau.
4. Consultez la prochaine section pour connaître les prochaines étapes.
2. Créer un nouveau compte ou voir un compte existant
À partir de Clients > Réseau, vous pouvez créer un nouveau compte ou consulter un compte existant dans le réseau.
Créez un nouveau compte lorsque aucun résultat ne correspond à votre recherche sur le réseau.
Voir le compte si vous le trouvez.
2.1 Créer un nouveau compte client à votre emplacement
Permissions nécéssaires 🔑
Afficher les comptes clients pour faire une recherche dans le Réseau, et voir la liste des clients et le détail de leur compte.
Gérer les comptes clients pour accès à créer un compte client
Lorsqu'aucun résultat n’apparaît dans le Réseau, vous pouvez créer un nouveau compte. Il sera ajouté dans l’onglet Clients de votre emplacement. Lorsque d'autres emplacements rechercheront ce client, le compte nouvellement créé apparaîtra dans le réseau et pourra être consulté et mis à jour depuis leur emplacement et sera rajouter dans l'onglet Clients de leur emplacement.
Étapes pour créer un nouveau compte client depuis votre emplacement
1. Allez dans Clients > Réseau.
2. Effectuez une recherche pour confirmer qu’aucun compte correspondant n’existe.
3. Cliquez sur Nouveau compte.
4. Entrez une adresse courriel. Il y a trois scénarios possibles:
Si aucun courriel n’est disponible, cliquez sur Sauter le courriel. Sans courriel, le client ne pourra pas se connecter ni effectuer d’achats en ligne de son compte Amilia.
5. Si le courriel est déjà utilisé, vous verrez :
Un compte avec ce courriel existe déjà.
Un compte existe à l’extérieur de votre réseau (soit dans votre emplacement, ou dans un autre emplacement dans le réseau), vous pouvez inviter ce compte à s'enregistrer à votre succursale.
6. Si le courriel n’est lié à aucun compte client, remplissez les informations sur le formulaire et cliquez sur Créer le compte.
7. Si le prénom ou le nom correspond à un dossier existant dans votre emplacement, une fenêtre indiquera un doublon potentiel.
Vérifiez, puis cliquez sur Ignorer et créer le compte si c'est approprié.
8. Si un courriel est inclus, le client recevra automatiquement une demande d’activation de compte à son adresse courriel. Consultez notre FAQ pour plus d'informations à propos de l'activation du compte.
2.2 Voir un compte depuis votre recherche dans le réseau
Permission nécessaire 🔑
Afficher les comptes clients pour faire une recherche dans le Réseau, et voir la liste des clients et le détail de leur compte.
1. Allez dans l’onglet Clients > Réseau.
2. Entrez les informations et cliquez sur Rechercher pour afficher les résultats.
Les résultats incluent les comptes clients dans l'onglet Clients de votre emplacement, ainsi que ceux des autres emplacements connectés au réseau.
3. Pour voir un compte dans les résultats, cliquez sur Voir le compte afin d’ouvrir le compte client dans l’onglet Clients.
Lorsque vous consultez un compte client provenant d’un autre emplacement, celui-ci est automatiquement ajouté à l’onglet Clients de votre emplacement.
4. Vous arriverez ensuite dans la section Membres du compte client.
5. Certaines permissions sont requises pour effectuer différentes tâches dans le compte client.
3. Autres sections importantes dans le compte client
Une fois dans le compte client, plusieurs actions sont possibles. Consultez les sections ci-dessous pour savoir comment :
3.1 Consulter et mettre à jour le profil des membres du compte
Permissions nécessaires 🔑
Afficher les comptes clients pour voir la liste des clients et le détail de leur compte.
Modifier les comptes clients pour mettre à jour les informations d’un client.
Dans Membres du compte, vous pouvez consulter le profil de chaque membre du compte et mettre à jour les informations personnelles. Ces informations sont partagées dans tout le réseau et visibles par tous les emplacements appartenant au réseau.
Pour en savoir plus sur ce que vous pouvez faire dans Membres du compte, consultez cet article du Centre d’aide : Gestion des comptes clients.
3.2 Consulter la facturation du client et les paiements à venir
Permissions nécessaires 🔑
Afficher les comptes clients pour voir la liste des clients et le détail de leur compte.
Sommaire de facturation pour voir la page de facturation du client.
Traitement des paiements pour avoir accès aux paiements à venir.
Selon vos permissions, vous pouvez consulter la facturation du client et les paiements à venir prévus à votre emplacement ou à d'autres emplacements dans le réseau. Dans cette section:
Facturation du client de votre emplacement 📍
Vous pouvez consulter les transactions d’un client effectuées chez votre emplacement dans Facturation client (factures, paiements, notes de crédit, remboursements, relevés et conciliation bancaire).
Pour obtenir des instructions sur les actions possibles dans Facturation du client, consultez cet article du Centre d’aide : Gestion des comptes clients.
La facturation du client des autres emplacements dans le réseau 🏢
Avec la permission du Parent du réseau, vous pouvez consulter les transactions d’un client effectuées dans une ou plusieurs emplacements. Communiquez avec votre administrateur principal pour plus d’informations.
Pour ce faire, allez dans Facturation du client et utilisez le menu déroulant pour sélectionner le ou les emplacements que vous êtes autorisé à consulter.
Dans l’exemple ci-dessous, l’administrateur a la permission de consulter la facturation du client de son propre emplacement ainsi que celle d'un autre emplacement. Le nombre d'emplacements disponibles dépend des permissions qui vous sont accordées.
Paiements à venir dans le réseau 💸
Le Parent du réseau donne accès
aux paiements à venir d'un autre emplacement.
Dans Clients > Paiements à venir, vous pouvez consulter les paiements planifiés : paiements récurrents (par carte de crédit ou compte bancaire), paiements par versements et chèques physiques postdatés. Selon le type de paiement à venir (et vos permissions), vous pouvez :
Modifier le mode de paiement
Modifier le montant
Modifier la date du paiement
Annuler le paiement à venir
Pour en savoir plus sur les paiements à venir, consultez cet article : Paiements à venir.
3.3 Effectuer un achat pour le client
Permissions nécessaires 🔑
Afficher les comptes clients pour voir la liste des clients et le détail de leur compte.
Sommaire de facturation pour consulter la facturation du client et ses transactions.
Facturation pour accès à effectuer un achat pour les cclients
Facturation manuelle pour ajouter une facture via le menu Opérations et annuler/rembourser directement à partir d’une facture.
Crédit manuel pour créer une note de crédit via le menu Opérations.
* D’autres permissions peuvent être requises pour certaines actions liées à la facturation client.
Il y a deux moyens d'ajouter une facture dans le compte du client :
En effectuant un achat dans la boutique
En ajoutant des frais supplémentaires dans la facturation du client
Effectuer un achat 🛒
Dans la Facturation du client, vous pouvez effectuer un achat dans la boutique au nom du client. Cela vous redirige vers la boutique et vous permet d’agir au nom du client.
Pour en savoir plus sur le bouton Effectuer un achat, consultez cet article : Effectuer un achat au nom d’un client.
Frais supplémentaires et rabais manuels (items ppersonnalisés✏️
Vous pouvez également ajouter une facture manuelle (c.-à-d. des frais supplémentaires personnalisés) en utilisant Opérations > Créer une facture.
Pour en savoir plus sur les frais supplémentaires personnalisés, consultez cet article : Articles personnalisés – frais supplémentaires et rabais.
3.4 Consulter l'onglet des achats pour tous les membres du compte
Le Parent du réseau donne accès aux Achats faits aux autres emplacements.
Dans Clients > Achats, vous pouvez voir la liste des items achetés par chaque membre du compte, ainsi qu’un accès rapide aux informations des factures.
Avec les permissions appropriées, il est également possible de consulter les achats effectués dans un autre emplacement dans le réseau.
Pour en savoir plus sur les Achats, consultez cet article : Gestion des comptes clients.
3.5 Voir les inscriptions et les listes d'attente des membres du compte
Permissions nécessaires 🔑
Afficher les comptes clients pour voir la liste des clients et le détail de leur compte.
Les emplacements peuvent seulement voir les détails des enregistrements dans tous les emplacements si le Parent du réseau l’autorise. Si vous n’êtes pas certain, vérifiez auprès de votre administrateur Amilia principal au siège social.
Les Enregistrements dans le compte client constituent un point central permettant aux administrateurs de répondre aux questions concernant le statut des inscriptions et des affiliations pour tous les membres du compte, chez votre emplacement uniquement, ou chez d'autres emplacements si le parent du réseau le permet.
Pour plus de détails sur les Enregistrements dans le compte client, consultez cet article : Gestion des comptes clients.
4. FAQ
1. Quelles permissions sont requises pour faire une recherche dans le Réseau et gérer les clients ?
Des permissions administrateur requises pour utiliser la Recherche Réseau. Certaines permissions sont facultatives selon les actions que vous devez effectuer.
⚠️ Selon le réseau, les permissions peuvent être restreintes par le Parent du réseau. Cela signifie que votre emplacement pourrait ne pas être autorisé de créer ou d'attribuer des groupes de permissions. En cas de doute, vérifiez avec votre administrateur principal Amilia.
Ce que vous pouvez faire | Permission |
Rechercher un client dans la Recherche Réseau et dans l’onglet Clients | Afficher les comptes clients (obligatoire) |
Créer un nouveau compte | Gérer les comptes clients (optionnel) |
Enregistrer l’entrée des visiteurs avec Gestion des accès | Afficher et scanner les entrées (requis si vous utilisez la gestion des accès) |
Ce que vous pouvez faire | Permission |
Modifier les informations d’un client dans le sous-onglet Membres du compte du compte client | Modifier les comptes clients |
Consulter la page de facturation client et les transactions d’un client | Facturation client |
Ajouter un achat au compte d’un client | Facturation |
Ajouter une facture à partir du compte client, ajouter un article personnalisé lors du paiement ou appliquer un rabais sur une facture existante | Facturation manuelle |
Créer une note de crédit ou effectuer un remboursement | Crédit manuel |
2. Qu’est-ce qu’une demande d’activation de compte et quand est-elle envoyée ?
Une fois qu’un client active son compte, il peut se connecter à Amilia, s’inscrire ou effectuer des achats dans n’importe quelle boutique SmartRec, et gérer les informations des membres du compte ainsi que leurs achats dans son compte Amilia.
Points importants à savoir
Lorsque vous créez un nouveau client et ajoutez son adresse courriel, Amilia envoie automatiquement une demande d’activation à cette adresse.
Si vous ne saisissez pas d’adresse courriel dans le compte, aucune demande d’activation n’est envoyée.
Le client n’a besoin d’activer son compte qu’une seule fois, même si plusieurs demandes d’activation sont envoyées par différents emplacements.
Si un client n’active jamais son compte, ses données demeurent tout de même synchronisées dans toutes les succursales qu’il visite.
3. Comment renvoyer une demande d’activation de compte ?
Si un client n’a pas reçu ou a supprimé son courriel d’activation :
Allez dans l’onglet Clients et ouvrez le compte du client.
Cliquez sur Membres du compte.
Cliquez sur Envoyer la demande d’activation, puis confirmez.
4. Comment ajouter ou modifier l’adresse courriel d’un client avant d’envoyer une demande d’activation ?
Allez dans l’onglet Clients et ouvrez le compte du client.
Cliquez sur Membres du compte.
Dans le menu déroulant Formulaires, sélectionnez Formulaire adulte par défaut (ou un autre formulaire qui inclut le champ courriel).
Mettez à jour l’adresse courriel de communication dans la section Informations personnelles.
Faites défiler vers le bas et cliquez sur Sauvegarder.
5. Comment rechercher un compte corporatif ?
Vous pouvez rechercher des comptes corporatifs à l’aide de la Recherche Réseau.
L’ID Amilia commence par la lettre L (ex. : L2100001).
Vous pouvez également effectuer une recherche avec les champs Nom, Téléphone ou Courriel.
La date de naissance ne peut pas être utilisée pour rechercher un compte corporatif.
Les comptes corporatifs ne peuvent être consultés que si vous avez les permissions dans l'emplacement où ils ont été créés. Ils ne seront pas ajoutés à l’onglet Clients de votre emplacement.
Vous pouvez uniquement créer un compte corporatif dans Clients>Compte, en cliquant sur Opérations, puis sur + Ajouter un nouveau compte corporatif.
❗ Ne créez pas de compte corporatif à moins
d’y être autorisé et de bien connaître la procédure.
6. Dois-je rechercher dans le réseau avec la gestion d'accès ?
La fonctionnalité Gestion d'accès permet aux administrateurs d’enregistrer l’entrée des clients manuellement ou à l’aide d’un lecteur.
La recherche dans le réseau est intégrée à la Gestion des accès. Ainsi, lorsqu’un administrateur utilise le champ Enregistrement des visiteurs, le système retourne automatiquement les clients provenant de toutes les organisations enfant (c.-à-d. les emplacements) connectées au Parent du réseau, selon leur nom, ID Amilia, numéro de téléphone ou numéro de membre.
Par exemple, si un montant est dû dans un autre emplacement dans le réseau, cette information sera visible lors de l'enregistrement d’un membre. Vous pouvez alors bloquer l’accès s’il y a un solde impayé dans un emplacement connecté au réseau.
7. Quelles données se synchronisent automatiquement entre tous les emplacements du réseau ?
Certaines mises à jour de données se synchronisent automatiquement dans tous les emplacements connectés au parent du réseau :
Informations personnelles (nom, courriel, adresse, téléphone, photo)
Photo d’accès
Notes administratives
Contacts
Responsable du compte
Date d’adhésion
Vérification de l’adresse
Autorisation du portefeuille
Statut archivé (visible par tous les emplacements du réseau)
Statut supprimé (visible uniquement par votre emplacement)