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Données exportables de SmartRec
Données exportables de SmartRec

Chaque onglet contient des données spécifiques qui peuvent être exportées selon chaque section

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Écrit par Katrina
Mis à jour il y a plus d’une semaine

Certains rapports disponibles dans SmartRec ne sont pas situés dans l’onglet Rapports. Chaque onglet contient des données spécifiques qui peuvent être exportées selon chaque section. Vous trouverez une brève description des données que vous pouvez exporter, qui peuvent dépendre des permissions votre administrateur.

1. Clients

Dans les sous-onglets Comptes et Personnes, ajoutez des filtres en fonction des membres que vous recherchez. Sélectionnez les résultats de votre recherche et cliquez sur Opérations > Exporter. Les exportations comprennent les coordonnées des clients et les informations recueillies par les formulaires d’inscription.

2. Boutique

Cliquez sur Exporter Excel ou le bouton de téléchargement à droite pour télécharger :

  • Liste des marchandises : ces données sont disponibles dans le sous-onglet Articles > Gestion. Il comprend le prix de vente de chaque article et l’inventaire restant.

  • Une liste des personnes qui ont acheté votre marchandise : ces données sont disponibles dans le sous-onglet Articles > Commandes. Il comprend le nom du client, la date d’achat et les détails de l’article qui a été acheté dans votre boutique Amilia ou dans un point de vente.

  • Rapport de campagne : dans le sous-onglet Levées de fonds, choisissez la flèche Exporter pour une liste de clients qui ont contribué à une campagne de levée de fonds. Il comprend le nom du donateur, la date d’achat et le montant de la contribution.

3. Activités

Dans le sous-onglet Inscription, sélectionnez les activités et cliquez sur Opérations pour exporter :

  • Rapports personnalisés (résumé de sélection) : exportez les données exactes que vous recherchez sur les participants inscrits. En plus des coordonnées, vous pouvez rechercher des informations basées sur les réponses aux questions supplémentaires de vos formulaires d’inscription.

  • Listes de présence : Vous pouvez également exporter les feuilles de présence pour les imprimer et personnaliser les informations supplémentaires que vous souhaitez ajouter. Sous Activités > Inscriptions, sélectionnez le nombre de participants inscrits à côté de l'activité souhaitée et accédez au sous-onglet Liste de présence. Sélectionnez votre date de début et le nombre de classes que vous souhaitez inclure dans la liste de présence et générez le fichier Excel sous Opérations.

4. Affiliations

Sélectionnez les affiliations ou les abonnements et cliquez sur Opérations pour exporter:

  • Affiliations/membres : obtenez une liste de vos affiliations, de vos abonnements ou des participants qui s’en sont procurés un.

  • Affiliation(s) expirée(s) : liste des affiliations ou des abonnements expirés.

5. Gestion d'accès

Accédez à la section Points d’accès et cliquez sur “...” pour exporter:

  • Rapport Entrées et sorties: Une liste de tous les participants scannés pendant la période des dates. Il est possible d'ajouter des colonnes supplémentaires (telles que Entrée ou sortie, Type d'accès, Avertissement, Raison de bloquer, détails du contrat, affiliation et les informations de base sur le client).

6. Plateaux

Dans le sous-onglet Vue d’ensemble, vous pouvez exporter:

  • Rapport des événements de vos plateaux: Consulter l'utilisation des plateaux, les types de réservations effectuées, les heures par types de réservations, les heures par clients, etc. Consulter toutes les réservations de plateaux avec le nom et l'adresse du plateau, l'heure de début et de fin de la réservation, le type de réservation et (si applicable) le nom du client, son identité et la communauté.

  • Rapport détaillé sur l’utilisation des plateaux : Examinez les détails et les informations de réservation spécifiques au plateau. Il peut s'agir de détails du contrat, d'identifiants de facture et d'informations de base sur le client.

7. Communautés

Dans le sous-onglet Bourses, vous pouvez télécharger votre :

  • Utilisation de bourses : ce rapport personnalisé fournit une liste des participants qui ont payé un article dans votre boutique à l’aide d’une bourse. Il comprend le nom du client, le nom de la bourse, le montant utilisé, le montant total alloué, la date à laquelle la bourse a été appliquée et le type d’achat auquel elle a été appliquée (marchandise, activité, activité à la carte, etc.). Vous pouvez choisir d'ajouter des informations personnelles sur le compte, telles que l'adresse et les informations de contact, ainsi que l'identifiant de la facture. La même personne apparaît plusieurs fois dans ce rapport pour chaque fois qu’une bourse lui est octroyée.

8. Contrats

Sélectionnez le ou les contrats et cliquez sur “...” à droite pour exporter:

  • Le sommaire: Ce rapport comprend l’état de chaque contrat, le nom du client et un aperçu du nombre d’articles facturables dans le contrat et du coût total qui en résulte.

9. Personnel

Dans le sous-onglet Gestion > Personnel, cliquez sur Actions pour exporter:

  • La feuille de temps: fournit une feuille pour chaque membre du personnel affecté à une activité. Ce rapport utilise le nombre total d’heures de l’activité pour chaque jour (heure de début et de fin de l’activité) et le multiplie par le taux horaire que vous avez spécifié pour le membre du personnel en question.

10. Compétences

Sélectionnez la ou les compétences et cliquez sur Opérations pour exporter:

  • Rapport sur les compétences (détaillé ou court) : découvrez quand (et à qui) vous avez attribué une compétence.

  • Attributions et les retraits de compétences : découvrez quand les participants ont reçu une compétence ou quand leur compétence a été supprimée.

11. Point de vente

Dans le sous-onglet Quarts, sélectionnez le ou les postes de travail et cliquez sur Opérations pour exporter:

  • Rapport de fin de quart: Les données du rapport se rapportent aux dates d’ouverture et de fermeture du ou des postes de travail sélectionnés. Il contient les numéros de facture, les paiements et les types de paiements qui ont été traités, le montant, le compte client et l’administrateur ayant effectué les transactions.

12. Comptabilité et finance

Dans le sous-onglet Postes de comptabilité, sélectionnez le ou les codes et cliquez sur Opérations pour exporter:

  • La liste des postes comptables liés : utilisez ce rapport pour vous assurer que chaque article reçoive le bon poste comptable.

Dans le sous-onglet Compte marchand, choisissez une période, un mode de paiement et cliquez l'icone bleue en haut à droite pour exporter:

  • Règlements et frais de compte marchand : Ce rapport est principalement utilisé pour la conciliation des comptes bancaires vous permettant de vérifier les dépôts de votre compte bancaire en rapport aux transfers des dépôts de Paysafe. Il affiche les virements Paysafe pour chaque paiement traité, ainsi que le numéro de reçu de SmartRec.

*Dernière mise à jour avril 2024

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