Contactez-nous à support@amilia.com pour activer les comptes partagés !
Dans le sous-onglet Compte > Administrateurs, vous pouvez créer un compte qui appartient à un seul administrateur ou qui peut être partagé par plusieurs administrateurs. Vous devez personnaliser vos groupes de permissions pour donner aux administrateurs l'accès dont ils ont besoin dans votre arrière-boutique SmartRec.
Comment ça fonctionne
1. Ajouter un compte d'administrateur
Vous avez besoin d'un profile d'administrateur pour accéder à l'arrière-boutique de votre organisation. L'administrateur principal peut créer d'autres comptes d'administrateurs. Les autres administrateurs doivent avoir la permission pour le faire.
Cliquez sur + Nouvel administrateur :
Tapez le nom et l'adresse courriel (c'est-à-dire le nom d'utilisateur) que l'administrateur utilisera pour se connecter au compte.
Lorsque le statut d'un compte est actif, il est lié à l'arrière-boutique. Un compte désactivé ne l'est pas. Vous pouvez modifier le statut à tout moment.
Choisissez un groupe de permissions qui donne le bon niveau d'accès.
Les paramètres NIP sont nécessaires pour un compte partagé.
Aucun : le compte appartient à un administrateur unique, qui n'utilisera pas de compte partagé.
Compte partagé : le compte sera utilisé par plusieurs administrateurs.
Compte avec un NIP : L'administrateur a besoin d'un NIP s'il souhaite utiliser un compte partagé.
👉 Lisez plus à propos de l'ajout d'administrateurs dans la FAQ.
1.1 Qu'est-ce qu'un compte partagé ?
Un compte partagé permet à plusieurs administrateurs de se connecter en même temps. Un administrateur doit saisir son NIP unique pour acheter au point de vente ou lorsqu'il effectue des achats pour un client dans la boutique.
Ci-dessous, l'admin se connecte à un compte partagé (smartrecfrontdesk@amilia.com) pour faire un achat dans la boutique pour un client. Avant de choisir un mode de paiement, SmartRec leur demande leur NIP (ex. : 6420). La transaction sera donc effectuée par « samantha.postlethwaite@amilia.com », l'administrateur avec le NIP 6420.
Pour ajouter un compte partagé :
Créez un nouvel administrateur.
Nous recommandons un nom et une adresse courriel appartenant à votre organisation.
Le groupe de permission doit inclure l'accès au Point de vente et/ou la facturation du client.
Dans les paramètres NIP, choisissez Compte partagé. Sauvegardez.
Une demande d'activation avec un lien de confirmation est envoyée à l'adresse courriel. Le compte partagé doit être confirmé pour qu'il s'affiche dans le sous-onglet Administrateurs.
Pour donner l'administrateur un NIP :
Cliquez sur + Nouvel administrateur (comme d'habitude) ou modifiez un compte existant.
Choisissez un groupe de permissions dont disposera l'administrateur lorsqu'il se connectera dans son propre compte.
Dans les paramètres NIP, sélectionnez Compte avec un NIP. Sauvegardez.
Un NIP unique apparaît en bas (il ne leur est pas envoyé pas courriel).
Ensuite, l'administrateur se connectera dans le compte partagé.
Lors d'un achat dans la boutique pour un client ou lorsqu'il utilise le point de vente, l'administrateur doit entrer son NIP avant de pouvoir effectuer un achat.
Un compte partagé Donner un NIP à l'administrateur
1.2 Gérer votre liste d'administrateurs
Si un compte apparaît dans la liste des administrateurs, cela signifie que l'adresse courriel (c'est-à-dire le nom d'utilisateur) a été confirmée. Si tel est le cas, l'administrateur peut se connecter et accéder à l'arrière-boutique de l'organisation.
Un compte qui ne s'affiche pas signifie que l'adresse courriel (c'est-à-dire le nom d'utilisateur) n'est pas confirmée. Si tel est le cas, SmartRec envoie un lien d'activation de compte pour confirmer le compte.
🔑 Cliquez sur le groupe de permissions d'un compte pour voir son niveau d'accès.
✏️ Cliquez sur Modifier pour changer les informations de l'administrateur ou pour changer le statut du compte. Attention! Toute modification apportée à un groupe d'autorisations affecte tous ceux qui le possèdent.
👉 La permission « Modifier les comptes clients » peut maintenant être activée pour tous les administrateurs qui doivent gérer l’accès aux comptes corporatifs (ajouter/supprimer des personnes, et/ou renvoyer des courriels d’activation).
2. Ajouter et gérer les groupes de permissions
Un groupe de permissions est un niveau d'accès personnalisable que vous pouvez attribuer à un ou plusieurs comptes d'administrateur. Par exemple, ceux qui ont besoin de données financières doivent se voir attribuer un groupe de permissions incluant l'accès aux rapports de finance. Initialement, seul l'administrateur principal peut gérer les groupes de permissions.
Cliquez sur Gérer les groupes de permissions pour ajouter, modifier ou supprimer un groupe de permissions:
Nommez le groupe de permissions (par exemple, le personnel d'accueil, les instructeurs, le comptable, etc.).
Cliquez sur ✏️ pour personnaliser l'accès. Les modifications sont automatiquement enregistrées et mises à jour pour tous les administrateurs disposant de ce groupe de permissions.
Cliquez sur ❌ pour supprimer un groupe de permissions. Il ne peut être attribué à aucun administrateur.
Quels permissions me permet d'inscrire un client à une activité à la carte qui à déjà débutée ?
Quels permissions me permet d'inscrire un client à une activité à la carte qui à déjà débutée ?
Les admins ont besoin de deux autorisations sous la section Boutique pour inscrire un participant à une activité à la carte une fois celle-ci commencée :
Ignorer les limites de places disponibles
Permet aux admins d'inscrire un participant à une activité même lorsqu'elle est pleine.
Si l'activité n'a pas de période d'inscription et que l'activité à déjà commencé ou est dans le passé, vous devez disposez de cette permission.
Ignorer les restrictions et items requis
Permet aux admins d'inscrire un client pour n'importe quel item (activité, affiliation, etc.,) et d'ignorer :
Les restrictions concernant l'âge, le sexe, les communautés, et les compétences requises.
Des items obligatoires tels que les affiliations, les articles, les frais, etc.,
Vous pouvez inscrire un participant après l'heure de début de l'activité SI l'activité a au moins une période d'inscription active, ou configurée.
Vous ne pouvez pas inscrire un participant apres l'heure du début de l'activité si l'activité n'a pas au moins une période d'inscription active, ou configurée.
3. Foire aux questions
Quelles permissions ai-je besoin pour accéder à la liste des administrateurs ?
Au moins 1 permission est requise (*) pour le sous-onglet Administrateurs.
🔑 Dans la section de « Réglages de l'organisation » :
Administrateurs* : possibilité d'ajouter ou de modifier l'accès des administrateurs.
Gérer les autorisations : accès pour créer, modifier et supprimer des groupes de permissions.
Puis-je ajouter ou modifier l'administrateur principal ?
Il ne doit y avoir qu'un seul administrateur principal par organisation. Si plusieurs administrateurs ont besoin d'un accès illimité, vous pouvez créer un groupe de permission avec tout activé et l'attribuer à d'autres administrateurs.
Contactez-nous à support@amilia.com si vous avez besoin de modifier l'administrateur principal de votre organisation.
Oups, j'ai fait une erreur en ajoutant un nouvel administrateur. Que faire ?
Vous pouvez modifier le nom, le statut et les paramètres NIP d'un administrateur, mais vous ne pouvez pas modifier le nom d'utilisateur. Si vous avez fait une erreur avec le courriel (c'est-à-dire le nom d'utilisateur), vous devez désactiver le compte administrateur et en créer un nouveau.
Si un courriel défectueux a été utilisé, il est fort probable que l'administrateur n'apparaîtra jamais sur la liste, car seuls les comptes vérifiés sont répertoriés dans le sous-onglet Administrateurs.
Comment basculer entre vos comptes personnel et administrateur ?
En tant qu'Amilien, j'utilise plusieurs organisations de démonstration SmartRec au quotidien. Quand le soleil se couche, je suis une maman qui gère les inscriptions de sa famille depuis mon compte personnel. J'utilise le même courriel pour mon compte personnel que pour mon compte super admin, car tout est accessible depuis le menu déroulant en haut à droite de l'écran.
👉 Si vous préférez garder votre compte personnel séparé de votre ou vos compte(s) administrateur(s), utilisez une adresse courriel différente pour chaque compte.
Est-ce qu'un administrateur peut modifier son nom d'utilisateur ?
Un administrateur peut modifier son nom d’utilisateur dans son compte personnel, sous la section Paramètres. Lorsque le changement est enregistré, son profil administratif demeurera dans le sous-onglet Administrateurs, mais l’accès
sera automatiquement révoqué et devra être rétabli sur « Actif ». Cela peut
être fait par un administrateur principal ou un autre administrateur avec la
permission activée « Réglages de l’organisation - Administrateurs ».
Si vous avez des questions, contactez support@amilia.com.
Puis-je renvoyer un courriel d'activation à un administrateur ?
Si un compte administrateur n'est pas confirmé, il n'apparaîtra pas dans la liste des administrateurs. Puisqu'il n'existe pas encore, il n'y a donc aucun moyen de renvoyer un courriel d'activation . Vous pouvez créer un nouvel administrateur pour réessayer.
Les administrateurs et le personnel ont-ils les mêmes accès à SmartRec ?
Dans SmartRec, un administrateur se connecte en arrière-boutique tandis qu'un membre du personnel est lié à des événements et à d'autres réservations dans le calendrier. Un compte administrateur et une fiche de personnel peuvent exister pour le même individu. Cliquez ici pour en savoir plus sur le personnel.
Administrateurs | Personnel |
Créé dans le sous-onglet Compte > Administrateurs | Créé dans le sous-onglet Personnel > Gestion |
Peut se connecter en arriere-boutique | Ne peux se connecter en arriere-boutique |
Ne peut pas être lié à des événements | Peut être lié à des événements |
Les cours et les participants ne sont pas visibles dans l'application Amilia | Peut utiliser l'application Amilia pour voir les cours et les participants |
Ne peut pas ajouter ses disponibilités dans l'application Amilia | Peut ajouter ses disponibilités dans l'application Amilia |
Que dois-je savoir à propos du NIP ?
Compte avec un NIP doit être sélectionné dans les paramètres NIP du compte de l'administrateur.
Le NIP est généré par SmartRec et ne peut pas être personnalisé.
Vous pouvez modifier les paramètres NIP d'un administrateur à tout moment.
Aucun courriel n'est envoyé à l'administrateur concernant leur NIP.
Lorsqu'ils effectuent des achats pour un client dans la boutique, les administrateurs doivent entrer leur NIP à l'étape 3 du paiement à la caisse.
Dans le point de vente, un administrateur doit saisir son NIP sur le formulaire de commande.
Le NIP n'apparait pas dans vos rapports. Le nom et le courriel de l'administrateur suffiront.
Quelle est la différence entre les deux deux permissions Rapports financiers ?
Dans la section Rapports et finance, il y a deux permissions similaires:
Rapports financiers (tous les administrateurs) - permet à tous les administrateurs d'accéder à l'ensemble des rapports et données financières
Rapports financiers (spécifiques à l'administrateur) - autorise uniquement l'accès aux rapports financiers en fonction de l'administrateur connecté, comme le Rapport fin de quart (possible de choisir l'utilisateur) (l’administrateur principal choisit qui a accès.)
Quels rôles disposent des permissions éligibles pour modifier les conciliations?
Vous pouvez attribuer deux permissions à vos différents rôles: « Gérer les conciliations » et « Supprimer les conciliations ».
* Dernière mise à jour en avril 2024