Le Centre d’action est ton tableau de bord principal pour gérer les enjeux de facturation qui nécessitent ton attention. Que ce soit un paiement échoué, une carte de crédit expirante ou un compte pouvant être rapidement concilié, tout est regroupé ici pour t’aider à garder le contrôle sur les comptes clients. Tu trouveras le Centre d’action sous l’onglet Comptabilité et finances > Centre d’action.
Le Centre d’action est divisé en trois sections :
Cliquez sur les sections ci-dessous pour en savoir plus sur les fonctionnalités👇
1. Transactions échouées
1. Transactions échouées
Cette section liste les transactions qui n’ont pas fonctionné. Un élément apparaîtra ici si :
Un remboursement sur carte de crédit a échoué.
Un paiement par chèque électronique (eCheck) a échoué.
Un paiement en versements (carte ou eCheck) a échoué.
Un paiement d’abonnement a échoué.
Chaque entrée affiche le nom du client, le type de transaction et la raison de l’échec. Voici les actions disponibles :
🔃 Réessayer la transaction
Clique sur Réessayer la transaction dans la colonne Actions. Une petite horloge orange s’affiche à côté de l’ID de paiement pendant que le système tente de le traiter à nouveau.
Si ça fonctionne, la transaction disparaît du Centre d’action. Elle sera aussi automatiquement conciliée à la bonne facture dans la fiche client.
Si ça échoue encore, l’entrée reste affichée jusqu’à ce qu’elle soit réussie ou que tu la retires manuellement avec l’option Ignorer cette transaction.
🚫 Ignorer
Si tu ne comptes pas percevoir ce paiement (ou si un paiement a été fait manuellement), tu peux ignorer l’entrée.
Avant de faire ça, on recommande de contacter le client et d’ajouter manuellement le paiement dans son compte, ou de lui demander de le faire depuis son compte personnel. C’est la meilleure façon d’éviter les oublis.
💡 Si le paiement est complété directement dans la facturation client (ou par le client), tu dois tout de même ignorer manuellement la transaction dans le Centre d’action.
✏️ Modifier le mode de paiement
Tu peux modifier le mode de paiement si la transaction est liée à un abonnement ou à un versement.
Clique sur Modifier le mode de paiement pour accéder directement à l’onglet Paiements à venir du compte client, où tu pourras faire les changements nécessaires.
Il n’est pas possible de modifier un remboursement par carte de crédit échoué. Ce genre d’échec arrive généralement quand ton compte marchand ne contient pas assez de fonds pour émettre le remboursement.
✉️ Comment je sais qu’un paiement a échoué?
Ton contact principal pour la facturation reçoit un courriel par jour qui regroupe toutes les transactions échouées des dernières 24h (avec le nom du client, la date, le montant, le type de transaction et l’ID de paiement).
Les autres admins peuvent aussi recevoir ces notifications en activant l’option dans Compte > Préférences de courriels.
Dans le courriel, clique sur Gérer les transactions échouées pour aller directement au Centre d’action.
Tu peux filtrer la liste par mode de paiement, type de transaction et raison de l’échec. Tu peux aussi exporter les données facilement.
2. Cartes de crédit en voie d’expirer avec des paiements prévus
2. Cartes de crédit en voie d’expirer avec des paiements prévus
Cette section montre les clients dont la carte enregistrée va expirer et qui ont des paiements à venir.
✉️ Est-ce que le client est informé si son paiement échoue?
Oui! Un courriel automatique est envoyé au propriétaire du compte. Le courriel inclut ton logo, un lien cliquable pour mettre à jour leur carte dans leur compte et effectuer le paiement. Il y aura aussi ton adresse courriel pour te contacter au besoin.
🔍 Un compte apparaîtra ici si :
La carte liée à un abonnement ou à un versement expire le mois suivant
ET que cette carte est sauvegardée dans le Portefeuille du compte personnel du client.
⚠️ Si la carte n’est pas enregistrée dans le Portefeuille, elle n’apparaîtra pas ici, même si elle expire bientôt.
Un rappel est automatiquement envoyé aux clients un mois avant l’expiration de leur carte. Tu peux aussi cliquer sur leur nom dans cette liste pour accéder rapidement à leur compte et leur rappeler de faire la mise à jour.
3. Comptes conciliables
3. Comptes conciliables
Cette section t’aide à faire le ménage rapidement dans les comptes clients qui ont des factures non payées ET des crédits disponibles. Elle affiche uniquement les comptes qui peuvent être conciliés immédiatement.
⚙️ Comment ça fonctionne
Un compte apparaîtra ici seulement s’il a :
Au moins un débit non concilié (facture ou remboursement).
ET au moins un crédit non concilié (paiement ou note de crédit).
Si un compte a uniquement des débits OU uniquement des crédits, il ne sera pas affiché ici. Les factures déjà couvertes par des paiements à venir ne sont pas considérées comme non conciliées dans cette section.
À noter : Ce n’est pas un outil de suivi des comptes à recevoir. Ce tableau sert uniquement à faire le ménage dans les comptes avec des items prêts à être conciliés.
🔄 Bouton de conciliation
Quand vous cliquez sur Concilier sous la colonne Actions, le système :
Concilie automatiquement les items, en commençant par les plus anciens.
Fait la conciliation sans quitter la page.
Affiche le nouveau statut concilié. Le compte restera visible jusqu’à ce que tu rafraîchisses la page. Il disparaîtra ensuite.
👀 Besoin de double vérifier? Cliquez sur le nom du propriétaire du compte pour ouvrir son dossier dans un nouvel onglet et faire la conciliation manuellement si nécessaire.
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🧠 Comprendre les colonnes
Items non conciliés : Nombre total de paiements, notes de crédit, factures et remboursements qui ne sont pas encore conciliés.
Débit non concilié : Valeur totale des factures et remboursements non conciliés.
Crédit non concilié : Valeur totale des paiements et notes de crédit non conciliés.
🔢 Comment la page est triée
Le système priorise les comptes de cette façon :
Comptes à solde zéro : Les plus simples à concilier (souvent une facture et un paiement de valeur égale).
Comptes avec peu d’éléments à concilier : Moins il y a d’éléments, plus c’est simple et rapide à régler.
🔍 Pourquoi un compte se retrouve ici?
Quelques raisons fréquentes :
Annulation de services : Des notes de crédit sont créées, mais ne sont pas appliquées aux factures existantes.
Annulation partielle d’un contrat : Certains frais restent actifs pendant que d’autres sont crédités.
Oubli administratif : Un crédit est disponible, mais n’a pas été appliqué à une facture (existante ou nouvelle).
🔑 Permissions nécessaires
Seuls les utilisateurs avec la permission Gérer les conciliations peuvent accéder à cette section et utiliser les actions de conciliation.
* Dernière mise à jour en mai 2025