Le Centre d’action est ton tableau de bord principal pour gérer les enjeux de facturation qui nécessitent ton attention. Que ce soit un paiement échoué, une carte de crédit expirante ou un compte pouvant être rapidement concilié, tout est regroupé ici pour t’aider à garder le contrôle sur les comptes clients. Tu trouveras le Centre d’action sous l’onglet Comptabilité et finances > Centre d’action.
Le Centre d’action est divisé en quatre sections :
Cliquez ci-dessous pour en savoir plus sur les fonctionnalités👇
1. Transactions échouées
1. Transactions échouées
Permissions requises 🔑
Pour gérer les paiements échoués, les administrateurs doivent disposer de la permission suivante :
Gérer les paiements échoués : Cette permission autorise les actions détaillées ci-dessous et active automatiquement la permission Voir les paiements échoués.
Pour un accès en lecture seule aux paiements échoués, les administrateurs doivent disposer de la permission suivante :
Voir les paiements échoués : Cette autorisation permet d’afficher les paiements échoués sans pouvoir les modifier. La permission Gérer les paiements échoués doit être désactivée.
Cette section liste les transactions qui n’ont pas fonctionné. Un élément apparaîtra ici si :
Un remboursement sur carte de crédit a échoué.
Un paiement par chèque électronique (eCheck) a échoué.
Un paiement en versements (carte ou eCheck) a échoué.
Un paiement d’abonnement a échoué.
Chaque entrée affiche le nom du client, le type de transaction et la raison de l’échec. Voici les actions disponibles :
🔃 Réessayer la transaction
Clique sur Réessayer la transaction dans la colonne Actions. Une petite horloge orange s’affiche à côté de l’ID de paiement pendant que le système tente de le traiter à nouveau.
Si ça fonctionne, la transaction disparaît du Centre d’action. Elle sera aussi automatiquement conciliée à la bonne facture dans la fiche client.
Si ça échoue encore, l’entrée reste affichée jusqu’à ce qu’elle soit réussie ou que tu la retires manuellement avec l’option Ignorer cette transaction.
🚫 Ignorer
Si tu ne comptes pas percevoir ce paiement (ou si un paiement a été fait manuellement), tu peux ignorer l’entrée.
Avant de faire ça, on recommande de contacter le client et d’ajouter manuellement le paiement dans son compte, ou de lui demander de le faire depuis son compte personnel. C’est la meilleure façon d’éviter les oublis.
💡 Si le paiement est complété directement dans la facturation client (ou par le client), tu dois tout de même ignorer manuellement la transaction dans le Centre d’action.
✏️ Modifier le mode de paiement
Tu peux modifier le mode de paiement si la transaction est liée à un abonnement ou à un versement.
Clique sur Modifier le mode de paiement pour accéder directement à l’onglet Paiements à venir du compte client, où tu pourras faire les changements nécessaires.
Il n’est pas possible de modifier un remboursement par carte de crédit échoué. Ce genre d’échec arrive généralement quand ton compte marchand ne contient pas assez de fonds pour émettre le remboursement.
✉️ Comment je sais qu’un paiement a échoué?
Ton contact principal pour la facturation reçoit un courriel par jour qui regroupe toutes les transactions échouées des dernières 24h (avec le nom du client, la date, le montant, le type de transaction et l’ID de paiement).
Les autres admins peuvent aussi recevoir ces notifications en activant l’option dans Compte > Préférences de courriels.
Dans le courriel, clique sur Gérer les transactions échouées pour aller directement au Centre d’action.
Tu peux filtrer la liste par mode de paiement, type de transaction et raison de l’échec. Tu peux aussi exporter les données facilement.
Quand est-ce que les notifications de transactions échouées sont automatiquement supprimées ?
Les notifications de transactions échouées résolues sont automatiquement supprimées du Centre d’action lorsque l'échec de paiement est considéré comme résolu.
Une notification de paiement ou remboursement échoué est considérée comme résolue lorsqu’un client règle son solde, ou lorsqu’un administrateur effectue des actions dans la facturation client :
Lorsqu’une personne paie une facture impayée à partir de son compte utilisateur, nous vérifions immédiatement et supprimons toute notification de paiement échoué associée à cette facture.
Lorsqu’un administrateur paie une facture impayée depuis Facturation du client > Opérations, nous vérifions immédiatement et supprimons les notifications de paiement échoué associées.
Une notification est également considérée comme résolue lorsque :
La facture associée a été entièrement payée ou conciliée; ou
Dans le cas d’un remboursement échoué, la note de crédit associée a été entièrement conciliée.
2. Cartes de crédit en voie d’expirer avec des paiements prévus
2. Cartes de crédit en voie d’expirer avec des paiements prévus
Cette section montre les clients dont la carte enregistrée va expirer et qui ont des paiements à venir.
✉️ Est-ce que le client est informé si son paiement échoue?
Oui! Un courriel automatique est envoyé au propriétaire du compte. Le courriel inclut ton logo, un lien cliquable pour mettre à jour leur carte dans leur compte et effectuer le paiement. Il y aura aussi ton adresse courriel pour te contacter au besoin.
🔍 Un compte apparaîtra ici si :
La carte liée à un abonnement ou à un versement expire le mois suivant
ET que cette carte est sauvegardée dans le Portefeuille du compte personnel du client.
⚠️ Si la carte n’est pas enregistrée dans le Portefeuille, elle n’apparaîtra pas ici, même si elle expire bientôt.
Un rappel est automatiquement envoyé aux clients un mois avant l’expiration de leur carte. Tu peux aussi cliquer sur leur nom dans cette liste pour accéder rapidement à leur compte et leur rappeler de faire la mise à jour.
3. Comptes conciliables
3. Comptes conciliables
Cette section t’aide à faire le ménage rapidement dans les comptes clients qui ont des factures non payées ET des crédits disponibles. Elle affiche uniquement les comptes qui peuvent être conciliés immédiatement.
⚙️ Comment ça fonctionne
Un compte apparaîtra ici seulement s’il a :
Au moins un débit non concilié (facture ou remboursement).
ET au moins un crédit non concilié (paiement ou note de crédit).
Si un compte a uniquement des débits OU uniquement des crédits, il ne sera pas affiché ici. Les factures déjà couvertes par des paiements à venir ne sont pas considérées comme non conciliées dans cette section.
À noter : Ce n’est pas un outil de suivi des comptes à recevoir. Ce tableau sert uniquement à faire le ménage dans les comptes avec des items prêts à être conciliés.
🔄 Bouton de conciliation
Quand vous cliquez sur Concilier sous la colonne Actions, le système :
Concilie automatiquement les items, en commençant par les plus anciens.
Fait la conciliation sans quitter la page.
Affiche le nouveau statut concilié. Le compte restera visible jusqu’à ce que tu rafraîchisses la page. Il disparaîtra ensuite.
👀 Besoin de double vérifier? Cliquez sur le nom du propriétaire du compte pour ouvrir son dossier dans un nouvel onglet et faire la conciliation manuellement si nécessaire.
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🧠 Comprendre les colonnes
Items non conciliés : Nombre total de paiements, notes de crédit, factures et remboursements qui ne sont pas encore conciliés.
Débit non concilié : Valeur totale des factures et remboursements non conciliés.
Crédit non concilié : Valeur totale des paiements et notes de crédit non conciliés.
🔢 Comment la page est triée
Le système priorise les comptes de cette façon :
Comptes à solde zéro : Les plus simples à concilier (souvent une facture et un paiement de valeur égale).
Comptes avec peu d’éléments à concilier : Moins il y a d’éléments, plus c’est simple et rapide à régler.
🔍 Pourquoi un compte se retrouve ici?
Quelques raisons fréquentes :
Annulation de services : Des notes de crédit sont créées, mais ne sont pas appliquées aux factures existantes.
Annulation partielle d’un contrat : Certains frais restent actifs pendant que d’autres sont crédités.
Oubli administratif : Un crédit est disponible, mais n’a pas été appliqué à une facture (existante ou nouvelle).
🔑 Permissions nécessaires
🔑 Sous Finance et rapports |
Gérer les conciliations * : Cette permission est requise pour utiliser et voir les actions de conciliation sur le tableau du Centre d’action. |
🔑 Sous Clients |
Facturation manuelle (facultatif) : Cette permission est requise pour créer une facture (p. ex. facturer un frais supplémentaire personnalisé) dans le Centre d’action.
Remplacer le poste comptable pour les items personnalisés (facultatif) : Sélectionner un poste comptable différent lors de l’ajout d’items personnalisés au lieu d’utiliser le poste par défaut. |
4. Créances en cours
🎗️ Créances en cours est une section en évolution.
La radiation des soldes est la principale action de recouvrement offerte. D'autres sont prévues au fil du temps.
Avec la bonne permission, vous pouvez voir directement dans le Centre d'action la liste des items de facture impayés ou partiellement payés. Ceci vous permet de gérer les comptes clients en créance et d'agir sur les soldes qui ne sont pas recouvrés. Lorsque le solde d'un item est réglé, il disparaît de la section Créances en cours.
Vous pouvez radier le solde d'un item à la fois, ou déprécier plusieurs soldes sur plusieurs items simultanément.
Dans cette section :
Nom de la permission 🔑 | Pourquoi vous en avez besoin |
Finances et rapports Radiation des items de fature | Requis pour voir les créances en cours dans le Centre d'action et pour radier un solde. |
4.1 Comment trouver des factures dans le tableau
Chaque ligne représente un item de facture (elle n'indique pas la description de l'item de facture).
Les items de facture sont triés du plus ancien au plus récent selon la date de création de la facture, afin que les soldes nécessitant le plus d'attention apparaissent en premier.
Recherchez par le nom du client. Saisissez le début du prénom, du nom de famille du client, ou des deux (2 à 3 caractères). Les accents sont optionnels. Si vous effectuez une recherche par le nom d'une personne, c'est le nom du responsable du compte qui apparaîtra, qui n'est pas nécessairement la personne ayant un item de facture impayé.
Recherchez par « Jours depuis la facture », ou par le code comptable de revenus ou le code comptable de comptes recevables lié au code comptable de revenus.
Si plusieurs items de facture sont impayés, une ligne distincte est créée pour chacun, mais ils renverront au même lien de facture. Vous pouvez sélectionner tous ces items et cliquer sur l'icône « ... » pour radier le solde des items de facture sélectionnés, simultanément.
4.2 Comment radier les items de facture dans le Centre d'action
Lorsque le solde d'un item de facture est jugé irrécouvrable et que vous souhaitez le retirer du compte du client, vous pouvez radier le solde de l'item.
La radiation n'émet pas de remboursement ni de crédit utilisable. Elle efface le solde ouvert de l'item de facture et enregistre la perte en la déduisant du compte de revenus de l'élément. Ceci n'a aucun impact sur l'inscription du client.
⚠️ La radiation est effectuée sur la totalité du solde restant de l'item.
Étapes à suivre
- Pour radier un solde à partir de la colonne Actions dans le Centre d'action -
1. Assurez-vous d'avoir la permission requise.
2. Allez dans l'onglet Comptabilité et finances et cliquez sur Centre d'action.
3. Cliquez l’icône pour déployer Créances en cours.
4. Cochez la case pour sélectionner le ou les items de facture à déprécier.
5. À droite de l'item, cliquez sous Actions, puis sur Radier le solde.
Utilisez le bouton « ... » en haut si vous sélectionnez plus d'un item.
6. Cela ouvre la fenêtre « Radier les items », où vous pouvez finaliser la radiation.
Les notes optionnelles sous Note client sont visibles par le client. Les Notes administratives ne le sont pas.
7. Une fois terminé, cliquez sur Radier les items.
L'écran s'actualise. L'item de facture n'apparaîtra plus dans le tableau.
4.3 À quoi s'attendre après avoir radié un solde
Lorsque vous effectuez une radiation, plusieurs choses se produisent dans :
Le compte du client : le solde est retiré du compte.
Les écritures de journal : le compte de revenus est débité si aucun poste de créances douteuses n'est assigné (ou le poste de créances douteuses, une fois disponible) ; Les comptes recevables sont crédités dans tous les cas.
Les rapports : les radiations peuvent être filtrées dans vos rapports d'écritures de journal.
Le compte du client 🤸
Dans la Facturation du client, une radiation crée une note de crédit (description : annulation de créance) qui est automatiquement conciliée avec le ou les items de facture auxquels elle s'applique. Le solde de l'item de facture est retiré du compte du client.
Pour voir à quel(s) item(s) de facture une radiation est conciliée, ouvrez l'entrée de radiation et cliquez sur Conciliations.
Aucune notification par courriel n'est envoyée. Les clients peuvent consulter la note de crédit dans l'onglet Facturation de leur compte personnel.
Les écritures de journal 📒
🎗️ Les postes de créances douteuses ne sont pas encore disponibles (nous travaillons actuellement sur cette fonctionnalité). Une fois lancée, vous pourrez assigner un poste de créances douteuses afin que les radiations y soient comptabilisées plutôt que dans le compte de revenus.
Une radiation débite le compte de revenus d'origine de l'item de facture (ou le poste de créances douteuses, une fois disponible, au lieu du compte de revenus), ainsi que tout poste de passif de taxes applicable. Elle efface également le solde des comptes recevables pour cet item. Les radiations n'ont pas d'impact sur les revenus reportés.
Voici comment fonctionne la facturation de la radiation :
Lorsque l'item a été facturé, la vente a été comptabilisée comme revenu (l'argent que vous avez gagné) et la portion impayée comme comptes recevables (l'argent que le client vous doit).
Lorsque vous radiez cet item de facture, Amilia renverse cette comptabilisation et débite les mêmes comptes crédités lors de la vente, puisque ce montant ne sera pas recouvré.
Ce débit est jumelé à un crédit au poste comptable de Dépôt au compte (un compte d'attente temporaire, le même que celui utilisé pour les paiements et les remboursements). Comme si Amilia créait un crédit provisoire pour le montant de la radiation.
Une conciliation applique ce crédit à la facture d'origine, ramenant le solde des comptes clients à zéro, de la même façon qu'un paiement réel le ferait. Lorsque vous effectuez une radiation, la note de crédit liée à la radiation est automatiquement conciliée avec l'item de facture d'origine.
Exemple : radiation d'un item de facture de 50,00$
Exemple : radiation d'un item de facture de 50,00$
🎗️ Cet exemple n'utilise pas de poste de créances douteuses. Une fois qu'un poste est assigné, le débit s'applique à ce poste plutôt qu'au compte de revenus. Restez à l'affût du lancement des postes de créances douteuses.
Dans cet exemple, nous radions un item de facture de 50,00$ :
Un item est vendu 50,00 $ (incluant 2,17 $ de TPS et 4,34 $ de TVQ), en utilisant le compte de revenus HQ - Amilia . Les comptes à recevoir affichent maintenant 50,00 $ dus par le client.
À la facturation
Transaction | Compte | Débit | Crédit |
Facture | Actif — 0002 Par défaut - Comptes à recevoir | 50,00 $ |
|
Facture | Passif — 0010 TPS |
| 2,17 $ |
Facture | Passif — 0011 TVQ |
| 4,34 $ |
Facture | Revenu — HQ - Amilia |
| 43,49 $ |
Lors d'une radiation, le montant retourne sur le compte de revenus. Le compte de revenus et le(s) compte(s) de taxes sont débités pour renverser la vente d'origine, et un crédit de 50,00 $ est créé dans le Dépôt au compte.
À la radiation
Transaction | Compte | Débit | Crédit |
Radiation | Revenu — HQ - Amilia | 43,49 $ |
|
Radiation | Passif — 0010 TPS | 2,17 $ |
|
Radiation | Passif — 0011 TVQ | 4,34 $ |
|
Radiation | Passif — 0001 Par défaut - Dépôt au compte |
| 50,00 $ |
Lorsque la radiation est conciliée à l'item de facture d'origine, le crédit de 50,00 $ est appliqué à la facture, ramenant le solde des comptes à recevoir pour cet item à 0 $.
Lors de la conciliation
Transaction | Compte | Débit | Crédit |
Conciliation | Passif — 0001 Par défaut - Dépôt au compte | 50,00 $ |
|
Conciliation | Actif — 0002 Par défaut - Comptes à recevoir |
| 50,00 $ |
Les radiations dans les rapports 📝
Rapport des comptes à recevoir par item de facture : L'item de facture et son solde disparaissent du rapport.
Exportation des écritures de journal : Débite le compte de revenus de l'élément (et tout poste de passif de taxes, si des taxes s'appliquent) / Crédite les comptes clients. Ce comportement est identique à celui d'une note de crédit ou d'un rabais actuellement (le revenu est réduit et la radiation est indissociable d'un rabais).
Rapports de ventes : Dans les rapports de Détails des ventes ou le Sommaire des ventes, si vous radiez un item de facture, il apparaît comme un crédit dans vos rapports de ventes.
FAQ
Quelle est la différence entre une radiation, un rabais et une annulation ?
Radiation : Règle un solde irrécouvrable. Efface la facture ouverte et enregistre la perte, sans émettre de remboursement ni de crédit. Peut débiter directement le compte de revenus de l'item de facture, ou débiter le poste de créances douteuses assigné au compte de revenus (en développement).
Rabais : Réduit ce que le client doit, tout en s'attendant à recouvrer le solde restant. Débite directement le compte de revenus de l'item de facture.
Annulation : Met fin à l'inscription du client à un programme ou à un abonnement. Peut ou non impliquer un crédit ou un remboursement.
Puis-je annuler seulement une partie du solde d'un item de facture ?
Non. L'annulation de créance s'effectue sur le solde restant complet de l'item de facture. Vous ne pouvez pas annuler seulement une partie du montant encore impayé.
Le client sera-t-il avisé lorsqu'un solde est annulé ?
L'annulation de créance génère une note de crédit, visible par le client dans l'onglet Facturation de son compte personnel. Il n'y a pas d'avis distinct au-delà de cela.
Où puis-je voir quels items de facture ont été radiés ?
Dans la Facturation du client, développez la transaction de radiation et cliquez sur Conciliations pour voir à quels items de facture elle s'applique.
Vous pouvez filtrer les transactions d'annulation dans vos exports d'écritures de journal (dans la colonne Type).
Une annulation de créance affecte-t-elle les revenus reportés ?
Non. Une annulation de créance ne fait qu'effacer le solde impayé du compte recevables d'un item de facture.
L'argent des revenus différés déjà perçu pour un service qui n'a pas encore été rendu reste inchangé dans les livres. Il n'est comptabilisé comme revenu qu'une fois le service rendu, ou ajusté manuellement (par exemple, par une annulation ou un rabais).
Note : Les annulations de créance sont généralement effectuées 90 à 120 jours après la date du service. Dans la plupart des cas, le revenu aurait déjà été comptabilisé auparavant.
Par exemple : un membre est facturé 200 $ à l'avance pour un programme, entièrement reporté au moment de la facturation. Après que 50 $ de service ont été rendus, le membre cesse de participer, et le solde restant de 150 $ est annulé.
Poste comptable | Balance après une radiation |
Comptes à recevoir | $0 (c'est radiée) |
Revenus reporté | $150 demeurent au bilan |
Revenus (gagnés) | $50 (comptabilisés) |
Les 150 $ en revenus reportés demeurent inchangés par l'annulation. Ceci est intentionnel, puisqu'une annulation de créance ne règle que les comptes à recevoir d'un item de facture, et non la comptabilisation des revenus.
* Dernière mise à jour en juillet 2026