Toutes les informations sur un participant se trouvent dans leur compte client. Un compte client est composé d'un responsable du compte et (le cas échéant) les membres de son compte (les participants qui appartiennent à leur famille). Le responsable du compte gère ses informations en se connectant à son compte personnel.
Seuls les adultes de 18 ans ou plus peuvent acheter des articles dans la boutique SmartRec d'une organisation.
Un administrateur d'organisation peut gérer le compte du client à partir de l'onglet Clients.
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Comment ça fonctionne
2. À quoi s'attendre dans un compte client
- Membres du compte
- Facturation du client
- Achats
- Compétences
- Cartes de membres
- Documents
- Effectuer un achat
1. Créer un nouveau compte client
À partir du sous-onglet Clients > Comptes:
Cliquez sur le menu Opérations > + Nouveau compte-client.
Entrez les informations du responsable du compte. Cet adulte recevra les communications, les factures et les états de comptes.
Entrez l'adresse courriel du responsable du compte. SmartRec vérifiera:
- Cette adresse courriel est-elle valide?
- Ce client existe-t-il dans la base de données de votre organisation?
- Ce client existe-t-il dans la base de données de SmartRec?
Si vous n'entrez pas d'adresse courriel, le client ne pourra pas se connecter et accéder au compte client que vous avez créé. Votre organisation sera responsable de la gestion et de la mise à jour du compte.
Sauvegardez votre travail.
👉 Lorsqu'un administrateur crée un compte pour un client et inclut une adresse courriel, une demande d'activation est automatiquement envoyée au client. Le client doit valider le compte afin de choisir un mot de passe pour pouvoir se connecter et s'inscrire en ligne.
Modifier un compte client
Le responsable du compte avec un nom d'utilisateur valide peut se connecter à son compte d'utilisateur et apporter des modifications à ses informations.
Un administrateur peut également apporter des modifications au compte d'un client à partir de l'onglet Clients. Cependant, cela n'affecte que les informations du client pour cette organisation particulière. Toute information qu'un client fournit à une autre organisation reste inaccessible aux autres organisations.
Dans le compte client, cliquez sur le sous-onglet Membres du compte et cliquez sur le nom du participant.
Cliquez sur la section applicable que vous devez modifier. Par exemple, si vous devez modifier une adresse courriel utilisée pour les communications, ouvrez la section « Informations personnelles » et modifiez le champ de courriel.
Si vous ne voyez pas les champs que vous recherchez, basculez le menu déroulant Formulaires sur « Tous ».
S'il y a des questions obligatoires qui n'ont pas été remplies dans les formulaires, vous devez répondre à ces questions avant d'enregistrer vos modifications.
Vous ne pouvez pas modifier l'adresse courriel relié au nom d'utilisateur du responsable du compte (l'adresse courriel qu'il utilise pour se connecter à son compte). Seul un client peut modifier son propre nom d'utilisateur en se connectant à son compte d'utilisateur et en effectuant la modification à partir de l'onglet Paramètres.
N'oubliez pas de sauvegarder!
2. À quoi s'attendre dans un compte client
Lors de la création d'un nouveau compte ou en cliquant sur un existant, vous aurez accès aux sous-onglets suivants dans le compte du client :
Membres du compte
Affichez et gérez le profil de n'importe quel membre dans le compte client. Vous pouvez ajouter / modifier les informations vous-même, ou attendre que le client se connecte et remplisse les formulaires d'inscription nécessaires lors d'un achat dans votre boutique en ligne.
Cliquez sur + Ajouter une personne pour ajouter des membres supplémentaires (de tout âge) au compte. Le titulaire du compte est responsable de cette personne. N'oubliez pas de sauvegarder !
Facturation du client
Les factures et les paiements effectués pour tout membre du compte sont affichés ici. Cliquez sur l'icône + à droite de toute facture, paiement et / ou note de crédit pour afficher plus de détails et exécuter certaines fonctions.
Voir si un client a un solde ou un crédit sur son compte.
Gérez leur compte de facturation et générez des relevés en cliquant sur Opérations.
Achats
Affiche le nom de chaque membre du compte et répertorie les achats effectués pour chacun.
Affiche la marchandise achetée, les laissez-passer familiaux, les réservations de plateau et / ou les abonnements familiaux plus bas sur la page.
Affiche les annulations par membre du compte en bas de la page.
Compétences (Facultatif)
Ce sous-onglet apparaît dans le dossier de votre client si votre organisation utilise la fonction Compétences. Les compétences peuvent être ajoutées, réaffectées ou supprimées par membre du compte.
Cartes de membres (Facultatif)
Ce sous-onglet apparaît si votre organisation propose une adhésion qui génère une carte de membre.
Documents
Ce sous-onglet contient les reçus d'impôt RL-24 qui a été émis à un membre du compte. Ceci n'est disponible que pour certains types d'organisations au Québec.
Effectuer un achat
Cliquez ici si vous souhaitez effectuer un achat au nom du responsable du compte. Cela peut être le cas si le client fait une réservation par téléphone. Une barre orange apparaît dans la boutique pour vous informer que vous agissez au nom du client.