Afin de bien comprendre comment fonctionne la gestion manuelle de la facturation, vous devez d’abord saisir la différence entre les Opérations disponibles.
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1. Les revenus vs les recettes
Dans le compte du client, la page 'Facturation du client' liste toutes les transactions qu'un client a effectuées avec votre organisation. Vous pouvez confirmer tous leurs achats et paiements, ainsi que traiter toutes les annulations et les remboursements nécessaires. Vous remarquerez peut-être que certaines transactions sont présentées dans des langues différentes (anglais et français). La description d'une transaction est enregistrée lors de sa création en fonction de la langue préférée de l'utilisateur dans SmartRec.
La facturation du client contient deux colonnes importantes.
Revenus : Cette colonne concerne les ventes et les achats. Il n'y a pas d'argent qui circule dans cette colonne, seulement des inscriptions et des crédits. Ici, vous trouverez 2 choses. Les éléments que nous ajoutons au compte et qui font que le client doit de l'argent (exemple 1 : les factures pour les achats en ligne ou les frais supplémentaires).
Cependant, on y trouve aussi des éléments qui vont 'créditer' le compte comme les notes de crédit des achats annulés et les rabais qui sont affichés, comme dans l'exemple 2.
Recettes : Cette colonne concerne l'argent qui circule dans le compte, comme les paiements et les remboursements. Vous trouverez les paiements (comme indiqué dans l'exemple 1) et les remboursements (comme indiqué dans l'exemple 2).
L'administrateur principal de votre organisation peut recevoir un courriel de confirmation lorsque :
Un client effectue un achat
Un administrateur crée une nouvelle facture dans le sous-onglet Facturation du client
Un administrateur annule un achat
Un administrateur effectue un achat par un remplacement
2. Créer un crédit
L’application d’un crédit est utilisée afin de réduire le solde actuel d’un client. Aucun paiement n’est retourné au client. Il ne s’agit que d’un ajustement de solde.
Dans l’onglet Facturation du client, déployez le menu déroulant Opérations:
Choisir Créer un crédit.
Remplissez correctement le formulaire de crédit.
Si vous indiquez le montant exact du crédit, n’oubliez pas de cocher Taxes : Incluses.
Sauvegarder.
3. Enregistrer un remboursement
Le remboursement, qu’il soit appliqué lors d’une annulation ou non, est le retour au client d’une somme d’argent qu’il a déjà payée. Vous pouvez effectuer un remboursement à partir du menu Opérations, à partir d'une facture, ou à partir d'un paiement.
📃 Remboursement à partir du menu Opérations
Cette option est disponible dans le cas où le remboursement ne serait pas relié à un paiement dans le compte. Cependant, le compte du client doit avoir un crédit, et non un solde actuel de 0 $ ou plus. À ce moment, vous devez créer un crédit en premier pour être en mesure de procéder au remboursement.
Dans l’onglet Facturation du client, déployez le menu déroulant Opérations.
Créer un crédit en premier.
Maintenant, enregistrer un remboursement à partir du menu Opérations.
💸 Remboursement à partir d'un paiement
Dans l’onglet Facturation du client, déployer le paiement que vous désirez rembourser.
Sur la droite, cliquez sur Remboursement.
Vous serez en mesure de rembourser le client directement sur sa carte de crédit ou par chèque électronique (selon le mode de paiement utilisé pour payé). Vous devez attendre 24 heures après le traitement d'un paiement par carte de crédit pour rembourser directement sur la carte de crédit. Vous pouvez seulement rembourser un chèque électronique après qu'il soit traité, et ceci peut prendre jusqu'a 10 jours ouvrables avant que c'est traité.
Le montant du remboursement ne peut excéder le montant du paiement. Si vous désirez tout de même rembourser un montant plus grand, vous devez d’abord Créer un crédit, sous Opérations.
Pour les chèques électroniques, vous devez rembourser la totalité du paiement si votre compte marchand est avec Cardconnect.
Si votre compte marchand est avec Paysafe, vous avez le choix de rembourser le paiement en parti ou la totalité.
4. Renverser un crédit erroné
Il n’est malheureusement pas possible de supprimer ou modifier un crédit. À cet effet, vous devez déployer le menu Opérations puis choisir Créer une facture afin d’ajouter un montant au solde. Si vous désirez ajouter un montant de crédit, choisissez plutôt Créer un crédit. Vous pouvez à cet endroit laisser une note explicative, si désiré.
5. Annuler un remboursement
Si le remboursement a été créé dans la même journée, il n’a pas encore été acheminé à votre processeur de paiement et peut donc être annulé. Voici comment :
Trouvez la transaction de remboursement dans la facturation du client.
Cliquez sur Annuler remboursement. Si malheureusement le délai est passé, vous ne pouvez l’annuler. Vous devrez alors Créer une facture afin de charger le client pour le montant total ou celui désiré.
❗ Ce n'est pas possible d'annuler un remboursement par chèque électronique.
6. Annuler un achat
Lors de l'annulation d'un achat, vous pouvez faire un crédit et remboursement en même temps. Voici comment :
Dans la facturation du client, déployer la facture comprenant le ou les achats.
Sur la droite, cliquez sur Annuler/rembourser articles et cochez le ou les achats à annuler sous Annuler.
Remplissez la section de Crédit afin d’ajuster le solde. Vous pouvez ajouter un montant ou un pourcentage de pénalité.
Vous pouvez également faire un remboursement pour récupérer le crédit et remettre le paiement au client. Si le client a payé avec une carte de crédit ou chèque électronique, vous pouvez rembourser le client directement.
Si votre compte marchand est chez Cardconnect, vous ne pouvez rembourser que la totalité du chèque électronique. Si vous utilisez Amilia Payment avec Paysafe, vous pouvez rembourser les paiements par chèque électronique en partie ou en totalité. N'oubliez pas que vous devez d'abord attendre que le chèque électronique soit traité avant de pouvoir le rembourser... cela peut prendre jusqu'à 10 jours ouvrables.
🎗️ Dans le cas d’un changement d’activité et que le prix de la nouvelle inscription est le même ou sensiblement le même, vous n’êtes pas obligé de rembourser. N’entrez seulement que le crédit. Lorsque vous arriverez au paiement de la nouvelle inscription, le système vous demandera si vous désirez utiliser le crédit au dossier afin de payer. Notez que vous ne pouvez utiliser un crédit pour des paiements postdatés. C’est un ou l’autre.
7. Effectuer un paiement
Dans l’onglet Facturation du client, déployer la facture que vous désirez payer.
Sur la droite, cliquez sur Effectuer un paiement.
Entrez le montant que vous désirez appliquer à la facture.
Choisissez le mode de paiement.
Entrez les informations du client relatives au paiement.
Pour des paiements postdatés, cochez dans le bas.
Si vous devez entrer plus d’un mode de paiement, vous devez Effectuer un paiement par mode de paiement.
Nous savons que la gestion de la facturation de vos clients est très sensible et repose beaucoup sur le cas pour cas. C’est pourquoi nous vous invitons à nous contacter immédiatement au: support@amilia.com si vous doutez de la bonne marche à suivre, afin d’éviter de créer une succession d’erreurs dans le dossier de vos clients.
8. Foire aux questions
Pouvons-nous recevoir des notifications par courriel lorsqu’un paiement échoue ?
Pouvons-nous recevoir des notifications par courriel lorsqu’un paiement échoue ?
Il existe deux façons de rester au courant des transactions échouées. Dans les deux cas, l’administrateur doit posséder la permission « Paiement échoué » (dans la section Clients) pour recevoir des notifications d’échec de paiement.
🏦 Le Centre d’action de paiement (pour les cartes de crédit) vous permet de réessayer ou de rejeter tout échec de versements, d’abonnements ou de remboursements par carte de crédit en ligne qui ont échoué.
🔔 Le sous-onglet Compte > Notifications est disponible en activant l’appli des Notifications. Vous pouvez recevoir une notification par courriel en cas d’échec d’un chèque électronique, d’un versement, d’un abonnement ou d’un remboursement par carte de crédit en ligne.
De plus, vous pouvez ajouter votre courriel dans le champ de Notifications à partir du via le sous-onglet Compte > Options pour recevoir :
Confirmations d’achats
Confirmations de paiement
Confirmations de paiement par versements avec chèques électroniques (non par cartes de crédit)
Confirmations d’annulation
Les paiements prévus qui échouent. Cliquez ici pour plus d’informations.
Les clients peuvent-ils effectuer un achat en boutique sans effectuer de paiement ?
Les clients peuvent-ils effectuer un achat en boutique sans effectuer de paiement ?
Certaines organisations préfèrent envoyer aux clients leurs options de paiement par courriel (après un achat), plutôt que d’exiger le paiement à la caisse.
Il est possible (mais non recommandé) pour les clients de passer à la caisse sans payer en activant l’option « Paiement hors-ligne » à partir du sous-onglet Comptabilité et finance > Paiements, puis en activant la même option dans la configuration de l’activité ou de l’article en question.
Une autre option serait de lier votre article à un plan de versement qui oblige les clients à fournir leurs informations de paiement pour configurer les paiements planifiés, mais n’exige pas nécessairement un paiement au moment de l’achat.
Puis-je annuler un chèque électronique ?
Puis-je annuler un chèque électronique ?
Les administrateurs peuvent annuler un chèque électronique.
Pour le faire :
Allez dans l'onglet Clients et cliquez sur le compte du client.
Dans la facturation du client, trouvez dans la liste des transactions le paiement par chèque électronique et cliquez sur l'icône + pour le développer.
Cliquez sur « Annuler ».
Si le chèque électronique a déjà été regroupé, ce message d'erreur apparaît :
Vous ne pouvez pas annuler cette transaction.
L'état de la transaction ne permet pas son annulation.
Si le chèque électronique n'a pas été traité, il n'est pas nécessaire de rembourser le client. Si le paiement par chèque électronique est traité, vous pouvez rembourser le chèque électronique directement sur le compte du client. Ca peut prendre jusqu'a 10 jours ouvrables pour traiter un chèque électronique.
Puis-je me retirer en tant que membre du compte ? Comment créer mon propre compte ?
Puis-je me retirer en tant que membre du compte ? Comment créer mon propre compte ?
Un compte utilisateur Amilia est créé à l’aide d’une adresse courriel. Vous ne pouvez pas créer un 2e compte utilisateur avec le même courriel. Le propriétaire de l’adresse courriel devient le responsable du compte. Seuls les responsables de compte peuvent ajouter ou supprimer des membres de compte. Il/elle ne peut pas se retirer de son propre compte.
Vous pouvez vous connecter ou créer un nouveau compte utilisateur lorsque vous êtes sur la page de la boutique de l’organisation, ou directement à partir du page web www.amilia.com. Vous devez valider votre compte après avoir reçu un courriel de confirmation.
Si vous ne parvenez pas à créer un compte utilisateur, veuillez nous contacter à support@amilia.com.
Quelle est la façon la plus simple de modifier une réservation de plateau ?
Quelle est la façon la plus simple de modifier une réservation de plateau ?
La manière d’apporter des modifications à une réservation de plateau peut varier :
Si une réservation de plateau en ligne d’un client doit être modifiée, vous devez annuler la facture originale et effectuer une autre réservation en ligne.
Si une réservation avec une facture doit être modifiée, vous devez annuler la facture originale et effectuer une autre réservation à partir du calendrier.
Si une réservation sans facture doit être modifiée, cliquez simplement sur l’événement dans le calendrier et sur Éditer l’événement.
Si un contrat de location approuvé doit être modifié, vous pouvez apporter des modifications au contrat en créant un nouveau brouillon.
Des versements peuvent-ils être mis en place pour coïncider avec un nombre d’occurrences de cours ?
Des versements peuvent-ils être mis en place pour coïncider avec un nombre d’occurrences de cours ?
Les versements peuvent être établis à intervalles réguliers hebdomadaires/mensuels, ou à des dates spécifiques. Votre meilleur pari serait de configurer des plans de versement par activité et de configurer chaque versement en fonction du calendrier de l’activité.
Vous ne pouvez pas définir automatiquement des versements en fonction du nombre d’occurrences d’activité.
Puis-je créer des méthodes de paiement personnalisées (par exemple, un financement externe) ?
Puis-je créer des méthodes de paiement personnalisées (par exemple, un financement externe) ?
Vous voudrez peut-être consulter la fonctionnalité des Bourses (en version bêta), qui donne aux organisations la possibilité de gérer le soutien financier de sources extérieures, y compris l’attribution de bourses aux participants pour payer les activités admissibles.
La facturation des activités peut-elle être calculée au prorata pour les inscriptions tardives ?
La facturation des activités peut-elle être calculée au prorata pour les inscriptions tardives ?
Vous avez la possibilité de facturer une activité à un client au prorata lorsqu’une date de début et de fin est spécifiée dans le calendrier de l’activité d’une session.
J’ai remboursé une facture en utilisant le mauvais mode de paiement. Comment régler cette situation ?
J’ai remboursé une facture en utilisant le mauvais mode de paiement. Comment régler cette situation ?
Si vous avez remboursé en utilisant un mode de paiement hors-ligne, vous pouvez annuler le remboursement et réessayer. Si vous avez accidentellement remboursé une carte de crédit en ligne, il n’est pas possible de l’annuler.
Un paiement peut-il être effectué par quelqu’un qui n’est pas membre du compte ?
Un paiement peut-il être effectué par quelqu’un qui n’est pas membre du compte ?
Les paiements peuvent être effectués avec une carte de crédit ou un chèque électronique appartenant à toute personne, cependant le reçu de paiement est au nom du responsable du compte.
Si un client est inscrit à un abonnement, est-il tenu de payer tous les mois ?
Si un client est inscrit à un abonnement, est-il tenu de payer tous les mois ?
Par défaut, les abonnements sont facturés et débités mensuellement sur le moyen de paiement enregistré du client.
Vous pouvez modifier ou suspendre un montant d’abonnement pour chaque client dans l’onglet Abonnements.
Comment mettre en place des chèques postdatés pour payer une facture ?
Comment mettre en place des chèques postdatés pour payer une facture ?
Dans la facturation du client, utilisez le menu Opérations ou ouvrez la facture et cliquez Effectuer un paiement.
Saisissez un montant et cliquez sur « Effectuer le paiement en plusieurs versements » pour configurer les paiements postdatés.
Comment rembourser un crédit ?
Comment rembourser un crédit ?
En supposant que le client a un solde créditeur sur son compte, cliquez sur le menu Opérations et sélectionnez Enregistrer un remboursement.
Sélectionnez la note de crédit et le mode de paiement à utiliser pour le remboursement.
J’ai une facture sur laquelle il est recommandé de supprimer les conciliations précédentes et d’en créer de nouvelles. Est-ce un processus compliqué ?
J’ai une facture sur laquelle il est recommandé de supprimer les conciliations précédentes et d’en créer de nouvelles. Est-ce un processus compliqué ?
La marche à suivre est simple. Ouvrez la facture et cliquez sur Conciliations. Cliquez sur l’icône de la poubelle pour supprimer la ou les conciliations existantes. Pour créer une nouvelle conciliation, cliquez sur les items disponibles dans le menu.
Vous pouvez également choisir d’utiliser le menu d’Opérations > Concilier le compte qui concilie automatiquement les factures avec les paiements, donc l’item de facture/paiement le plus ancien à l’item de facture/paiement le plus récent.
Comment transférer un client d’une activité à une autre ?
Comment transférer un client d’une activité à une autre ?
Vous pouvez effectuer un remplacement lorsque les deux activités partagent les mêmes formulaires en cliquant sur l’icône plus sur le côté droit de la facture, en sélectionnant Remplacement et en choisissant l’activité appropriée.
Puis-je envoyer une facture par courriel qui inclut un lien pour créer un compte Amilia ?
Puis-je envoyer une facture par courriel qui inclut un lien pour créer un compte Amilia ?
Un participant doit déjà être responsable ou membre d’un compte afin de lui créer une facture dans Amilia.
Si vous avez créé le compte pour eux, vous pouvez leur envoyer un courriel d’activation à partir du sous-onglet Clients > Comptes en cliquant sur Opérations > Envoyer des demandes d’activation.
Existe-t-il un moyen de modifier les paiements hors ligne pour changer les commentaires de l’administrateur ?
Existe-t-il un moyen de modifier les paiements hors ligne pour changer les commentaires de l’administrateur ?
Il n’est pas possible de modifier les paiements. Si nécessaire, vous pouvez annuler un paiement hors ligne et en créer un autre pour mettre à jour les détails.
Le coût d’inscription à mon activité a changé après avoir reçu une inscription. J’ai donc créé une facture contenant la balance à ce client. Dois-je comprendre que la personne doit aller dans son compte, payer la facture et que celle-ci sera conciliée automatiquement sans impact sur l’activité ?
Le coût d’inscription à mon activité a changé après avoir reçu une inscription. J’ai donc créé une facture contenant la balance à ce client. Dois-je comprendre que la personne doit aller dans son compte, payer la facture et que celle-ci sera conciliée automatiquement sans impact sur l’activité ?
Oui, c’est exact ! Les clients verront les factures non payées dans leur compte et peuvent aller les payer. Lorsque le paiement est fait, le système fait la conciliation automatiquement. Une petite suggestion : soyez spécifique avec la description de votre facture supplémentaire pour clarifier vos rapports financiers.
Pouvez-vous mettre une date pour l’âge minimum requis et une date différente pour l’âge maximum requis pour une activité ?
Pouvez-vous mettre une date pour l’âge minimum requis et une date différente pour l’âge maximum requis pour une activité ?
Une seule date peut être appliquée pour les deux.
*Dernière mise à jour en mai 2024
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