1. Types de permissions administrateur

Les groupes de permissions sont des ensembles de règles qui définissent le niveau d’accès qu’un utilisateur (généralement un membre de l’équipe ou un bénévole) possède dans Amilia SmartRec. Au lieu de configurer les permissions pour chaque personne individuellement, vous les assignez à un groupe qui a les permissions appropriées pour leur rôle.

Lorsque vous utilisez la gestion centralisée des permissions, vous pouvez configurer des groupes de permissions pour l’organisation parent ainsi que des groupes de permissions distincts qui seront utilisés par toutes les organisations enfants.

✅ La gestion centralisée des permissions doit être activée pour votre organisation par un employé d’Amilia.

2. Configurer les groupes de permissions pour l’organisation parent du réseau

Allez dans Compte > Administrateurs.
Notez les deux onglets différents : Organisation parent et Organisations enfants.
Cliquez sur Gérer les groupes de permissions, puis sélectionnez l’onglet Organisation parent.
Saisissez un nom pour le groupe de permissions et cliquez sur Ajouter.
Le groupe de permissions sera ajouté à la liste des groupes. Pour modifier les permissions, cliquez sur l’icône crayon.
Cochez les permissions que vous souhaitez inclure dans le groupe de permissions. Vous verrez l’avertissement ci-dessous. Si vous cliquez sur Continuer, les permissions seront automatiquement mises à jour.

Cochez Ne plus afficher si vous ne souhaitez plus voir cet avertissement à l’avenir.
Pour supprimer un groupe de permissions, vous devez d’abord réassigner les administrateurs qui y sont associés à un autre groupe. Vous ne pouvez pas supprimer un groupe de permissions si quelqu’un y est assigné. Ensuite, cliquez sur le X à côté du groupe que vous souhaitez supprimer.

2.1 Description des permissions administrateur

Vous trouverez ci-dessous une description de chaque permission disponible au niveau de l’organisation parent, ainsi que certaines considérations lorsque vous les activez pour un membre de votre équipe.

⚠️ Nous travaillons à ajouter de nouvelles permissions liées à ces fonctionnalités et mettrons ce tableau à jour dès qu’elles seront disponibles.

Permission	Description	Notes
Programmes et activités
Voir les programmations et activités	Permet d’accéder à les programmations, activités et leçons privées, ainsi que leurs paramètres respectifs.	Si l’administrateur possède uniquement cette permission, il ne pourra pas créer ni modifier les programmes ou activités configurés au niveau de l’organisation parent. Il pourra seulement les consulter.
Gabarits d’activités	Permet de visualiser, créer, modifier et supprimer des gabarits d'activité.	Si un administrateur apporte des modifications à des programmes ou à des gabarits d’activités au niveau parent, ces modifications ne seront pas appliquées aux activités déjà importées par les organisations enfants. L'organisation enfant devra importer à nouveau le gabarit d’activité pour que les modifications soient reflétées.
Gérer les programmations	Permet de créer, éditer et archiver des programmations, ainsi que d’importer, dupliquer ou supprimer des activités dans une programmation, ou de modifier l’ordre des programmations dans votre boutique.
Affiliations
Voir les affiliations	Permet de consulter les affiliations et leurs membres.	Si l’administrateur possède uniquement cette permission, il ne pourra pas modifier les affiliations configurés au niveau parent. Il pourra seulement les consulter.
Gérer les configurations d’affiliations	Permet de créer et modifier les configurations d’affiliation.	Lorsque vous utilisez Réseau, les affiliations pour tous les organisations enfants sont créés et gérés par l’organisation parent. Si un administrateur apporte des modifications aux affiliations au niveau parent, ces modifications seront reflétées dans les affiliations déjà importés par les organisations enfants.
Réglages de l'organisation
Informations générales	Permet de modifier les informations de base de l’organisation, telles que la description, le logo et plus encore.	Nous recommandons que seuls les propriétaires du compte et les super administrateurs aient accès à cette permission, puisque ces informations changent rarement.
Paramètres de l’organisation	Permet de modifier les paramètres de l’organisation, incluant le calendrier, les étiquettes et d'autres options.	Lorsque des étiquettes réseau sont assignées aux comptes ou aux personnes, elles seront visibles dans le profil du client dans l’ensemble du réseau, peu importe l’emplacement. Elles peuvent aussi être utilisées avec les abonnements configurés par l’organisation parent du réseau.
Paramètres de facturation, de ventes et du grand livre	Accès aux configurations organisationnelles de facturation, de ventes et de grand livre, incluant la création et la modification des comptes du grand livre, les options de facturation récurrente, les paramètres de paiement, la configuration des taxes de vente, la configuration des frais supplémentaires, les gabarits de cartes de membre et les factures Amilia.
Voir la liste des administrateurs et leurs permissions	Permet de consulter la liste des administrateurs et leurs accès.	Les administrateurs ayant cette permission peuvent voir la liste des administrateurs de l’organisation parent et des organisations enfants ainsi que leurs groupes de permissions, mais ne peuvent pas les créer, modifier ou supprimer.
Gérer la liste des administrateurs	Permet d’ajouter et de modifier des administrateurs.	Lorsqu’une personne possède cette permission, elle gère les administrateurs à la fois au niveau de l’organisation parent et des organisations enfants.
Gérer les permissions	Permet de créer, modifier et supprimer les groupes de permissions et leurs paramètres associés.
Finance et rapports
Rapports de participants	Accès aux rapports des participants tels que les adresses électroniques de participants par programmation, ainsi que le rapport des ventes et annulations d’affiliation.
Rapports financiers (tous les administrateurs)	Accès aux rapports financiers et aux données pour tous les administrateurs.
Rapports financiers (spécifiques à l'administrateur)	Accès aux rapports financiers en fonction de l'administrateur connecté.	Si vous souhaitez afficher les rapports financiers uniquement pour l'administrateur actuel (connecté), assurez-vous de ne pas activer la permission Rapports financiers (tous les administrateurs) ci-dessus.
Rapports d'activité	Accès aux rapports d'activités tels que les participants par lieu et les informations sur les activités d'une programmation donnée.
Rapports de comptabilité	Accès à tous les rapports comptables tels que le sommaire des ventes ou des paiements, les rapports par poste comptable, etc.
Analytique (si SmartRec Analytics est activé)
Tableau de bord	Permet d’accéder au tableau de bord analytique.	Les administrateurs ayant cette permission peuvent consulter des données concernant : les ventes les inscriptions les abonnements la rétention le libre-service la démographie Noter que le tableau de bord est seulement disponible en anglais pour le moment.

2.2 Groupes de permissions administrateur suggérés pour l’organisation parent

Vous ne savez pas par où commencer pour configurer vos groupes de permissions? Nous vous suggérons les groupes suivants pour votre organisation parent.

N’hésitez pas à les ajuster ou à en supprimer certains s’ils ne correspondent pas à votre organisation.

Nom suggéré	Permissions	Qui devrait l’avoir
Super administrateur	Toutes	Il est recommandé d’identifier 2 à 3 personnes dans votre organisation qui auront l’équivalent des permissions du propriétaire du compte. Cela permet d’avoir des remplaçants en cas d’absence ou de départ d’un employé.
Administrateur SmartRec	Voir la liste des administrateurs et leurs permissions Gérer la liste des administrateurs Gérer les permissions Rapports de participants Rapports financiers (tous les administrateurs) Rapports d'activité	Selon le nombre d’emplacements dans votre réseau et le nombre d’embauches saisonnières ou fréquentes, vous pourriez vouloir désigner un administrateur SmartRec responsable d’ajouter des administrateurs et d’assigner les groupes de permissions.
Directeur ou gestionnaire des programmes	Voir les programmations et activités Gabarits d’activités Gérer les programmations Paramètres de l’organisation (facultatif) Tableau de bord Rapports de participants Rapports d'activité	Ce groupe de permissions permet à la personne responsable des programmations et des gabarits d’activités de les créer, modifier et supprimer, ainsi que de consulter les données sur leur performance. Elle peut également partager des programmations et des gabarits d’activités avec les organisations enfants et déterminer s'ils peuvent modifier les champs des modèles. Vous pouvez aussi, de façon optionnelle, lui permettre d’ajouter ou modifier des étiquettes utilisées à l’échelle de l’organisation.
Directeur des affiliations	Voir les affiliations Gérer les configurations d’affiliations Paramètres de l’organisation (facultatif) Tableau de bord Rapports de participants Rapports d'activité	Ce groupe de permissions permet à la personne responsable des affiliations de les créer, modifier et supprimer, ainsi que de consulter les données sur leur performance. Elle peut également partager les affiliations avec les organisations enfants. Vous pouvez aussi lui permettre, de façon optionnelle, d’ajouter ou modifier des étiquettes utilisées dans l’organisation.
Directeur comptabilité ou finances	Paramètres de facturation, de ventes et du grand livre Tableau de bord Rapports financiers (tous les administrateurs) Rapports de comptabilité	Ce groupe de permissions permet à l’administrateur de consulter les informations liées à la facturation, aux ventes et aux analyses.
Vue de lecture seulement	Voir les programmations et activités Voir les affiliations Voir la liste des administrateurs et leurs permissions Tableau de bord Rapports de participants Rapports d'activités	Un administrateur ayant ce groupe de permissions peut consulter les informations et les analyses, mais ne peut rien créer, modifier, ni supprimer.

3. Configurer les groupes de permissions pour les organisations enfants

Le processus pour créer des groupes de permissions pour les organisations enfants est semblable à celui utilisé pour l’organisation parent du réseau. Gardez en tête que ces groupes de permissions devraient refléter les différents rôles et responsabilités au niveau des emplacements.

🎗️ Les administrateurs des organisations enfants pourront consulter la liste des administrateurs et les groupes de permissions de leur succursale s’ils ont la permission « Voir la liste des administrateurs et leurs permissions ».

Cependant, ils ne pourront pas ajouter d’administrateurs ni effectuer de modifications. Toutes les actions apparaîtront en gris.

Depuis l’organisation parent, allez dans Compte > Administrateurs.
Cliquez sur Gérer les groupes de permissions et sélectionnez l’onglet Organisations enfants.
Saisissez un nom pour le groupe de permissions et cliquez sur Ajouter.
Le groupe sera ajouté à la liste. Pour modifier les permissions, cliquez sur l’icône crayon.
Cochez les permissions que vous souhaitez inclure dans le groupe. Vous recevrez le même avertissement que précédemment. Si vous cliquez sur Continuer, les permissions seront automatiquement mises à jour. Cochez Ne plus afficher si vous ne souhaitez plus voir cet avertissement.
Pour supprimer un groupe de permissions, vous devez d’abord réassigner les administrateurs associés à un autre groupe. SmartRec ne vous permettra pas de supprimer un groupe si quelqu’un y est assigné. Cliquez ensuite sur le X à côté du groupe que vous souhaitez supprimer.

4. Ajouter de nouveaux administrateurs et les assigner à un groupe de permissions

Pour ajouter un nouvel administrateur à l’organisation parent ou à une organisation enfant, cliquez sur Administrateurs > Nouvel administrateur.
Remplissez ses informations et assurez-vous que son statut est Actif.
Assignez-lui le groupe de permissions approprié pour l’organisation parent ou pour une ou plusieurs organisations enfants. Au besoin, vous pouvez assigner la personne à un groupe de permissions dans plusieurs organisations enfants. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Sauvegarder.
Si la personne possède déjà un compte Amilia, elle sera automatiquement ajoutée à la liste des administrateurs de l’organisation parent et/ou des organisations enfants sélectionnées.

Si elle n’a pas encore de compte Amilia, elle recevra un courriel d’activation de compte et devra suivre le lien pour l’activer.

Dans l’exemple ci-dessous, Olivier Michaud a été ajouté comme administrateur pour Centre Amilia - Longueuil, une organisation enfant. Il apparaît dans la liste des administrateurs dans l’onglet Organisations enfants.

Il verra également la tuile pour gérer cette organisation dans l’onglet Accueil de son compte personnel.

❗ Lorsque votre organisation utilise les permissions centralisées, vous ne pouvez pas ajouter d’administrateurs depuis une organisation enfant. Le bouton sera grisé.

5. Foire aux questions

1. Quelle est la différence entre l’utilisation des permissions centralisées et l’absence de celles-ci?

Lorsque vous utilisez la gestion centralisée des permissions, vous pouvez configurer des groupes de permissions pour l’organisation parent du réseau (par exemple, le siège social d’une association) ainsi que des groupes de permissions distincts utilisés par toutes les organisations enfants.

Les organisations enfants ne peuvent pas ajouter leurs propres administrateurs.

Tous les administrateurs et groupes de permissions sont gérés par l’organisation parent.

Comment configurer les permissions au niveau du parent

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