Utilisez les périodes d'inscription pour définir les périodes d'ouverture et de fermeture d'inscription à une activité pour différents groupes de participants dans votre boutique en ligne. Une fois configurée, SmartRec automatise le processus d'inscription prioritaire, éliminant ainsi l'intervention manuelle.

1. Comment ajouter une période d'inscription

Lorsque vous ajoutez la première période d'inscription, sa date de début devient la date à laquelle les clients (éligibles) peuvent s'inscrire à l'activité. Vous pouvez modifier la période à tout moment.

À partir du sous-onglet Activités > Édition, cliquez sur l'activité pour ouvrir la fenêtre de configuration.
Défilez jusqu'à la section
🕒 Périodes d'inscription
et cliquez sur « Configurer ».
Ajoutez une ou plusieurs périodes d'inscription. Soyez vigilant pour le chevauchement des
périodes d'inscription.
Sauvegardez l'activité.

💡 Conseil : Utilisez la fonction d'édition massive pour

ajouter une période d'inscription à plusieurs activités à la fois.

1.1 Intervalles et chevauchements entre les périodes d'inscription

À la suite de la première date de début, si aucune période d'inscription n'est en cours, tout le monde peut s'inscrire. Assurez-vous qu'il n'y a pas d'intervalle entre les périodes d'inscription, sauf si cela est prévu.

Cette activité a deux périodes d'inscription, avec un arrêt entre les deux

Avant le 5 sept, les clients ne pourront pas s'inscrire.
Le 5 sept à 9h, seuls les membres avec l'affiliation peuvent s'inscrire.
Le 9 sept à 17h, tout le monde peut s'inscrire, car la période d'inscription est terminé.
Le 10 sept à 9h, seuls les clients existants peuvent s'inscrire.
Le 15 sept a 17h, tout le monde peut s'inscrire.

Si une période d'inscription comporte plusieurs restrictions, les participants doivent remplir au moins l'un (ou l'autre) des critères. Il en va de même lorsque les périodes d'inscription se chevauchent.

L'activité à une période d'inscription qui comprend deux restrictions	Avant le 5 sept, les clients ne pourront pas s'inscrire. Le 5 sept à 9h, seuls les résidents dans le segment ou les membres avec l'affiliation peuvent s'inscrire. Le 9 sept à 17h - tout le monde peut s'inscrire.
L'activité à deux périodes d'inscription, avec une restriction chacune	Avant le 1e sept, les clients ne pourront pas s'inscrire. Le 1e sept à 9h - seuls les résidents dans le segment peuvent s'inscrire. Le 16 sept à 9h, seuls les résidents dans le segment ou des clients existants peuvent s'inscrire. Le 20 sept à 17h, tout le monde peut s'inscrire.

2. Les restrictions sur les périodes d'inscription

Les périodes d'inscription contrôlent qui s'inscrit et quand ils s'inscrivent lors d'une période donnée. Cela diffère des « Paramètres supplémentaires » d'une activité, qui peuvent restreindre les personnes qui s'inscrivent au départ.

Si une activité comporte des paramètres supplémentaires concernant l'âge, le sexe, l'adhésion, les compétences et/ou les exigences relatives aux Communautés, les clients doivent être éligibles. Sinon ils ne pourront pas s'inscrire, quelles que soient les restrictions de période d'inscription.

⬜ Clients existants

Offrez une incitation en donnant la priorité aux clients existants! Cela limite l'inscription à ceux qui disposent déjà d'une facture de votre organisation dans leur compte. Si un client a effectué un achat auprès de votre organisation, n'importe quel membre de son compte peut s'inscrire à l'activité.

⬜ Tout le monde

Tout le monde peut s'inscrire, à condition de respecter les paramètres supplémentaires d'une activité (le cas échéant).

⬜ Communautés

Donnez de l'avance aux résidents pour obtenir cette place convoitée ! Seuls les clients disposant d'une adresse validée au sein du ou des communautés peuvent s'inscrire.

⬜ Affiliations

Mettez en valeur l'adhésion en donnant la priorité d'inscription à vos membres. Sélectionnez une affiliation active (les adhésions expirées ou archivées ne sont pas éligibles). Les clients doivent avoir au moins une des affiliations sélectionnées.

3. FAQ

1. Les admins peuvent-ils contourner les périodes d'inscription ?

Les admins peuvent contourner les périodes d'inscription s'ils disposent des permissions appropriées :

🔑 Clients - Sommaire de facturation du client et Facturation

🔑 Boutique - Ignorer les restrictions et items requis

2. Et si un participant est inéligible lors d'une période d'inscription ?

Si un participant n'est pas éligible pendant une période d'inscription, une icône d'avertissement à côté de son nom explique pourquoi il n'est pas éligible :

Un message différent s'affiche lorsque la période d'inscription concerne une communauté dont personne dans le compte ne fait partie :

3. Comment puis-je fermer l'inscription sur une activité ?

Pour fermer l'inscription sur une activité, vous devez cacher l'activité de votre boutique en ligne. Pour le faire, ouvrez la fenêtre de configuration de l'activité à partir du sous-onglet Activités >Édition et changer le statut à Caché.

4. Comment offrir une préinscription pour la prochaine session aux participants actuels ?

Vous pouvez proposer une préinscription aux participants actuels pour le même programme (même jour et même heure) lors de la prochaine session (par exemple, le lundi à 10 h), ou proposer une préinscription à n'importe quel programme lors de la prochaine session.

La méthode la plus efficace consiste à dupliquer les activités de la session en cours et à modifier les nouvelles activités selon les besoins. Après avoir créé la nouvelle session, des liens secrets peuvent être envoyés aux participants actuels de la session tout en cachant la nouvelle session de la boutique en ligne.

* Dernière mise à jour en novembre 2024