🎥 L'intégration Zoom d'Amilia SmartRec génère des liens de réunion et des invitations de calendrier lors de la planification de vos activités en ligne.

Les événements virtuels sont très demandés, c'est pourquoi nous avons rendu possible l'organisation d'activités virtuelles qui fonctionnent avec n'importe quelle plateforme de réunion en ligne. Insérez votre lien de réunion dans SmartRec et offrez aux participants et au personnel de vos activités un accès sécurisé à vos offres en ligne.

Dans cet article :

Comment créer une activité en ligne
Comment s'inscrire et participer à une activité en ligne
2.1 Comment le personnel rejoint-il votre activité
2.2 Comment les participants rejoignent-ils votre activité
FAQ

1. Comment créer une activité en ligne

La principale différence lorsque vous configurez une activité en ligne vs une activité en personne est la localisation de l'activité. Une activité en ligne se déroule sur une plateforme de vidéoconférence (et non dans un plateau). Les activités en personne ne peuvent être assignées qu'aux plateaux et les activités en ligne aux plateformes.

Configurez votre activité comme vous en avez l’habitude. Dans Horaire & ressources, cliquez sur + Ajouter horaire :

Récurrence : Vous pouvez programmer des activités en ligne une seule fois, tous les jours, toutes les semaines et tous les mois.
Localisation de l’activité : C’est ici que vous choisissez « En personne » ou « En ligne ». Une activité en ligne se déroule sur une plateforme de vidéoconférence plutôt que dans un plateau. Récupérez le lien de réunion de la plateforme de vidéoconférence et insérez-la dans la configuration d’activité dans SmartRec dans le champ « Lien pour rejoindre l’activité ». Vous pouvez cliquer pour modifier la ou les occurrences si vous avez besoin de personnaliser des occurrences individuelles avec une plateforme de vidéoconférence, un lien de réunion, l'heure de début/fin et/ou un membre de personnel différent.

📹 Truc et astuces : Si vous souhaitez créer automatiquement des liens de réunion et des invitations au calendrier lorsque vous planifiez des activités en ligne, essayez l'intégration Zoom d'Amilia SmartRec !
Assigner le personnel : L’activité en ligne apparaît dans l’horaire du personnel.
Sauvegarder l’horaire. Sous Jours fériés, cochez Lieu affiché sur la facture pour que le lien de la réunion apparaisse sur la confirmation de facture du participant. Sauvegarder l’activité.

💡 Un moyen efficace de donner accès au personnel au lien de la réunion est d'avoir coché l'option de leur envoyer une invitation de calendrier lorsque le premier participant s'inscrit à l'activité en ligne.

2. Comment s'inscrire et participer à une activité en ligne

Vous remarquerez une icône de caméra lorsqu'il s'agit d'une activité en ligne dans la boutique. Le lien de la réunion ne s'affiche jamais en public.

Suite à l'achat d'une activité en ligne, un courriel comprenant le lien de la rencontre est envoyé dans la boîte de réception du client, ainsi que sur son compte personnel (dans l'onglet Communications). Le jour de l'activité, le personnel et les participants n'ont qu'à cliquer sur le lien de la réunion pour participer.

2.1 Comment le personnel rejoint-il l'activité en ligne

Les administrateurs autorisés à configurer des activités dans l'arrière-boutique peuvent voir le lien pour rejoindre l'activité dans la configuration de celui-ci. Cependant, étant donné que le personnel n'a pas nécessairement accès à l'arrière-boutique de l'organisation, le moyen le plus simple de leur partager le lien de la réunion consiste à activer l'envoi d'une invitation de calendrier lorsque le premier participant s'inscrit à l'activité en ligne. Non seulement l'invitation est envoyée dans la boite courriel du personnel, mais elle se trouve également dans l'onglet Communication de son compte personnel.

Une fois dans la réunion, le personnel peut prendre les présences à partir de la liste de présence virtuelle ou avec l'application Amilia.

📽️ Les membres du personnel doivent se connecter à la plateforme de réunion avec leurs identifiants de connexion de l'organisation. Sinon, ils se joindront à la réunion en tant que participants plutôt qu'en tant qu'hôte.

2.2 Comment les participants rejoignent-ils l'activité

Les participants inscrits peuvent trouver le lien de la réunion dans leur compte personnel :

Onglet Accueil

Faites défiler jusqu'à Mon calendrier et vérifiez les événements à venir pour retrouver le lien de réunion en ligne.

Onglet Communications

Cliquez sur « Visionner » sur la notification de facture et/ou l'invitation de calendrier (le cas échéant). Ces messages devront également se trouver dans leur boîte de courriel.

3. Foire aux questions

1. Quelles plateformes de vidéoconférence puis-je utiliser pour héberger des activités en ligne ?

Toutes ! Si vous ne voyez pas la plate-forme de vidéoconférence dans la liste déroulante, choisissez « Autre », puis indiquez le nom afin qu'il s'affiche dans la boutique.

Vous pouvez également utiliser l'intégration Zoom d'Amilia SmartRec, qui connecte votre compte Zoom à votre arrière-boutique de SmartRec, de sorte que les liens de réunion et les invitations au calendrier du personnel soient générés lorsque vous créez des activités en ligne !

2. Que se passe-t-il si les participants ne voient pas le(s) lien(s) pour rejoindre l'activité ?

Vérifiez la configuration de l'activité pour voir si « Lieu affiché sur la facture » est coché. Si tel est le cas, le lien apparaîtra sur la copie de la confirmation de facture envoyée par courriel ainsi que dans l'onglet Communication du compte personnel du participant. (Le lien de la rencontre doit avoir été ajouté à l'activité au moment de l'inscription du participant).

Sinon, le lien de la réunion s'affichera dans les 5 prochains événements à venir dans leur calendrier. Si un lien de réunion a été ajouté par un administrateur, mais n'apparaît pas dans le compte personnel du participant enregistré, veuillez nous contacter par clavardage ou par courriel à support@amilia.com.

3. Comment désactiver les activités en ligne ?

Si vous ne souhaitez pas offrir d'activités en ligne pour le moment, contactez-nous à support@amilia.com et nous désactiverons la fonctionnalité pour vous. Gardez à l'esprit que l'intention est de rendre les activités en ligne accessibles à tous dans un avenir rapproché. Nous vous encourageons donc à profiter de cet accès anticipé !

4. Comment puis-je trouver des activités en ligne dans la boutique ?

Alors que nous travaillons sur le filtrage des activités en ligne dans la boutique, nous vous recommandons de créer et de lier des étiquettes dans l'intervalle pour faciliter l'inscription des clients aux activités en ligne.

* Dernière mise à jour en janvier 2024