La conciliation est le processus utilisé pour faire correspondre les paiements avec les items de facture. Ce qui minimise les erreurs de comptabilité et produit des rapports financiers détaillés et précis.
Dans la plupart des cas, la conciliation est appliquée automatiquement. Sinon, les administrateurs disposant des bonnes permissions peuvent concilier eux-mêmes les paiements avec les items de facture.
Comment ça fonctionne
1. Visionner le statut de conciliation d’une transaction
Dans la facturation du client, une icône en bas à gauche de chaque transaction représente le statut de conciliation de chaque facture, paiement, dépôt au compte, annulation ou crédit.
✅ Conciliation complète : Tous les items de facture sont payés en totalité ou bien un paiement, un dépôt au compte, une annulation ou un crédit a été entièrement concilié avec des items de facture.
🧿 Partiellement concilié : Indique qu’un ou plusieurs items de facture ne sont pas payés en totalité ou qu’un paiement n’a pas été concilié en totalité.
⚠️ Pas concilié : Aucune conciliation n’est effectuée.
☑️ Concilié avec paiements futurs : Les items de facture sont entièrement conciliés avec des versements. Cette icône restera affichée jusqu’à ce que tous les paiements prévus aient eu lieu. Si les paiements prévus ne couvrent pas le montant total de la facture, l’icône Partiellement concilié apparaîtra une fois tous les versements effectués.
❗ Erreur de conciliation : Il s’agit d’un état d’erreur rare. Supprimez et recréez la conciliation pour la corriger. Si le statut d’erreur persiste, contactez-nous à support@amilia.com.
2. La conciliation automatisée
La conciliation automatisée se produit :
Lorsqu’un paiement est effectué à la caisse dans la boutique ;
Lorsqu’un paiement est établi en versements à la caisse dans la boutique ;
Lorsqu’un client paie un solde impayé à partir de son compte personnel ;
Lorsqu'un abonnement récurrent est facturé suivi immédiatement d’un paiement automatisé.
📑 L’ordre dans lequel les paiements sont conciliés avec des items de facture
La conciliation automatisée applique le paiement aux items dans l’ordre dans lequel ils sont répertoriés sur la facture, du premier au dernier. Les versements sont toujours conciliés avec l’item de facture approprié, quel que soit l’endroit où ils apparaissent sur la facture.
Ci-dessous, un administrateur effectue un achat (au nom d’un client) pour 170 $, avec un paiement partiel de 100 $ à la caisse. Voici comment l’argent est automatiquement concilié :
75 $ sont appliqués au 1er item sur la facture. L’item est entièrement payé.
25 $ sont appliqués au 2e item sur la facture. Il reste 50 $ à payer pour cet item.
0 $ est appliqué au 3e item de facture, car le paiement a déjà été appliqué aux items de facture précédents. Il reste 20 $ à payer pour cet item.
3. La conciliation manuelle
Les administrateurs disposant des permissions nécessaires peuvent effectuer les conciliations manuellement :
Lorsqu’une facture et son paiement sont ajoutés à des jours différents ;
Lorsqu’un paiement est ajouté à partir de la facturation du client (non effectué à la caisse) ;
Lorsque les conciliations existantes sont modifiées par l’administrateur ;
Lorsqu’un administrateur utilise l’outil de conciliation automatique. Cliquez ici pour plus de détails.
💰 Lorsqu’un paiement est effectué à partir de la facturation du client
Ci-dessous, un client a une facture impayée qui n’est conciliée avec aucun paiement.
Développez la facture et sélectionnez Effectuer un paiement, ou cliquez sur Opérations > Effectuer un paiement.
Cochez la facture qui sera conciliée avec le paiement.
Le paiement est appliqué aux items dans l’ordre auquel ils apparaissent sur la facture.
✏️ Lorsque les conciliations existantes sont modifiées par l’administrateur
Les administrateurs disposant des permissions nécessaires peuvent modifier les conciliations d’une transaction.
Dans la facturation du client, développez la transaction et sélectionnez Conciliations.
Cliquez sur la flèche bleue pour voir comment chaque item est concilié et cliquez sur Modifier.
Vous pouvez modifier le montant appliqué à chaque item de facture. Vous ne pouvez pas modifier le montant appliqué aux items liés aux versements (paiements planifiés) — vous ne serez pas en mesure de sauvegarder.
🗑️ Lorsque vous supprimez une conciliation
Les administrateurs disposant des permissions nécessaires peuvent supprimer toutes les conciliations existantes, à l’exception de ceux liés à de futurs versements.
Pour supprimer une conciliation, développez la transaction et cliquez sur Conciliations.
Cliquez sur l’icône de corbeille pour supprimer les conciliations liées aux transactions.
Ensuite, assurez-vous de bien concilier manuellement la transaction.
4. Comment trouver les items non conciliés
En plus de voir le statut de conciliation des transactions dans la facturation du client, vous pouvez identifier les comptes clients ayant des items non conciliés à partir du sous-onglet Compte et finances> Items non conciliés.
Triez les transactions non conciliées qui ont eu lieu durant la plage de temps.
Cliquez sur un nom pour afficher la facturation du client. Le nom du responsable du compte s’affichera toujours, même si les items non conciliés concernent un autre membre du compte.
Le numéro d’identification du reçu se rapporte au paiement, au remboursement, au dépôt au compte ou au crédit qui n’a pas été concilié avec un item de facture.
Foire aux questions
Quelles permissions dois-je disposer pour gérer les conciliations ?
Les administrateurs ont besoin des deux premières permissions (dans la section Clients) pour afficher les conciliations et des deux dernières permissions (dans la section Finance et rapports) pour les modifier :
🔑 Afficher les comptes clients : afficher la liste des comptes clients et les détails d’un compte client.
🔑 Sommaire de la facturation du client : afficher la page de facturation d’un client et ses transactions.
🔑 Gérer les conciliations : ajoutez ou modifiez manuellement une conciliation.
🔑 Supprimer les conciliations : supprimer les conciliations déjà effectuées.
Comment la conciliation des paiements affecte-t-elle mes rapports financiers ?
Les paiements sont liés au même poste de comptabilité que l’item de facture avec lequel il est concilié ; vous permettant de voir quels paiements ont été effectués sur vos ventes. La bonne conciliation affecte l’exactitude de vos rapports de paiement.
Détails des paiements par poste comptable : Répertorie les paiements liés au poste de comptabilité de l’item vendu (y compris les notes de crédit et les détails de la facture). Les paiements non conciliés n’apparaissent pas dans ce rapport.
Paiement par poste comptable : Fournit le montant total des paiements reçus et les regroupe par poste de comptabilité et le mode de paiement. Les paiements non conciliés apparaissent dans ce rapport sur une ligne à part.
Paiement par item : suit chaque paiement, dépôt au compte, remboursement et correction de paiement. Les transactions non conciliées apparaissent dans le rapport, mais manquent de détails sur la façon dont la transaction a été appliquée.
Puis-je modifier l’ordre de la conciliation automatisée ?
La conciliation automatisée applique le paiement aux items dans l’ordre auquel ils sont répertoriés sur la facture, du premier au dernier. Les paiements planifiés (versements) sont conciliés avec l’item de facture approprié, quel que soit l’endroit où ils apparaissent sur la facture.
Cet ordre ne peut pas être modifié, mais les administrateurs disposant des permissions nécessaires peuvent supprimer des conciliations et les réappliquer manuellement dans l’ordre de leur choix.
Puis-je supprimer des conciliations reliés aux paiements planifiés (c'est-à-dire des versements) ?
Vous ne pouvez pas modifier ni supprimer une conciliation sur un item de facture lié à des versements. Tout d'abord, vous devez supprimer le paiement planifié à partir du sous-onglet Paiements à venir. Ensuite, effectuez un paiement pour ajouter à nouveau le versement, en vous assurant qu'il est concilié à l'item de facture approprié.
Qu’est-ce que l’outil de conciliation automatique ?
Les administrateurs autorisés à afficher les comptes clients et la facturation des clients peuvent inviter manuellement SmartRec à réconcilier automatiquement un ou tous les comptes dans l’onglet Clients. Cet outil relie les paiements non conciliés aux items de facture non conciliés du plus ancien au plus récent.
L’outil ne conciliera pas nécessairement une facture et un paiement créés le même jour. Il concilie d’abord le paiement avec la facture non conciliée la plus ancienne (et suit l’ordre des items de facture du premier au dernier).
Pour inciter la conciliation automatique de tous les paiements des clients avec les items de facture dans chaque compte :
À partir du sous-onglet Clients > Comptes, cliquez sur Opérations > Concilier tous les comptes. Tous les comptes de tous les pages seront conciliés.
Pour inciter la conciliation automatique de tous les paiements du client avec les items de facture pour un seul compte :
Dans l’onglet Clients, recherchez le responsable du compte et accédez à son sous-onglet de Facturation du client.
Cliquez sur Opérations > Concilier le compte.
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