📸 Le photo de profil du participant s'affiche maintenant sur le Kiosque
Le kiosque pour visiteurs améliore le flux des visiteurs et évite le surpeuplement à l’entrée grâce à sa conception conviviale qui permet aux clients de s’enregistrer facilement par eux-mêmes, sans l’aide du personnel. Les clients qui sont détenteurs d’un laissez-passer peuvent se présenter à un cours sans avoir besoin de s’inscrire à l’avance. Des alertes sonores peuvent être activées lorsque les visiteurs utilisent le kiosque.
Avant de commencer, assurez-vous que votre point d’accès est bien configuré !
Comment ça fonctionne
1. Comment préparer le Kiosque pour visiteurs
Pour préparer le kiosque, vous aurez besoin :
d'un scanneur 2D permettant aux visiteurs de scanner leur code-barres (c’est-à-dire l’identifiant Amilia) ;
d'un écran tactile connecté à Internet (comme une tablette) ou un deuxième ordinateur et souris pour vos visiteurs.
Assurez-vous que votre appareil est en mode plein écran pour garantir une résolution optimale.
Si vous utilisez un iPad, Apple exige que Safari soit téléchargé en tant qu'application pour activer le plein écran.
Dans la Gestion des accès, sélectionnez votre point d’accès, puis cliquez sur Kiosque pour visiteurs.
(Afin de s’assurer que les clients demeurent sur la vue principale du kiosque, l’utilisateur sera déconnecté en naviguant à l’extérieur de cette page)
Pendant que les visiteurs s’enregistrent à partir du kiosque, les administrateurs peuvent maintenir la visibilité à partir de leur propre écran à la réception en se référant à la Vue d’ensemble des entrées et le Suivi des présences (si activé).
2. L’enregistrement réussi à partir du Kiosque pour visiteurs
Les clients doivent être inscrits à au moins un type d’accès admissible pour s’enregistrer.
Le kiosque ne suit pas les départs. Lorsqu’il est temps de partir, nous recommandons aux visiteurs de se rendre à la réception pour permettre aux administrateurs de suivre les départs et la récupération des enfants.
⚽ Un visiteur est inscrit à une activité
Les clients inscrits à un seul type d’accès admissible sont immédiatement enregistrés après avoir scanné leur code-barres. Il en va de même pour les clients utilisant une affiliation / abonnement admissible pour l’entrée (sans être inscrit à une activité).
⚽ 🎾 🏈 Un visiteur est inscrit à plusieurs activités
Les clients inscrits à plusieurs types d’accès admissibles doivent s’enregistrer séparément pour chaque événement auquel ils participent ce jour-là. Après s’être enregistrés auprès du premier événement, les clients peuvent utiliser le bouton « S’inscrire pour plus d’activités » pour s’enregistrer à une autre activité (jusqu’à ce qu’il ne reste plus d’événements admissibles parmi lesquels choisir).
Suivi des visiteurs à l’entrée par l’administrateur
Pendant que le Kiosque pour visiteurs est ouvert sur un appareil distinct, les administrateurs pourront gérer le point d’accès à partir de leur ordinateur en suivant la Vue d’ensemble des entrées.
Lorsqu’un visiteur est enregistré avec succès :
Si le Suivi des présences est activé, le bouton pour « Enregistrer » est remplacé par un bouton indiquant que le visiteur est « Sorti(e) ». De même que pour les clients qui utilisent une affiliation ou un laissez-passer (si l’option de sortie pour ces articles est activée dans les paramètres du point d’accès).
Un enregistrement réussi à partir du kiosque n’est enregistré qu’une seule fois par type d’accès admissible dans la Vue d’ensemble des entrées et dans l’Information du visiteur.
Vous pouvez activez les alertes sonores dans les paramètres du point d'accès.
La Vue d’ensemble des entrées et le Suivi des présences s’actualisent toutes les 15 secondes. Les administrateurs ne sont pas tenus d’actualiser la page.
3. Lorsqu’il faut vérifier un compte
Les administrateurs devront examiner un compte si une alerte de notification est activée dans les paramètres (pour tous les clients) ou activée pour un client spécifique à partir de l’Information du visiteur.
Les visiteurs peuvent s’enregistrer avec succès au kiosque même si leur compte doit être vérifié. Une fois la vérification faite, le client n’est pas tenu de scanner à nouveau son code-barres.
Notification à l’administrateur de vérifier un compte
Dans la Vue d’ensemble des entrées, une icône s’affiche indiquant que le compte doit être vérifié.
Si le Suivi des présences est activé, le bouton pour « Enregistrer » est remplacé par un bouton indiquant que le visiteur est « Sortie ».
Lors d'un scan à partir du kiosque, l’Information du visiteur du client ne s’affiche pas automatiquement s’il y a une notification pour vérifier le compte. Si un administrateur ne surveille pas activement la Vue d’ensemble des entrées, nous vous suggérons d’activer les alertes sonores dans les paramètres du point d’accès.
4. Lorsque l’accès est refusé au Kiosque pour visiteurs
L’entrée est bloquée pour les clients qui ne sont pas inscrits à au moins un type d’accès admissible. Sinon, une alerte est activée dans les paramètres (pour tous les clients) ou est activée dans l’Information du visiteur pour un client spécifique et bloquera l'entrée.
Les clients dont l’entrée est refusée au kiosque doivent se présenter à la réception. Une fois le problème résolu, le client (ou l’administrateur) doit à nouveau scanner le code-barres pour enregistrer sa présence.
L’administrateur est notifié lorsqu’un accès est refusé
Les visiteurs se rendront à la réception s’ils ne peuvent pas s’enregistrer. Les administrateurs peuvent se référer au point d’accès et l’Information du visiteur pour résoudre le problème.
À partir de la Vue d’ensemble des entrées, une icône s’affiche pour notifier l’administrateur lorsqu’un accès est refusé.
Dans le Suivi des présences, les boutons pour l’enregistrement ou la sortie ne fonctionneront pas.
Lors de l’utilisation du kiosque, l’Information du visiteur du client ne s’affiche pas automatiquement s’il y a une notification que l’accès est refusé. Nous vous suggérons d’activer les alertes sonores dans les paramètres du point d’accès, en particulier si un administrateur ne surveille pas activement la Vue d’ensemble des entrées.
Lorsque le problème est résolu et que le client s’est enregistré, un nouveau statut apparaît dans la Vue d’ensemble des entrées et le bouton « Enregistrer » est mis à jour dans le Suivi des présences (s’il est activé).
5. Comment utiliser un laissez-passer au Kiosque pour visiteurs
Dans la Gestion des accès, un laissez-passer peut être configuré pour fonctionner de l’une des deux manières suivantes :
pour s’inscrire aux activités à la carte à l’arrivée ou
pour un accès libre à vos installations.
🎫 Utilisez un laissez-passer pour s’inscrire à une activité à la carte
Pour permettre aux clients disposant d’un laissez-passer de s’inscrire à une activité à la carte à partir du Kiosque pour visiteurs, incluez le cours en tant qu’activité admissible dans la configuration du laissez-passer et cochez à la fois l’activité et le laissez-passer comme types d’accès admissibles dans les paramètres du point d’accès.
Les clients qui utilisent un laissez-passer pour s’inscrire à leur arrivée à une activité à la carte doivent sélectionner leur laissez-passer au kiosque avant de choisir un ou plusieurs cours.
Si un cours est disponible, le client doit sélectionner son laissez-passer avant de choisir le seul cours disponible.
Si plusieurs cours sont disponibles, le client doit sélectionner son laissez-passer avant de choisir le cours auquel s’inscrire. S’il le souhaite, il peut « s’inscrire à d’autres activités » qui auront lieu ce jour-là (jusqu’à ce qu’il ne reste plus d’événements admissibles parmi lesquels choisir).
Un laissez-passer avec un nombre limité de passes verra une passe déduite pour chaque activité à la carte sélectionnée au kiosque. Même si le code-barres est scanné à nouveau, une passe ne sera pas déduite si le client est déjà enregistré à l’activité.
Un client disposant d’un laissez-passer familial peut choisir d’inscrire n’importe quel membre de son compte. Une passe est déduite par la personne enregistrée. Cliquez ici pour plus d’informations.
Un laissez-passer ne peut être utilisé que pour s’inscrire aux activités à la carte qui ont lieu ce jour-là. Si aucun cours n’est disponible, le client verra un message « Oups » le dirigeant vers la réception pour plus d’informations.
🔁 Utiliser un laissez-passer à accès libre
Les clients disposant de ce type de laissez-passer peuvent s'enregistrer sans avoir besoin de s’inscrire à une activité. Une passe peut être déduite à chaque fois que le laissez-passer est sélectionné pour l’enregistrement.
Dans la configuration du laissez-passer, deux options sont disponibles :
Utilisable pour accès libre à un kiosque : permet au titulaire du laissez-passer d’accéder à vos lieux, sans avoir à s’inscrire à une activité. Après avoir coché cette option, la section « Activités » dans la fenêtre de configuration disparaîtra. Les clients utilisant le laissez-passer ne seront pas invités à sélectionner une activité à partir du Kiosque des visiteurs.
Déduire une passe par accès libre : sélectionnez cette option pour avoir une passe déduite à chaque fois qu’un client sélectionne le laissez-passer pour s’enregistrer (s’il a des passes limitées). Si vous laissez cette option décochée, une seule passe est déduite dans la même journée, quel que soit le nombre de fois où vous scannez le code-barres. Cliquez ici pour en savoir plus.
Les laissez-passer à l’accès libre ne peuvent pas être utilisés pour s’inscrire aux activités à la carte au Kiosque pour visiteurs.
Suivi des visiteurs disposant d’un laissez-passer
À partir de la Vue d’ensemble des entrées, l’enregistrement est affiché, y compris le nombre de passes restantes (si le laissez-passer a un nombre limité de passes).
À partir du Suivi des présences (si vous suivez les sorties pour les laissez-passer), le dossier du client apparaît avec un bouton de « Sortie » pour indiquer le moment du départ.
Les clients utilisant un laissez-passer à l’accès libre auront un enregistrement réussi (et un laissez-passer déduit) la première fois qu’ils scanneront et sélectionneront leur laissez-passer.
Les clients utilisant un laissez-passer familial à l’accès libre peuvent choisir n’importe quel membre du compte pour s’inscrire. Une passe est déduite par personne sélectionnée. Cliquez ici pour plus d’informations.
6. Foire aux questions
1. Quelle permission est requise pour utiliser la gestion d'accès ?
Les administrateurs doivent se disposer des permissions de Afficher et scanner les entrées et Gestion des points d’accès. La permission Afficher et scanner les entrées est requise, et l’option Gérer les points d’accès peut être ajoutée pour un accès supplémentaire permettant de créer et de modifier les points d’accès.
2. Est-ce qu’un client peut s’inscrire à une activité à partir du kiosque pour visiteurs ?
Le Kiosque pour visiteurs permet aux clients possédant un laissez-passer de s’inscrire sur place aux activités à la carte qui auront lieu ce jour-là. Il n’est pas possible pour les clients de s’inscrire à une activité de session au kiosque. Ils peuvent s’inscrire dans la boutique en ligne ou un administrateur peut effectuer l’inscription.
3. Pourquoi dois-je utiliser un appareil séparé pour le kiosque ?
Après avoir sélectionné le Kiosque pour visiteurs à partir du point d’accès, un nouvel onglet s’ouvre dans votre navigateur Internet, intitulé « KIOSQUE VISITEUR ». Si vous essayez de quitter cet onglet, il vous déconnectera d’Amilia.
En plus de rendre un scanneur 2D accessible aux visiteurs, nous recommandons d’utiliser un appareil tactile connecté à Internet (comme un iPad), afin que les clients puissent interagir avec le kiosque sur un écran séparé. Sinon, vous pouvez configurer un ordinateur et une souris séparés, que les clients peuvent utiliser pour interagir avec l’écran du kiosque.
Les administrateurs surveilleront les allées et venues des visiteurs sur un appareil/ordinateur séparé, sans risque d’être déconnectés.
4. Le client doit-il cliquer sur « Terminé » s’il a terminé l’enregistrement ?
Le but du bouton « Terminé » est de s’assurer que le client ne souhaite pas s’enregistrer pour autre chose. Une fois l’enregistrement réussi, il n’est pas nécessaire de cliquer sur le bouton « Terminé », car l’écran de confirmation expire automatiquement après 5 secondes et revient à la page d’accueil.
En fait, le prochain visiteur peut scanner leur code-barres pour démarrer son propre processus d’enregistrement même si l’écran de confirmation est toujours affiché.
5. Pourquoi les clients ne sont-ils pas en mesure d’enregistrer leur sortie en utilisant le kiosque pour visiteurs ?
Pour des raisons de sécurité, les clients doivent se rendre à la réception lorsqu’il est temps de partir. Le scan d'un code-barres au moment du départ doit être limité au personnel dans le cas où un administrateur devrait vérifier quelle personne est responsable de la prise en charge d’un enfant ou souhaite être averti avant le départ d’un client.
6. Que se passe-t-il si quelqu’un s’enregistre et scanne à nouveau leur code-barres ?
Si un client est inscrit à un seul événement admissible ce jour-là, mais scanne à nouveau son code-barres au kiosque, il verra le message suivant :
Si un client est inscrit à plusieurs événements ce jour-là, il doit scanner son code-barres plus d’une fois pour s’enregistrer à chaque événement individuellement. Une fois qu’il s’est enregistré pour chaque événement admissible, il verra le même écran que celui illustré ci-dessus.
7. Un client a utilisé son laissez-passer pour s’inscrire à la mauvaise activité. Quoi faire ?
L’administrateur doit annuler la facture pour le mauvais cours à partir de la facturation du client. Une fois fait, le client peut scanner à nouveau son code-barres et choisir le bon cours.
Gardez en tête que la première tentative d’enregistrement restera dans la Vue d’ensemble des entrées, bien qu’un statut de scan supplémentaire sera ajouté une fois que le client s’est enregistré au nouveau cours. Si vous utilisez le Suivi des présences, l’enregistrement de l’événement défectueux est supprimé et remplacé par le nouveau.
8. Puis-je modifier des éléments sur l’écran du kiosque, comme les images et les couleurs ?
Il n’est pas possible de modifier l’aperçu du Kiosque pour visiteurs. Vous pouvez ajouter des images à vos offres pour offrir une meilleure expérience au client.
9. Si je limite l’entrée en fonction des heures de début de l’événement, cela s’applique-t-il au kiosque des visiteurs ?
Absolument. Si vous limitez la durée pendant laquelle les clients peuvent s’enregistrer pour les activités, celles-ci ne seront pas disponibles sur le Kiosque des visiteurs tant que l’entrée n’est pas autorisée.
Par exemple, un client qui se présente 15 minutes avant le début de l’activité ne pourra pas voir l’activité comme option dans le kiosque si vous n’acceptez l’entrée que 10 minutes avant l’heure de début. Ils doivent attendre que l’activité soit visible et disponible pour la sélection afin de s’enregistrer.
Si aucune limite d'entrée n'est spécifiée dans les paramètres du point d'accès, les clients peuvent s'enregistrer pour une activité à tout moment de la journée, tant que l'activité a lieu ce jour-là. Cela signifie que si les clients arrivent après la fin d'une activité, ils peuvent toujours s'enregistrer.
10. Une passe est-elle déduite d’un laissez-passer si un client scanne à nouveau son code-barres après s’être enregistré ?
Si un laissez-passer est utilisé pour s’inscrire à une activité à la carte à l’arrivée, une passe est déduite pour chaque cours pour lequel le client s’enregistre.
Si un laissez-passer est à l’accès libre, une passe est déduite la première fois que le client sélectionne son laissez-passer pour s’enregistrer. Une seule passe est utilisée au cours de la même journée.
Si un laissez-passer à l’accès libre a l’option de « déduire un laissez-passer par accès libre ouvert », une passe est déduite à chaque fois qu’un client sélectionne son laissez-passer pour s’enregistrer. Cependant, si vous suivez les départs pour les laissez-passer, la seule fois où une autre passe sera déduite après l’enregistrement initial, c’est si le client a effectué son départ à la réception, puis a sélectionné son laissez-passer au kiosque pour s’enregistrer à nouveau.
11. À quoi puis-je m’attendre lorsqu’un client utilise un laissez-passer familial ?
Si un laissez-passer familial est utilisé pour s’inscrire à une activité à la carte à l’arrivée, le client doit d’abord choisir le ou les membres du compte, puis sélectionner le cours désiré. Un laissez-passer est déduit pour chaque membre qui s’inscrit à une classe. Plusieurs membres du compte peuvent être sélectionnés à la fois, mais une seule inscription de classe peut être effectuée à la fois.
Si un laissez-passer familial est à l’accès libre, le client doit choisir le nombre de membres qui s’enregistrent. Un laissez-passer est déduit pour chaque membre sélectionné.
12. À quoi puis-je m’attendre lorsqu’un client utilise une affiliation familiale ?
Tout membre du compte peut utiliser une affiliation familiale. Une fois que le client a scanné son code-barres et sélectionné l’affiliation familiale, un ou plusieurs membres peuvent être sélectionnés pour s’enregistrer.
Une fois le processus d’enregistrement terminé, l’affiliation familiale peut toujours être utilisée par d’autres membres du compte, mais ils devront scanner leur propre code-barres pour s’enregistrer (et non le code-barres d’un membre qui s’est déjà enregistré).
13. Quels types d'accès sont compatibles avec la gestion d'accès ?
La gestion d'accès peut suivre les entrées pour les activités, les affiliations, les laissez-passer, les leçons privées et les réservations de plateaux (avec facture).