Vous devrez peut-être annuler ou rembourser un paiement sans annuler la facture si :
Une erreur a été commise lors de la saisie du paiement ;
Un client demande de modifier le montant qui a été payé ;
Le montant du paiement est ajusté en raison d'occurrences d'activités manquées.
Sinon, vous pouvez annuler la facture et faire le remboursement en même temps.
Dans cet article, nous passerons en revue :
1. Règles de remboursement des paiements en ligne et hors ligne
Premièrement, assurez-vous d'avoir les bonnes permissions d'administrateur.
🌐 Paiements en ligne
Les paiements en ligne sont traités par votre compte marchand Amilia, avec Paysafe. Il s'agit des paiements effectués par carte de crédit ou chèque électronique à la caisse, des paiements effectués à l'aide de(s) mode(s) de paiement sauvegardé(s) par le client, des détails de carte de crédit ou de compte bancaire saisies par l'administrateur, ou des paiements traités avec un terminal intégré. Ils ont un libelle de «Paiement par carte via SmartRec » dans la facturation du client.
Les remboursements doivent être effectués sur la même carte de crédit ou compte bancaire (pour chèque électronique) que celle utilisée pour le paiement.
Le remboursement ne peut excéder le montant initialement payé.
Vous pouvez annuler un paiement en ligne par carte de crédit, s'il a eu lieu le jour même. Aucun frais de transaction ne vous sera alors facturé (contrairement à un remboursement).
Lorsque vous remboursez une carte de crédit, des frais d'autorisation seront facturés sur votre prochaine facture Amilia. Les frais du paiement initial ne seront pas remboursés.
Vous pouvez annuler un chèque électronique jusqu'a 24 heures après la transaction, cependant le temps peut varier selon la banque.
Vous pouvez rembourser un chèque électronique après que c'est traité, ce qui peut prendre jusqu'a 10 jours ouvrables. Le remboursement par chèque électronique est limité à 500$. Pour augmenter ce limite, veuillez clavardez avec notre équipe de soutien.
Le client doit disposer d'un crédit sur son compte afin de rembourser un paiement en ligne.
🏦 Paiements hors ligne
Les paiements hors ligne ne sont pas traités à partir de votre compte marchand Amilia. Il s'agit de paiements effectués en espèces, par chèque papier, ou de paiements par carte acceptés via un terminal non intégré (qui utilise un compte marchand séparé).
Une annulation de paiement hors ligne est le retour d'un paiement au client en espèces, par chèque ou en utilisant un terminal de paiement non intégré.
Les paiements hors ligne sont remboursés à partir du menu Opérations, et non à partir du paiement initial.
Aucuns frais de transaction ne sont associés aux paiements hors ligne puisqu'ils sont traités en dehors de votre compte marchand Amilia.
Le compte du client doit avoir une note de crédit au compte égale ou supérieure au montant à rembourser. Cependant, une note de crédit n'est pas requise si vous annulez simplement un paiement hors ligne.
2. Annuler un paiement sans annuler la facture
Il est possible de vouloir annuler un paiement s'il y a eu une erreur. La possibilité d'annuler un paiement en totalité est disponible pour les:
Paiements hors ligne (à tout moment)
Paiements en ligne par carte de crédit ou par chèque électronique effectués le jour même (si le paiement a été traité, vous devrez effectuer un remboursement en ligne)
Cliquez sur l'entrée de paiement et cliquez sur Annuler Paiement.
Remplissez le formulaire d'annulation (légèrement différent des paiements en ligne et hors ligne) :
Lors de l'annulation d'un paiement par carte de crédit en ligne ou un chèque électronique, les détails de la carte sont affichés.
Ajoutez des notes si nécessaire, puis annulez le paiement.
Après avoir annulé le paiement, une entrée d'annulation est créée.
Le paiement annulé est grisé et concilié avec l'entrée d'annulation. La facture n'est plus conciliée et un solde est maintenant dû.
Pour régler le solde, effectuez un nouveau paiement ou créez un crédit. Ensuite, conciliez-le à la facture impayée.
3. Rembourser un paiement sans annuler la facture
Une note de crédit doit être disponible sur le compte avant que vous puissiez rembourser un paiement. L'option de faire un remboursement total ou partiel est disponible pour les :
Paiements hors ligne (à tout moment)
Les chèques électroniques qui ont été traités
📑 Créez un crédit si le client a un solde de 0 $ ou plus
Si vous n'annuler pas la facture, vous devez d'abord créer un crédit.
Cliquez sur Opérations > Créer un crédit.
Sélectionnez le type de crédit (vous devez créer un rabais à partir du sous-onglet Factures personnalisées, si ce n'est pas déjà fait).
Le crédit doit être égal au montant du remboursement total ou partiel.
Les taxes doivent être incluses pour que le montant total crédité reflète la valeur entrée.
La description est visible pour le client. Les commentaires de l'administrateur ne le sont pas.
Cliquez sur Créer un crédit. Cela crée une note de crédit sur le compte.
💳 Remboursement partiel ou complet d'un paiement en ligne
Lorsqu'une note de crédit est disponible, vous pouvez procéder au remboursement. Rappellez-vous que le paiement en ligne doit être traité pour être en mesure de faire le remboursement.
Voici les étapes pour remplir le formulaire de remboursement :
Cliquez l'entrée de paiement en ligne et cliquez sur Remboursement.
Sélectionnez la note de crédit à utiliser.
Le montant à rembourser ne peut excéder le crédit total, ni le paiement initial. De plus, seuls les organisations avec un compte marchand Paysafe peut rembourser un chèque électronique en parti ou au complet.
Les détails du paiement indiquent la carte de crédit remboursée.
Ajoutez des notes si nécessaire, puis effectuer le remboursement.
Le traitement d'un remboursement de paiement en ligne peut prendre jusqu'à 48 heures.
Dans la facturation du client, une étiquette 'En traitement' est visible sur l'entrée de remboursement.
Une fois traitée, l'étiquette disparaîtra et le solde sera de 0 $.
💸 Remboursement partiel ou complet d'un paiement hors ligne
Lorsqu'une note de crédit est disponible, vous pouvez procéder au remboursement.
À partir du menu des Opérations, cliquer sur Enregistrer un remboursement.
Un nouvel écran apparaît. Sélectionnez la note de crédit à utiliser pour votre remboursement.
Saisissez le montant à rembourser. Il ne peut excéder le montant du crédit.
Ajoutez des notes si nécessaire et cliquez sur Enregistrer le remboursement.
Dans la facturation du client, le remboursement est concilié avec la note de crédit:
Dans vos rapports financiers, le montant de la facture d'origine est compensé par la note de crédit et le montant du paiement d'origine est compensé par le remboursement.
4. Foire aux questions
1) Quelles permissions sont nécessaires pour annuler et/ou rembourser un paiement ?
Des permissions sont requises pour afficher la page de facturation du client et effectuer certaines transactions. Les administrateurs principaux ont accès à toutes ces permissions par défaut.
À partir du sous-onglet Compte > Administrateurs > Groupes de permissions:
Dans la section Clients: Sommaire de facturation du client, Facturation, Facturation et crédits manuels, Remboursements, et Paiements échoués
Dans la section Finance et rapports: Gérer les conciliations.
2) Comment annuler / rembourser un chèque électronique?
Si vous souhaitez annuler et rembourser un chèque électronique directement au client, vous pouvez procéder comme vous le feriez avec une carte de crédit.
Vous pouvez annuler un chèque électronique jusqu'a 24 heures après la transaction mais le temps peut varier selon la banque. Si l'annulation intervient après le traitement du chèque électronique, vous pouvez rembourser directement le client. Le traitement d'un chèque électronique peut prendre jusqu'a 10 jours ouvrables.
Si le chèque électronique est annulé avant d'être traité, il n'est pas nécessaire de rembourser car les fonds n'ont jamais été prélevés sur le compte du client.
Les organisations disposant d'un compte marchand Paysafe (c'est-à-dire avec AmiliaPayment) peuvent effectuer des remboursements de chèques électroniques partiels ou complets. Les organisations disposant de Cardconnect ne peuvent effectuer que des remboursements complets sur un chèque électronique.
Vous ne pouvez rembourser que le même compte bancaire que celui utilisé pour payer avec le chèque électronique.
Si vous souhaitez rembourser un paiement de chèque électronique hors ligne (ce qui signifie que vous ne rembourserez pas directement sur le compte bancaire du client) :
À partir du menu Opérations, sélectionnez créez un crédit, puis enregistrez un remboursement pour remettre l'argent au client (en utilisant un mode de paiement hors ligne). Votre organisation doit décider d'enregistrer le remboursement avant ou après le traitement du chèque électronique.
3) Pourquoi puis-je annuler un paiement par carte de crédit en ligne le jour même, mais pas après ?
Les paiements par carte de crédit en ligne peuvent généralement être annulés le jour même, avant que l'autorisation de paiement n'ait été groupée.
Bien que les autorisations se produisent sur la carte de crédit d'un client au moment de l'achat, ce n'est qu'au moment du traitement que les transactions sont facturées à la banque. Le « batching » est l'action où le fournisseur du compte marchand rassemble toutes les demandes d'autorisation et les envoie pour traitement.
Un paiement peut être annulé tant qu'aucun fond réel n'a été versé par la banque du titulaire de la carte. Cependant, si le paiement a été groupé, alors votre organisation a été payée, auquel cas, un remboursement sera nécessaire.
4) J'ai essayé de rembourser un client sur sa carte de crédit en ligne et cela a été refusé. Et maintenant?
Un remboursement peut échouer si le paiement en ligne par carte de crédit date de plus de 12 mois, ou si la carte de crédit n'existe plus (perdue/volée/fraude/expirée).
Si le remboursement initial a été refusé, la transaction échouée apparaîtra dans le Centre d'action de paiement. Cliquez sur l'icône circulaire bleue pour réessayer. En cas de succès, le remboursement apparaîtra dans la facturation du client. En cas d'échec, la transaction restera dans le Centre d'action de paiement. Cliquez à nouveau sur l'icône circulaire bleue pour réessayer une dernière fois.
Si cela ne fonctionne pas, ignorez la notification de la transaction ayant échoué, puis revenez au dossier du client. Dans la facturation du client, cliquez sur le menu Opérations et sélectionnez Enregistrer un remboursement.
5) Quand dois-je utiliser l'option « Enregistrer un remboursement » dans le menu Opérations ?
L'option d' Enregistrer un remboursement à partir du menu Opérations doit être utilisée lorsque :
Vous devez faire évidence qu'un paiement par chèque électronique a été remboursé.
Un client a effectué un dépôt sur son compte, mais souhaite récupérer cet argent.
Un paiement en ligne par carte de crédit date de plus de 12 mois ou la carte n'existe plus (perdue/volée/fraude/expirée).
Remboursement partiel d'un paiement hors ligne.
Le client doit avoir une note de crédit ou un dépôt sur son compte avant que vous puissiez enregistrer un remboursement.
6) Que se passe-t-il si je choisis de rembourser un montant inférieur au total de chaque type de crédit sélectionné?
Si plusieurs types de crédit sont sélectionnés pour être remboursés et que le montant remboursé est inférieur au montant total pouvant être remboursé, les crédits seront remboursés du plus ancien au plus récent. De plus, si vous souhaitez rembourser partiellement une note de crédit ou un dépôt au compte, il est recommandé de rembourser partiellement les crédits un à la fois.
7) Que se passe-t-il si j'essaie de rembourser plus que le montant total?
Étant donné qu'un remboursement ne peut pas dépasser le montant total pouvant être remboursé, vous ne pourrez enregistrer qu'un remboursement inférieur ou égal au montant total éligible.
8) Pourquoi dois-je créer une item de facture personnalisé si je veux ajouter une note de crédit ?
Les items de factures personnalisés permettent à votre organisation d'ajouter manuellement des frais ou des rabais à la facture et/ou au compte d'un client. Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles vous devez ajouter une facture ou un rabais manuellement (frais de retard, remise spéciale, fins de remboursement, etc.)
Nous vous recommandons fortement de créer des items de factures personnalisés qui contribuent à la clarté du dossier du client ainsi que de vos rapports financiers.
9) Quelle est la différence entre un dépôt au compte et un crédit ?
Un dépôt au compte est conçu pour enregistrer des fonds dans le compte du client pour une utilisation ultérieure (ex. : bourses, avance de fonds, etc.) Un dépôt au compte peut exister même si le client possède un solde.
Un crédit est utilisé pour réduire le solde actuel sur le compte d’un client. Ce n’est pas une transaction qui affecte de l’argent réel. La création d’un crédit peut être utilisée pour apporter des ajustements au solde d’un client. Vous pouvez également créer un crédit afin de rembourser un client si vous ne souhaitez pas annuler la facture d’origine, car il est nécessaire d’ajouter un crédit avant de rembourser un client si le solde de son compte est de 0 $.