Les organisations émettant des cartes de résident (ou d’autres formes d’identité) peuvent désormais imprimer des cartes d’identité personnalisées pouvant être utilisées pour surveiller l’entrée sur vos lieux.
À partir du sous-onglet Clients > Personnes, cochez les clients désirés et cliquez sur Opérations > Imprimer les cartes d’identification Amilia.
1. Choisissez un identifiant
Sélectionnez l'identifiant qui apparaîtra sur vos cartes :
Identifiant Amilia : un numéro alphanumérique unique (P ######) automatiquement attribué à un participant lorsque son compte client est créé dans SmartRec. Cet identifiant ne peut pas être changé. Le numéro Amilia est référencé à travers le logiciel, notamment dans l’onglet Affiliations, l’onglet Gestion d’accès, et dans certains rapports.
Numéro de membre : vous pouvez attribuer manuellement un numéro personnalisé à un client en utilisant le champ Numéro de membre sur vos formulaires. Veuillez noter que cette option n’est idéale que dans certaines conditions.
2. Choisissez un gabarit
Nous vous recommandons d’utiliser le gabarit d’Amilia pour générer des cartes d’identification. Par défaut, la carte comprend :
Le logo de votre organisation
Le nom du participant, ses coordonnées de base et sa photo
Un code-barres unique
L’identifiant Amilia ou le numéro de membre
Si vous préférez apporter des modifications au gabarit d’Amilia, cliquez sur « Créer un gabarit » afin de l’ouvrir dans Microsoft Word et d’apporter des modifications à la mise en page du logo, au code-barres, au nom du participant, à sa photo et à la police. Veuillez vous assurer de respecter les exigences de compatibilité. Enregistrez votre gabarit dans le format Word.
Pour téléverser dans SmartRec, faites glisser le fichier ou cliquez sur « parcourez vos fichiers ». Attribuez-y un nom et cliquez sur Continuer. SmartRec vérifiera si votre gabarit est compatible. Les gabarits téléversés avec succès peuvent être réutilisés à l’avenir en cliquant sur « Utiliser mon propre gabarit ».
🔴 Si votre propre gabarit ne répond pas aux exigences de taille ou de champs, un écran rose comprenant des codes d’erreur s’affichera, vous empêchant de continuer. Reportez-vous aux codes d’erreur afin d’ajuster votre gabarit en conséquence et téléversez-le à nouveau.
🔵 Si votre gabarit répond à toutes les exigences, le message « Succès » s’affichera. Téléchargez les échantillons pour prévisualiser vos cartes d’identité. Si des modifications supplémentaires sont nécessaires, cliquez sur « Retour » afin de télécharger un autre gabarit. Si vous êtes satisfait, cliquez sur Continuer.
3. Imprimer vos cartes d’identité
Indiquez si vous utilisez une imprimante à carte ou une imprimante régulière. Cliquez sur Générer le document et attendez un instant pendant que SmartRec prépare le document à imprimer.
Un message de réussite apparaît lorsque le document est prêt. Cliquez sur Imprimer pour ouvrir le fichier avec les cartes d’identification générées pour les participants sélectionnés.
Foire aux questions
1. Dois-je utiliser le gabarit de SmartRec ?
Vous pouvez utiliser le gabarit de SmartRec (recommandé) ou le télécharger et le modifier pour mieux répondre à vos besoins.
Si votre organisation préfère téléverser son propre gabarit (autre que le gabarit de SmartRec), il doit répondre aux exigences de compatibilité minimales.
2. Quelles exigences de compatibilité dois-je respecter si je modifie le gabarit d’Amilia ou si je télécharge le gabarit de mon organisation ?
Que vous modifiiez le gabarit de SmartRec ou que vous téléversiez le gabarit de votre organisation, les champs suivants (c’est-à-dire les balises) doivent être inclus sur la ou les cartes d’identité afin de permettre l’impression :
Le nom du participant : cela signifie que la balise FullName ou les balises FirstName et LastName doivent figurer sur le gabarit.
L’identifiant et le code-barres : Cela signifie que les balises Barcode (image du code-barres) et Barcode_Number (le numéro Amilia ou le numéro de membre) doivent figurer sur le gabarit.
Si un membre de votre équipe maitrise Developer Word, vous pouvez utiliser une ou plusieurs des balises suivantes dans votre gabarit. Les balises doivent être inscrites comme indiqué :
Détails de base sur le participant Adresse postale Endroit
▪️ Photo ▪️ Address ▪️ City
▪️ FullName ▪️ FullAddress ▪️ Province
▪️ FirstName ▪️ FullAddress_Multiline ▪️ State
▪️ LastName ▪️ PrimaryAddress ▪️ PostalCode
▪️ DateOfBirth ▪️ SecondaryAddress
▪️ MembershipNumber
▪️ Email
Adresse postale de l'organisation Détails de base de l'organisation
▪️ OrgMailingAddress ▪️ OrgLogo ▪️ OrgCity
▪️ OrgAddressLine ▪️ OrgPhone ▪️ OrgProvince
▪️ OrgLocationAddress ▪️ OrgEmail ▪️ OrgState
▪️ OrgAddress2 ▪️ OrgWebsite ▪️ OrgPostalCode
▪️ OrgAddress
▪️ OrgFullAddress
3. Dans quel cas la carte d’identité d’un client afficherait-elle le numéro Amilia plutôt qu’un numéro de membre personnalisé ?
Par défaut, l’identifiant Amilia (P ######) est l’identifiant principal qui apparaît sur les cartes de membre ou d’identité Amilia. La fonction de gestion des accès effectue le suivi des entrées sur vos lieux à l’aide de ce numéro. Elle apparaît également dans l’application Amilia (les clients peuvent utiliser l’application sur leur appareil portable en l’absence de carte d’identité physique).
Cependant, certaines organisations qui optent pour SmartRec disposent de nombreux membres, lesquels sont activement liés à des numéros de membres préexistants. Dans des cas particuliers, nous autorisons les organisations à importer les anciens numéros de membre ou à les saisir manuellement dans le fichier du client. Dans ces cas, une organisation choisira d’imprimer une carte d’identité en utilisant le numéro de membre personnalisé.
4. Un scanneur peut-il fonctionner sur les cartes d’identité imprimées ?
Absolument ! Un code-barres est inclus sur la carte d’identité à ces fins précises.
Gardez à l’esprit que si vous numérisez une carte avec un numéro de membre personnalisé, la fonction de gestion des accès enregistre l’entrée en faisant référence à l’identifiant Amilia du client (qui est lié au numéro de membre personnalisé du client, dans la base de données).
5. Les clients peuvent-ils dans tous les cas utiliser l’application Amilia comme moyen d’identification ?
L’application Amilia permet aux clients de montrer une preuve virtuelle de leur identifiant Amilia au moyen de leur appareil portable. Les clients possédant un numéro de membre personnalisé peuvent également utiliser l’application Amilia, car leur identifiant Amilia est lié à leur numéro de membre dans la base de données.
6. Quelles imprimantes à cartes fonctionnent avec SmartRec ?
Les imprimantes Fargo DTC4000, Datacard SD260 et la série Zebra ont fait leurs preuves. Techniquement, n’importe quelle imprimante à carte devrait convenir, tant qu’elle permet l’impression de la taille d’une carte de CR-80 3.375" L x 2.125" W.
7. Puis-je utiliser une clé FOB au lieu de l'identifiant Amilia?
Oui. Les FOBS sont pris en charge en utilisant des numéros de membre personnalisés au lieu de l'identifiant Amilia. Un FOB peut fonctionner avec un scanneur. Lisez ci-dessous pour savoir comment attribuer des numéros de membre personnalisés (qui seront utilisés pour les clés FOB). 👇
8. Comment puis-je attribuer un numéro de membre personnalisé aux clients ?
La possibilité d’attribuer un numéro de membre personnalisé est offerte dans le sous-onglet Compte > Formulaires. Nous vous recommandons de créer un nouveau formulaire adulte ou enfant et d’activer la question « Numéro de membre » dans Visible/Obligatoire/Administrateur optionnel. Ce formulaire ne devrait pas être lié à vos activités ou affiliations (afin de ne pas afficher ce champ sur les formulaires d’inscription de vos clients).
Lorsque vous avez terminé, retournez au dossier du client dans le sous-onglet Membres du compte. Afficher Tous les formulaires et le champ du numéro de membre sera visible afin d'être remplie par un administrateur.
👉 Contrairement aux numéros Amilia, les numéros de membre personnalisés peuvent être émis en doublon. Amilia n’est pas en mesure d’identifier si un numéro de membre personnalisé a déjà été attribué à un autre client. Assurez-vous de faire le suivi des numéros que vous émettez.
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