Nos réservations en ligne constituent un moyen simple et pratique pour les organisations de prendre des réservations de plateau directement dans la boutique. Maintenant, vous pouvez également gérer et offrir des réservations de nuitées à partir de SmartRec. Gardez un oeil sur vos réservations à un seul endroit, tout en offrant à vos clients une expérience de réservation en ligne agréable.
Comment ça fonctionne
1. Configurer les réservations de nuitées
Cliquez sur le plateau à modifier et faites défiler jusqu’à la section Réservations en ligne :
Cochez la case Permettre aux clients de réserver ce plateau dans votre boutique en ligne. Cela ouvrira une nouvelle section de paramètres dans laquelle vous pourrez configurer la réservation en ligne de ce plateau.
Choisissez Réservation par nuit comme type de réservations pouvant être effectuées dans ce plateau.
L’heure d’arrivée/de départ indique l’heure à laquelle la réservation commence et se termine.
Durée minimale permise pour une réservation (optionnel) : Quel est le nombre minimum de nuits qu’un client peut réserver ? Disons qu’un minimum de deux nuits est requis afin de pouvoir effectuer une réservation. Si un client sélectionne le 13 mai comme date d’arrivée, la réservation se prolongera automatiquement jusqu’au 15 mai, ce qui signifie que le client ne peut pas réserver moins de deux nuits.
Durée maximale permise pour une réservation (optionnel) : la réservation d’un client ne peut dépasser la durée maximale spécifiée.
Des périodes tampons (optionnel) peuvent être ajoutées si un ou des jours sont requis pour le nettoyage ou la préparation entre les réservations. Le tampon n’est pas inclus dans la réservation d’un client, mais aucun autre client ne sera en mesure de réserver le plateau en ligne pendant une période tampon.
Vous avez la possibilité de choisir un préavis minimum requis avant la réservation d’un plateau. Si le minimum de temps requis avant une réservation est de 60 minutes, les clients ne pourront réserver que des périodes commençant au plus tôt une heure après avoir effectué la réservation.
Vous avez la possibilité de choisir combien de temps à l’avance les participants peuvent réserver un plateau. Si vous indiquez trois mois, les clients pourront réserver des plages de dates au plus tard trois mois à compter de la date actuelle.
Règles du plateau (optionnel) : Les règlements seront affichés une fois qu’un client aura sélectionné le plateau qu’il souhaite réserver.
Grille tarifaire : Nous vous recommandons fortement d’utiliser une grille tarifaire avec le type de tarification « par jour ».
👉 Saviez-vous qu’il existe d’autres types de réservations en ligne et d’options de tarification ? Chaque type de réservation possède ses propres caractéristiques, mais ils ne conviennent pas tous aux réservations de nuitées.
2. Réservez des nuitées dans votre boutique
Les administrateurs et les clients peuvent réserver des plateaux en ligne directement dans votre boutique, sur la page « Réservation du plateau ». Lorsqu’un plateau en ligne offre les réservations de nuitées et est configuré selon une grille tarifaire « par jour », l'offre sera affichée sous forme de prix $/nuit dans la boutique.
Voici comment cela fonctionne :
Les clients auront l’option d’utiliser des filtres pour les aider à trouver la disponibilité qu’ils recherchent. Lors d’une recherche effectuée en fonction d’une plage de dates, les plateaux en ligne avec une disponibilité par nuit (dans la plage) seront affichés. Un plateau en ligne n’apparaîtra pas s’il n’est pas disponible à la location (par exemple, si le plateau est déjà réservé ou s’il est fermé).
Les plateaux en ligne dont les réservations par nuit ne sont pas offertes n’apparaîtront pas lors du filtrage en fonction d’une plage horaire de plus de 24 heures, car seuls les plateaux de réservation par nuit peuvent être réservés pour plus d’une journée.
Ci-dessous, la salle de danse Amilia est uniquement offerte pour les réservations à l’heure et ne peut être réservée pour des nuitées. Cela signifie qu’elle n’apparaîtra pas dans les résultats de recherches effectuées à l’aide d’un filtre contenant une plage de dates de plus d’un jour.
Après avoir sélectionné un plateau en ligne, une réservation peut être effectuée. Seuls les plateaux dont la réservation par nuit est offerte peuvent être réservés pour plus d'une journée. Un client ne peut pas réserver une date dans le passé.
Examinons la réservation ci-dessus et la façon dont le plateau en ligne a été configuré :
Nous pouvons constater que le plateau en ligne offre les réservations par nuit et qu’une grille tarifaire de prix « par jour » lui est attribuée. Par conséquent, nous apercevons 75,00 $/nuit.
La date d’arrivée est le 13 mai. Notez que le calendrier met automatiquement en surbrillance les deux jours suivants et limite en plus (en gris) la sélection des dates. Cela résulte du fait que la durée minimale permise pour une réservation est fixée à deux nuits et que la durée maximale permise pour une réservation est fixée à cinq nuits. Si un client réserve la nuit du 13 mai, il doit au minimum réserver jusqu’au 15 mai (deux nuits) et ne sera pas en mesure de prolonger son séjour après le 18 mai (cinq nuits).
Avant de cliquer sur « Réserver », vérifiez les dates d’arrivée et de départ et cliquez sur « Détails du prix » pour voir la façon dont le prix total est calculé.
👉 Une grille tarifaire peut inclure différentes périodes tarifaires, ce qui signifie que certains jours ou certaines heures de la semaine comportent des tarifications différentes du prix de base. Gardez en tête que le prix de base est généralement affiché dans la boutique. Les clients peuvent cliquer sur les détails du prix pour voir les différentes périodes tarifaires offertes.
3. À quoi s’attendre après la réservation d’une nuitée
Lorsque la réservation d’une nuitée est effectuée dans la boutique, SmartRec met à jour le calendrier du plateau et une facture est créée dans l’onglet de facturation du client. Vous pouvex même être averti par courriel lorsqu'une réservation en ligne à été effectuée! Seul un administrateur peut annuler la réservation de nuitées en annulant la facture dans le dossier du client.
Ci-dessous, la réservation d’un séjour commençant le 8 avril et se terminant le 13 avril :
Dans le sous-onglet Plateaux > Calendrier, cliquez sur la réservation pour voir le statut du paiement de la réservation et voir la facture dans le dossier du client.
Les administrateurs peuvent visualiser la facture dans le sous-onglet Facturation client. Les clients peuvent consulter leur facture dans le sous-onglet Facturation de leur compte utilisateur.
Vue de l'administrateur Vue du client
Les clients ne seront pas en mesure de réserver un plateau dans la boutique en ligne si une réservation est en attente (par exemple, une réservation est dans le panier d’un autre client ou un contrat de location est en attente d’approbation) ou qu'une réservation a déjà été effectuée. Les dates indisponibles seront grises.
Dans l’exemple ci-dessous, les dates entre le 8 avril et le 12 avril sont indisponibles, car un autre client a déjà effectué une réservation pour ces dates et qu'il quittera le 13 avril. Ainsi, selon la configuration du plateau, un autre client peut réserver son arrivée à partir du 13 avril seulement.
Foire aux questions
1. Lors de la configuration d’un plateau en ligne, vous avez le choix entre trois types de réservations pouvant être offertes. Quelle est la différence entre chaque type de réservation ?
Le type de réservation détermine la manière dont les clients peuvent réserver votre plateau en ligne. La grille tarifaire doit être adaptée au type de réservation que vous choisissez pour votre plateau.
📆 Réservation à l’heure : le plateau en ligne peut être réservé par incréments (jusqu'à une heure) en fonction de la façon dont l'administrateur à configurée la disponibilité. Les clients devront choisir la durée de la réservation, suivie d’un créneau horaire disponible. Les clients ne peuvent pas réserver les plateaux configurés selon ce type de réservation pour une ou des nuitées. Nous vous recommandons d’utiliser le type de tarification « par heure » dans votre grille tarifaire afin d'offrir des réservations de nuitées.
📆 Réservation de nuitées : voici l’unique type de réservation permettant aux clients de réserver un plateau en ligne pour une ou des nuitées. Les clients choisissent leur date d’arrivée et de départ. Ils devront également réserver au moins une nuit (ou plus, selon votre configuration). Nous vous recommandons d’utiliser le type de tarification « par jour » dans votre grille tarifaire. La réservation par nuit est le seul type de réservation qui affiche un prix $/nuit lorsqu’il est associé à un type de tarification
« par jour » dans la grille tarifaire.
📆 Réservation par bloc : ce type de réservation vous permet de configurer des plages horaires pour définir les jours de la semaine disponibles, y compris l’heure et la durée permises par réservation. Les clients ne peuvent pas réserver des nuitées. Nous vous recommandons d’utiliser le type de tarification « par heure » dans votre grille tarifaire afin d'offrir des réservations de nuitées, car SmartRec calcule le montant de la facture finale en fonction du taux horaire ou du nombre d’heures inscrit dans le bloc.
2. Quand faut-il utiliser une réservation à l’heure ou une réservation par bloc ?
Le choix entre une configuration de réservation à l’heure ou d’une réservation par bloc dépend de la manière dont vous souhaitez que les clients réservent le plateau. Voici les différences entre ces deux options :
Réservation à l’heure | Réservation par bloc |
Les clients peuvent réserver le plateau par incréments (jusqu’à une heure) en fonction de la façon dont l’administrateur a configuré la disponibilité. | Les clients doivent réserver le plateau par une tranche de temps prédéterminée. |
La réservation à l’heure permet à l’administrateur de configurer les disponibilités à l’heure (ou moins). Les clients ne peuvent pas réserver en dehors des heures d’ouverture du plateau.
Ex. : Disons que votre établissement ferme à 18 h. Un client pourrait réserver une disponibilité à 17 h, mais la durée de sa réservation ne peut dépasser l’heure de la fermeture. | La réservation par bloc permet à l’administrateur de définir l’heure et la durée des disponibilités, quelles que soient les heures d’ouverture du plateau.
Essentiellement, le bloc horaire ouvre le plateau pendant ces heures, même si le plateau est normalement considéré comme fermé.
Ex. : Disons que votre établissement ferme normalement à 18 h. Vous pouvez créer un bloc horaire débutant à 17 h et se terminant à 20 h. |
Les clients choisissent la date, suivie de la durée de leur réservation en cliquant sur le menu déroulant « durée » sur la page de réservation de plateau dans la boutique. Ils doivent respecter la durée minimum et maximum permise pour une réservation. | Les clients ne peuvent pas choisir la durée de la réservation. Ils doivent respecter la durée du bloc horaire. Ils choisissent simplement une date et une plage horaire. |
Vous pouvez inclure des tampons entre chaque réservation pour préparer les lieux pour la prochaine visite. Les clients ne peuvent pas effectuer de réservation pendant une période tampon. | Vous ne pouvez pas inclure des tampons entre les réservations par bloc. |
Posez-vous les questions suivantes :
Voulez-vous permettre aux clients de choisir la durée pendant laquelle ils souhaitent réserver le plateau ? Si oui, utilisez les réservations à l’heure.
Voulez-vous contrôler la durée pendant laquelle un client peut réserver le plateau ? Si oui, utilisez les réservations par bloc.
Êtes-vous ouvert à proposer des réservations au-delà des heures d’ouverture du plateau ? Si oui, utilisez les réservations par bloc.
Est-ce que des tampons sont nécessaires entre les réservations pour préparer les lieux en vue de la prochaine visite ? Si oui, utilisez les réservations à l’heure.
3. Pourquoi est-il recommandé d’utiliser un type de tarification « par jour » dans la grille tarifaire pour les réservations de nuitées ? Quels autres types de tarification sont disponibles ?
Les grilles tarifaires indiquent le montant facturé lors de la réservation d’un plateau en ligne. Un type de tarification peut être attribué par grille tarifaire. SmartRec propose trois types de tarification :
Par heure : Facture au client un montant pour chaque heure de réservation en ligne. Un type de tarification « par heure » fonctionne bien avec les réservations à l’heure ou en bloc. Il n’est pas recommandé pour les réservations de nuitées, puisqu’il serait coûteux et compliqué de facturer chaque heure à un client qui séjourne dans vos installations !
Par jour : Facture au client un montant pour chaque jour où le plateau en ligne est réservé. Lorsqu’il est associé à des réservations de nuitées, le prix par jour est affiché en $/nuit dans la boutique. Si un type de tarification « par jour » est utilisé avec des réservations de type à l’heure ou par bloc, seul le tarif « par jour » est facturé, quel que soit le nombre d’heures compris dans la réservation.
Prix fixe : Facture au client un tarif fixe, quelle que soit la durée de la réservation en ligne. Il peut être utilisé pour les réservations à l’heure ou par bloc, mais ne tient pas compte du nombre d’heures compris dans la réservation. Il n’est pas recommandé pour les réservations de nuitées, car les frais fixes sont facturés, quel que soit le nombre de jours inclus dans la réservation d’un séjour.
4. Puis-je choisir plus d'un type de réservation pour un plateau en ligne ?
Vous ne pouvez sélectionner qu'un seul type de réservation par plateau en ligne. Un plateau en ligne offrant des réservations à l'heure ne peut pas offrir des réservations de nuitées simultanément.
Cependant, si votre plateau est configuré pour offrir des réservations de jour comme de nuit, vous pouvez offrir le même plateau de façon séparée selon la méthode suivante ; un plateau parent offrant un type de réservation X et lui assigner un plateau enfant offrant un autre type X de réservation.
Par exemple, disons que vous offrez la location d’espace de camping pouvant être réservé pendant quelques heures durant la journée, mais que vous souhaitez également offrir la possibilité de les réserver pour la nuit. Dans ce cas, vous pouvez créer un plateau parent de votre camping en utilisant un type de réservation à l’heure ou par bloc. Vous pouvez utiliser une grille tarifaire avec le type de tarification par heure ou prix fixe. Ce plateau sera utilisé pour accueillir vos réservations de jour.
Ensuite, pour accueillir vos réservations de nuit, créez un autre plateau de votre camping, et assignez-le au lieu parent que vous avez créé précédemment. Sélectionnez le type de réservation par nuit. Si un client recherche la disponibilité en utilisant une plage de dates, le plateau offrant les réservations de nuitées (plateau enfant) apparaîtra dans les résultats de la recherche.
Les deux calendriers seront mis à jour à l’unisson, ce qui signifie que si un créneau est réservé dans l’établissement parent, il ne peut pas être réservé dans l’établissement enfant et vice-versa.
Faites-nous savoir si vous utilisez cette option. Nous serions ravis d’entendre vos commentaires !
5. Puis-je être averti lorsqu'une réservation en ligne a été effectuée ?
Oui! Choisissez les notifications que vous aimeriez recevoir par courriel à partir du sous-onglet Préférences de messagerie.