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Avec SmartRec, vous pouvez créer une affiliation familiale permettant à vos clients d'acheter une affiliation qu'ils peuvent partager avec chaque membre de leur compte.
Comment ça fonctionne
2. Acheter une affiliation familiale dans la boutique
- Comment les clients achètent une affiliation familiale
- Rabais sur les affiliations familiales
- Rapports
1. Créer une affiliation familiale
À partir de l'onglet Affiliations, cliquez sur +Nouvelle affiliation > Affiliation familiale:
Le nom et la description sont visibles pour le client dans la boutique.
Étiquettes (facultatif): Ces étiquettes sont visibles pour le client dans la section Affiliations de votre boutique. Ils aident les clients à filtrer les affiliations qu'ils recherchent.
Poste de comptabilité: Vous devez relier ici un poste comptable à votre affiliation familiale.
Visible dans la boutique: Rendez l'affiliation familiale disponible à l'achat. -
Immédiatement: Disponible dans la section Affiliations de votre boutique et disponible lorsqu'elle est liée à une activité, auquel cas les clients sont invités à l'acheter.
Devient visible le: La date à laquelle l'affiliation est disponible dans la section Affiliations de votre boutique et disponible lorsqu'elle est liée à une activité, auquel cas les clients sont invités à l'acheter.
Non visible dans la boutique: Pas disponible dans la section Affiliations de votre boutique. Cependant, elle est toujours disponible à l'achat lorsqu'elle est liée à une activité, auquel cas les clients sont invités à l'acheter.
Non disponible dans la boutique: Non disponible à l'achat pour le client. Cependant, l'affiliation reste active pour les clients qui l'ont acheté avant de devenir non disponible. Les administrateurs peuvent toujours acheter une affiliation au nom de leur client.
Expiration: Combien de temps l'affiliation sera-t-elle valable après l'achat?
Est-elle renouvelable?: Normalement, un client ne peut acheter le même abonnement qu'une seule fois. Toutefois, si une affiliation expire après la période (X), vous pouvez donner à vos clients la possibilité de la racheter dans la boutique avant son expiration. Ceci n'est pas disponible pour les affiliations qui expirent à une date spécifique.
Quand l'affiliation prend-elle effet?: Si l'affiliation expire à une date spécifique, vous pouvez déterminer s'il existe une date spécifique pour laquelle les clients peuvent commencer à utiliser l'affiliation, peu importe la date d'achat. Ceci n'est pas disponible pour les affiliations qui expirent après une période (X).
Prix (facultatif): Vous pouvez fixer un prix pour l'affiliation. Ce montant est payé une fois à l'achat, quel que soit le nombre de membres du compte qui l'utiliseront. Lors du renouvellement (si applicable), le client paiera ce montant encore, à la caisse.
Joignez des formulaires d'inscription si vous souhaitez que le client réponde à des questions supplémentaires lors de l'achat de l'affiliation familiale. Le formulaire doit être rempli pour chaque membre du compte. C'est pourquoi vous devez joindre à la fois un formulaire d'inscription adulte et enfant.
Vous pouvez générer une carte de membre personnalisée pour tous les membres du compte. Ceci est accessible aux clients via leur compte utilisateur et l'application Amilia. Les administrateurs peuvent également l'afficher dans le compte du client.
Lier une affiliation familiale aux activités
À partir du sous-onglet Activités > Modifier:
Modifiez (ou éditez en masse) chaque activité nécessitant l'affiliation pour procéder à l'inscription.
Faites défiler jusqu'à la section Affiliations et cochez la case Affiliation(s) requise(s).
Cochez la case à côté de(s) affiliation(s) pour vous inscrire.
2. Acheter une affiliation familiale dans la boutique
Une fois qu'un client a acheté une affiliation familiale, il n'y a pas de limite au nombre de membres de son compte qui peuvent l'utiliser. Il existe deux manières d'acheter une affiliation familiale dans votre boutique:
Dans la section Affiliations: Ici, les clients peuvent acheter une affiliation familiale seulement si celle-ci est visible dans la boutique.
À partir d'une activité: Lors de la sélection d'une activité nécessitant une affiliation, le client est invité à choisir une affiliation éligible pour pouvoir s'inscrire (s'il n'en a pas déjà une).
👉 Les administrateurs peuvent également acheter une affiliation en masse pour plusieurs comptes clients simultanément.
Comment les clients achètent une affiliation familiale
Ci-dessous, un client s'inscrit dans une activité nécessitant une affiliation familiale:
Après avoir choisi un membre du compte à inscrire, SmartRec invite le client à sélectionner une affiliation si elle n'a pas déjà été achetée. Elle sera ajoutée au panier.
Si le client possède déjà une affiliation familiale actif dans son compte, SmartRec ne lui proposera pas de l'acheter à nouveau.
Si des formulaires sont liés à l'affiliation familiale, ils doivent être complétées à la caisse pour chaque membre du compte, qu'il soit inscrit ou non à une activité.
Comme d'habitude, les formulaires ne doivent être remplis qu'une seule fois. Si les informations d'un membre sont à jour, cliquez simplement sur Continuer mon achat pour passer au formulaire du prochain membre.
Les clients peuvent ensuite voir leur affiliation familiale dans leur compte utilisateur à partir de l'onglet Achats.
En sélectionnant l'organisation et en défilant jusqu'au bas de la page, l'affiliation familiale et sa date d'expiration (le cas échéant) seront affichées.
Si l'affiliation familiale génère une carte de membre, les clients peuvent la visualiser pour chaque membre du compte à partir de l'onglet Cartes de membre à partir de leur compte personnel. Ils peuvent également accéder à chaque carte à l'aide de l'application Amilia.
Rabais sur les affiliations familiales
Vous pouvez appliquer n'importe quel type de promotion sur les affiliations familiales, à l'exception de la promotion de type Communauté.
Il n'est pas nécessaire de créer une promotion multi-personne (multi-rabais) sur les affiliations familiales car il suffit qu'un membre achète une affiliation pour que cela fonctionne pour tous les membres du compte.
3. Gérer des affiliations familiales
Seul l'administrateur de l'organisation peut annuler une affiliation familiale.
À partir du sous-onglet Affiliations > Affiliations:
Appliquez un filtre pour localiser facilement vos affiliations familiales.
Cliquez sur la case à gauche de l'affiliation afin d'accéder au menu Opérations.
L'exportation de listes sur Excel vous aidera à filtrer les clients dont l'affiliation est sur le point d'expirer.
Cliquez sur le nombre de membres actifs ou inactifs pour afficher leurs noms et obtenir un accès rapide à leurs comptes clients.
Annuler une affiliation familiale
À partir du sous-onglet Achats dans le compte du client:
Faites défiler la page jusqu'au section Affiliations familiales (qui n'est pas sous le nom d'un membre du compte en particulier).
Cliquer sur la facture.
Annuler l'affiliation familiale comme vous le feriez normalement avec tout autre item de facture.
L'annulation de l'affiliation familiale n'annulera pas les activités enregistrées nécessitant cette affiliation familiale. Assurez-vous d'adresser également ces items de facture si nécessaire.
Rapports
Vous pouvez obtenir des rapports sur les affiliations familiales dans l'onglet Affiliations, en mettant une coche à côté des adhésions familiales et en cliquant sur le bouton Opérations.
Si vous souhaitez connaître le nombre total de participants qui ont accès à un affiliation familial (c'est-à-dire le responsable du compte et les membres de son compte), accédez au sous-onglet Clients> Personnes, filtrez l'affiliation familial et utilisez Opérations pour exporter.