Le module Personnel facilite la gestion et la planification du personnel, en éliminant les incertitudes quant au moment et à l'endroit où le personnel est disponible pour travailler. L'administrateur avec la bonne permission peut :
Voir la disponibilité du personnel par jour, semaine et mois et être avisé des conflits d'horaires;
Attribuez leur rôle, leur tarif et lier au personnel des étiquettes (ex: voiture, certificat de secourisme, etc.) pour faciliter le filtrage, afin d'associer la bonne personne avec les bonnes exigences;
Tenir le personnel au courant de leur horaire par courriel électronique ou en temps réel avec l'application Amilia.
Identifier qui n'a pas activé son compte et renvoyez les liens d'activation.
Dans cet article :
1. Comment créer le personnel
L'administrateur disposant d'une permission peut accéder au module Personnel > Gestion > Personnel. Cliquez sur Nouveau personnel et saisissez le courriel que le personnel utilisera pour se connecter à son compte personnel. Cliquez sur Suivant.
Si le courriel n'est pas lié à un compte personnel, confirmez le prénom, nom de famille et un numéro de téléphone pour recevoir une invitation de créer un compte.
Si le courriel est déjà lié à un compte personnel, envoyez un courriel d'invitation.
Si le courriel existe dans Amilia mais n'est pas encore lié à un compte personnel, confirmez le prénom, nom de famille et numéro de télephone pour recevoir une invitation de créer un compte.
1.1 Renvoyez le lien d'activation
Vous pouvez modifier le nom et/ou le numéro de téléphone du personnel jusqu'à ce qu'il se soit connecté pour la première fois à son compte. Après cela, vous ne pourrez plus modifier le nom ou les coordonnées (comme c'est le cas si le courriel est déjà liée à un compte personnel).
Si vous créez le compte du personnel avec le mauvais courriel,
archivez-le et recommencez.
Vous pouvez voir quels membres du personnel ont activé leur compte sur la page du Personnel. Si le personnel n'active pas son compte dans les 15 jours, vous devez renvoyer un autre lien d'activation. Lorsque vous le faites, cela invalide le précédent. Si le personnel s'est déjà connecté à son compte personnel, vous n'avez pas à vous en soucier.
Si un membre du personnel doit changer son courriel (c'est-à-dire son nom d'utilisateur) une fois qu'il s'est connecté, il peut le faire dans la section Paramètres de son compte personnel.
1.2 Lier un rôle, taux et étiquettes
Faciliter le filtrage et l'identification du personnel à l'aide de rôles et d'étiquettes personalisées. N'oubliez pas de sauvegarder lorsque vous avez terminer.
Rôles: Le(s) rôle(s) de l'employé(e) au sein de votre organisation.
Taux: Le taux horaire de l'employé(e). Ceci est affiché dans les feuilles de temps du personnel.
Étiquettes: Identifiez les compétences ou les attributs spécifiques à l'employé(e).
Les coordonnées sont tirées des Informations personnelles de leur dossier client.
1.3 Archiver le personnel
Si vous n'avez plus besoin d'un profil de personnel ou si une erreur a été commise avec le courriel lors de la création d'un nouveau profil, cliquez sur le nom du membre, faites défiler vers le bas et sélectionnez Archiver. Vous pouvez réactivez un profil archivé en filtrant les profils archivés. Le personnel archivé n'a pas accès aux fonctionnalités pour le personnel dans l'application mobile Amilia.
2. Comment ajouter la disponibilité du personnel
La disponibilité indique à SmartRec quand c'est possible de schéduler le personnel. Le personnel ne peut ajouter sa disponibilité qu'avec l'application Amilia. Sinon, il appartient aux administrateurs de cliquer sur le nom du personnel dans le sous-onglet Personnel pour ajouter la disponibilité. Voici ce que vous devez savoir :
L' intervalle de dates doivent être des jours consécutifs et vous ne pouvez pas avoir de plages de dates qui se chevauchent. Cet employé est disponible du 1er au 11 avril. Il prend des vacances entre le 12 au 19 avril mais est disponible du 20 au 30 avril. Sa prochaine disponibilité n'est pas encore ajoutée.
Chaque jour de la semaine dans la plage de dates suivra ce calendrier. Ajoutez des plages horaires supplémentaires lorsque la disponibilité est variable selon l'heure de la journée.
Ajoutez la disponibilité pour les jours (dans la plage de dates) avec une disponibilité unique. Cet employé est disponible du 1er au 17 mai pour son horaire régulier. Cependant, du 18 au 21 mai, il n'est disponible que pendant des heures limitées. Du 22 au 31 mai, il reprend son horaire régulier.
Sauvegarder lorsque vous avez terminé. Si vous n'avez pas besoin d'une disponibilité, supprimez-la.
3. Comment visualiser et envoyer les horaires
Lorsque vous liez le personnel aux activités par session, à la carte, au leçons privées, des réservations de plateau en ligne, des réservations de contrat et des réservations administratives dans le calendrier (avec ou sans facture), l'horaire du personnel est mis à jour dans le sous-onglet Personnel > Horaire. L'administrateur peut envoyer des horaires au personnel, ou le personnel peut vérifier lui-même son horaire dans l'application Amilia.
Visionner une liste complète du personnel et de leurs réservations par jour, semaine ou mois. Sélectionner des membres du personnel pour afficher l'horaire d'un membre du personnel ou le filtre Étiquettes pour afficher les membres avec une étiquette spécifique.
Envoyer les horaires de votre personnel en cliquant sur Communiquer les horaires.
Les courriels seront envoyés les membres du personnel spécifiés et comprendront les détails de l'horaire pour la plage de dates spécifié.
Vous pouvez également envoyer un courrier électronique à un membre du personnel lié à une activité à partir du sous-onglet Activités > Inscriptions. Sélectionnez l'activité, puis cliquez sur Opérations > Envoyez un message au personnel et / ou aux participants.
4. Foire aux questions
Quelle permission est nécessaire pour gérer le personnel ?
Quelle permission est nécessaire pour gérer le personnel ?
🔑 Les administrateurs ont besoin du permission Gérer le personnel.
Est-ce que le personnel doit télécharger l'application Amilia ?
Est-ce que le personnel doit télécharger l'application Amilia ?
Le personnel est encouragé à télécharger l'application Amilia pour les appareils mobiles iPhone et Android, car il peut partager sa disponibilité et consulter son horaire en temps réel. L'application Amilia permet au personnel de prendre les présences virtuellement sur le terrain et met à portée de main des informations médicales et de contact importantes. Si le personnel ne télécharge pas l'application Amilia, seul un administrateur peut ajouter sa disponibilité et envoyer son horaire par courriel. Ils ne pourront pas non plus prendre les présences sur leur appareil mobile.
Lors de la création d'un compte personnel, un courriel est envoyé expliquant les avantages d'utiliser l'application et les invitant à la télécharger. Gardez à l'esprit que le personnel embauché via le recrutement de personnel de SmartRec ne reçoit pas cet courriel pour le moment.
Le personnel et les administrateurs sont-ils la même chose ?
Le personnel et les administrateurs sont-ils la même chose ?
Lorsqu'une personne est ajoutée en tant que membre du personnel, elle peut se connecter à l'application Amilia pour voir quand elle est programmée pour des événements.
Cela ne leur donne pas accès au back-office de votre organisation. Lorsqu'une personne est ajoutée dans le sous-onglet Administrateurs de compte, vous lui donnez un niveau d'accès pour utiliser votre back-office SmartRec.
Il est possible qu'une personne soit les deux, mais vous devez créer séparément son accès administrateur et son profil personnel.
Qu'est-ce qui causent les conflits du personnel ?
Qu'est-ce qui causent les conflits du personnel ?
Un conflit de personnel se produit lorsque le personnel est déjà programmé pour une autre activité en même temps ; et/ou le personnel n'est pas disponible (c'est-à-dire qu'il n'y a pas de disponibilité configurée indiquant qu'il peut travailler ce jour-là). Si vous avez des conflits de personnel, vous avez la possibilité de modifier l'horaire ou d'affecter un personnel différent. En savoir plus sur la gestion des conflits d'horaires ici.
Puis-je exporter les données du personnel ?
Puis-je exporter les données du personnel ?
Vous pouvez exporter la liste du personnel dans Excel. Il affiche le nom du personnel, leur courriel, les numéros de téléphone, l'état d'activation du compte, ainsi que les étiquettes du personnel.
Et si plusieurs membres du personnel partagent le même compte d'utilisateur ?
Et si plusieurs membres du personnel partagent le même compte d'utilisateur ?
Présentement, s'il y a plus d'un membre du personnel dans le même compte (par exemple, une mère et sa fille sont des membres du personnel), seul celui qui a été nommé membre du personnel « en premier » pourra voir son horaire et prendre les présences via l'application mobile.
Gardez à l’esprit que le propriétaire du compte doit être celui qui se connecte au compte personnel.
Si plusieurs membres du personnel partagent le même compte personnel et ont besoin de l'application mobile pour suivre leur horaire ou prendre des présences, il peut être préférable qu'ils disposent de leur propre compte personnel distinct. Contactez-nous à support@amilia.com pour plus d'informations.
* Dernière mise à jour en mars 2023
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