Le relevé de paiement des frais de garde est une fonctionnalité qui est actuellement en version bêta. Si vous souhaitez utiliser cette fonctionnalité ou obtenir plus d'informations, veuillez communiquer avec votre représentant Amilia ou écrire à support@amilia.com.
Les relevés de paiement des frais de garde vous permettent de générer un sommaire consolidé des paiements liés aux frais de garde versés par les familles pendant une période sélectionnée. Ces relevés aident les familles à soumettre leurs dépenses de garde dans le cadre d'un crédit d'impôt ou d'un remboursement de frais de garde à charge.
⚠️ Le relevé de paiement des frais de garde est fourni à titre de « sommaire de courtoisie » et ne constitue pas un reçu fiscal officiel. Les familles doivent confirmer leur admissibilité auprès de leur conseiller fiscal ou de l'autorité fiscale applicable.
1. Vérifiez vos éléments de configuration
Avant de générer les relevés de paiement des frais de garde, l’organisation doit vérifier quelques éléments de configuration pour s'assurer que les relevés contiennent les bonnes informations.
Compléter ces étapes à l'avance réduit le risque de paiements manquants et minimise les chances d’avoir à regénérer les relevés de paiement plus tard.
1.1 Marquez les activités et frais admissibles
Il s'agit de l'étape la plus importante pour préparer les relevés de paiement des frais de garde. Seuls les items marqués comme étant Éligibles au crédit d’impôt pour frais de garde apparaîtront sur les relevés de paiement des frais de garde.
Si une activité n'est pas marquée comme telle, les paiements pour cette activité n'apparaîtront pas dans la section Paiements pour les services.
Si un item personnalisé n'est pas marqué, les paiements pour ce frais n'apparaîtront pas dans la section Autres frais.
✔️ Activez la case Éligibles au relevé de paiement de frais de garde sur :
1. Les activités admissibles (services de garde) marquées Éligibles au crédit d’impôt pour frais de garde (Activités > Édition > Taxes > Relevé de paiement pour garde d’enfants).
👉 La case utilisée pour marquer les activités comme éligibles au relevé de paiement des frais de garde est disponible à la fois sur les activités individuelles et par édition en masse, ce qui vous permet de mettre à jour plusieurs activités en même temps.
2. Les items personnalisés admissibles (frais) marqués Éligibles au crédit d’impôt pour frais de garde (Rabais et frais > Items personnalisés > Admissible au crédit d'impôt pour frais de garde).
📈 Rapports
Vous pouvez consulter la liste des activités actuellement marquées comme Éligibles au crédit d’impôt pour frais de garde à l'aide d'un rapport standard.
Pour accéder à ce rapport :
Allez dans Rapports > Standard
Ouvrez Information sur les activités de la programmation dans la section Activités.
Ce rapport vous permet de vérifier quelles activités sont marquées éligibles avant de générer les relevés de paiement des frais de garde.
1.2. Confirmez vos informations fiscales
Le numéro d'identification fiscale de votre organisation doit être saisi pour apparaître sur le relevé de paiement des frais de garde.
Pour vérifier ou mettre à jour cette information :
Allez dans Compte > Informations principales > Autres informations.
Assurez-vous que le No d’entreprise est bien rempli.
1.3. Vérifiez les permissions du personnel
Les membres du personnel qui génèrent les relevés de paiement des frais de garde doivent avoir les permissions appropriées.
Pour gérer les permissions :
Allez dans Compte > Administrateurs > Gérer les groupes de permissions
Assurez-vous que la permission Sommaire de facturation du client est activée sous Clients.
👉 Si un membre du personnel ne peut pas accéder aux relevés de paiement des frais de garde, c'est généralement parce que cette permission n’est pas activée.
1.4. Vérifiez et conciliez les paiements
Concilier les paiements aide à assurer que les paiements sont correctement liés aux activités ou aux items personnalisés qu'ils devaient payer. Ceci améliore l'exactitude des totaux affichés sur le relevé de paiement et réduit le risque que des paiements soient manquants ou mal attribués.
Pourquoi la conciliation est importante pour les relevés de paiement des frais de garde
Lorsque les paiements ne sont pas conciliés :
Les paiements peuvent ne pas apparaître sous la bonne activité ou le bon frais.
Les totaux par enfant peuvent être incomplets.
Les paiements peuvent être exclus s'ils ne peuvent pas être associés à un item admissible.
Prendre le temps de vérifier la conciliation avant de générer les relevés de paiement des frais de garde aide à s'assurer que les familles reçoivent un sommaire clair et exact.
🔍Comment vérifier les items non conciliés
Pour consulter les paiements, crédits ou remboursements non conciliés :
Allez dans Comptabilité et finances.
Ouvrez le sous-onglet Items non conciliés.
Utilisez la colonne Date de création pour filtrer les transactions récentes.
Cliquez sur un No de reçu pour ouvrir le paiement et vérifier comment il est lié.
Ou
Consultez et conciliez les items non conciliés directement dans le Centre d'action.
✅Comment concilier des paiements
Option 1: Concilier directement à partir du Centre d'action (plus rapide)
Option 1: Concilier directement à partir du Centre d'action (plus rapide)
Le Centre d'action vous permet de concilier les comptes sans quitter la page.
Ouvrez le Centre d'action.
Repérez la section Comptes conciliables.
Vérifiez et cliquez sur Concilier sous la colonne Actions.
Lorsque vous cliquez sur Concilier :
Les paiements sont automatiquement liés en commençant par les transactions les plus anciennes.
La conciliation se fait immédiatement.
La plupart des comptes se concilient en quelques secondes (les comptes plus volumineux peuvent prendre plus de temps).
Le statut du compte passe de Non concilié à Concilié.
Après le rafraîchissement de la page, le compte est retiré de la liste.
This is the fastest option when preparing multiple accounts for childcare payment statements.
Option 2: Utiliser l'outil de Conciliation automatique
Option 2: Utiliser l'outil de Conciliation automatique
L'outil de Conciliation automatique vous permet de concilier les paiements sur plusieurs comptes à la fois.
Allez dans Clients > Comptes et sélectionnez les comptes que vous souhaitez concilier.
Sélectionnez Opérations > Concilier tous les comptes.
👉 Cet outil lie automatiquement les paiements du plus ancien au plus récent et est utile pour préparer les relevés de paiement des frais de garde en lot.
Option 3: Concilier les paiements manuellement (contrôle maximal)
Option 3: Concilier les paiements manuellement (contrôle maximal)
La conciliation manuelle vous permet de vérifier et de lier les paiements individuellement.
Allez dans Comptabilité et finances.
Ouvrez le sous-onglet Items non conciliés.
Utilisez la colonne Date de création pour trouver les transactions récentes.
Cliquez sur un No de reçu pour ouvrir le paiement.
Liez le paiement aux items de facture appropriés.
Cette option est idéale lorsque les paiements doivent être vérifiés individuellement ou liés à des items précis.
💡 Conseil : Nous vous recommandons de vérifier la conciliation avant de générer les relevés, surtout si des changements ont été apportés aux activités ou aux frais admissibles. Si la conciliation est mise à jour après coup, les relevés de paiement des frais de garde doivent être regénérés pour que ces changements apparaissent.
2. Qu'est-ce qu'un relevé de paiement des frais de garde ?
Un Relevé de paiement des frais de garde est un PDF téléchargeable qui résume :
Les services et frais admissibles aux frais de garde
Les paiements effectués pendant une période sélectionnée
Les totaux par enfant et les totaux globaux
❗ Les relevés de paiement des frais de garde tiennent compte des items en fonction de la date de paiement, et non de la date du service.
Les relevés peuvent être générés pour des comptes individuels ou en lot, et partagés directement avec les familles.
2.1 Quelles informations sont incluses sur le relevé ?
Des activités éligibles
Des affiliations admissibles (le crédit d'impôt pour frais de garde doit être activé sur l'affiliation)
Des items de facture personnalisés admissibles
❌ Les frais administratifs ou pénalités appliqués lors d'une annulation ne sont pas admissibles
Chaque relevé de paiement comprend :
Informations sur l'organisation
Nom et adresse de l'organisation
Numéro d’entreprise (EIN). C'est là que vous pouvez saisir votre numéro d'identification fiscale.
Détails du relevé
Période couverte (basée sur les dates de paiement)
Date à laquelle le relevé a été généré
Informations sur la famille et le participant
Nom et adresse du responsable du compte
Nom de l'enfant (du participant) ou des enfants
Résumé des paiements
Montant total payé par enfant pour les services de garde
Montant total payé pour les autres frais admissibles aux frais de garde
Montant total global payé
Paiements pour les services (par participant admissible)
Pour chaque enfant ayant des services admissibles, le relevé de paiement inclut une ventilation détaillée présentant :
La description (nom du service ou de l'activité)
Les dates du service
La date de paiement
Le montant payé
Les services de chaque participant sont regroupés sous leur nom pour plus de clarté.
Items (frais) personnalisés sur les relevés de paiement des frais de garde
Les frais personnalisés admissibles aux frais de garde apparaissent comme une ligne distincte.
Les frais personnalisés ne sont pas liés à un enfant spécifique, même s'ils sont liés aux frais de garde
💡 Conseil : Pour rendre les relevés de paiement plus clairs pour les familles, pensez à ajouter le nom de l'enfant ou des détails pertinents dans la description de l'item personnalisé au moment de la commande ou de la facturation.
Le relevé affiche à la fois le nom et la description de l'item personnalisé.
2.2 Comment les paiements sont sélectionnés
Les paiements apparaissent sur le relevé de paiement lorsque toutes les conditions suivantes sont remplies :
L'activité ou l'item personnalisé est marqué Éligibles au crédit d’impôt pour frais de garde
La date de paiement se situe dans la période sélectionnée
Le paiement a un statut valide au moment de la génération du relevé
Les règles suivantes s'appliquent également :
Recurring billing payments are included
Payments covered by a membership are not included
Third-party payments are not included
Replacements and cancellations are included, if a valid payment exists
⚠️ Les relevés de paiement des frais de garde ne se mettent pas à jour automatiquement si un paiement est annulé ou remboursé par la suite.
2.3 Filtrer les activités ou les clients qui sont inclus
Au moment de générer les relevés de paiement des frais de garde, vous pouvez utiliser des filtres pour pré-filtrer votre liste de clients par programme ou par activité.
Ceci vous permet de :
Générer les relevés de paiement uniquement pour des programmes spécifiques
Inclure ou exclure certaines activités
Envoyer les relevés de paiement aux familles seulement lorsque c'est pertinent
Les relevés de paiement des frais de garde n'ont pas besoin d'inclure toutes les activités. Utiliser les filtres aide à personnaliser quels clients reçoivent les relevés de paiement, surtout lorsque seulement certains programmes ou activités le requièrent.
Filtrer les comptes clients
Les filtres peuvent aussi être utilisés pour contrôler pour quels comptes clients les relevés de paiement sont générés.
Si vous appliquez des filtres à votre liste de clients sans sélectionner de comptes spécifiques, vous serez invité à générer les relevés de paiement pour tous les comptes qui correspondent aux filtres appliqués.
Ceci vous permet de générer des relevés pour de grands groupes de clients sans avoir à sélectionner chaque compte individuellement.
3. Comment générer un relevé de paiement des frais de garde
Allez dans Clients > Comptes.
Sélectionnez un ou plusieurs comptes.
Ouvrez le menu Opérations.
Cliquez sur Relevés de paiement des frais de garde.
5. Choisissez :
Seulement les comptes sélectionnés, ou tous les comptes
Une plage de dates personnalisée ou une année fiscale prédéfinie. Notez que l'année par défaut sélectionnée est l'année en cours.
6. Choisissez l'une des deux options de distribution :
Envoyer un courriel direct aux responsables des comptes
Envoyer les versions PDF imprimables au membre du personnel connecté
7. Générez le relevé. Les relevés sont générés en format PDF.
4. Comment partager les relevés de paiement des frais de garde avec d'autres personnes
Les relevés de paiement peuvent être :
1. Envoyés par courriel au membre du personnel connecté
Si les relevés de paiement sont envoyés uniquement au personnel, ils ne sont pas envoyés aux familles et n'apparaissent pas dans la section Documents du compte. C'est utile pour les tests et la révision, et nous recommandons de procéder ainsi en premier pour confirmer le relevé avant de l'envoyer aux responsables des comptes.
2. Envoyés par courriel directement aux responsables des comptes
Une fois envoyés aux familles par courriel, les relevés de paiement des frais de garde sont accessibles aux administrateurs sous :
Clients > Comptes > [Compte client] > Documents
5. Dépannage
Si un relevé de paiement des frais de garde n'est pas généré ou semble incomplet, vérifiez les éléments suivants avant de communiquer avec le service à la clientèle.
Aucun relevé n'est généré
Assurez-vous que :
Au moins une activité ou un item personnalisé est marqué Éligibles au crédit d’impôt pour frais de garde
Il y a des paiements dans la plage de dates sélectionnée
Les paiements sont basés sur la date de paiement, et non sur la date du service
Les paiements sont conciliés et liés à des activités ou frais admissibles
L'activité n'a pas été payée avec une affiliation (les paiements par affiliation sont exclus)
Les paiements n'ont pas été faits par un tiers (les paiements de tiers sont exclus)
Il y a des paiements ou des activités qui n'apparaissent pas sur le relevé
Assurez-vous que :
L'activité est marquée Éligibles au crédit d’impôt pour frais de garde
Les items personnalisés sont marqués Admissibles aux frais de garde (les frais personnalisés apparaissent séparément)
La date de paiement se situe dans la période couverte
Le relevé a été regénéré après tout changement récent
Vous avez toujours des difficultés ?
Si vous avez vérifié les étapes ci-dessus et que le relevé ne se génère toujours pas comme prévu, communiquez avec le service à la clientèle Amilia pour obtenir de l'aide. Notre équipe peut vous aider à vérifier votre configuration et à identifier tout problème de configuration.
6. FAQ
Pourquoi un service n'apparaît-il pas sur le relevé de paiement des frais de garde ?
Les relevés de paiement des frais de garde sont basés sur la date de paiement, et non sur la date du service. Les services payés en dehors de la plage de dates sélectionnée n'apparaîtront pas.
Est-ce que les paiements récurrents sont inclus ?
Oui. Les paiements effectués par facturation récurrente sont inclus s'ils répondent aux critères d'admissibilité.
Est-ce que les paiements faits avec une affiliation sont inclus ?
Non. Si une affiliation est utilisée pour payer une activité de garde, ce paiement n'apparaîtra pas sur le relevé de paiement des frais de garde.
Est-ce que les rabais, les bourses ou les paiements de tiers sont affichés ?
Non. Les relevés de paiement des frais de garde affichent uniquement les montants finaux payés.
À quoi ressemble le courriel envoyé à mes clients ?
Le courriel envoyé à vos clients utilise un message standard généré par la plateforme et ne peut pas être personnalisé. Le relevé de paiement des frais de garde est joint en tant que PDF téléchargeable. Un aperçu du courriel est présenté ci-dessous.
