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La décharge d'accès pour la gestion des accès vous permet de bloquer l'accès à vos installations à moins que le participant n'ait donné son consentement éclairé (comme une renonciation en cas de blessure). Elle offre également la possibilité aux personnes de plus de 18 ans (uniquement) d'accepter une renonciation au kiosque des visiteurs.
1. Créer une décharge d'accès
Une décharge d'accès est composée d'une ou plusieurs questions supplémentaires de type 'acceptation du client'. Vous devez d'abord créer la décharge d'accès avant de la lier à un point d'accès.
Accédez au sous-onglet Compte > Formulaires :
Cliquez sur Nouveau formulaire, puis sur Décharge d'accès (disponible pour la gestion des accès).
Dans le formulaire de configuration, nommez la décharge d'accès (visible uniquement par les admins).
Cliquez sur Ajouter une question pour choisir dans votre liste existante de questions supplémentaires « Acceptation du client ». Cet article explique comment créer ce type de question supplémentaire.
Bien que la question supplémentaire « Acceptation du client » aient une fréquence d'accord, la décharge d'accès ne doit être acceptée qu'une seule fois.
Ajoutez autant d'« acceptations du client » que nécessaire. Les participants doivent accepter chacun d'eux.
Sauvegarder votre travail.
❗ Si la dernière personne à avoir donné sont accord a donné son consentement approprié à la question supplémentaire « Acceptation du client » sur un autre formulaire ou décharge d'accès, il n'aura pas besoin de donner de nouveau son consentement.
2. Lier une décharge d'accès au point d'accès
Une fois la décharge d'accès prête, vous pouvez la lier à votre point d'accès.
Accédez à l'onglet Gestion des accès :
Sélectionnez un point d'accès existant ou créez un nouveau point d'accès.
Cliquez sur Paramètres pour ouvrir la fenêtre de configuration du point d'accès.
Faites défiler jusqu'à la section Paramètres pour choisir la décharge d'accès requise.
Sauvegarder votre travail.
3. Quoi s'attendre lors de l'entrée
L'entrée n'est accordée qu'aux participants si le dernier consentement sur la décharge d'accès est fourni par la bonne personne. L'entrée est refusée dans le cas contraire. Les adultes peuvent accepter une décharge d'accès au kiosque des visiteurs (les enfants ne peuvent pas). Les admins surveillent le consentement à partir du Vue d'ensemble des entrées et peuvent accepter une décharge d'accès au nom de l'adulte ou de l'enfant.
- Un adulte accepte la décharge d'accès à partir du kiosque - 
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Lorsqu'un enfant se présente au kiosque
Lorsqu'un enfant utilise son identifiant Amilia pour s'enregistrer au kiosque des visiteurs, SmartRec vérifie si la décharge d'accès a été acceptée dernièrement par son tuteur principal (R1) ou secondaire (R2), ou par un administrateur (après le 14 août 2024). Si le consentement approprié n'a pas été donné dernièrement, l'enfant doit se rendre à la réception, où l'admin peut accepter la décharge de la part du participant.
Si le consentement approprié a été donné, l'enfant peut utiliser le kiosque comme d'habitude.
Si le consentement approprié n'a pas été donné, un avertissement apparaît sur le kiosque informant qu'une décharge doit être signée. L'enfant doit se rendre à la réception.
Lorsqu'un adulte se présente au kiosque
Lorsqu'un adulte utilise son identifiant Amilia pour s'enregistrer au kiosque des visiteurs, SmartRec vérifie s'il a accepté la décharge d'accès dernièrement ou un administrateur de sa part. Si le consentement approprié n'a pas été donné dernièrement, le participant doit accepter la décharge d'accès avant de pouvoir continuer.
Si le consentement approprié a été donné, l'adulte peut utiliser le kiosque comme d'habitude.
Si le consentement approprié n'a pas été donné, la décharge d'accès doit être acceptée au kiosque avant de pouvoir continuer.
Lorsqu'un admin enregistre le participant
Lorsqu'un administrateur scanne l'identifiant Amilia d'un participant ou utilise le champ des entrées des visiteurs pour effectuer une recherche, SmartRec vérifie si le dernier consentement donné pour la décharge est approprié. Si le consentement approprié n'a pas été donné dernièrement, l'admin peut accepter la décharge d'accès de la part du participant.
Si le dernier consentement donnée est approprié, l'admin peut enregistrer le participant comme d'habitude.
Si le consentement approprié n'a pas été donné dernièrement, l'accès est refusé. Pour accepter la décharge d'accès de la part du client, l'administrateur doit ouvrir le profil du participant, cliquez la section Questions supplémentaires pour localiser la décharge d'accès, puis cliquer sur « Lisez-moi », puis sur « J'accepte », puis Sauvegardez.
Actualisez l'écran pour voir l'horodatage de la personne qui a accepté et quand.
Retournez à la gestion des accès et enregistrez le participant comme d'habitude.
4. Comment visionner la décharge d'accès d'un participant
Les administrateurs voient un champ pour la décharge d'accès dans le profil de membre de chaque client une fois qu'il a été lié à un point d'accès, quel que soit le moment où l'évènement se produit. Voici comment le voir :
Recherchez le profil du participant dans le sous-onglet Clients > Membres du compte.
Cliquez sur le membre du compte et, dans le champ Formulaires, sélectionnez la décharge d'accès.
Faites défiler jusqu'aux Questions supplémentaires et cliquez sur l'icône Télécharger pour obtenir une copie.
Attention ! Si l'admin clique sur « Lisez-moi » puis sur « J'accepte », l'enregistrement de l'accord est remplacé par le courriel de l'administrateur et un nouvel horodatage. Cliquez simplement sur « Fermer » pour fermer la décharge.
Pour l'instant, les clients ne peuvent pas voir une décharge d'accès dans leur compte personnel. Les clients n'ont accès à une question supplémentaire « Acceptation du client » que si elle est liée à un formulaire pour un événement auquel ils se sont inscrits. Restez à l'affût des améliorations apportées à la visibilité pour les clients !
5. Foire aux questions
1. En quoi une renonciation à l'accès est-elle différente d'un Acceptation du client ?
Une décharge d'accès ne peut être utilisée qu'avec la gestion des accès, comme méthode de blocage à un point d'accès. Elle comprend une ou plusieurs questions supplémentaires « Acceptation du client ».
La question supplémentaire « Acceptation du client » est normalement utilisée sur les formulaires d'inscription et/ou d'achat pour recueillir le consentement éclairé des clients lorsqu'ils s'inscrivent à un événement.
Décharge d'accès pour la gestion d'accès | Acceptation du client sur formulaire |
Seulement utilisé avec la gestion d'accès | Montré sur un formulaire à la caisse |
Accepter une fois | Choisir la fréquence de l'accord |
Pas visible dans le compte personnel | Visible dans le compte personnel |
Pas disponible dans les rapports clients | Disponible dans certains rapports clients |
2. Où dois-je configurer le titre de la décharge tel qu'il apparaît aux clients sur le kiosque ?
Le titre de la décharge d'accès tel qu'il apparaît sur le kiosque correspond au champ « Question » du formulaire de configuration de l'acceptation du client. Pour accéder à ce champ, accédez au sous-onglet Compte > Formulaires > Questions supplémentaires et cliquez pour ouvrir la fenêtre de modification de l'acceptation du client.
3. Que se passe-t-il s'il existe plusieurs accords d'utilisation sur la renonciation à l'accès ?
Vous pouvez ajouter autant de questions supplémentaires d'« Acceptation du client » que vous le souhaitez à votre décharge d'accès.
Les clients verront les questions supplémentaires et devront cliquer et accepter chacune d'elles individuellement. Un crochet verte apparaît pour indiquer qu'elle a été acceptée.
Lorsque l'administrateur vérifie la décharge d'accès dans le profil du membre du client, il verra un bouton « Lisez-moi » à côté de chaque question supplémentaire d'« Acceptation du client » sur la décharge.
4. Qu'est-ce qui est considéré comme un consentement approprié ?
À moins qu'un consentement approprié ne soit donné sur une décharge d'accès, l'entrée sera refusée. De plus, il doit s'agir du dernier consentement (c'est-à-dire le plus récent) qui doit être fourni par la bonne personne. Si un consentement approprié a été donné, mais qu'une autre personne accepte ensuite la décharge d'accès, cela annule l'accord précédent. Voici une répartition de ce qui est considéré comme un consentement approprié pour les adultes et les enfants.
Lorsqu'un adulte arrive pour l'enregistrement au point d'accès
SmartRec vérifie si la décharge d'accès a été acceptée.
L'entrée est accordée si la décharge a été acceptée par l'adulte ou un admin
.L'entrée est refusée si la décharge a été acceptée par un autre adulte (qui peut être le cas dans un compte partagé) ou n'a pas été acceptée du tout.
Si l'entrée est refusée, l'adulte peut accepter la décharge d'accès au kiosque ou demander à un administrateur à la réception de l'accepter de sa part.
Lorsqu'un enfant arrive pour l'enregistrement au point d'accès
SmartRec vérifie si la décharge d'accès a été acceptée.
L'entrée est accordée si la décharge a été acceptée par le tuteur principal (R1) ou secondaire (R2), ou par un administrateur.
L'entrée est refusée si la décharge a été acceptée par un autre adulte (dans le cas d'un compte partagé) ou n'a pas été acceptée du tout.
Si l'entrée est refusée, l'enfant doit voir un admin à la réception qui peut l'accepter de sa part. Veuillez noter que l'entrée est refusée si un administrateur à accepter la décharge au nom de l'enfant avant le 14 août 2024. Cependant, si l'administrateur accepte la décharge de la part de l'enfant après cette date, l'entrée sera accordée.
5. Que se passe-t-il si l'« acceptation du client » a été accepté avant d'être inclus dans une décharge d'accès ?
Une décharge d'accès comprend des questions supplémentaires d'« Acceptation du client » et peut être utilisée pour empêcher les participants d'entrer dans vos locaux à moins qu'ils n'aient donné leur consentement.
Il est possible que l'acceptation du client que vous liez à votre décharge d'accès soit déjà utilisée sur un formulaire d'inscription ou d'achat. Si l'acceptation du client a déjà été accepté avec un consentement approprié dernièrement, les participants n'auront pas besoin de l'accepter à nouveau.
* Dernière mise à jour en septembre 2024
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