🔑 Vous avez besoin de la permission « Rapports d’activité » pour voir ce rapport.
Les informations sur l'inscription des participants à l'activité montre combien chaque participant a payé pour une activité. Ce rapport est utile lorsqu'on veut :
✔️ Payer les contracteurs un pourcentage (%) du revenu d’une activité
✔️ Faire un rapport sur les paiements/participants résidents vs non-résidents
✔️ Préparer les reçus fiscaux aux participants (souvent pour la garde d'enfants)
Dans cet article :
📄 Comment utiliser ce rapport
Le rapport se trouve dans l'onglet Rapports, sous la section Activités.
Il génère des données pour un programme à la fois. Chaque programme est disponible.
14 colonnes sont sélectionnées par défaut. Vous pouvez ajouter jusqu’à 50 colonnes, mais vous devez inclure un minimum de 3 colonnes (nom de l’activité, prénom, nom). Quand vous changez de programmes, la sélection se réinitialise à 14 colonnes.
Vos sélections de colonnes peuvent être sauvegardés en tant que gabarit.
Pour filtrer, cliquez l’icône sur la page du rapport pour exporter vers Excel.
➡️ À propos des lignes
Chaque ligne dans le rapport représente un achat d’une activité (c.-à-d. Inscription, item de facture).
Un participant inscrit à une session d’un jour est sur une ligne, et un autre participant inscrit à une session de 3 mois est aussi sur une ligne.
Un participant inscrit 3 fois à la même activité à la carte est sur 3 lignes, car chaque inscription à la carte est un achat séparé (c.-à-d. Un item de facturation).
Regroupement et arrangement des lignes
Si vous téléchargez des données sur 50 activités et une activité a eu 10 achats, les 10 lignes pour cette activité vont apparaître ensemble (ex : lignes 56-65 dans Excel).
Les activités qui font part de la même sous-catégorie (ex :<<Leçons de natation>>) vont également apparaître en groupe (cette logique s'applique aussi sur la catégorie) :
Leçon de Natation 1 = lignes 5-10, leçon de natation 2 = 11-17, etc.
⬇️ À propos des colonnes
Les options de colonne incluent :
Les détails sur les paramètres de l’activité (ex : nom du programme, nom de l’activité, le prix par session, le prix de l’activité à la carte, paramètres des taxes, etc.)
Détails reliés à la facture (numéro de facture, lien à la facture, etc.)
Montants reliés à la facturation (montants payés, montants crédités, etc.)
Informations sur le participant (nom, date de naissance, courriel, téléphone, etc.)
Colonnes de date
Plutôt que d'inclure une plage de dates, le rapport enregistre les achats d'activités pour un programme à partir de la première inscription jusqu'à la plus récente.
Les colonnes qui fournissent la date sont : Date de début de l’activité, Date de fin de l’activité, Date d’inscription, Date d’annulation, Date de facturation, et Date de naissance.
Montant facturé
La colonne « Montant facturé » montre le prix moins le prorata ou les taxes. Elle ne montre pas les frais personnalisés qu'on peut ajouter à la caisse.
☝️ Le prix de chaque activité est 100 $. Toutefois, la facture au client varie en fonction de l'inclusion ou non des taxes dans le prix. Les taxes ne comptent pas vers le revenu.
Si une activité est 100 $ et les taxes ne sont pas incluses, le client est techniquement facturé 100 $, et ensuite 14.98 $ est chargé en taxes.
Si une activité est 100 $ et les taxes sont incluses, le client est techniquement facturé 86.97 $ et ensuite 13.03 $ est chargé en taxes.
Montants payés
❗ Si votre organisation a configuré les taxes de ventes, les paiements faits avant Janvier 2023 représentés dans la colonne peuvent inclure ces taxes sur les montants payés.
❗ ❗ Lorsqu'une inscription à une activité est annulée, la colonne « Montants crédités » indique le montant crédité, mais la colonne « Montants payés » affichera toujours le montant initial qui a été payé pour l'activité.
Inclus tous les paiements faits vers l’item de facture (ex : activité). Le rapport ne montre pas la mode de paiement.
Les montants payés ne doivent pas dépasser le montant facturé.
Quand une activité est achetée avec un laissez-passer, le montant payé sera 0 $.
Les paiements faits avec un crédit au compte sont inclus dans le total des montants payés. Si le participant ou l’administrateur a utilisé un crédit de compte de 100 $ pour couvrir le coût d’une inscription, alors la colonne Montants payés montrera 100 $ + tout autres paiements effectués, s'il y a lieu. Voici un exemple :
1. Le client avait un crédit de 10 $. Il a acheté une activité à 100 $ ( + 14.98 $ en taxes ). |
2. À la caisse, le client utilise son crédit de 10 $ et paye 104.98 $ en monnaie. |
3. Dans le rapport ci-dessous, les Montants payés sont de 100 $. Cela veut dire que le client a payé le Montant facturé au complet ( 10 $ en crédit + 104.98 $ en monnaie). |
Montants crédités
❗ Tous les crédits accordés avant janvier 2023 qui sont représentés dans cette colonne peuvent inclure la taxe de vente dans les montants si votre organisation a les taxes de ventes configurées..
La colonne « Montants crédités » suit les crédits par :
L’annulation de l’activité/article facturé.
Annulation d’une occurrence d’activité, où les crédits étaient restitués.
Rabais sur l’achat de l’activité/l'item facturé (offrir un rabais dans la facturation du client).
N’inclus pas les crédits créés dans la facturation du client via Opérations > Créer un crédit.
Ne suit pas les crédits qui ont été utilisés pour <<payer>> pour l’activité. À la place, ils sont dans la colonne Montants payés.
Rabais
La colonne Rabais montre le total (net) des rabais appliqués sur l’item facturé. Cela inclut les rabais automatisés et les rabais personnalisés appliqués à la caisse. Cela n’inclus pas les montants au prorata, ni lorsque vous offrez un rabais dans la facturation du client.
Dans l’exemple ci-dessous, il y a deux achats avec une réduction de 5 $ sur chacun. Sur la première ligne, les taxes étaient incluses sur la réduction de 5 $. Sur la seconde ligne, les taxes n’étaient pas incluses dans la réduction de 5 $.
De plus, la colonne pour les rabais inclut les annulations de rabais.
Taxes
La colonne de taxes montre la configuration des taxes d’une activité (dans le sous-onglet Activités > Édition) au moment que le rapport est généré (et non quand la facture fut générée). Voir l’exemple ci-dessous.
👇 Ceci est la même activité à 100 $, achetée par deux clients à des temps différents.
Pour le 1e achat, les taxes étaient incluses. La colonne des Taxes aurait lu « Incluses ». |
Pour le 2e achat, les taxes étaient en sus. La colonne des Taxes aurait lu « Incluses ». |
Lorsque le rapport a été généré, les taxes étaient en sus. Donc, la colonne lit « En sus » |
FAQ
1. Pourquoi y a-t-il une ligne entière de données montrant 0.00?
S'il y a un achat d’activité qui montre une ligne de 0.00, cela veut dire qu’un remplacement d’une activité pour une autre a eu lieu. Cela peut aussi dire que le prix (et les réductions) n’était pas différent quand le remplacement a été fait.
Si c’est le cas, vous allez trouver une autre ligne dédiée à l’annulation d’une activité pour le même participant.
2. Est-ce que le rapport a une colonne de ventes Nette ?
La colonne Ventes nettes n’est pas encore inclue, mais elle s’en vient!
Cette colonne serait égale à la somme de 3 colonnes :
=somme (Montants facturés, Rabais, Montants crédités)
Veuillez prendre note que les Montants payés ne feront pas part de ce calcul.