* Disponible uniquement pour les nouvelles affiliations. Écris-nous à product@amilia.com pour commencer!
Une affiliation individuelle avec activités à la carte incluses permet aux participants de s’inscrire à un nombre illimité d’activités admissibles sans frais sans passer à la caisse.
✔️ Utilisez l’affiliation comme méthode de paiement !
✔️Les clients peuvent être facturés pour un montant unique ou récurrent, pour un accès illimité aux activités à la carte!
✔️ Inscription prioritaire pour les membres !
1. Configurer une affiliation pour les activités à la carte
Les activités à la carte peuvent être liées à une affiliation individuelle. L'affiliation peut être facturée une seule fois où de façon récurrente. Tant que l’affiliation est active, les membres peuvent s’inscrire gratuitement aux activités à la carte liées.
Dans l’onglet Affiliations, configurez l’affiliation comme d’habitude.
Pour une facturation mensuelle (facturation récurrente) :
L’affiliation ne doit pas avoir de date d’expiration.
Choisissez une option de facturation récurrente
Vous pouvez permettre aux clients d’annuler leur propre affiliation.
OU
Pour une facturation unique (paiement unique) :
L’affiliation doit expirer après une durée ou à une date précise.
Si elle expire après une durée, vous pouvez permettre aux clients de la racheter eux-mêmes.
Ils seront facturés une seule fois, lors du passage à la caisse.
Ensuite, faites défiler pour lier les activités à la carte admissibles. Les clients pourront s’inscrire gratuitement tant que leur affiliation est active.
2. Lier l’affiliation aux activités à la carte
Dans la section À la carte, choisissez vos options d’inscription.
Pour lier une activité à l’affiliation, cochez Inclus dans son affiliation.
Tous les types d’affiliation configurés avec cette activité seront automatiquement appliqués.
Vous pouvez aussi cocher Paiement ou Inclus avec laissez-passer— ces options ne bloquent pas les clients avec une affiliation. Les trois options peuvent être activées en même temps. Les membres avec l’affiliation n’auront jamais à payer ou à utiliser un laissez-passer.
3. Expérience du client dans la boutique
Les clients doivent d’abord acheter l’affiliation (dans un panier séparé).
Une fois achetée, ils peuvent s’inscrire à toute activité admissible directement dans le calendrier, sans passer à la caisse.
S’ils ajoutent un article non admissible, ils devront passer à la caisse et le payer séparément.
Et s’ils n’ont pas d’affiliation?
Si d’autres options de paiement sont disponibles, ils pourront s’inscrire en payant ou en achetant un laissez-passer.
Si plusieurs options sont activées, le système exigera par défaut un paiement.
Voulez-vous restreindre l’accès aux membres seulement ?
Sélectionnez Inclus dans son affiliation uniquement comme option d’inscription.
Ou ajoutez une restriction d’affiliation à l’activité.
4. Facturation et rapports
4.1 Sur la facture
4.1 Sur la facture
Une inscription à une activité à la carte avec une affiliation génère une facture indépendante à 0 $.
Le poste comptable de l’activité est utilisé.
Exemple : Un client a acheté une affiliation avec activités à la carte incluses et a payé 53,00 $ à la caisse. Ensuite, il s’est inscrit à deux activités admissibles avec son affiliation. Deux factures distinctes de 0 $ ont donc été créées, et elles n’ont pas besoin d’être conciliées.
📒 Aucune écriture de journal n’est créée pour une facture à 0 $.
4.2 Dans les rapports de ventes
4.2 Dans les rapports de ventes
Les ventes d’affiliations s’affichent normalement dans les rapports de ventes.
Les activités à la carte liées à une affiliation s’affichent comme des ventes à 0 $.
4.3 Annulation d’une affiliation
4.3 Annulation d’une affiliation
Lorsqu’un client annule son affiliation, ses activités à la carte passées resteront visibles dans son compte. Pour les activités à venir, tout dépend du type d’affiliation :
Affiliation à durée fixe
Quand une affiliation à durée fixe est annulée, toutes les inscriptions à des activités à la carte prévues sont annulées immédiatement au moment de l’annulation.
Affiliation récurrente
Lorsqu’une affiliation récurrente est annulée, elle reste active jusqu’à la fin de la période de facturation en cours.
Les activités à la carte prévues durant cette période restent valides. Cela permet aux clients de continuer à profiter des services pour lesquels ils ont déjà payé.
Les activités à la carte prévues après la fin de la période en cours seront automatiquement annulées dès que l’annulation est faite.
Type d’affiliation | Activités pendant la période active | Activités après l’annulation |
Fixe | Annulées immédiatement | Annulées immédiatement |
Récurrente | Demeurent valides | Annulées à la fin de la période de facturation |
Annuler une activité à la carte achetée avec une affiliation
Allez dans l’onglet Achats.
Cliquez sur Facture.
Choisissez Annuler/Rembourser articles.
Appliquez un crédit de 0 $ ou ajoutez des frais d’administration.
⚠️ Les frais d’administration génèrent une facture séparée qui doit être payée.
4.4 Remplacement d’une activité
4.4 Remplacement d’une activité
Vous pouvez remplacer une activité achetée avec une affiliation, mais seulement par une autre activité à la carte aussi incluse avec la même affiliation.
4.5 Transfert d’affiliation
4.5 Transfert d’affiliation
📆 Le transfert d’affiliation s’en vient bientôt ! Abonnez-vous à notre page de mises à jour pour rester informé.
4.6 Lorsque l’affiliation est en pause
4.6 Lorsque l’affiliation est en pause
Les clients ne peuvent pas s’inscrire à des activités à la carte prévues pendant la pause.
Les activités après la pause peuvent être réservées.
Les inscriptions faites pour une activité durant la période de pause seront automatiquement annulées.
5. Dans la gestion d’accès
La gestion d’accès facilite l’enregistrement des membres avec des activités à la carte incluses, que ce soit à la réception ou au kiosque pour visiteurs. Le système sait ce que leur affiliation inclut et leur donne l’accès sans étapes supplémentaires.
Enregistrement à la réception
Enregistrement à la réception
Le personnel peut enregistrer les membres depuis l’arrière-guichet. Lorsque vous ouvrez l’écran d’enregistrement, deux types d’accès peuvent s’afficher :
Activité à venir – S’affiche quand le membre est inscrit à une activité qui a lieu ce jour-là. Vous pouvez l’enregistrer directement à l’activité.
Affiliation avec activités à la carte incluse – Affiliation avec activités à la carte incluse – S’affiche tant que le membre a une affiliation valide. Quand vous la sélectionnez, deux autres options peuvent apparaître :
Option 1 : Enregistrement général à l’installation
Utilisez cette option quand le membre veut accéder à l’installation (comme la salle d’entraînement). Sélectionnez l’affiliation et cliquez sur « Entrée».
Option 2 : Ajouter un membre à une activité à la carte admissible
Cliquez sur « Sélectionner une activité »
Choisissez le membre
Sélectionnez une activité à la carte admissible
Cliquez sur « Entrée » pour terminer et inscrire le client
L’inscription apparaîtra dans les achats du client et dans sa facturation.
Kiosque pour visiteurs
Kiosque pour visiteurs
Les membres peuvent aussi s’enregistrer eux-mêmes en utilisant le kiosque pour visiteurs. C’est rapide, intuitif, et ça libère du temps pour le personnel.
Scanner la carte de membre ou l'identifiant Amilia
Le membre commence par scanner sa carte ou identifiant, ce qui lance une recherche de toutes les affiliations liées à son profil.
L’écran peut afficher 3 options :
Une activité à venir, s’il est déjà inscrit à quelque chose ce jour-là
Une option d’entrée générale (si activée pour ce type d’affiliation)
Une liste d’activités à la carte incluse avec son affiliation, auxquelles il peut s’inscrire
Sélectionner et confirmer
Une fois que le client choisit une activité ou l’entrée générale, le système vérifie l’éligibilité et complète l’enregistrement automatiquement.
6. FAQs
🔄 FAQ
Qu’est-ce que la facturation récurrente ?
Qu’est-ce que la facturation récurrente ?
La « Facturation récurrente », disponible dans notre nouvelle fonctionnalité d’affiliation, permet de configurer une facturation automatisée mensuelle pour les affiliations sans date d’expiration.
Les organisations utilisent différents termes pour désigner la même chose, comme : abonnement, affiliation sans fin, affiliation à long terme, affiliation indéterminée, affiliation continue, affiliation ouverte, affiliation mensuelle, etc.
Que se passe-t-il si j’ai des questions obligatoires liées au formulaire pour l’activité à la carte ?
Que se passe-t-il si j’ai des questions obligatoires liées au formulaire pour l’activité à la carte ?
Lorsqu’un client a une affiliation avec activités à la carte incluses, il évite le formulaire et le paiement pour plus de simplicité. Si vous avez besoin que certaines questions du formulaire soient répondues, ajoutez un formulaire à l’affiliation dans les paramètres avancés — le client le remplira une seule fois lors de l’achat de l’affiliation.
Que se passe-t-il si un client a un laissez-passer ?
Que se passe-t-il si un client a un laissez-passer ?
Si un client possède un laissez-passer valide ainsi qu’une affiliation active, SmartRec reconnaît d’abord l’affiliation, ce qui lui permet de s’inscrire sans utiliser de laissez-passer et de passer la caisse directement.
Cependant, si l’activité exige un laissez-passer, le client doit l’utiliser pour s’inscrire. Il ne pourra pas utiliser l’affiliation.
Si un client a un laissez-passer valide mais pas d’affiliation active, il peut l’utiliser pour s’inscrire à l’activité à la carte (si elle est admissible au laissez-passer).
Les clients peuvent-ils s’inscrire aux activités à la carte si leur affiliation est annulée ?
Les clients peuvent-ils s’inscrire aux activités à la carte si leur affiliation est annulée ?
Si une affiliation sans date d’expiration est annulée, le client peut continuer à s’en servir pour s’inscrire aux activités à la carte jusqu’à la fin de la période de facturation en cours. Cliquez ici pour en savoir plus sur ce qui se passe lorsqu’une affiliation (sans expiration) avec facturation récurrente est annulée.
Si une affiliation avec date d’expiration est annulée, le client ne peut plus l’utiliser immédiatement.
Si une affiliation est annulée, mais que l’activité ne la requiert pas, les clients peuvent toujours s’inscrire aux activités à la carte normalement, en choisissant une date dans le calendrier et en payant à la caisse.
Puis-je acheter l’affiliation et l’activité à la carte dans le même panier, ou est-ce que ça doit être séparé ?
Puis-je acheter l’affiliation et l’activité à la carte dans le même panier, ou est-ce que ça doit être séparé ?
L’affiliation doit toujours être achetée seule. Une fois l’affiliation liée au membre, il peut s’inscrire à toutes les activités admissibles dans la boutique sans avoir à payer.
Puis-je limiter le nombre d’activités à la carte qu’un membre peut acheter ?
Puis-je limiter le nombre d’activités à la carte qu’un membre peut acheter ?
Non — une fois l'affiliation achetée, le membre peut acheter autant d’activités admissibles qu’il veut.