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Le sommaire de performance des activités est utile pour évaluer les performances de vos services en fournissant des mesures de participation pour chacune de vos activités, telles que :
les ventes nettes, le nombre d'inscriptions, le nombre de personnes qui sont ajoutées aux listes d'attente, les heures de programmation offertes, et plus encore !
Ce rapport est en version bêta, veuillez contacter support@amilia.com si vous souhaitez y accéder.
📆 Dates et filtres
Dans l'onglet Rapports, vous pouvez filtrer par un programme à la fois (incluant les programmes archivés). Pour plus d’options de filtrage, exportez le rapport en Excel.
Lorsque le filtre de date est vide (aaaa-mm-jj-aaaa-mm-jj), le rapport extrait les données sur une activité depuis sa création, jusqu'à minuit ce matin-là. Cela signifie que les données sur les activités ayant lieu le jour où vous consultez le rapport ne seront pas incluses lorsque le filtre de date est vide.
Lorsque des dates sont saisies, le rapport compte le nombre d'occurrences d'activités se produisant au cours de la période et répartit les données au prorata.
Supposons qu'une activité ait 1 occurrence par semaine et s'étende sur 4 semaines. Lorsque la plage de dates ne comprend qu’une semaine d’activité, alors les données relatives à une seule occurrence sont prises en compte.
Pour effacer votre sélection de dates, cliquez sur Filtres > Réinitialiser les filtres.
📊 Colonnes
19 colonnes sont sélectionnées par défaut, mais le rapport peut inclure jusqu'à 30 colonnes. Vous trouverez ci-dessous plus d'informations sur la façon d'interpréter certaines colonnes.
Occurrences
Les colonnes d'occurrence sont destinées à fournir un contexte à d'autres colonnes de mesures de performances, en particulier lorsque le prorata est en vigueur.
Nombre d'occurrences : nombre d'occurrences d'activité dans la plage de dates. Supposons qu'un rapport soit généré entre le 1er et le 3 mai, toutes les occurrences survenues pendant et entre ces jours (inclus) sont incluses dans le rapport.
Nombre d'occurrences total : le nombre total d'occurrences depuis la date de début de l'activité jusqu'à la date de fin. Il ne tient pas en compte le filtre des dates.
Première occurrence : la date de la première occurrence qui se produit dans la plage de dates.
Dernière occurrence : la date de la dernière occurrence survenue dans la plage de dates.
Ventes nettes
Ventes nettes = ventes - crédits - annulations - rabais
Tout crédit ou rabais concilié avec un item de facture sera déduit des ventes.
Un crédit qui n'est pas concilié avec un item de facture ne sera PAS reconnu dans la colonne « Ventes nettes » .
Le nombre de ventes nettes correspond à la façon dont la colonne « Net » est calculée dans le rapport Détails des ventes et le rapport Sommaire des ventes.
Affiche toujours le total, quelle que soit la sélection de dates.
Capacité des places
Supposons qu'une activité de session autorise 10 participants par occurrence. Il y a 4 occurrences dans la plage de dates. Par conséquent, la capacité de place pour cette activité serait de 40 places (10 participants x 4 occurrences).
Lorsqu'une activité a une limite de capacité, le numéro apparaît (1 - 999999).
Une activité avec une capacité illimitée s'affiche sous la forme 999999.
Lorsqu'une capacité n'est pas configurée pour une session ou à la carte, le champ est vide.
Les places de session et les places à la carte sont calculées séparément.
Places comblées
Les inscriptions sont suivies dans les colonnes « Places remplies ».
Supposons qu'une activité de session comporte 4 occurrences. Si 5 personnes s'inscrivent à cette session avant la date de début de l'activité et que 5 autres personnes s'inscrivent immédiatement après la première occurrence, alors les places occupées seront de 35 au lieu de 40 (5 participants x 4 occurrences) + (5 participants x 3 occurrences).
De même, si un participant à une session annulait sa place après avoir assisté à la première occurrence, son inscription à 1 occurrence serait toujours incluse dans le décompte des « places remplies ».
Inscriptions à la liste d'attente
Cette colonne sert à mesurer la demande pour les types d'activités, les plages horaires, les installations ou d'autres variables. Il indique le nombre total de personnes ajoutées à la liste d'attente, plutôt que le nombre réel de personnes actuellement sur la liste d'attente.
Supposons que Martin s'ajoute à la liste d'attente. Il s'inscrit ensuite à l'activité. Ensuite, Jade s'ajoute à la liste d'attente, mais se retire plus tard. Le nombre total d'inscriptions sur la liste d'attente est désormais de 2, car il s'agit du nombre total de personnes qui ont été ajoutées à la liste. Si la liste d'attente n'est pas configurée pour l'activité, le champ apparaît vide.
❌ À propos des annulations
Si une activité est annulée dans SmartRec après la ou les premières occurrences, tous les participants seront toujours enregistrés sous la colonne « Places comblées » même si les « Ventes nettes » apparaissent à 0,00 $ pour l'activité.
Si un administrateur décide d'annuler une activité et annule/rembourse chaque participant individuellement sans annuler l'activité elle-même dans SmartRec, alors le statut apparaît comme « Normal » ou « Caché » au lieu de « Annulé ».