Activez les contrats de location à partir de l’onglet des Applis !
Avant de créer des contrats de location, vous devez avoir téléchargé au moins un gabarit de contrat dans le sous-onglet Contrats > Gabarits. Un gabarit est requis pour pouvoir approuver un contrat. SmartRec fournit un gabarit personnalisable de signature qui peut être utilisé pour envoyer des contrats directement aux clients pour leur signature électronique ou il peut être imprimé et signé en personne.
Foire aux questions
Comment télécharger un gabarit de signature électronique?
À compter du 18 janvier 2023, les administrateurs peuvent accéder à l'exemple de gabarit de signature électronique dans le sous-onglet Contrat > Gabarits.
Cliquez sur + Nouveau gabarit. Un nouvel écran apparaît avec deux sections.
Tout d'abord, téléchargez l'exemple de gabarit qui fournit les champs de mise en page du contrat et de signature électronique. Il inclut automatiquement le logo et les coordonnées de votre organisation. Vous pouvez renommer le fichier sur votre ordinateur ou même l'ouvrir pour personnaliser davantage le gabarit.
Ensuite, nommez le gabarit et choisissez la langue. Appuyez sur le bouton « Choisir un fichier » pour téléverser votre gabarit enregistré de votre ordinateur. Lorsque le fichier est téléchargé avec succès, faites défiler vers le bas de la page pour sauvegarder.
Vous serez redirigé à la page principale des gabarits. Les gabarits sauvegardés sont répertoriés par ordre alphabétique et seront disponibles pour sélection chaque fois que vous créerez un contrat.
Comment modifier un gabarit une fois qu'il a été sauvegardé ?
Dans le sous-onglet Contrats > Gabarits, cliquez sur le nom de votre modèle. Vous pouvez modifier le nom et la langue. Cliquez sur le nom du fichier pour le télécharger et apporter des modifications. Pour le téléversé à nouveau, cliquez sur le bouton « Choisir un fichier ». N'oubliez pas de sauvegarder vos modifications.
Puis-je utiliser un gabarit qui ne prend pas en charge la signature électronique ?
À partir du 18 janvier 2023, le nouveau gabarit fourni par SmartRec est intégré avec les balises nécessaires pour prendre en charge la signature électronique. Si votre organisation a créé des contrats avant cette date, vos anciens gabarits existants ne contiendront pas les balises nécessaires pour prendre en charge la signature électronique. En ce moment, les anciens gabarits sans les balises nécessaires peuvent toujours être utilisés (avec des limitations).
Si vous n'utilisez pas un gabarit de signature électronique, voici ce qui se passe :
Vous ne pourrez pas envoyer le contrat au compte personnel du client pour sa signature électronique. Lorsque vous essayez cliquez sur « Demandez la signature électronique », SmartRec vous demandera de remplacer l'ancien gabarit par un modèle de signature électronique avant de pouvoir continuer avec l'envoi.
Si vous utilisez un ancien gabarit, la seule façon d'approuver un contrat est lorsque l'administrateur clique manuellement sur le bouton « Approuver et facturer ».
La solution idéale consiste à télécharger le gabarit de signature électronique sur votre ordinateur, à le renommer, puis à le télécharger à nouveau afin de pouvoir le lier à vos contrats nouveaux et existants. Sinon, vous pouvez ajouter manuellement les balises de signature électronique à vos anciens gabarits existants. Ce dernier peut être idéal si vous avez personnalisé votre ou vos anciens gabarits et que vous ne souhaitez pas répéter le processus avec le nouveau modèle de signature électronique.
De quelles manières puis-je personnaliser un gabarit de signature électronique ?
Le logo et les coordonnées de votre organisation sont déjà intégrés. Pour une personnalisation avancée, vous pouvez manuellement changer l'apparence du contrat, ajouter des logos, modifier les paragraphes et mettre de la couleur en utilisant les outils offerts par Word. De plus, vous pouvez modifier l'emplacement des informations sur le contrat en déplaçant les espaces et balises. Un espace est l'endroit où vous souhaitez que les informations apparaissent. La balise détermine quelles informations apparaissent dans l'espace réservé.
Vous trouverez ci-dessous la liste des balises autorisées que vous pouvez utiliser et qui doivent être orthographiées exactement comme indiqué :
ClientFullAddress : L'adresse au complet du client
ClientPhoneNumber : Le numéro de téléphone du client
ContractClient : Le nom du client
ContractName : Le nom donné au contrat par l'administrateur
ContractNotes : Les notes inclus dans le contrat
ContractNumber : Le numéro de contrat
CustomFees : Un tableau détaillé des frais supplémentaires
CustomFeesCount : Le nombre de frais supplémentaires ajoutés
Extras : Un tableau détaillé de tous les extras
ExtrasCount : Le nombre d'extras ajouté au contrat
InvoiceInfo : La facturation des items sur le contrat
Facilities : Un tableau détaillé des réservations de plateau
FacilitiesCount : Le nombre de réservations de plateau sur le contrat
ElectronicSignature : La signature électronique apparaît lorsque le client accepte les termes et conditions du contrat à partir de son compte personnel
SignDate : La date que le contrat est approuvé
PrintName : Le nom du client apparaît en lettres carré une fois le contrat est approuvé.
Étape 1 - Ouvrez votre gabarit de signature électronique dans Word
Étape 2 - Dans Word, cliquez sur Fichier > Options > Personnaliser le ruban, puis cochez Développeur pour faire apparaitre le tableau dans la barre d’outils supérieure.
Étape 3 - Saisissez votre ou vos espaces réservés. Un espace réservé est l'endroit où vous insérerez une balise qui fera apparaître des informations pertinentes à cet endroit dans le contrat.
Étape 4 - Il est maintenant temps de saisir votre ou vos balises. Mettez en surbrillance l'espaceand puis cliquez sur Texte enrichi (Aa) dans le tableau Développeur .
Étape 5 - Cliquez sur Propriétés pour ouvrir le menu dans lequel vous saisirez le titre et la balise. Ils doivent correspondre. Appuyez ensuite sur OK.
👉 Facultatif : Cliquez sur Mode de conception pour voir les codes de balise adjacents aux espaces réservés.
Comment ajouter manuellement des balises de signature électronique à un ancien gabarit ?
Pour rendre votre ancien modèle de signature électronique compatible, vous devez ajouter 3 nouveaux espaces réservés où vous souhaitez que la signature électronique, la date et le nom apparaissent. Chaque espace réservé ne peut être utilisé qu'une seule fois dans le document. Elles sont :
<ElectronicSignature>, <SignDate>, and <PrintName>
Étape 1 : Cliquez le bouton ci-dessous pour téléchargez une copie du gabarit de signature électronique.
Étape 2 : Ouvrez le gabarit de signature électronique et votre ancien gabarit dans Word. L’action est sécuritaire.
Étape 3: Ensuite, copiez et collez les trois nouveaux espaces réservés dans votre ou vos modèles où vous souhaitez que la signature électronique, la date et le nom apparaissent.
Étape 4: Enregistrez votre modèle. Il est désormais compatible pour la signature électronique !
* Dernière mise à jour en juin 2023
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