Dans le calendrier du Plateau, les administrateurs peuvent ajouter des périodes de tampon aux réservations d'admin et les réservations pour les contrats de location, ainsi que d'assigner le personnel aux réservations de plateau. Le personnel assigné peut voir les détails de réservation de plateau dans leur horaire à partir de l'application Amilia.

Des périodes de tampon peuvent être ajoutées avant et/ou après une réservation de plateau lorsque du temps est nécessaire pour préparer la salle entre les réservations. Par exemple, si une réservation se termine à 16h, suivie d'un tampon de 15 minutes ; la prochaine heure disponible pour réserver ne sera pas avant 16h15.

Créez votre réservation admin (ou contrat) à partir du sous-onglet Plateaux > Calendrier :

Assigner le personnel à votre réservation admin (ou contrat) à partir du sous-onglet Plateaux > Calendrier :

En termes de création et/ou de modification d'une réservation de plateau et l'ajout des périodes de tampon, certaines permissions de Plateaux sont requis :

🔑 Voir les plateaux (obligatoire) : Visualiser les plateaux ainsi que les réservations en ligne.

🔑 Voir les contrats de location (facultatif) : Visualiser les contrats de location.

🔑 Gérer les réservations (obligatoire) : Créer et modifier les réservations dans le calendrier.

🔑 Autoriser les réservations en conflit d'horaire (facultatif) : Créez des réservations, même si elles sont en conflit avec des réservations existantes.

🔑 Autoriser les réservations avec un conflit d'horaire entres périodes tampons (facultatif) : Créez des réservations, même si elles sont en conflit avec les périodes de tampons existantes.

Vous pouvez configurer des tampons automatiques pour les réservations en ligne et de nuitées disponibles dans votre boutique en ligne. Si vous modifiez une période de tampon d'un plateau en ligne, il s'applique à chaque réservation en ligne effectuée dans ce plateau.

Nos améliorations vous permettent d'ajouter (ou de modifier) manuellement des periodes de tampon pour les réservations d'admin et les contrats de location. Ces tampons peuvent être gérés individuellement par réservation.

Vous ne pouvez pas ajouter de tampons aux activités d'une programmation ou aux leçons privées.

Les tampons sont considérés comme distincts de la réservation du client, ce qui signifie qu'ils ne sont pas facturés pour le temps de tampon. Les tampons n'ont pas d'impact sur la facturation du client.

Lorsqu'un administrateur crée une réservation, il est averti si la planification entre en conflit avec une réservation ou une période tampon existante. L'administrateur peut toujours sauvegarder la réservation.

Ci-dessous, un administrateur crée une réservation à 11h30, avec une période de tampon de 15 m avant l'heure de début. Cela entre en conflit avec un tampon de 30 m à la fin d'une réservation précédente.

Le personnel ne reçoit pas automatiquement des notifications par courriel s'il est assigné à une réservation de plateau. Nous vous suggérons d'envoyer les horaires du personnel à partir du sous-onglet Personnel > Gestion > Horaire, ou de demander à votre personnel de vérifier son horaire sur l'application Amilia.

Actuellement, l'application Amilia s'actualise toutes les 15 minutes. Le personnel peut changer d'onglet et revenir à l'onglet Horaire pour afficher son horaire mis à jour.

Sinon, ils peuvent se déconnecter de l'application Amilia et se reconnecter pour voir immédiatement leur calendrier mis à jour.

Ce n'est qu'une fois le contrat approuvé et facturé qu'un membre du personnel affecté verra la réservation dans son horaire.

Actuellement, il n'y a aucun avertissement lorsque vous liez un membre du personnel à une réservation qui a lieu en dehors de leur disponibilité (comme spécifié dans le sous-onglet Personnel > Gestion > Modifer le membre du personnel).