Assurez-vous d'avoir les permissions suivantes : Facturation et Modifier les réservations de plateaux.
Si vous souhaitez fermer un ou plusieurs plateaux à une location donnée, vous pouvez le faire directement via votre Calendrier de plateaux.
Pour fermer un ou plusieurs plateaux, cliquez sur 'Fermer des plateaux', puis choisissez les plateaux que vous souhaitez fermer comme indiqué ci-dessous. N'oubliez pas que si vous souhaitez fermer plusieurs plateaux un jour donné, vous pouvez les ajouter à la liste.
Ensuite, choisissez une date à laquelle vous souhaitez fermer le plateau et cliquez sur 'Prévisualiser l'annulation'. À ce moment, vous verrez une liste des événements qui étaient censés se dérouler sur ce plateau et qui seront annulés.
Cliquez sur 'Fermer des plateaux' pour confirmer.
Une fois un plateau fermé (ou plusieurs plateaux), voici le processus qui se déroulera automatiquement:
Tous les contrats avec facture, les leçons privées et les réservations administratives avec facture associés à ce plateau seront annulés
Si une activité est annulée, elle sera affichée sur le calendrier comme 'annulée' (car elle n'est annulée que le jour que vous avez choisi, les autres occurrences de cette activité resteront intactes)
SmartRec informera les participants / clients liés à ces événements de l'annulation
SmartRec émettra un crédit pour les plateaux réservés par les clients (si vous souhaitez convertir le crédit en remboursement, vous pouvez le faire via la Facturation du client)
Une fois que vous fermez un plateau, vous pouvez choisir d'exporter un rapport détaillé de fermeture du plateau en cliquant sur 'Exporter' comme indiqué ci-dessous.
Vous pouvez également choisir d'envoyer aux participants / clients concernés par la fermeture du plateau un courriel expliquant la raison de la fermeture ou tout autre message en cliquant sur 'Envoyer des courriels'. Ici, vous pouvez créer votre message, envoyer une copie au personnel et télécharger les pièces jointes nécessaires.
Une fois que vous fermez un plateau avec succès, la plateforme crée une réservation administrative qui dure toute la journée afin qu'aucun autre événement ne soit planifié pendant cette période sur le plateau qui a été fermé.
