Vous pouvez générer des cartes de membre pour n'importe quelle affiliation. La carte de membre d'un participant est visible dans le compte utilisateur et peut être consulter par l' administrateur à partir de l'onglet Clients. Les cartes de membre peuvent être imprimées à partir de l'onglet des Affiliations ou du profil du client.
Les nouvelles affiliations donnent accès à des gabarits de cartes personnalisables, vous permettant de configurer et sauvegarder vos configurations de carte de membre à l’affiliation de votre choix.
1. Comment créer une carte de membre
Vous pouvez activer les cartes de membre pour les affiliations à partir du formulaire de configuration de l'affiliation:
Faites défiler la page jusqu'à « Réglages avancés ». Cochez la case pour générer une carte pour tous les membres ayant cette affiliation.
Lorsque cette option est cochée, une carte de membre virtuelle apparaît dans le compte utilisateur du participant (dans l'onglet « Cartes de membre »), ainsi que dans l'onglet « Clients » pour les administrateurs.
Lorsque cette option est décochée, aucune carte de membre ne sera générée.
À partir du menu déroulant « Gabarit » (disponible uniquement pour les nouvelles affiliations), vous devez choisir un gabarit de carte existant ou en créer un nouveau pour générer la carte de membre, qui s'affichera en fonction du gabarit sélectionné. Consultez la section suivante sur les champs que vous pouvez inclure dans vos gabarits de carte.
❗ À propos du gabarit de carte de membre
Pour utiliser les gabarits de cartes de membre, votre organisation doit utiliser la nouvelle version des affiliations. Sans cela, vous n'aurez pas accès au champ « Gabarit » et vous devrez configurer manuellement les paramètres de la carte de membre dans le formulaire de configuration, pour chaque affiliation.
Sauvegardez votre travail. Vous pouvez modifier les paramètres et les gabarits de votre carte de membre à tout moment. Les paramètres mis à jour s'appliqueront à tous les participants.
1.1 Champs à inclure sur les cartes de membre
Vous pouvez ajouter ou supprimer la plupart des champs de votre carte de membre à tout moment. La carte de membre est alors mise à jour pour tous ses détenteurs (même inactifs).
Les organisations avec les nouvelles affiliations personnaliseront les champs de leur carte de membre à l'aide d'un gabarit disponible à partir du sous-onglet Compte > Gabarits de cartes d'identification.
Les organisations n'ayant pas encore opté pour les nouvelles affiliations personnaliseront les champs de carte de membre directement dans le formulaire de configuration de l'affiliation.
Cliquez pour développer chaque champ pour en savoir plus sur son affichage :
☑️ Photo du participant
☑️ Photo du participant
Indique si le participant possède une photo de profil dans le sous-onglet Clients > Membres du compte. Si votre organisation utilise une photo d'accès, celle-ci figurera sur la carte de membre.
☑️ Coordonnées de l'organisation 1
☑️ Coordonnées de l'organisation 1
Cette ligne apparaît directement sous le nom de l' affiliation. Choisissez dans le menu déroulant pour afficher votre site web, votre adresse postale, votre adresse courriel ou votre numéro de téléphone. Ces informations sont extraites du sous-onglet Compte > Coordonnées.
☑️ Coordonnées de l'organisation 2
☑️ Coordonnées de l'organisation 2
Cette ligne apparaît sous le champ de Coordonnées de l'organisation 1. Si vous préférez ne rien afficher, laissez le champ comme « --Ne rien afficher-- ».
☑️ Nom de l'affiliation
☑️ Nom de l'affiliation
Nom de l'affiliation. Ce champ est automatiquement mis à jour lorsque vous modifiez le nom de l'affiliation.
☑️ Date d'expiration de l'affiliation
☑️ Date d'expiration de l'affiliation
La date d'expiration indiquée sur la carte de membre correspond à la date d'expiration de l'affiliation. Si l'affiliation n'a pas de date d'expiration, aucune date d'expiration n'apparaît sur la carte de membre (même lorsque ce champ est sélectionné).
☑️ Numéro Amilia et code-barres (obligatoire)
☑️ Numéro Amilia et code-barres (obligatoire)
Le numéro Amilia est un code alphanumérique unique (P######) attribué automatiquement à un participant lors de la création de son dossier dans SmartRec. Il ne peut pas être modifié. Il est visible dans l'application Amilia, dans le compte utilisateur du participant, ainsi que dans le sous-onglet Clients > Membres du compte. Le numéro Amilia est présent dans plusieurs autres places dans la plateforme, tels que les onglets des Affiliations, la Gestion d'accès et certains rapports. Le numéro Amilia et le code-barres ne peuvent pas être supprimés de la carte de membre.
☑️ Nom de la personne (obligatoire)
☑️ Nom de la personne (obligatoire)
Le nom de la personne correspond au prénom et au nom indiqués dans le sous-onglet Clients > Membre du compte. Ce champ ne peut pas être supprimé de la carte de membre.
☑️ Logo et nom de l'organisation (obligatoire)
☑️ Logo et nom de l'organisation (obligatoire)
Le logo et le nom de votre organisation sont définis dans le sous-onglet Compte > Coordonnées. Ce champ ne peut pas être supprimé de la carte de membre.
2. Comment créer des gabarits de cartes de membre
Gabarits de cartes de membre pour les nouvelles affiliations
Pour utiliser les gabarits de carte de membre, votre organisation doit utiliser notre nouvelle fonctionnalité d'affiliation. C'est le seul moyen de créer et de consulter les gabarits de carte de membre.
Les gabarits de cartes vous permettent de configurer et de sauvegarder vos paramètres comme modèle pour vos prochaines affiliations. Plus besoin de configurer les paramètres de votre carte de membre avec chaque nouvelle affiliation.
Étapes pour créer et modifier les gabarits de carte
À partir du formulaire de configuration d'affiliation, cocher pour activer la carte de membre et sélectionnez un gabarit existant ou créez un nouveau gabarit de carte.
Vous accédez alors au sous-onglet Compte > Gabarit de cartes d'identification.
Nommez le gabarit et choisissez les champs à afficher sur votre carte de membre.
Sauvegardez votre gabarit. Il sera disponible dans la section « Carte de membre » du formulaire de configuration de chaque affiliation.
Pour modifier un gabarit existant, cliquez sur « Modifier » sous la colonne des Actions.
3. Comment imprimer les cartes de membre
Lorsque les cartes de membres sont activées sur une affiliation, des cartes virtuelles sont automatiquement générées pour chaque membre (actif et inactif).
Les admins peuvent consulter et imprimer les cartes de membre à partir de l'onglet des Affiliations ou depuis le profil du client, dans l'onglet Clients.
❗ Vous pouvez consulter les cartes de membre inactives,
mais vous ne pouvez pas les imprimer.
Dans l'onglet Affiliations | Dans l'onglet Clients |
Sous la colonne des Membres, cliquez sur le numéro pour afficher la liste des membres. Cochez-la ou les cases à côté des membres correspondantes et utilisez le menu Opérations pour « Sauvegarder les cartes de membre pour impression ». | Dans le compte client, à partir du sous-onglet « Cartes de membre », vous verrez toutes les cartes de membre appartenant à tous les membres du compte. Vous pouvez choisir d'afficher les cartes expirées. Utilisez le menu « Opérations » pour « Sauvegarder les cartes de membre pour impression ». |
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Procédure d'impression pour les cartes de membre
Pour imprimer des cartes de membre (à partir de l'onglet des Affiliations ou Clients), suivez simplement les instructions qui apparaîtront pour sauvegarder le document sur votre ordinateur. Vous avez le choix d'imprimer à l'aide d'une imprimante à papier ou une imprimante spécialisée pour les cartes.
Les imprimantes à cartes Fargo DTC4000, Datacard SD260 et la série Zebra ont fait leurs preuves avec SmartRec. Techniquement, n’importe quelle imprimante à carte devrait convenir, tant qu’elle permet l’impression de la taille d’une carte de CR-80 3.375" L x 2.125" W.
4. Foire aux questions
1. Quelle est la différence entre la carte de membre et la carte d'identité Amilia ?
La carte de membre confirme le nom de l'affiliation du participant et peux indiquer sa date d'expiration.
La carte d'identification Amilia est une pièce d'identité plus générale, indépendante d'une affiliation.
Ils présentent le même identifiant Amilia et le même code-barres.
Carte de membre pour l'affilliation | Carte d'identification Amilia |
Nécessite une affiliation | Aucun affiliation nécessaire |
Vous devez utiliser le gabarit | Vous pouvez utiliser le gabarit par défaut de SmartRec ou |
Imprimer à partir de l'onglet Affiliations ou depuis le profil du client | Imprimer à partir du sous-onglet |
Peut-être numérisé | Peut-être numérisé |
Un fichier PDF est exporté | Un fichier PDF est exporté |
2. Pourquoi vois-je des gabarits numérotés déjà créer ?
Si vous avez créé des cartes de membres pour vos affiliations avec l'ancienne version d'affiliation, vous verrez des gabarits numérotés (ex. : Modèle_38459).
Ces gabarits ont été créés automatiquement lors de la migration de vos configurations de cartes de membre vers nos nouvelles affiliations. Pour chaque affiliation pour laquelle les cartes de membre étaient activées, un gabarit numéroté a été créé. Ce gabarit devrait déjà être attribué à l'affiliation concernée dans ses paramètres avancés. N'hésitez pas à modifier le nom du gabarit à tout moment !
* Dernière mise à jour en mars 2025