Les rapports planifiés permettent aux administrateurs d'automatiser la génération et l'envoi de rapports de façon récurrente. Plutôt que d'extraire un rapport manuellement chaque semaine ou chaque mois, configurez une planification une seule fois et recevez un lien de téléchargement sécurisé par courriel chaque fois que le rapport est exécuté.
⚠️ Contactez votre représentant Amilia pour activer cette fonctionnalité.
1. Avantages clés
Aucun effort manuel — configurez une seule fois et le bon rapport arrive automatiquement dans votre boîte de réception, sans extraction ni distribution récurrente.
Moins d'erreurs — éliminer les étapes manuelles réduit le risque de mauvaises plages de dates, d'exécutions manquées ou d'erreurs de mise en forme.
Des données à jour et constantes — les rapports arrivent selon un horaire prévisible, pour que les bonnes personnes consultent les bonnes données au bon moment.
Livraison directe aux parties prenantes — les destinataires reçoivent le rapport automatiquement, sans avoir à coordonner ou à demander à quelqu'un de l'exécuter.
2. À qui cela s'adresse
Les rapports planifiés sont utiles pour toute organisation, mais particulièrement précieux pour les grandes organisations à plusieurs départements :
Comptables — par exemple, un rapport de paiement par article le 1er de chaque mois, couvrant les paiements du mois précédent.
Gestionnaires de département — par exemple, un résumé hebdomadaire des ventes pour les activités aquatiques afin de suivre la performance des programmes.
Gestionnaires de l'entretien des installations — par exemple, un rapport des événements de plateaux chaque lundi matin, couvrant les 7 prochains jours.
Gestionnaires de succursale — par exemple, des indicateurs clés quotidiens ou hebdomadaires pour informer la direction de la santé opérationnelle.
Administrateurs de réseau — évaluer la performance ou la santé de tous les emplacements sans accéder à chaque organisation individuellement.
3. Avant de commencer
🔑 Permission nécessaire pour les rapports planifiés partagés (envoi à des destinataires autres que vous-même) :
Nom de la permission 🔑 | Pourquoi vous en avez besoin |
Finances et rapports Rapports planifiés partagés | Facultatif — Vous permet d'ajouter des destinataires personnalisés à un rapport planifié. Sans cette permission, vous pouvez tout de même créer des rapports planifiés personnels, mais ils ne peuvent être envoyés qu'à votre propre adresse courriel. |
Tout administrateur ayant accès au module Rapports planifiés peut créer des rapports planifiés personnels (envoyés uniquement à lui-même), peu importe cette permission.
4. Comment configurer un rapport planifié
Accédez à Rapports > Rapports planifiés > Créer nouveau et configurez deux choses :
Configuration du rapport
Sélectionnez le rapport à planifier.
Facultatif : sélectionnez un modèle enregistré (pour les rapports dynamiques qui prennent en charge les modèles). Les rapports standards statiques s'exécutent tels quels.
Sélectionnez la période de rapport (voir Périodes de rapport ci-dessous).
Configuration de la planification
Donnez un nom à la planification. Ce nom apparaît dans le courriel et dans le nom du fichier téléchargé. Le nom est obligatoire. Vous ne pourrez pas enregistrer si le champ du nom est vide.
Choisissez la fréquence : Quotidienne, Hebdomadaire, ou Mensuelle. Pour l'option hebdomadaire, choisissez le jour de la semaine; pour l'option mensuelle, l'exécution a lieu au début du mois.
Configurez les destinataires — personnel (vous-même uniquement) ou partagé (voir Avant de commencer ci-dessus).
Destinataires du rapport
Sélectionnez ou recherchez des administrateurs pour recevoir ce rapport par courriel. Vous pouvez aussi sélectionner des groupes de permissions ci-dessous.
Une fois terminé, cliquez sur Planifier.
Une fois enregistrée, la planification apparaît dans la liste Rapports planifiés, affichant le nom du rapport, le nom de la planification, la date de dernière modification, la date de la prochaine exécution, la période et la fréquence.
5. Périodes de rapport
Type de date du rapport | Options de période disponibles |
Intervalle de dates (la plupart des rapports opérationnels) | Dernier jour, Dernière semaine complète (lun.–dim.), Dernier mois complet, Depuis le début du mois, Depuis le début de l'année, [X] derniers jours, [X] prochains jours |
Date de référence (rapports financiers / à un moment précis) | Fin de la semaine dernière (dernier jour de la semaine précédente), Fin du mois dernier (dernier jour du mois civil précédent), [N] jours avant la date d'exécution |
Aucune date | Aucune sélection de période requise — le rapport s'exécute tel que configuré. |
🎗️ « Aujourd'hui » n'est pas offert comme option de période. Les rapports planifiés s'exécutent à une heure non déterminée dans la journée planifiée, donc inclure la journée en cours pourrait produire des données incohérentes selon le moment où le rapport est généré.
6. Envoi par courriel et téléchargements
Lorsqu'un rapport planifié est prêt, les destinataires reçoivent un courriel avec un bouton Télécharger le rapport. Pour y accéder, le destinataire doit être connecté à son compte Amilia — le système vérifie ensuite qu'il possède toujours les permissions appropriées avant de fournir le fichier.
Les rapports sont livrés par lien sécurisé et authentifié plutôt qu'en pièce jointe, évitant ainsi les limites de sécurité et de taille associées aux pièces jointes.
Le lien de téléchargement expire après 7 jours. Enregistrez une copie si vous en avez besoin plus longtemps — cette fonctionnalité n'est pas destinée à l'archivage ou au stockage.
Le nom du fichier téléchargé inclut la date de génération du rapport, le nom de la configuration du rapport planifié, ainsi que la période de rapport utilisée.
🌐 Les rapports planifiés sont offerts à la fois au niveau de l'organisation (succursale) et au niveau du réseau, et fonctionnent de la même façon aux deux niveaux.
7. Rapports pris en charge
Ce ne sont pas tous les rapports qui peuvent être planifiés, seulement un sous-groupe actuellement. Tous les rapports planifiables sont visibles dans l’application - qui est toujours à jour. D'autres rapports seront ajoutés au fil du temps.
8. Limitations connues
Limitation | Détail |
Limite de lignes | Les rapports sont plafonnés à la limite de lignes d'Excel (1 048 576 lignes). Il n'y a actuellement aucune alerte lorsqu'un rapport est tronqué pour cette raison. |
Aucune heure de livraison exacte | Les rapports sont livrés à la date planifiée, mais sans garantie quant à l'heure précise — ceci est intentionnel, afin de permettre aux tâches internes de s'exécuter aux moments optimaux. |
Le lien de téléchargement expire après 7 jours | Non destiné à l'archivage à long terme. Enregistrez une copie si vous avez besoin du rapport au-delà de 7 jours. |
« Aujourd'hui » exclu des options de période | Puisqu'il n'y a aucune heure d'exécution garantie, les options de période incluant la journée en cours ne sont pas prises en charge. |
Sous-ensemble de rapports seulement | D'autres rapports seront ajoutés au fil du temps. |
Aucun courriel pour les organisations d'essai/démo/intégration | Amilia n'envoie aucun courriel pour les organisations qui ne sont pas en statut actif. Vous pouvez tout de même configurer des rapports planifiés, mais aucun courriel ne sera envoyé tant que l'organisation ne sera pas active. |
Foire aux questions
Pourquoi « aujourd'hui » n'est pas une option de période disponible ?
Les rapports planifiés s'exécutent à une heure non déterminée dans la journée planifiée, afin de permettre aux tâches internes de s'exécuter au moment le plus approprié. Inclure la journée en cours pourrait produire des données incohérentes selon le moment de la journée où le rapport a été généré, c'est pourquoi cette option est intentionnellement exclue.
Que se passe-t-il si mon rapport dépasse la limite de lignes ?
Les rapports planifiés sont plafonnés à la limite de lignes d'Excel (1 048 576 lignes). Il n'y a actuellement aucune notification si un rapport est tronqué pour cette raison — si vous exécutez des rapports à volume élevé, gardez ceci en tête et réduisez votre période de rapport au besoin.
Combien de temps ai-je pour télécharger mon rapport ?
Le lien de téléchargement expire 7 jours après la génération du rapport. Si vous devez conserver le rapport plus longtemps, téléchargez et enregistrez une copie avant l'expiration du lien.
Quelle est la différence entre un rapport planifié personnel et un rapport planifié partagé ?
Un rapport planifié personnel n'est envoyé qu'à l'administrateur qui l'a configuré — tout administrateur ayant accès au module peut en créer un. Un rapport planifié partagé est envoyé à des destinataires supplémentaires au-delà de l'administrateur qui l'a configuré, ce qui nécessite la permission Rapports planifiés partagés. Si vous n'avez pas cette permission, la section des destinataires du formulaire de configuration affichera un message indiquant que le rapport ne peut être envoyé qu'à votre propre adresse courriel.
Est-ce que je peux configurer des rapports planifiés pour une organisation d'essai, de démonstration ou en intégration ?
Vous pouvez les configurer, mais aucun courriel ne sera envoyé tant que votre organisation ne sera pas en statut actif — Amilia n'envoie pas de courriels pour les organisations qui ne sont pas encore actives.
Existe-t-il une permission distincte pour les rapports planifiés au niveau du réseau ?
Non. La même permission Rapports planifiés partagés régit les rapports planifiés personnels et partagés, tant au niveau de l'organisation qu'au niveau du réseau.