Certains de ces mots ont des significations spécifiques dans la plateforme qui diffèrent de leur usage courant. Les connaître vous aidera à naviguer dans l'arrière-boutique avec confiance.
Terme | Définition | Exemple |
Activité | Une offre individuelle au sein d'un programme, comme un cours, un camp ou une session pour laquelle les clients peuvent s'inscrire. | « Cours de natation jeunesse niveau 1 » est une activité dans votre programme Aquatique. |
Activité à la carte | Un type d'inscription où les clients choisissent des journées spécifiques pour participer, plutôt que de s'inscrire à la session complète. | Chantal a inscrit Émilie pour une seule journée de camp d'été le 10 juillet. La semaine suivante, Chantal peut décider d'inscrire Émilie pour une autre journée. |
Activité de session | Un type d'inscription pour une activité où le client s'inscrit à l'ensemble de la durée de l'activité, et non à des occurrences individuelles. Une activité en session peut avoir lieu quotidiennement, hebdomadairement ou mensuellement sur une période définie. Lorsque les clients s'inscrivent, ils s'inscrivent à toutes les occurrences de la session. | Chantal a inscrit Émilie à la session du camp d'été qui se déroule tous les jours de semaine du 21 juin au 15 août. |
Administrateur / Admin | Toute personne ayant accès à l'arrière-boutique d'Amilia SmartRec. Les admins peuvent être des employés de la réception ou des super-utilisateurs qui gèrent les paramètres de la plateforme et les permissions. | Un employé de la réception, un gestionnaire de programme et un super-admin sont tous considérés comme des admins dans l'arrière-boutique d'Amilia SmartRec. Ils ont simplement des permissions différentes. |
Affiliation | Un item qui accorde à un individu ou à un groupe l'accès à des installations, des activités et d'autres services. Elle peut être à durée limitée (paiement unique) ou continue (avec paiements récurrents). | Chantal, Marc, Émilie et Félix partagent tous une affiliation familiale mensuelle. |
Arrière-boutique | Le côté administrateur de SmartRec, utilisé pour gérer les opérations telles que les inscriptions, la facturation, les rapports et les données clients. Les clients n'ont pas accès à cette zone. | Nancy Morin est directrice athlétique au Centre communautaire actif Amilia. Elle est administratrice et configure les programmes et activités offerts à sa communauté via l'arrière-boutique. |
Client | La clientèle d'une organisation. Le client est le responsable du compte qui effectue des achats pour lui-même et pour les membres de son compte. | Chantal Bouchard est une cliente au Centre communautaire actif Amilia. |
Compte | Aussi appelé compte client. Il s'agit d'un profil qui regroupe une ou plusieurs personnes du même foyer. Un compte peut avoir aucune, une ou plusieurs affiliations. | La famille Bouchard a un compte qui regroupe Chantal, son mari et leurs deux enfants. Ils partagent une affiliation familiale. |
Compte activé | Un compte client connecté à un compte Amilia. Cela signifie que votre client a cliqué sur le lien dans le courriel d'activation et a associé son compte à votre organisation. | Chantal a activé son compte afin de pouvoir gérer ses informations et ses transactions avec le Centre communautaire actif Amilia de façon autonome via son compte Amilia. |
Compte Amilia | L'identifiant universel utilisé pour accéder aux organisations propulsées par Amilia. Un compte Amilia peut être associé à plusieurs comptes clients dans différentes organisations. Aussi appelé compte personnel. | Chantal se connecte à son compte Amilia pour accéder à ses achats, son portefeuille et consulter l'historique de ses communications avec les organisations qui utilisent Amilia SmartRec. |
Crédit | Un montant déduit du solde du compte d'un client. Contrairement à un rabais ou à un rabais manuel, un crédit n'est pas associé à un item spécifique sur une facture. Ne pas confondre avec rabais ou rabais manuel. | Chantal a un crédit de 50 $ sur son compte. |
Enregistrer un remboursement | Une action disponible pour les admins dans la facturation d'un client, qui permet de retourner de l'argent à un client via un mode de paiement hors ligne. | Émilie est tombée malade et a dû se retirer du camp d'été. Un admin annule son inscription, ce qui génère une note de crédit sur le compte de Chantal. Comme Chantal avait payé par chèque électronique et souhaite récupérer l'argent plutôt que de conserver un crédit, l'admin accède à Opérations > Enregistrer un remboursement, sélectionne la note de crédit et enregistre le remboursement via un mode de paiement hors ligne (comme espèces ou chèque). |
Étiquettes | Des libellés créés dans Compte > Étiquettes. Les étiquettes regroupent des items, identifient des clients ou du personnel, facilitent les recherches dans l'arrière-boutique et permettent l'application de rabais par étiquette et de bourses pour les participants admissibles. | Utilisez une étiquette « bénévole » pour identifier tous les clients qui sont des bénévoles. |
Facture | Le document de facturation pour les biens ou services qu'un client a accepté d'acheter. | Lorsqu'un client s'inscrit à une activité, une facture est envoyée à son adresse courriel. |
Facturation | La section dans le compte d'un client où vous pouvez consulter toutes les transactions, y compris les factures, les paiements, les remboursements et les crédits. | La facturation de Chantal affiche la facture pour l'affiliation de sa fille Émilie. |
Facturation divisée | Une fonctionnalité qui permet à plusieurs comptes clients d'être facturés chacun pour leur portion respective d'un même item de facture. | Martin et Anne-Marie sont divorcés et ont chacun leur propre compte. Ils souhaitent diviser la facturation pour l'activité de camp d'été pour laquelle leur enfant a été inscrit. |
Facturation récurrente | Un plan de paiement automatique pour les affiliations continues sans date d'expiration, où votre mode de paiement enregistré est débité selon un calendrier régulier. Aussi appelé « prélèvements automatiques ». | Chantal achète une affiliation de gym continue le 1er juin sans date d'expiration. Lors de la commande, Chantal enregistre sa carte de crédit. Chaque mois, le 1er, Amilia SmartRec facture et débite automatiquement la carte de Chantal pour les frais d'affiliation, sans aucune action requise de la part de l'admin ou de Chantal. |
Laissez-passer | Une carte de pointage numérique qui donne à vos clients accès à des participations libres, des installations ou des cours privés. Chaque utilisation déduit un passage du solde. | Un forfait de 10 séances de cours privés. |
Membre | Une personne qui a une affiliation active. | Émilie a une affiliation jeunesse active, elle est donc membre. |
NIP | Un code que les employés saisissent pour s'identifier lorsqu'ils utilisent un compte partagé. Le NIP identifie chaque employé lors d'une transaction à un poste de travail partagé et est consigné dans les rapports. | Les employés de la réception du Centre communautaire actif Amilia partagent tous un compte Amilia appelé reception@exemple.com. Chaque employé a son propre NIP qu'il saisit lors du traitement d'une transaction dans Amilia SmartRec.
Le NIP identifie chaque employé lors d'une transaction à un poste de travail partagé. |
Occurrence | Un événement spécifique, souvent faisant partie d'une série planifiée (comme une activité hebdomadaire ou une réservation d'installation). | L'activité cours de natation a plusieurs occurrences (par exemple, chaque mardi et vendredi pendant 4 mois). |
Organisation | Un client d'Amilia qui utilise SmartRec pour gérer ses opérations. | Le Centre communautaire actif Amilia est une organisation. |
Participant | Une personne inscrite à une activité ou à un événement. C'est la même personne sous un autre rôle : elle est « personne » sur le compte, mais devient « participante » une fois inscrite à une activité. | Chantal devient participante lorsqu'elle s'inscrit à un cours de natation. |
Personnel | Une personne planifiée pour travailler des activités, des événements ou des sessions dans Amilia SmartRec, comme des instructeurs, des sauveteurs ou des entraîneurs. Le personnel utilise l'application Amilia pour consulter leurs horaires et prendre les présences. Ils n'ont pas accès à l'arrière-boutique à moins d'être également configurés comme admins. | Un instructeur de natation planifié pour les cours du mardi matin est un membre du personnel. |
Personnes du compte | Les personnes associées à un compte. Chaque personne peut avoir une ou plusieurs affiliations et peut être inscrite à des activités individuellement. | Marc, Émilie et Félix sont tous des personnes sur le compte de Chantal. Émilie est inscrite aux cours de natation et Félix est inscrit au hockey. |
Portefeuille | Une zone sécurisée où les clients enregistrent leurs modes de paiement (cartes de crédit, comptes bancaires, cartes-cadeaux). Chaque utilisateur a son propre portefeuille. Les portefeuilles ne sont pas partagés entre les membres du compte. | Chantal a enregistré une carte de crédit dans son portefeuille et a autorisé une organisation à l'utiliser pour accélérer les commandes. |
Poste de travail | Une caisse enregistreuse numérique que vos employés ouvrent au début d'un quart de travail et ferment en fin de journée pour suivre toutes les transactions effectuées pendant cette période. Lorsque plusieurs employés partagent un poste de travail, chacun peut utiliser un NIP personnel pour suivre qui a fait quoi. | L'équipe de la réception partage un poste de travail ; chaque employé saisit son NIP avant de traiter une transaction. |
Programmation / Programmations | La programmation regroupe des activités qui ont des caractéristiques communes, comme la confirmation d'inscription, la politique d'annulation ou le thème. | Une programmation « Aquatique » qui regroupe tous vos cours de natation. |
Rabais | Une réduction de prix appliquée au moment de la facturation pour un item spécifique. Peut être automatisé (appliqué lors de la commande ou dans la facturation récurrente) ou appliqué manuellement. Ne pas confondre avec rabais manuel ou crédit. | Chantal a utilisé le code de rabais ETE20 pour obtenir 20 % de réduction sur les cours de natation au Centre communautaire actif Amilia. |
Rabais manuel | Un retour partiel appliqué après qu'un item a déjà été facturé, utilisé pour corriger un montant surfacturé. Appliqué après facturation. Ne pas confondre avec rabais (avant facturation) ou crédit (non lié à un item). | Chantal s'est inscrite à un cours de natation, mais la piscine était fermée pour deux séances en raison de travaux d'entretien. L'admin applique un rabais manuel sur sa facture pour réduire le prix de la valeur des séances manquées, à titre de geste de bonne volonté. |
Rabais par étiquette | Un rabais associé à une étiquette spécifique. Lorsque la même étiquette est assignée à la fois à un compte client et à un item admissible dans la boutique, le rabais est automatiquement appliqué lors de la commande. Ne pas confondre avec un rabais manuel ou un crédit. | Une étiquette « bénévole » peut être associée à un rabais qui s'applique automatiquement à toutes les personnes ayant l'étiquette bénévole lors de la commande. |
Responsable du compte | La personne de 18 ans ou plus responsable de gérer le compte client pour elle-même et pour les autres personnes du compte. Les factures et les reçus sont envoyés à son adresse courriel. | Chantal Bouchard est la responsable du compte. Son mari Marc, ainsi que leurs enfants Émilie et Félix, sont tous des personnes sur le compte. |
Solde | La somme des débits et des crédits sur un compte client, un poste comptable ou une carte-cadeau. Un solde peut représenter un montant dû ou un montant à rembourser. | Chantal a un solde de 60 $ sur son compte.
Chantal a une carte-cadeau avec un solde restant de 25 $. |