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Amilia Payments : gérer les paiements, les remboursements et les annulations

Découvrez comment traiter les paiements, gérer les remboursements, comprendre les délais des chèques électroniques et gérer les annulations avec Amilia Payments dans SmartRec.

Écrit par Isabelle
Mis à jour aujourd’hui

Amilia Payments est entièrement intégré à SmartRec et gère la manière dont votre organisation collecte, règle, rembourse et effectue la conciliation bancaire des transactions.

Cet article explique :

  • Comment les paiements sont traités

  • Ce qui se passe après la soumission d’un paiement

  • Comment fonctionnent les remboursements (carte de crédit et chèque électronique)

  • Ce qu’il faut savoir à propos des annulations

  • Comment la facturation récurrente est protégée grâce aux mises à jour automatiques de carte

Aperçu des règles de traitement

Fonctionnalité

Amilia Payments

Capture automatique

Oui

Annulation le jour même

Non

Remboursement carte de crédit

Après règlement

Remboursement chèque électronique

Après 5 jours ouvrables

Mise à jour automatique des cartes expirées

Oui

1. Comment les paiements sont traités

Lorsque vous traitez un paiement dans SmartRec — que ce soit lors de la commande, dans l’onglet Facturation, ou via la facturation récurrente — la transaction suit le même cycle.

Étape 1 : Autorisation
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Le mode de paiement est vérifié auprès de la banque émettrice.

Étape 2 : Capture automatique
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Le paiement est capturé immédiatement.

Étape 3 : Soumission pour règlement

La transaction est envoyée immédiatement pour règlement. Il n’y a :

  • aucune étape de capture manuelle

  • aucune période de traitement par lots

  • Une fois soumise, la transaction est considérée comme finale.


2. Délai de versement et structure des journées de ventes

Amilia Payments utilise un modèle de versement par journée de ventes.

Chaque compte est configuré selon le fuseau horaire de votre organisation.

Les transactions sont regroupées de minuit à minuit (heure locale) et incluses dans une même journée de ventes.
​

Les versements suivent un calendrier T+2.
​

Cela signifie :

  • Les fonds sont déposés deux jours ouvrables après la journée de ventes durant laquelle la transaction a eu lieu.

Par exemple :

Les transactions effectuées entre 00 h 00 et 23 h 59 le lundi

  • sont regroupées dans la journée de ventes du lundi

  • et sont versées deux jours ouvrables plus tard

Exemple:

Transactions effectuées lundi → Dépôt jeudi
Transactions effectuées vendredi → Dépôt mercredi

👉 Un calendrier de virements T+2 offre une courte période de vérification qui permet aux systèmes de surveillance de la fraude et aux réseaux de cartes d’identifier les transactions suspectes avant que les fonds ne soient versés. Cela aide à prévenir les activités frauduleuses et à protéger votre organisation.

Autres avantages :

  • aligne les versements avec votre journée d’opération locale

  • simplifie la conciliation bancaire

  • crée des regroupements de dépôts prévisibles

  • assure la cohérence des registres comptables

Pour un aperçu détaillé des dépôts et des rapports de virements, consultez notre article sur les Virements.


3. Où vous pouvez percevoir des paiements

Les paiements peuvent être encaissés:

  • lors d’une inscription en ligne

  • comme dépôt

  • dans l’onglet Facturation du compte client

  • par l’entremise de plans de paiement

  • via la facturation récurrente

  • pour régler des montants dus

  • Transactions en personne effectuées au moyen d’un terminal de paiement

👉 Toutes les transactions génèrent un reçu et mettent à jour le statut de la facture en temps réel.


4. Annulations

Comme les transactions sont capturées automatiquement, les paiements ne peuvent pas être annulés immédiatement après leur soumission.

  • Il n’existe aucune fenêtre d’annulation.

  • Toute correction doit être effectuée par remboursement.

Pour cette raison, il est recommandé de toujours vérifier le montant et le mode de paiement avant de cliquer sur Soumettre.

5. Remboursements

Les remboursements sont possibles après le règlement de la transaction (dès que le paiement est réussi) et doivent respecter les politiques de remboursement de SmartRec.

5.1 Rembourser un paiement par carte de crédit

Les remboursements sont disponibles immédiatement après la réussite de la transaction.
​

Pour effectuer un remboursement :

  1. Ouvrez le compte client.

  2. Accédez à l’onglet Facturation.

  3. Repérez la transaction de paiement originale.

  4. Sélectionnez Effectuer un remboursement.

  5. Saisissez le montant total ou partiel.

  6. Confirmez.

Le remboursement est effectué sur la carte utilisée lors du paiement.

Notes de traitement

  • Les remboursements partiels sont possibles.

  • Les remboursements doivent être associés au paiement original.

  • Le délai de traitement dépend de la banque du détenteur de la carte.

5.2 Rembourser un paiement chèque électronique

Les transactions chèque électronique nécessitent un délai de validation supplémentaire. Une période d’attente de 5 jours ouvrables est requise avant le règlement.
​

👉 Les remboursements chèque électronique peuvent être effectués seulement 5 jours ouvrables après la date du paiement.
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Cela garantit que :

  • les fonds ont bien été validés

  • aucun code de retour n’a été reçu (fonds insuffisants, compte fermé, compte invalide)

  • votre organisation n’émet pas de remboursement sur des fonds non confirmés

Exemple:


Date du paiement : 1er avril (mardi)
Remboursement possible : 8 avril (mardi)

Jusqu’à cette date, l’option de remboursement ne sera pas disponible.

Si un client demande un remboursement plus tôt, vous devrez attendre la fin de la période de validation.

6. Facturation récurrente et versements

Amilia Payments prend en charge :

Les paiements récurrents utilisent le mode de paiement enregistré dans le Portefeuille du client.

6.1 Mise à jour automatique des cartes de crédit

Pour réduire les échecs de paiements récurrents, Amilia Payments inclut une fonction de mise à jour automatique des cartes Visa et Mastercard.

Fonctionnement

Avant de traiter un paiement récurrent :

  • le système analyse les cartes enregistrées prévues pour la facturation

  • si une carte est expirée, il vérifie auprès des réseaux de cartes

  • si des informations mises à jour sont disponibles, la carte est automatiquement mise à jour

Dans la plupart des cas, le client n’a pas besoin de mettre à jour sa carte manuellement.

Exemple:

Une carte client expire 05/2026.
La facturation récurrente est prévue 15/06/2026.

Avant le traitement :

  • le système détecte la carte expirée

  • les informations mises à jour sont récupérées

  • le paiement est traité avec succès

Avantages

  • moins de paiements refusés

  • meilleur taux de réussite des paiements récurrents

  • moins de suivi administratif

  • meilleure expérience client

Si aucune information mise à jour n’est disponible, le paiement sera refusé et les procédures de suivi habituelles s’appliqueront.

7. Contrôles financiers et protection contre les risques

Amilia Payments réduit les risques opérationnels et financiers grâce à :

  • la capture et le règlement immédiats des transactions

  • la tokenisation sécurisée des modes de paiement

  • les contrôles de validation pour les remboursements chèque électronique

  • la mise à jour automatique des cartes expirées

  • la mise à jour des factures en temps réel

  • terminaux de paiement compatibles EMV (puce)

Votre organisation demeure responsable de :

  • vérifier les détails de la transaction avant la soumission

  • suivre les procédures internes d’approbation des remboursements

  • communiquer clairement les délais de remboursement aux clients


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