Le rapport « Comptes à recevoir par item de facture » répertorie toutes les factures impayées ou non encore réglées sur une période donnée.
Il est conçu pour aider les administrateurs et les responsables de service à identifier rapidement les clients qui doivent de l'argent, afin de pouvoir prendre les mesures nécessaires (comme les contacter pour recouvrer les paiements) sans avoir à consulter des documents financiers détaillés.
🏆 Pourquoi utiliser ce rapport pour les comptes à recevoir ?
Visualisez les impayés, les montants dus, les débiteurs et les délais de paiement.
Ce rapport vous permettra d'optimiser vos recouvrements.
Filtrez par poste comptable pour faciliter les recouvrements interdépartementaux.
1. Comment ça fonctionne
Le rapport « Comptes à recevoir par item de facture » se trouve dans l'onglet « Rapports », dans la section « Balance des comptes ».
1.1 Dates
Ce rapport nécessite la sélection de dates. La plage de dates sélectionnée ne permettra d'afficher que les factures comprises dans cette période.
Par exemple, si vous générez le rapport du 1er au 30 novembre, seules les factures émises entre le 1er et le 30 novembre inclus apparaîtront, à condition qu'elles soient impayées, partiellement payées ou réglées par versements planifiés ou par chèque postdaté.
1.2 Lignes
Chaque ligne correspond à une item de facture impayée. Vous y trouverez des informations telles que :
Nom et coordonnées du client
Numéro et date de la facture
Description de l'item et le poste comptable associé
Montant impayé
💡 Cela permet de contacter les clients avec un contexte clair
« Bonjour Stephanie, je vous appelle concernant votre facture impayée pour le cours de natation de juillet 2025, émise le 1er juillet. »
1.3 Colonnes notables
Montant impayé
La colonne « Montant impayé » indique le montant restant dû pour l'item (c'est-à-dire le montant non concilié).
Supposons que le total d'une facture soit de 100 $. Si un paiement de 30 $ est reçu et concilié, 70 $ apparaîtront dans la colonne « Montant impayé ». Le statut sera « Partiellement payé ».
Statut
La colonne « Statut » indique l'état de conciliation de l'item de facture. Les statuts suivants sont possibles :
Impayé : aucun paiement n'a été effectué pour cet article (aucune conciliation).
Partiellement payé : une partie du montant dû a été payée (au moins une conciliation).
Paiement prévu : l'item de facture n'est pas encore payé, mais des paiements sont prévus. Ceci inclut des versements et des chèques postdatés. Aucune action n'est requise.
Paiement partiel prévu : un paiement est prévu pour cet item, mais il n'est pas effectué. Une action de recouvrement est possiblement nécessaire.
Liste des colonnes
Vous pouvez inclure jusqu'à 17 colonnes d'informations, telles que :
Lien vers la facture
Date de facturation (obligatoire)
Heure de facturation
Numéro Id de la facture
Jours depuis facturation
Responsable du compte
Numéro Id du compte
Téléphone
Courriel
Adresse complète
Montant impayé (obligatoire)
Statut (Payé, Impayé, Partiellement payé)
Code du poste comptable
Nom du poste comptable
Id item de facture
Type de l'item
Description de l'item
2. FAQ
1) Pourquoi ne pas afficher toutes les factures impayées ou partiellement payées depuis la mise en place de SmartRec pour mon organisation ?
Ce rapport génère des données détaillées au niveau de la facture, ce qui peut s'avérer gourmand en ressources pour les grandes organisations utilisant SmartRec depuis longtemps.
Générer les lignes de factures impayées sur plusieurs années dépasse les limites du rapport. Il se peut que le rapport puisse le soutenir pour votre organisation. Il se peut que pas.
Si jamais vous ne pouvez exporter les données pour une période, veuillez communiquer avec notre équipe de support par clavardage.
2) Quand une ligne de facture apparaît-elle dans ce rapport ?
Les lignes de facture qui apparaissent dans ce rapport sont :
Impayées
Partiellement payées
Payé par versements ou chèque postdatés.
Partiellement payées par versements planifiées
3) Comment ce rapport gère-t-il les plans de paiement personnalisés ?
Les versements personnalisés sont saisis manuellement par l'administrateur dans la facturation client. Ils sont liés à une facture, et non à une ligne de facture spécifique.
Cela signifie que même si une facture est conciliée avec des échéances futures, elle apparaîtra comme « impayée » (ou « partiellement payée ») dans ce rapport jusqu'à ce que toutes les échéances soient perçues.