📄 Votre facture mensuelle Amilia
Chaque mois, vous recevrez une facture d’Amilia. Elle comprend les frais de logiciel et de services liés à l’utilisation de la plateforme, conformément à votre contrat Amilia. La facture peut inclure :
Frais d’abonnement
Frais de service
Frais de modules complémentaires
Frais divers
❗ Les frais de traitement des paiements ne sont pas inclus sur votre facture. Ces frais sont déduits directement de vos versements quotidiens. Vous pouvez les consulter dans la page Virements, dans la section Comptabilité et finance de votre compte Amilia.
Les factures sont émises le premier jour de chaque mois pour les frais encourus au cours du mois précédent. Les factures doivent être payées manuellement par carte de crédit ou par chèque.
🔍 Où trouver votre facture
Vous pouvez facilement consulter et télécharger vos factures et reçus de paiement dans l’onglet Compte > Facturation, puis dans la colonne Documents.
État de compte correspond à la version PDF de votre facture.
Détails correspond à la version Excel détaillant les frais.
👀 Qui peut la consulter
Les administrateurs ayant la permission Propriétaire du compte ou Organisation – Facturation et ventes peuvent accéder à cette page dans SmartRec.
Dans l’onglet Compte > Facturation, vous pouvez consulter :
Votre facture mensuelle Amilia
Les informations du compte
Le contact de facturation
Les tarifs Amilia
Le numéro de bon de commande
L’adresse de facturation
Les informations du compte marchand
💸 Tarifs du logiciel
Les tarifs du logiciel sont établis lors de la signature du contrat Amilia. Notez que les tarifs indiqués correspondent au prix standard, bien que certains plans hérités puissent comporter des tarifs différents.
Abonnement mensuel : Ce tarif est facturé chaque mois pour l’abonnement à Amilia.
Frais de service: Des frais sont appliqués à chaque nouvel article de facture généré dans SmartRec. Il peut s’agir d’un pourcentage ou d’un montant fixe, selon votre contrat.
La commission par contrat de location, réservation avec facture et don ne dépasse jamais 10 $.
Les rabais automatiques sont appliqués avant le calcul des frais de service.
Ils ne sont pas réduits lorsqu’un rabais manuel ou un avoir est ajouté à une facture ou au compte d’un client;
Ils ne sont pas remboursés lors d’une annulation ou de frais ajoutés manuellement.
💸 Frais ou crédits divers
Remboursements traités à l’extérieur d’Amilia
Frais uniques, comme l’expédition d'équipement
Crédits ou ajustements au compte
Frais de formation
💸 Vous cherchez les tarifs de paiement ?
Si votre organisation accepte des paiements en ligne, les frais de traitement des paiements sont déduits directement de vos versements quotidiens. Ils n’apparaissent plus sur votre facture Amilia.
Les frais de traitement peuvent être :
un pourcentage,
un montant fixe,
ou une combinaison des deux, selon votre contrat.
Vous pourriez voir des déductions pour les types de paiement suivants :
Visa / Mastercard / Discover
American Express (indiqué sur une ligne distincte)
eCheck / ACH
Les remboursements peuvent également être assujettis aux frais de transaction applicables. Vous pouvez consulter le détail des déductions et des frais dans la page Versements, sous l’onglet Comptabilité et finance
🏦 Compte, contact de facturation et compte marchand
Les informations concernant votre compte, le contact de facturation et le processeur de paiement sont disponibles dans l’onglet Facturation après l’activation du compte Amilia de votre organisation. Si vous avez des questions, contactez-nous à support@amilia.com ou communiquez avec votre représentant Amilia.
À savoir:
Date de début du contrat : Elle correspond au contrat le plus récent signé avec Amilia. L’entente inclut également le type de paiement (par exemple, prélèvement automatique) autorisant Amilia à débiter le solde dû sur votre facture.
Contact de facturation: Le contact de facturation reçoit un courriel l’informant que la facture Amilia est disponible. Vous pouvez consulter cet article pour savoir comment mettre à jour votre contact de facturation. Il est également possible d’ajouter des adresses courriel supplémentaires qui recevront une copie de la facture mensuelle.
Informations du compte marchand: Ces informations deviennent visibles une fois votre compte marchand approuvé. Elles sont nécessaires pour traiter les paiements en ligne par carte de crédit et/ou chèque électronique.
💡 « MID » signifie Merchant Identification Number (numéro de compte marchand). Le MID de votre compte marchand pour cartes de crédit est affiché dans la section Compte marchand sous Compte > Facturation.
Si vous avez besoin du MID pour vos comptes marchands eCheck ou Interac, ouvrez une conversation avec notre équipe et nous pourrons vous fournir cette information.
Les tarifs Amilia sont utilisés pour calculer les frais de logiciel figurant sur votre facture mensuelle.Vous pouvez voir comment ces tarifs ont été appliqués à chaque article de facture ou transaction pendant la période de facturation en téléchargeant le fichier Details.
Pour voir les frais de service appliqués à chaque article facturé (y compris les contrats de location et les réservations administratives avec facture), consultez l’onglet Logiciel dans le téléchargement Details de votre facture mensuelle.
Pour voir les frais appliqués à chaque transaction de paiement effectuée via SmartRec (y compris les transactions effectuées avec un terminal intégré), consultez votre rapport de virements.
👉 Vous pouvez consulter vos tarifs exacts dans Compte > Facturation > Tarifs Amilia.
Numéro de bon de commande
Un bon de commande est une confirmation officielle de l’intention d’un acheteur d’effectuer un achat auprès d’un fournisseur et contient les détails de la transaction.
Le numéro de bon de commande est un numéro unique qui permet aux fournisseurs et aux acheteurs de suivre les commandes envoyées ou reçues.
Vous pouvez ajouter le numéro de bon de commande de votre choix dans l’onglet Compte > Facturation pour représenter l’abonnement de votre organisation (par exemple : les tarifs du logiciel et des paiements).
Ce numéro apparaîtra dans le coin supérieur droit de votre facture mensuelle Amilia.
👣 Étapes pour ajouter un numéro de bon de commande à votre facture Amilia
👣 Étapes pour ajouter un numéro de bon de commande à votre facture Amilia
Cliquez sur Ajouter un numéro de bon de commande et saisissez le numéro.
Cliquez sur Enregistrer.
Vous pouvez modifier ce numéro au besoin. Gardez toutefois à l’esprit que la valeur affichée dans ce champ est celle qui apparaîtra sur la facture mensuelle Amilia au moment de son émission.
Ce champ est facultatif. Si aucun numéro de bon de commande n’est ajouté, le champ Numéro de bon de commande n’apparaîtra pas sur la facture Amilia.
Quand devrais-je modifier le numéro de bon de commande ?
Cela dépend entièrement de votre organisation.
Par exemple, si votre forfait d’abonnement change, un nouveau numéro de bon de commande peut être attribué pour refléter les nouveaux tarifs. Certaines organisations émettent aussi un nouveau numéro de bon de commande à chaque année financière.
Dans certains cas, aucune modification n’est nécessaire. Votre équipe de comptabilité pourra vous indiquer si et quand les numéros de bon de commande doivent être mis à jour.