Utilisez le Kiosque de décharge pour afficher automatiquement un formulaire de décharge sur une tablette, prêt à être signé en personne. Aucun besoin d’un compte activé ou d’un identifiant Amilia. L’objectif est de rendre l’acceptation du client simple, rapide et accessible à tous!

💙 Vous pouvez activer l’application Kiosque de décharge sous l’onglet Applis.

📰 Apprenez-en plus

Le kiosque pour visiteurs vs Kiosque de décharge
Comment configurer votre Kiosque de décharge
Recueillir les signatures des clients
Voir une décharge signée dans le compte d’un client Foire aux questions (FAQ)

🔎 Faites la distinction : Le Kiosque pour visiteurs vs Kiosque de décharge

Vous connaissez peut-être déjà le kiosque pour visiteurs — un écran autonome destiné aux clients permettant aux visiteurs de s’enregistrer à votre installation dès leur arrivée. S’il y a un formulaire de décharge en attente dans le compte du client, celui-ci peut être affiché automatiquement au moment de l’enregistrement via la gestion des accès. Les enfants ne peuvent pas signer une décharge à partir du kiosque pour visiteurs — seul un administrateur peut le faire au comptoir.

Le kiosque de décharge est lancé sur une tablette dédiée exclusivement à la signature d’une décharge. La décharge n’a pas besoin d’être liée à une activité, une inscription ou un compte existant. Elle peut être proposée à un client existant ou à un client sans compte à tout moment. Un tuteur légal peut signer une décharge au nom de l’enfant inscrit à son compte, directement au Kiosque de décharge.

Note :
Le kiosque pour visiteurs et le Kiosque de décharge ne peuvent pas être utilisés sur la même tablette.

Exemples d’utilisation du kiosque de décharge

Un invité utilise vos installations pour la journée
Visite guidée offerte à un client potentiel
La question d’acceptation du client est restée sans réponse dans un compte
Un enfant accède aux installations via le kiosque pour visiteurs — la décharge doit être signée par son tuteur
Recueillir la signature d’un client qui n’a pas accès à son compte ou à son identifiant Amilia

💻 Comment configurer votre kiosque de décharge

Voici les étapes simples pour activer votre kiosque, de la création de l'acceptation du client jusqu’au lancement du formulaire de décharge à faire signer !

Créer un formulaire de décharge

Pour lancer le kiosque, vous devez d’abord créer au moins un formulaire de décharge. Vous pouvez créer plusieurs formulaires selon vos besoins : pour différentes installations ou différentes situations d’accès. Le même formulaire peut être utilisé pour un adulte ou un enfant — un tuteur présent peut signer au nom de l’enfant.

Si vous commencez à zéro, la première étape consiste à créer la question supplémentaire d’acceptation du client via Compte > Formulaires > Questions supplémentaires.
Une fois la question créée, vous pouvez créer votre formulaire de décharge sous Compte > Formulaires > Formulaires.

Si vous avez déjà un formulaire de décharge prêt, rendez-vous directement à la prochaine étape ! ⬇️

Nommer et lancer votre kiosque

Une fois votre formulaire prêt, vous pouvez lancer votre kiosque pour la journée! Cette action peut être faite par le personnel à l’accueil au début de leur quart de travail. Il est possible de créer jusqu’à 10 kiosques différents, selon les zones de votre installation.

Sous Compte > Formulaires > Kiosques de décharge, cliquez sur Lancer un kiosque de décharge pour créer votre premier kiosque.

Entrez le nom du kiosque, puis cliquez sur Lancer le kiosque.

Votre écran actuel se transformera en kiosque actif, et vous serez automatiquement déconnecté pour des raisons de sécurité. Gardez cet écran ouvert en tout temps sur l’appareil utilisé, pour accéder rapidement au kiosque durant la journée!

Ouvrez un nouvel onglet ou utilisez un autre appareil pour retourner à l’interface administrateur de SmartRec et envoyer une décharge à signer à partir du compte d’un client.

Nous recommandons fortement d’utiliser une tablette pour votre kiosque, mais il est aussi possible de l’ouvrir dans un onglet séparé sur votre ordinateur.
Pour une résolution optimale, assurez-vous que votre appareil est en plein écran.
Si vous utilisez un iPad, Apple exige que l’appli Safari soit téléchargée pour activer le mode plein écran.

✏️ Recueillir les signatures des clients

Une fois votre kiosque ouvert sur votre tablette ou un deuxième écran, vous pouvez commencer à recueillir des signatures ! La décharge est envoyée au kiosque directement à partir du profil du client.

Si votre kiosque n’est pas activement ouvert sur une tablette ou un autre écran, aucun kiosque ne s’affichera lorsque vous tenterez de lancer une décharge pour signature.

🧑 Pour un compte adulte existant

Trouvez votre client dans votre liste de clients, puis sélectionnez son profil sous Membres du compte. Cliquez ensuite sur l’icône trois points à droite de la photo de profil et choisissez Lancer une décharge.
Sélectionnez le formulaire de décharge à faire signer, ainsi que le kiosque de décharge auquel l’envoyer.
Il est possible de sélectionner un seul kiosque à la fois. Une fois sélectionnés, ces champs seront mémorisés sur cet appareil pour les prochaines fois, mais vous pourrez les modifier en tout temps.
Cliquez sur Envoyer au kiosque pour transmettre la décharge à signer.
Sur l’écran du kiosque, le client pourra signer numériquement en :
- sélectionnant la question d’acceptation du client,
- cochant la case « J’ai lu et j’accepte les conditions »,
- puis en confirmant avec « J’accepte ».
Si le formulaire contient plusieurs questions d’acceptation, chaque section devra être signée séparément à partir du même écran.

Il est possible de faire signer une décharge à un nouveau client ou à un client qui se présente sur place. Commencez par créer un nouveau compte pour lui et suivez les étapes mentionnées ci-dessus ☝️. Le compte n’a pas besoin d’être activé pour signer une décharge.

👶 Pour un compte enfant existant

Un tuteur légal peut facilement signer une décharge au nom d’un enfant (< 18 ans), via le kiosque de décharge !

Le tuteur doit être enregistré comme contact tuteur légal dans le profil de l’enfant. Si aucun contact n’est lié à l’enfant, il sera impossible d’envoyer la décharge au kiosque.
Envoyez la décharge au kiosque comme d’habitude, et sélectionnez le contact qui signera pour l’enfant.
Le tuteur signera normalement, cependant, la case à cocher indiquera qu’il signe au nom de l’enfant.
Dans le profil de l’enfant, la signature enregistrée affichera le nom du contact comme signataire officiel.

📃 Voir une décharge signée dans le compte d’un client

Allez dans l’onglet Clients > Membres du compte.
Sélectionnez le membre, puis, dans le champ Formulaires, ouvrez la décharge.
Faites défiler jusqu’aux Questions personnalisées et cliquez sur l’icône Télécharger pour obtenir une copie du formulaire signé.

❗Attention

Si un administrateur clique sur « Lisez-moi » ensuite « J’accepte », l’enregistrement de l’acceptation sera remplacé par l’adresse courriel de l’administrateur et une nouvelle date/heure. Cliquez « Fermer » pour ignorer la décharge sans la signer

❓FAQ

1.Est-ce que plusieurs clients peuvent utiliser le même kiosque l’un après l’autre?

Oui! Dès qu’un client a terminé et signé sa décharge, le kiosque revient automatiquement à l’écran d’accueil, prêt pour la prochaine personne. Vous pouvez donc utiliser un seul appareil pour recueillir plusieurs signatures, l’une après l’autre, sans intervention manuelle.

2. Un client peut-il remplir la décharge sur son propre appareil au lieu d’utiliser le kiosque de décharge

Il n’est pas possible d’envoyer une décharge directement sur l’appareil d’un membre au lieu d’utiliser le kiosque de décharge. Cependant, ils peuvent remplir toute décharge non signée en se connectant à leur compte :
Membres > Formulaires par organisation > Questions supplémentaires.

3. Puis-je personnaliser le contenu ou l’apparence du kiosque?

L’apparence du kiosque de décharge ne peut pas être personnalisée. Il affichera automatiquement la date, l’heure, le nom de votre organisation ainsi que votre logo (s’il a été téléchargé).

4. Puis-je lancer plusieurs kiosques de décharge en même temps dans notre établissement?

Oui, vous pouvez lancer différents kiosques de décharge à travers votre établissement en même temps. Cependant, pour qu’ils fonctionnent simultanément, chacun doit avoir sa propre tablette dédiée.